Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 5.1.1-10210/2016 Sida 1 (11) 2016-11-25 SSA 2016:12 Hantering av allmänna handlingar hos Stadsarkivets ämbetsarkiv Närvarande från förvaltningen: Matilda Ekström arkivansvarig/avd.chef Publicera Lars Asklund ämbetsarkivarie Solveig Larsson ämbetsarkivarie Lena Wiorek arkivredogörare Publik o Komm. Susanna Ageby IT-strateg Maria Thomasson registrator Johanna Lidén Avd.chef Arkivsvar Robert Blomqvist Avd.chef Logistik Susanna Uppling Avd.chef Publik och kommunikation Närvarande från tillsynsverksamheten: Christina Moberg inspektionsförrättare Ylva Taubert Lindberg protokollförare Anna Ruthström arkivarie SAMMANFATTNING Stadsarkivets ämbetsarkiv, nedan förvaltningen, inspekterades den 20 oktober 2016 av Stadsarkivets tillsynsverksamhet, nedan Stadsarkivet. Hanteringen av allmänna handlingar hos förvaltningen är i många delar god och arbete pågår för att ytterligare förbättra den. Den generella kunskapsnivån kring hur allmänna handlingar ska hanteras ser lite olika ut på olika avdelningar och det finns ett behov av kunskapsspridning inom organisationen. En stor del av handlingarna i Stadsarkivets kärnverksamhet skapas digitalt, medan en stor del av arkiveringen fortfarande sker analogt. Förvaltningen planerar för att information som upprättats 2015 och senare ska arkiveras digitalt. Ännu har ingen information förts över till e-arkivet. Inspektionen fann även brister i förvaltningens informationsredovisning och förvaring av allmänna handlingar.
Sida 2 (11) Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs behovet av en styrd dokument- och informationshantering utifrån stadens gällande regelverk. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad.
Sida 3 (11) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Stadsarkivet förelägger Stadsarkivets ämbetsarkiv att: - Fastställa hanteringsanvisningar för hur de allmänna handlingarna, både pappershandlingar och digital information, ska hanteras. Hanteringsanvisningarna ska utformas enligt arkivreglernas krav och ska även innehålla gallringsbara handlingar. - Verkställa gallring. Detta gäller bland annat ansökningshandlingar och läkarintyg i personalakterna samt mejl som kan anses vara av tillfällig och ringa betydelse. - Inkomma med dispensansökan för dokumentskåp som motstår brand kortare tid än två timmar. Förvaltningen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. - Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Förvaltningen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Handlingar i kärnverksamheten ska prioriteras. Här ingår exempelvis att se över förvaringen av svarsärenden på våning M1 samt åtgärda dörren till arkivlokalen på våning M7. - Försäkra sig om att den digitala informationen förvaras på ett sätt som möjliggör att den kan återsökas, läsas och skyddas så länge den ska finnas kvar. - Uppdatera bevarandeförteckningen (PIR) så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. - Slutförteckna förvaltningens två tidigare arkivförteckningar. Stadsarkivets ämbetsarkiv ska senast den 2017-10-31 inkomma med en åtgärdsrapport där förvaltningen skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat.
Sida 4 (11) Rekommendationer Stadsarkivet rekommenderar Stadsarkivets ämbetsarkiv att: - Ge personalen tillräckliga kunskaper för att kunna hantera allmänna handlingar enligt regelverket. - Upprätta rutiner för att informera nyanställda om hantering av allmänna handlingar enligt regelverket. - Fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta hand om post samma dag den kommer in, oavsett om den kommer via fax, e- post eller vanlig post. Detta gäller även personadresserad post (inklusive upprätta/implementera fullmakt för postöppning analog post och e-post). - Registrera allmänna handlingar i större utsträckning (exempelvis sekretessbelagda handlingar i personalakter). - Kontrollera att hanteringsanvisningarna tillämpas. - Fastställa rutiner och ansvar för årlig översyn av hanteringsanvisningar. - Utreda möjligheter att arkivera digitalt skapad och hanterad information i digital form. - Fastställa rutiner för att löpande ställa av och arkivera bevarandehandlingar.
Sida 5 (11) FÖRDELNING AV ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har fastställts och arbetsuppgifter har fördelats Förvaltningen har fastställt arkivansvaret i en skriftlig instruktion som utgör bilaga till arkivbeskrivningen. Matilda Ekström, avdelningschef för verksamhetsområde Publicera, är arkivansvarig. Även ämbetsarkivarier och arkivredogörare har utsetts och vilka dessa är framgår i instruktionen. Arbetet med att ta hand om ämbetsarkivet har tidigare varit eftersatt, men nu pågår ett arbete för att förbättra hanteringen och ta fram instruktioner och rutiner. Några av arkivredogörarna är nya i sina roller och kommer att få relevant utbildning när styrdokumenten är klara. Inom den övriga organisationen anser man att det bör vara väl känt vilka som är ämbetsarkivarier och arkivredogörare, eftersom dessa har presenterats både på intranätet och på personalmöten. Bevakning av arkivfrågor vid verksamhetsförändringar En stor fråga för förvaltningen är om man ska vänta med att övergå till digital arkivering av diarieförda ärenden tills man går in i edok eller om man ska börja tidigare. Om detta finns inget beslut ännu och man vet inte heller när förvaltningen ska anslutas till edok. Stadens upphandling av ny IT-leverantör (GS-IT 2.0) kommer innebära att förvaltningens datorer och servrar m.m. kommer att bytas ut. Detta kommer förmodligen ske i februari 2018. Förvaltningen uppger att man bevakar dessa frågor och hur de kan komma att påverka informationshanteringen och arkivbildningen. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Alla avdelningar har en eller flera arkivredogörare som har eller snart kommer att få relevant utbildning kring arkivfrågor. Alla medarbetare har informerats om vilka dessa arkivredogörare är via intranätet och personalmöten. Den generella kunskapsnivån kring hur allmänna handlingar ska hanteras ser lite olika ut på olika avdelningar. Osäkerhet finns bland annat kring hur man ska hantera e-post, handlingar som ligger i avdelningsmappar på filserver samt handlingar som inte ska diarieföras.
Sida 6 (11) Det finns ett behov av att sprida kunskapen kring hantering av allmänna handlingar så att alla anställda känner till vilka rutiner som gäller och vilka skyldigheter man har när man hanterar information inom en kommunal förvaltning. Ett viktigt steg i rätt riktning är att få hanteringsanvisningarna klara. Rekommendationer Ge personalen tillräckliga kunskaper för att kunna hantera allmänna handlingar enligt regelverket. Upprätta rutiner för att informera nyanställda om hantering av allmänna handlingar enligt regelverket. HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Fastställda rutiner för postöppning och diarieföring behöver uppdateras och förtydligas Det finns en registrator samt ytterligare tre personer som öppnar, stämplar, diarieför och delar ut post som kommer till förvaltningens officiella funktionsbrevlåda samt analogt inkommande post. Även personadresserad analog post öppnas av registrator. Det finns ett stort antal funktionsbrevlådor och det är viktigt att posten i dessa öppnas och läses. Likaså är det viktigt att post till personliga e-postkonton läses när en medarbetare är frånvarande. Förvaltningen har en decentraliserad diarieföring där handläggarna själva diarieför sina handlingar i diarieföringsprogrammet Ciceron/Diabas. Registrator diarieför analogt inkommande post och ärenden som kommer in till den officiella funktionsbrevlådan. Om man inte kan diarieföra kan man få hjälp av registrator eller annan kollega. Det råder viss osäkerhet kring vad som ska diarieföras. Bland annat diarieförs inte sekretessbelagda handlingar i personalakterna. Ordna handlingar enligt fastställda och välkända anvisningar Det finns framtagna hanteringsanvisningar som innehåller de flesta handlingar, men anvisningarna är ännu inte kompletta eller fastställda. Hanteringsanvisningarna följer klassificeringsstrukturen och omfattar både analog och digital information. Hanteringsanvisningarna är bra men det saknas viss information som förvaltningen behöver komplettera med, exempelvis information rörande förvaring och diarieföring.
Sida 7 (11) Utöver hanteringsanvisningarna finns andra instruktioner, exempelvis rörande menprövning vid utlämnande av socialtjänstakter och rutiner för vad som ska diarieföras inom tillsyn men det finns ett generellt behov inom hela förvaltningen att ta fram tydligare riktlinjer kring vad som ska diarieföras. Fastställa hanteringsanvisningar för hur de allmänna handlingarna, både pappershandlingar och digital information, ska hanteras. Hanteringsanvisningarna ska utformas enligt arkivreglernas krav och ska även innehålla gallringsbara handlingar. Rekommendationer Fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta hand om post samma dag den kommer in, oavsett om den kommer via fax, e-post eller vanlig post. Detta gäller även personadresserad post (inklusive upprätta/implementera fullmakt för postöppning analog post och e-post). Registrera allmänna handlingar i större utsträckning (exempelvis sekretessbelagda handlingar i personalakter). Kontrollera att hanteringsanvisningarna tillämpas. Fastställa rutiner och ansvar för årlig översyn av hanteringsanvisningar. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns Stadsarkivet har utfärdat generella gallringsbeslut som gäller för alla verksameter i staden och dessa beslut tillämpas även av förvaltningen. Det finns två myndighetsspecifika gallringsbeslut som inte längre ska tillämpas och som därför behöver hävas. Det gäller ett beslut från 1989 rörande forskarärenden och beslut SSA 2010:09 rörande gallring av information från Skola-systemet, som har levererats till e-arkivet. Förvaltningen planerar att skicka en skriftlig begäran till Stadsarkivet om dess upphävande. Nytt gallringsbeslut är på gång Förvaltningen har nyligen genomfört en gallringsutredning som täcker in hela verksamhetens information, både digital och analog. Ärendet är för närvarande på remiss och kommer inom kort att
Sida 8 (11) resultera i ett nytt myndighetsspecifikt gallringbeslut. När arbetet med hanteringsanvisningarna är färdigt kommer man se om det finns ytterligare behov av gallringsbeslut, men i nuläget finns det inget sådant behov. Gallringsbeslut tillämpas I arkivet står de gallringsbara handlingarna sorterade efter gallringsår vilket gör det enkelt att gallra varje år i enlighet med beslutade gallringsfrister. För vissa handlingar som inte har levererats till arkivet råder det tveksamheter kring om och i så fall när de ska gallras. Detta gäller till exempel e-post samt sekretessklassad information i personalakter. Det är viktigt att upprätta rutiner för att utföra regelbunden gallring i enlighet med hanterinsanvisningar och gallringsbeslut. Verkställa gallring. Detta gäller bland annat ansökningshandlingar och läkarintyg i personalakterna samt mejl som kan anses vara av tillfällig och ringa betydelse. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Arkivlokaler Förvaltningens arkiverade handlingar förvaras i magasin på Kungsklippan, vilka byggdes om under åren 2006-2008. Större delen av ämbetsarkivet finns i magasin 4, som uppfyller Riksarkivets krav på arkivlokal enligt RA-FS 2013:04. I magasin 7 förvaras kartor, ritningar, affischer och andra stora format som ska förvaras plant. Dörren in till magasin 7 sluter inte tätt och uppfyller därmed inte arkivkraven. Det är osäkert vilken brandklass dörren har, då detta inte går att utläsa av dörrens märkning. Dokumentskåp Diarieförda handlingar förvaras fram till avställning till arkivet i dokumentskåp som innehar brandklass EI 90. Lägsta godkända brandklass är EI 120. Förvaltningen behöver därmed ansöka om dispens för den lägre brandklassen. Oskyddade allmänna handlingar Svarsärenden förvaras under handläggningstiden samt en tid efter ärendeavslut i hängmappar i korridoren utanför kontorslokalen på våningsplan M1. Gallringsfristen på dessa ärenden kan variera från ett år upp till bevarande. Handlingar som har en längre gallringsfrist
Sida 9 (11) än två år ska enligt regelverket förvaras skyddade och förvaltningen behöver därför se över förvaringen av dessa handlingar. Inkomma med dispensansökan för dokumentskåp som motstår brand kortare tid än två timmar. Förvaltningen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Handlingar i kärnverksamheten ska prioriteras. Här ingår exempelvis att se över förvaringen av svarsärenden på våning M1 samt åtgärda dörren till arkivlokalen på våning M7. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Bevara handlingar i digital form Förvaltningen förvarar en stor del av sin digitala information i olika register, exempelvis accessionsliggare, beståndsregister och skolregister. Utöver det finns en blogg om Stockholms byggnadsritningar samt information som förvaras i olika kataloger på filserver. För de centrala IT-system inom staden som förvaltningen använder ansvarar Stadsledningskontoret för arkiveringen. Även om den dagliga hanteringen är till stor del digital, arkiveras fortfarande de flesta bevarandehandlingarna analogt, däribland diarieförda handlingar. Förvaltningen uppger att det pågår ett arbete med att se över hur man ska hantera digitala fotografier, handlingar från utställningar och programverksamhet m.m. Man har också skapat bevarandemappar på filservern som är upplagda utifrån verksamhetens processer, där det är tänkt att information som ska bevaras ska lagras fram till dess att det ska levereras till e-arkivet. Behörigheter till dessa mappar behöver dock ses över och mapparna är ännu så länge tomma. Planen är att all digital bevarandeinformation som skapats från 2015 och framåt ska levereras till e-arkivet, men det är ännu inte bestämt när detta ska ske. Stadsarkivet rekommenderar förvaltningen att se över sina hanteringsrutiner och att arbeta mer inriktat för att påskynda en digital arkivering av sina allmänna handlingar i större utsträckning.
Sida 10 (11) Förvaltningen bör ta ställning till när den digitala informationen ska överföras till e-arkivet och även se till att ha en bra metod för förvaring och återsökning fram tills att detta sker. Arkivbeständiga produkter används Förvaltningens alla verksamhetsområden/avdelningar använder arkivbeständiga produkter vad gäller pennor, papper, aktomslag, arkivkartonger, skrivare och kopiatorer. Försäkra sig om att den digitala informationen förvaras på ett sätt som möjliggör att den kan återsökas, läsas och skyddas så länge som den ska finnas kvar. Rekommendationer Utred möjligheter att arkivera digitalt skapad och hanterad information i digital form. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbeskrivning finns En arkivbeskrivning finns som gäller för arkivbildningen från år 2015 och framåt, vilket motsvarar de år som gällande bevarandeförteckning täcker. Då det är otydligt för vilken tidsperiod arkivbeskrivningen gäller, behöver detta anges. Förslag på andra mindre justeringar framfördes, bland annat att historiken och beskrivning av tidigare organisationsförändringar bör kortas ner eftersom mycket av det som står hör hemma i de två äldre arkivbeskrivningarna. Likaså behöver hänvisningar till arkivreglernas riktlinjer och aktuella RA-FS:ar uppdateras och man behöver tydliggöra vilken tidsperiod de två äldre arkivförteckningarna gäller för. Förvaltningen har bra koll på vad som behöver kompletteras och en del är redan åtgärdat i den senaste versionen av arkivbeskrivningen. Arkivet är delvis förtecknat Det finns tre arkivförteckningar för förvaltningen, vilka motsvarar tre olika perioder av arkivbildningen. Det två äldre gäller perioderna 1930-2006 samt 2007-2014. Dessa är ännu inte färdigförtecknade, men ett arbete pågår. Hänvisningar från pågående ärenden som ännu inte ställts av behöver göras i förteckningen så att handlingarna görs synliga och sökbara. Kartor och ritningar är inte heller färdigförtecknade ännu. Vad gäller den nuvarande bevarandeförteckningen som gäller från 2015 är man inte i fas med förtecknandet. Det är viktigt att även
Sida 11 (11) bevarandeinformation som förvaras i centrala systemstöd redovisas i förteckningen. Uppdatera bevarandeförteckningen (PIR) så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. Slutförteckna förvaltningens två tidigare arkivförteckningar. Rekommendationer Fastställa rutiner för att löpande ställa av och arkivera bevarandehandlingar. 2016-11-25 Christina Moberg Inspektionsförrättare