SKÅNE NORDVÄST SID 1 (9) Projektnamn: Förberedande insatser inom området e-arkiv - Systeminventering med informationsfokus Upprättad av: Christian Jarnekrantz Datum: 2013-11-22 Diarienummer:
SID 2 (9) Versionshantering 0.1 2013-11-22 Första utkast presenterat för Kommundirektörsgruppen Projektidé Genom att genomföra ett antal förberedande insatser skapas förutsättningar för ett välgrundat beslut om, hur och i vilken omfattning ett framtida fördjupat samarbete ska bedrivas. Bakgrund I regionens kommuner växer både antalet system och mängden information de hanterar ständigt. En del av informationen behövs för att i ett längre perspektiv bedriva en effektiv och rättssäker verksamhet. Likaså måste viss information bevaras för att säkra medborgarnas lagstadgade rätt till insyn och för forskningen. För att detta ska vara möjligt behövs ett e-arkiv. E-arkiv är ett komplext och svårgreppbart område då det innefattar verksamhetsutvecklande insatser. Att införa ett e-arkiv är ett omfattande åtagande som involverar inte bara arkivet utan stora delar av den kommunala organisationen. Det är så väl organisatoriskt som tekniskt komplicerat, t.ex. kommer kommunens samtliga IT-system att påverkas. Att implementera ett e-arkiv kräver därför noggranna förberedelser och ett etappvist införande. En av de mer komplicerade och kostsamma delarna av den digitala arkiveringsprocessen utgörs av leveransfasen, då den bevarandevärda informationen exporteras ut ur verksamhetssystemet för att tas om hand i e- arkivet. Få verksamhetssystem idag är förberedda för digital arkivering. Det finns t.ex. sällan någon funktion i systemet som tillåter export av information till en annan lagringsmiljö. Likaså saknas ofta funktionalitet för konvertering av filer från systemformat till arkivformat. För verksamhetssystem som från början inte är anpassade för att leverera information till e-arkiv blir arbetet med att ställa av information omfattande. Det krävs så väl ekonomiska som personella resurser, både från den egna organisationen och från systemleverantören. Erfarenheter från olika myndigheter pekar på kostnader på allt ifrån 50 000 kr upp till en miljon kr per IT-system. Genom att inventera vilka verksamhetssystem i kommunerna som hanterar bevarandevärd information samt värdera deras förmåga att exportera denna, får man en uppfattning om mängden information, möjligheterna att ta hand om den och kostnaderna. På så vis skapas ett bra underlag för bedömningen av vidare åtgärder. För att säkerställa att de kommunala IT-system i framtiden är bättre rustade för informationsexport än vad fallet är idag behöver specifika arkivkrav för IT-system utarbetas. Med kraven skapas i förlängningen dessutom bättre förutsättningar för så väl ett väl fungerande e-arkiv som en effektiv e-förvaltning. För att arkivfunktionen ska ha möjligheter och befogenheter att hantera de nya krav som ställs ifråga om digital informationshantering måste verksamhetens viktigaste styrdokument Arkivreglementet vara anpassat för detta. Genom att uppdatera reglementet skapas inte bara förutsättningar för bättre informationshantering i den enskilda kommunen utan också bättre förutsättningar för samarbete kommunerna emellan.
SID 3 (9) E-arkiv kan uppfattas som svårförståeligt och svårgreppbart samtidigt som det både i projekt- och driftsfasen påverkar stora delar av den kommunala verksamheten. Genom att aktivt verka för att sprida information om vad e-arkiv är och vilka nyttor det tillför den kommunala verksamheten, kan förståelsen öka och e-arkiv relaterade frågor vinna ökad spridning. Det föreslagna projektet innebär att förutsättningarna för vidare insatser inom området e-arkiv undersöks. Det innebär inte ett ställningstagande för eller emot att delta i ett eventuellt kommande e-arkivprojekt. Förstudien Under 2012 genomfördes en förstudie kring e-arkiv. Målet med projektet var ursprungligen att ta fram ett projektförslag till ett gemensamt e-arkiv. Eftersom målet inte var realiserbart fick arbetet formen av en förstudie vilken var inriktad på att belysa e-arkivets roll i e-förvaltningen och de nyttor det kan bidra med i den kommunala organisationen. I förstudien konstaterades att e-arkiv erbjuder en säker, tillförlitlig, högkvalitativ och långsiktigt hållbar lagring av information. Rätt använt understödjer det också den kommunala verksamhetens digitala flöden och kan därför användas för att utveckla och effektivisera dessa. E-arkivet bidrar också med nyttor så som exempelvis lägre kostnader för systemlicenser, support och pappersutskrifter. Ett införande av e-arkiv är ett omfattande projekt som berör stora delar av den kommunala verksamheten, varför kompetenser från ett flertal verksamhetsområden bör vara involverade i införandet. För att skapa ett väl fungerande e-arkiv som möter förvaltningarnas och allmänhetens behov måste syftet med e-arkivet vara fastställt. Syftet baseras i sin tur på vilken information som ska lagras, hur den ska tillhandahållas och till vilka målgrupper. För att identifiera de här behoven måste de kommunala verksamheterna analyseras. Genom analysen identifieras behoven som ligger till grund för det kommande e-arkiv systemet. Förstudien presenterades för beställaren Kommundirektörsgruppen SKNV i november 2012. Organisation och bemanning Beställare: Kommundirektörsgruppen SKNV. Initierar och finansierar framtagningen av projektet och säkerställer att resultatet kan nyttjas i verksamheterna Styrgrupp: Består av ett antal IT-chefer och kanslichefer från regionen. Bör bestå av 6-8 personer. Planera, styra och följa upp projektet Kommentera, analysera och stödja projektgruppens arbete Delta i styrgruppsmöten en gång i månaden
SID 4 (9) Förse arbetsgruppen med information om kontaktpersoner, nätverk eller andra för projektet användbara resurser i den egna organisationen. Vara pådrivande i den egna organisationen, i form av brev etc, så att projektgruppens och arbetsgruppens arbete underlättas. Kommunicera beslut och ställningstaganden till övriga IT-chefer och kanslichefer som inte ingår i gruppen, så att dessa är så informerade att de kan uppfylla ovanstående uppgifter. Befogenheter: Godkänna projektplan och lägesrapporter Besluta om projektadministrativa frågor av vikt Hantera problem som uppstår och inte kan hanteras av projektledaren Projektledare: Christian Jarnekrantz Samordnar, kommunicerar, administrerar och leder projektet Ser till att projektets mål uppnås Hanterar projektarbetsplatsen på nätet Sammanställer rapporter och dokumenterar projektet Befogenheter: Fördelar arbetsuppgifter inom projektgruppen Tilldelar behörigheter till projektplatsen Lämnar förslag och rekommendationer till fortsatt arbete till styrgruppen Projektgrupp: Projektledaren och den projektanställde Organisera och leda aktiviteter Läsa in relevant material Hantera kartläggningar och analyser Sammanställa och sprida informationsmaterial Planera och utforma en plan till fördjupat samarbete Befogenheter: Föreslå och lämna synpunkter på aktiviteter och resultat Referensgrupper: Två eller möjligen tre referensgrupper är föreslagna. Representanter för arkivfunktionerna i de nordvästskånska kommunerna bildar en regional grupp och projektgruppen inom projektet E-arkiv Kronoberg och Blekinge en extern grupp. Eventuellt kan projektgruppen inom den kommande förstudien i Skåne nordost tillkomma som ytterligare en extern grupp. - Kommentera och analysera de rapporter och delresultat som projektgruppen presenterar - Framföra idéer och synpunkter på hur projektet drivs och bör utvecklas
SID 5 (9) Arbetsgrupp: Bildas av representanter från den regionala referensgruppen. - Genomföra en översyn och uppdatering av arkivreglementena i syfte att anpassa dessa till digital informationshantering. Befogenheter: Utarbeta och presentera förslag för projektgruppen Intressenter Till projektets kärnintressenter räknas styrelsen i SKNV, Kommundirektörsgruppen SKNV, kommunstyrelserna samt Styrgruppen. De kommer aktivt påverka projektet genom de beslut de fattar. Speciellt Styrgruppen förväntas inta en aktiv roll. Bland primärintressenterna återfinns arkivfunktionerna, systemansvariga och IT-avdelningarna. De kommer alla att aktivt påverkas av projektet och förväntas därför också vara med och påverka det. Sekundära intressenter är de kommunala verksamheter som på något sätt berörs av någon av projektets aktiviteter. Syfte 1. Att identifiera vilka system som hanterar bevarandevärd information. 2. Att undersöka hur förutsättningarna ser ut i fråga om export av information ur dessa system. 3. Att sammanställa ett antal arkivkrav att använda vid systemupphandling 4. Att uppdatera arkivreglementena så att de är bättre anpassade för digital informationshantering 5. Att sprida kunskaperna om vad e-arkiv är och hur det kan användas 6. Att utarbeta en projektplan till ett fördjupat samarbete kring e-arkiv Huvudmål 1. Att identifiera de IT-system vilka hanterar bevarandevärd information. 2. Att undersöka hur förutsättningarna ser ut i fråga om export av information ur dessa system. 3. Att sammanställa ett antal arkivkrav att använda vid systemupphandling 4. Att uppdatera arkivreglementena 5. Att sprida kunskaperna om e-arkiv 6. Att skapa förutsättningar till ett fördjupat samarbete genom en projektplan Delmål 1. Inventera vilka system som finns och hanterar allmänna handlingar. 2. Värdera om informationen i systemen är bevarandevärd. 3. Genomföra risk- och sårbarhetsanalyser för verksamhetskritisk information då detta är nödvändigt. 4. Genomföra en enkel systemvärdering för att få en uppfattning om genomförbarheten i fråga om export av information till digital arkivering (e-arkiv). 5. Sammanställa ett antal arkivkrav att använda vid systemupphandling 6. Uppdatera arkivreglementena 7. Sammanställa och sprida informationsmaterial 8. Genomföra föreläsningar 9. Utarbeta en projektplan Vision
SID 6 (9) Projektet skapar förutsättningar för skapandet av ett gemensamt e-arkiv Lägg in arbetsstruktur här!!!!!!!!!!!!! Avgränsningar Projektet kommer att fokusera på de system vilka efter en värdering har visat sig innehålla bevarandevärd information. Övriga system kommer inte att omfattas av projektet. Systemvärderingen kommer att fokusera på genomförbarhet avseende avställning av information för framtida arkivering. Någon handlingsplan för informationsexport per system kommer inte att utarbetas. Arkivkraven på systemnivå kommer att vara koncentrerade kring tre grundkrav; exportfunktion, konverteringsmöjligheter till arkivformat och systemdokumentation. Informationsmaterialet och föreläsningarna kommer att riktas mot ett fåtal målgrupper i de deltagande kommunerna samt mot grupper inom projektet. Projektaktiviteterna syftar till att undersöka möjligheterna till ett fördjupat samarbetsprojekt kring e-arkiv inte till att förbereda för att avropa mot SKL s ramavtal. Leverans Projektets resultat levereras till Beställare och Styrgrupp senast två månader efter det att projektet avslutats. Projekttid: 8 månader Genomförande Följande aktiviteter är planerade: 1. Systeminventering Genomförande: Styrgruppen utser en kontaktansvarig per kommun. Den kontaktansvarige sammanställer en lista över systemansvariga eller motsvarande kontaktpersoner samt kallar dessa till ett utbildningstillfälle. Projektgruppen genomför en grundläggande utbildning om e-arkiv och syftet med inventeringen. Alla systemansvariga får sedan en länk till frågeformuläret. Det är den kontaktansvariges uppgift att sköta kontakterna med projektgruppen och se till att alla inblandade i respektive organisation svarar i tid. Följande information ska komma projektgruppen tillhanda: En lista över kontaktansvariga och en beskrivning hur det lokala arbetet ska organiseras Svar på frågor som projektgruppen skickar ut Underlag till kartläggningar och analyser, huvudsakligen i form av svar på frågeformuläret. Inventeringen sker ute i respektive organisation 2. Informationsvärdering
SID 7 (9) Genomförande: Projektgruppen analyserar de underlag som kommit in och värderar vilka system som innehåller bevarandevärd information samt hur arkiveringsmöjligheterna ser ut. Värderingskriterier: I vilken verksamhet används systemet och vilka arbetsprocesser stödjer det? Vilka informationssammanställningar (kontorsdokument, journaler, rapporter osv) skapas i systemet? Finns det någon funktion för informationsexport i systemet? Finns det möjlighet att konvertera till arkivformat (öppna format) i systemet? Finns systemdokumentation och vad innehåller den? 3. Arkivkrav vid systemupphandling Genomförande: Projektgruppen utarbetar ett kravdokument vilket ska kunna implementeras och tillämpas i samtliga samarbetskommuner. Dokumentet ska primärt innehålla funktionskrav och ha formen av ett styrdokument. 4. Översyn och uppdatering av arkivreglementen Genomförande: Arbetsgruppen utarbetar ett förslag till normreglemente för samarbetskommunerna. Reglementet ska vara modernt och ge arkivmyndigheterna befogenheter att vidta nödvändiga åtgärder inom området digital informations- och arkivhantering. Förslaget ska presenteras för projektgruppen. 5. Sammanställa och sprida informationsmaterial Genomförande: Projektgruppen utarbetar informationsmaterial riktat mot olika målgrupper samt undersöker lämpliga kanaler för att sprida materialet. Målgrupperna identifieras genom en målgruppsanalys. Ett nyhetsbrev för spridning inom så väl som utanför projektorganisationen ska också tas fram. 6. Genomföra föreläsningar och utbildningar Genomförande: Projektgruppen genomför föreläsningar riktade mot olika målgrupper. Målgrupperna identifieras genom en målgruppsanalys. Utbildningsinsatser utöver de som genomförs under punkt 1 kan behöva genomföras för vissa målgrupper. Dessa genomförs i så fall av projektgruppen. 7. Utarbeta en projektplan för ett fördjupat samarbete kring e-arkiv Genomförande: Projektgruppen utarbetar ett förslag till projektplan. Planen bör ta utgångspunkt i resultatet av genomförda arbeten samt andra liknande studier på det nationella planet.
SID 8 (9) Övergripande tidplan Utgå från aktiviteterna och vad de förväntas leverera Framställs grafiskt. Övergripande aktiviteter Delaktiviteter Tid Starta upp projektet Kalla alla projektdeltagare till ett uppstartsmöte. Gå igenom projektplanen och fördela arbetsuppgifter. Upprätta och få projektplanen godkänd. Februari-mars 2014 Riskanalys Under arbetets gång utgör troligen bristen på fullständiga och användbara svar från de systemansvariga den största risken för projektet. Denna risk kan emellertid minskas genom ett välstrukturerat frågeformulär med väl formulerade frågor samt noggrann uppföljning av svaren. Att Styrgruppen driver på och kommunicerar fattade beslut till samtliga inblandade parter torde också underlätta inventeringsarbetet. Likaså har beställaren en viktig roll i det här sammanhanget. Genom att förankra projektet i samarbetskommunerna och klargöra syftet ökar förståelsen för projektarbetet. Risk- och konsekvensanalyser kan behöva genomföras i de system som innehåller verksamhetskritisk information. Detta för att få svar på vilka konsekvenserna blir för verksamheten, t.ex. i fråga om informationsåtkomst och möjligheterna att fastställa informationens autenticitet, om data i systemet helt eller delvis försvinner. Analyserna ska utgöra fördjupat underlag för utvärderingen av bevarandebehoven. Kommunikationsplan Utveckla detta!!!!!!!!!! Styrgruppen underrättas fortlöpande av projektledaren. Projektledaren håller löpande kontakt med medarbetarna i referensgrupperna via projektarbetsplats, e-post m.m. och är dessutom sammankallande till regelbundna avstämningsmöten. Det är också projektledarens uppgift att regelbundet rapportera till Styrgruppen. Informationsspridning?????? Ekonomi Kostnaderna för en projektanställd arkivarie under 8 månader uppskattas till ca 302 400 kr. Kostnader för resor tillkommer. Resurser
SID 9 (9) Stadsarkivet i Helsingborg tillhandahåller arbetsplats och tillgång till dator. Helsingborgs stads projektarbetsplats användas som arbetsyta och för att dela information inom projektorganisationen. Kvalitetsstyrning Projektledaren rapporterar löpande till Styrgruppen. Regelbunden avstämning mellan projektledaren och referensgruppsmedlemmarna. Utvärdering Utvärdering sker i form av en projektrapport till Beställaren och Styrgruppen senast två månader efter det att projektet avslutats.