1 (5) Projektplan: Internwebben Uppdragsgivare: Ulf Heyman Projektledare Maria Hart Uppdaterad projektplan vid teknikbyte: 2009-10-26 Bakgrund och motiv Nuvarande intranät MittSLU - håller inte måttet, varken strukturellt och tekniskt. 2005 påbörjades ett projekt inom universitetsadministrationen för att göra en översyn av MittSLU. Efter att en testversion av en ny internwebb tagits fram i Infoglue våren 2007 (finns på http://personalportal.slu.se) bytte projektledaren tjänst och en ny projektledare anställdes till hösten. Kring årsskiftet 2007/08 beslutades att Infoglue inte skulle användas eftersom det upplevdes kräva för lång introduktion för att kunna hantera. Samtidigt hade man gjort sig konsultberoende eftersom tekniken enbart hanterats av externa konsulter. Under 2008 koncentrerades arbetet till utveckling av externwebben (www.slu.se) och våren 2009 gjordes en nystart i internwebbs. Tekniken som redan var beslutad som ersättare till Infoglue, Sharepoint, visade sig inte heller hålla måttet och nu övergår internwebben till att använda samma teknik som externwebben, d v s EPiServer, i kombination med Sharepoint. Syfte - nytta med Effekten av förväntas vara att intranätet i framtiden ska upplevas som en enkel och naturlig informationsväg för anställda på SLU. Minimal arbetstid/frustration ska läggas på att hitta intern information och interna verktyg och funktioner. Intranätet ska också ge ledningen möjlighet att styra och effektivisera processer och arbetsflöden. Mål - resultat av Projektet ska leverera ett funktionellt intranät som förmedlar processer och system till verksamheten i form av en verktygslåda. Vid s slut ska det finnas en plattform i EPiServer utifrån beslutad struktur, design och innehåll ska beslutade funktioner vara användbara i plattformen (dock ej nödvändigtvis integrerade) och innehållet vara överfört/uppdaterat ska det finnas en beslutad lista över vilka funktioner som successivt ska fullt integreras (bl a byte av gränssnitt), inklusive prioriteringsordning. ska en förvaltningsplan vara upprättad Avgränsningar samt påverkan på annan verksamhet Delar av integreringen av system/funktioner kommer att ligga utanför. En lista med vad som ska integreras med internwebben (inkl prioriteringsordning) ska tas fram i. De högst prioriterade kommer antagligen att integreras under projekttiden. Ämnesansvariga (respektive avdelning/enhet) ansvarar för uppdatering och överföring av innehållet från nuvarande sidor till den nya plattformen.
2 (5) Kritiska faktorer Förutsättningen för en bra och fungerande internwebb är att strukturen blir enkel och lättnavigerad. En viktig faktor är också ha en engagerad styrgrupp som kommer med input och fattar beslut. Teknik Projektet har under våren och början av hösten 2009 byggt upp en plattform i Microsoft Sharepoint. Plattform och publiceringsverktyg för externwebben har tidigare beslutats vara EpiServer. EpiServer är mer anpassat för informationspublicering, men klarar inte att infoga samtliga system/funktioner på samma sätt som Sharepoint. När plattformen delvis byggts upp i sharepoint fattades den 18 september ett beslut att använda EpisServer som huvudplattform även på internwebben. Sharepoint kommer fortfarande att användas till de delar den är bättre på. Anledningarna till bytet var främst: Behovet uppdagades under s gång att samma information ska visas på både internwebb och externwebb i en relativt stor omfattning och det bedöms då vara en tydlig vinst att ha samma plattform Beslutet att internwebben ska vara inloggningsskyddad ändrades under s gång. Stora delar av internwebben kommer att vara öppna för externa användare, vilket ställer högre krav på t ex utseendet. Sharepoint har av styr- och projektgrupperna upplevts fyrkantigt både vad gäller design och funktionalitet. EpiServer är mer flexibel vad gäller utseende och design. EpiServer är mer användarvänligt för skribenter och redaktörer. Sharepoint är bättre på t ex samarbetsfunktioner och viss integration av funktioner och bör därför användas till det. Uppdragsgivarens nuvarande krav på internwebben: Internwebben och externwebb ska ha två skilda strukturer som är anpassade efter respektive målgrupp Stora delar internwebben ska vara åtkomlig för icke inloggade Mycket information ska gå att visa på både intern- och externwebben Det ska kunna visas olika information beroende på t ex vilken fakultet eller ort du tillhör (d v s rikta information) i den mån det går (fungerar inte om du inte är ADinloggad) Plattformen ska möjliggöra kommunikation och dialog Webben ska gå att koppla till andra tekniker och kommunikationskanaler, t ex sms
3 (5) Genomförande Innehåll och plattform Under våren och sommaren diskuterades och beslutades vilket innehåll och vilken struktur den nya internwebben ska ha. Konsulter programmerade mallar i sharepoint och den tekniska miljön sattes upp av IT-enheten i Umeå. Efter teknikbytet av plattformen kommer arbetet att knytas hårdare till det pågående externwebbs. I det har man under våren/sommaren tagit fram bilder på hur olika typsidor ska se ut tillsammans med reklambyrån Stendahls. Dessa typsidor kommer nu att användas i internwebben (med en del justeringar), så en gemensam konsult kommer att programmera mallar för både intern- och externwebben under november-december. Under november och december byggs den nya grundplattformen med programmerade mallar och beslutad struktur, främst av en inhyrd konsult. Grundplattformen godkänns av i januari 2010. Utbildning: Utbildning av skribenter och redaktörer genomförs av konsult i januari 2010. Det är redaktörerna på respektive enhet som ansvarar för att innehållet gås igenom och är korrekt när det läggs ut i den nya plattformen. Överföring av material: Tidigt i identifierades funktioner och information som behövde ses över grundligt alternativt helt göras om. Detta arbete ska redan vara påbörjat. Överföring av material kan dock inte påbörjas förrän grundplattformen finns på plats. När leveransen av plattformen är godkänd av och utbildning av skribenter och redaktörer är genomförd kan överföringsarbetet påbörjas. Till det finns fyra månader avsatt och överföringen bör alltså vara klar i slutet av maj. Redaktören meddelar projektledaren när arbetet är slutfört, alternativt signeras detta direkt i systemet; på så sätt går uppdateringsarbetet att följa. Tidsplan Projektstart 2009-04-06 Projektslut 2010-06-11 Beslutspunkter (efter teknikbytet): v 44 beslut projektplan, budget, tidsplan, design v 45 uppdragsbeskrivning/ kostnadsförslag IT-enheten v 47 beslut ansvarslista för olika sidor v 2 godkänna grundplattformen, förvaltningsplan, funktioner för vidare integrering Se även tidsplan (GANTT-schema) i bilaga
4 (5) Projektorganisation I samband med teknikbytet görs projektorganisationen delvis om för att få en snabbare beslutsgång och underlätta diskussion. Styrgruppen blir mindre, men den tidigare fungerar som förankrings- och referensgrupp. Arbetsgruppen blir också mindre eftersom den tidigare större projektgruppen var viktigast i arbetet med strukturen i början av. Eftersom nu knyts hårdare till externwebbs kommer arbetsgruppen att ha ett nära samarbete med dess arbetsgrupp, Lotta Hansson och Mia Gröndahl. Uppdragsgivare: Styrgrupp Referens- och förankringsgrupp: Arbetsgrupp: Systemägare: Ulf Heyman, universitetsdirektör Ulf Heyman, universitetsdirektör Stefan Edholm, IT-chef Tina Zeathreus, informationschef Roger Pettersson, avdelningschef SUS Anders Hammarstedt, chef systemkontoret Yvonne Andersson/ Håkan Mo, fakultetsdirektör Administrativa chefsgruppen Maria Hart, projektledare Linda Lundberg, tekniskt stöd och beställare Caroline Sjöberg, vice universitetsdirektör Resurser och budget Budgeten är gemensam för extern- och internwebbsprojekten. Teknikutveckling, IT-enheten (1000 tim x 600 kr) 600 000 SEK Konsulter - grundplattform 800 000 SEK - utbildning 40 000 SEK Överföringsstöd (en person 20 v halvtid) 400 000 SEK Resor 40 000 SEK Övrigt (utrustning, utbildning etc) 20 000 SEK Total projektbudget (extern- och internwebben), exkl drift 1 900 000 SEK Drift: Licenser - EpiServer engångskostnad 255 000 SEK - Årligen 60 000/ år
5 (5) Servrar: EpiServer och Sharepoint 2-300 000/ år Arbetstid: Maria Hart Linda Lundberg: 50 procent 25 procent Kommunikation/ förankring under och efter En arbetsplats finns i Sharepoint där styr- och projektgrupp kommer att ha tillgång till dokument och beslut, se https://arbetsplats.slu.se/sites/adm/processkontoret/projektsidor/webben/ Godkännande av projektplanen Projektets planering och förutsättningar godkänns samt uppdraget accepteras av uppdragsgivaren och projektledaren. Ulf Heyman Uppdragsgivare Ort och datum Maria Hart Projektledare Ort och datum
Tidplan: Internwebben UTKAST Projektnamn: Internwebben = beslut Projektledare: Maria Hart Uppdragsgivare: Ulf Heyman Datum: 091026 november december januari februari mars april Aktivitet Ansvarig v 43 v 44 v 45 v 46 v 47 v 48 v 49 v 50 v 51 v 52 v 53 v 1 v 2 v 3 v 4 v 5 v 6 v 7 v 8 v 9 v 10 v 11 v 12 v 13 v 14 Projektstart Analys av innehåll Struktur se över strukturen, bl a utifrån inloggning/riktning av info besluta strukturen Omstart vid tillägg av EPiServer Revidera projektplan, budget, tidsplan Godkänna projektplan, budget, tidsplan Design framtagning av design/mallar beslut design uppdragsgivaren Stendahls/ info/ styrgrupp Teknik ta fram uppdragsbeskrivning/ kravspec till utveckling av IT i Episerv ta fram kostnadsförslag på IT-delen IT godkänna uppdragsbeskrivning/kostnadsförslag från IT ta fram kravspec på mallarna funktioner (integrering/sso) IT programmera mallar/ bygga grundplattform konsult/ IT fortsatt byggande av plattformen IT/ konsult dokumentera IT/ mallkonsult löpande ta fram förvaltningsplan besluta om förvaltningsplan besluta vilka funktioner/vilken ordning som ska integreras fullt ut genomföra acceptanstest på grundplattformen godkänna grundplattformen Utbildning/ planering färdig framtidsplanering (1-2 år framåt) färdig ansvarslista (per sida) beslut ansvarslista ge förslag om redaktörer på resp avdelning utbilda skribenter (½ dag) utbilda redaktörer (1 dag) Överföring material se över/uppdatera särskilt beslutad information ta fram metodstöd och stödpersoner lägga över material översättning engelska resp avd konsult konsult resp avd resp avd Projektslut Version 1,0 lanseras
v 15 v 16 v 17 v 18 v 19 v 20 v 21 v 22 v 23 29-maj 11-jun