Resereglemente för Karolinska Institutet

Resereglemente för Karolinska Institutet Gäller från och med 2006-04-15 Ersätter resereglemente från 2004-06-22

Beslut Dnr: 1781/06-200 2006-04-05 Rektor Revidering av resereglemente för Karolinska Institutet Karolinska Institutets resereglemente som gällt sedan 2004-06-22 har reviderats i syfte att förtydliga flera punkter. Till följd härav har reglementet ny lydelse enligt bilaga och äger tillämpning från och med 2006-04-15. Beslut i detta ärende har fattats av rektor Harriet Wallberg-Henriksson i närvaro av universitetsdirektör Rune Fransson efter föredragning av AU-chef Marie Tell. I beredningen har också deltagit lönechef Anne-Marie Hagberg, tf ekonomichef Ingrid Palmér samt KI:s internrevisorer. Därutöver har Skatteverkets expertis konsulterats. Harriet Wallberg-Henriksson Marie Tell Bilaga: Resereglemente för Karolinska Institutet Postadress Handläggare Telefon E-post Karolinska Institutet 171 77 Stockholm AU-chef MarieTell 08-524 800 00, vx 08-524 863 73, dir Fax marie.tell@ki.se Webb ki.se 08-31 84 06 Org.nummer. 202100 2973

Resereglemente för Karolinska Institutet Dnr 1781/06-200 INNEHÅLL 1 Grundläggande bestämmelser...1 1.1 Definitioner...1 1.1.1 Tjänsteresa...1 1.1.2 Tjänsteställen vid KI...1 1.1.3 Vanliga verksamhetsorten...2 1.1.4 Traktamente...2 1.1.5 Lönetillägg...2 2 Planering och godkännande av tjänsteresa reseorder...2 3 Reseräkning...3 3.1 Delad reseräkning...3 3.2 Utbetalning via Agresso i stället för i Tur&Retur...3 4 Traktamenten och resekostnadsersättningar...4 5 Val av färdmedel och beställningar i samband med resor...4 5.1 Egen bil...4 5.2 Beställningar i samband med tjänsteresa...5 5.2.1 Flygresa...5 5.2.2 Hotellrum...5 5.2.3 Bonus...5 5.2.4 Betalkort och fakturering...5 5.2.5 Reseförskott...5 6 Tjänstereseförsäkring...6 7 Försäkring vid utlandsstationering...6 8 Arbetstid vid tjänsteresa...6 9 Ytterligare information...6 Bilaga 1 - Reseorder...7 Utgivare: Karolinska Institutet Universitetsförvaltningen, Personalavdelningen Frågor kring dessa regler besvaras av lönechefen

Karolinska Institutet - Resereglemente 1 (6) Resereglemente fastställt av rektor med tillämpning från och med 2006-04-15. Ersätter tidigare resereglemente från 2004-06-22. 1 Grundläggande bestämmelser Reglerna gäller för anställda vid Karolinska Institutet samt för icke anställda personer som har forskningsmedel förvaltade av KI och med vilka avtal upprättats om att bedriva verksamhet vid KI. Reglerna gäller också vad beträffar resekostnadsersättning (även skattefri milersättning) och eventuellt traktamente för: Externa, i Sverige bosatta, föreläsare som gör övervägande delen av arbetet för KI i bostaden. Externa, i Sverige bosatta ledamöter och deltagare i KI:s styrelser, nämnder och arbetsgrupper och som gör övervägande delen av arbetet för KI i bostaden. Opponenter och sakkunniga, bosatta i Sverige, vilka gör övervägande delen av arbetet för KI i bostaden. Försökspersoner som lämnar prov på t ex vävnad, blod etc. * Försökspersoner som endast får resekostnadsersättning, s k inställelseresa. Ingen annan ersättning får utgå. Ledsagare till försökspersoner. Personer som av KI kallats till anställningsintervju och rest mellan två platser inom EU. Endast resekostnadsersättning får utgå. Vid tjänsteresa och förrättning har resenären rätt till resekostnadsersättning, traktamente samt vid inrikes resa dessutom lönetillägg. Det är inget som hindrar att reducerat traktamente eller inget traktamente alls utgår om arbetsgivaren och resenären har kommit överens om detta innan tjänsteresan påbörjas eller om resenären i efterhand helt eller delvis avsäger sig traktamentsersättning. För ytterligare information om avtal, regler, tider och ersättningsbelopp, se hänvisningar under p 9 i detta dokument. 1.1 Definitioner 1.1.1 Tjänsteresa En tjänsteresa är en resa föranledd av att resenären av KI beordrats utföra en förrättning på annan plats än tjänstestället. 1.1.2 Tjänsteställen vid KI Arbetsplatser där KI bedriver stadigvarande verksamhet i egna eller annan huvudmans (t ex SLL:s) lokaler. * Se vidare Regler för ersättningar/bidrag till icke anställda, dnr 1782/06-200

Karolinska Institutet - Resereglemente 2 (6) 1.1.3 Vanliga verksamhetsorten Den vanliga verksamhetsorten är ett område inom 50 km (närmaste färdväg) från resenärens tjänsteställe och bostad. 1.1.4 Traktamente Ersättning för ökade levnadskostnader vid tjänsteresa som medfört övernattning och som företagits utanför den vanliga verksamhetsorten. Ersättningsanspråk görs vid upprättande av reseräkning i Tur & Retur. 1.1.5 Lönetillägg Skattepliktig ersättning som utgår vid inrikes endagsförrättning samt som tilläggsersättning till inrikes traktamente vid flerdygnsförrättning. Se lokalt ALFA-avtal. Liksom vid traktamente görs anspråk på ersättning vid upprättande av reseräkning i Tur & Retur. 2 Planering och godkännande av tjänsteresa reseorder Planering av en tjänsteresa skall göras i samråd resenär arbetsgivare och eftersom resan skall vara i förväg beordrad skall en reseorder, godkänd av överordnad chef, upprättas av anställda vid KI samt av personer med forskningsmedel förvaltade av KI. Rektor, prorektor, dekaner och prefekter äger rätt att själva besluta om sina resor, men reseorder skall ändå upprättas. Dessa reseorder samlas i ordnat skick på respektive institution för periodisk uppföljning i efterhand. Uppföljningen genomförs av universitetsförvaltningen på uppdrag av universitetsdirektören. Reseorder upprättas med samtliga för resan beräknade kostnader angivna. Detta för att minska antalet tillfällen då överordnad chef har att attestera kostnaderna och för att ge en sammanhållen bild av respektive resa. Rutinen underlättar också handläggningen vid ett ev försäkringsärende, då man behöver kunna visa att resan varit en beordrad tjänsteresa. Kopia av godkänd reseorder arkiveras separat och i ordnat skick på institutionen. Reseorderblankett: http://intra.ki.se/staff/tor/reseorder_se.html, eller personalavdelningens hemsida/pa-system/tur&retur/reseorder. Planering och beställningar skall göras i så god tid före avresedatum att resan kan företas med billigaste färdmedel och, med beaktande av tidsåtgång och omständigheter, till totalt lägsta möjliga kostnad. Avvikelse från denna grundläggande princip skall motiveras för resp resa.

Karolinska Institutet - Resereglemente 3 (6) 3 Reseräkning Efter återkomsten från en tjänsteresa/förrättning skall i normalfallet reseräkning snarast upprättas i Tur&Retur. Om de verkliga kostnaderna överensstämmer med godkänd reseorder, behöver reseräkningen inte attesteras. Se även undantag under p 3.2 Utbetalning via Agresso. Reseräkningsblankett och anvisningar för ifyllande finns under: http://intra.ki.se/staff/tor/index_se.html. Den färdiga reseräkningen skall underskriven lämnas antingen till attestant eller till granskare på institutionen. Vem den lämnas till beror på respektive institutions handläggningsordning. Överföring av reseräkning för registrering i Primula skall ske elektroniskt. Reseräkning skall inlämnas snarast efter hemkomsten och rätt till ersättning för tjänsteresa förfaller helt om reseräkning ej inkommit inom ett år efter det att resan avslutats. Till reseräkningen skall bifogas: Reseorder Konferensprogram/deltagarlista eller annat dokument som styrker att resan företagits Kvitto på logikostnader som ej fakturerats KI Kvitton på utgifter för taxi eller annat färdmedel om KI skall stå för kostnaderna Kvitton på representationsmåltider med angivet syfte samt deltagarförteckning Kvitton på alla övriga utlägg som tillhör resan och för vilka ersättning yrkas Alla kvitton skall vara i original! 3.1 Delad reseräkning Om endast en del av resekostnaderna skall betalas av KI, fakturerar KI den andra parten för del av kostnaden och endast KI:s del kostnadsföres. Vid delad kostnad anges detta på reseordern. 3.2 Utbetalning via Agresso i stället för i Tur&Retur Utlägg för resekostnader, som hänför sig till tjänsteresa/förrättning betalas via Agresso under förutsättning att: lönetillägg eller traktamente ej yrkas måltider utöver ev representation ej har intagits (inkl de som ingår i av KI betald kostnad för extern konferens etc) egen bil ej har använts För utbetalning via Agresso krävs samma redovisning av syfte, resmål, kvitton etc som när reseräkning upprättas i Tur&Retur.

Karolinska Institutet - Resereglemente 4 (6) 4 Traktamenten och resekostnadsersättningar Från traktamentet skall måltidsavdrag göras för alla måltider som KI eller någon annan organisation betalat. Undantag: måltider ombord på allmänna transportmedel. Kostförmån skall tas upp för alla måltider som KI betalat. Undantag: frukost som ingår i hotellrumspriset, måltider ombord på allmänna transportmedel och måltider vid intern kurs/utbildning samt vid representation. Observera att även om inget traktamente utgår så skall kostförmån tas upp till beskattning om KI t ex betalat konferensavgift där måltid ingår i priset. Resekostnadsersättning utbetalas för gjorda utlägg för resa med färdmedel som bestämts när resan beordrades. Ersättning får inte utgå för längre färdväg än som är motiverat av förrättningen. Utgifter för lokala resor på förrättningsorten företagna med allmänna transportmedel skall täckas av traktamentet. 5 Val av färdmedel och beställningar i samband med resor 5.1 Egen bil Egen bil får användas vid inrikes tjänsteresa om KI anser att bil är lämpligaste färdmedel. Förutsättningar för att bil kan vara lämpligaste färdmedel är att: Tungt och skrymmande bagage skall fraktas för KI:s räkning Två eller flera tjänsteförrättande passagerare medföljer i bilen Tidsvinst görs Under försöket med trängselskatt i Stockholm gäller att erlagd trängselskatt vid tjänsteresa, där egen bil anses vara lämpligaste färdmedel, ersätts med dubbla beloppet. Beloppet är skattepliktigt och belagt med sociala avgifter. Kvitto - vid autogiro kopia av kontoutdrag - skall bifogas reseräkningen. Om resa företas med egen bil trots att det inte kan anses vara lämpligaste färdmedel utgår ersättning som för billigaste färdsätt. Användande av egen bil vid tjänsteresa, som medför övernattning, enbart av det skälet att resan företas med bil, skall motiveras. Inom Stockholms stad och närområde nyttjas i första hand kollektivtrafiken och mellan Solna och Huddinge KI-bussen när turlistan så tillåter. För att använda egen bil vid utrikes tjänsteresa när egen bil enligt KI inte är lämpligaste färdmedel krävs synnerliga skäl. Om synnerliga skäl ej finns och bil ändå används beräknas traktamente och nattlogi från ankomsttiden till förrättningsorten och milersättning utgår för max 100 mil enkel resa. Väg- bro- och färjeavgifter ersätts ej.

Karolinska Institutet - Resereglemente 5 (6) 5.2 Beställningar i samband med tjänsteresa Beställningar av biljetter, hotellrum, hyrbilar, flyg- och tågtaxi, visum m m skall i första hand göras via KI:s tecknade ramavtal. Se http://intra.ki.se/finances/purchase/signed_contracts_se.html 5.2.1 Flygresa Flygresa skall företas i ekonomiklass. Vid utlandsresa i direkt anslutning till veckoslut kan lågprisbiljetter utnyttjas om totalpriset för flyg, hotell och traktamente blir lägre än om avresa eller hemresa sker direkt vid förrättningens början respektive slut. Biljett i annan klass än ekonomi- får utnyttjas endast vid synnerliga skäl och skriftlig motivering skall göras i reseordern för resp resa. 5.2.2 Hotellrum Hotellrum skall vid kortare vistelser bokas på mellanklasshotell så nära förrättningsstället som möjligt. Vid längre vistelser skall andra alternativ, som t ex hyra av mindre lägenhet, om möjligt användas. Om resenären delar hotellrum med person som inte har rätt till ersättning för logikostnader utgör kostnaden för resenären 75 % av dubbelrumspriset. 5.2.3 Bonus Bonus, hotellcheckar och andra rabatter som erbjuds inom rese- och hotellbranschen och som uppkommit vid tjänsteresa är KIs egendom och får aldrig nyttjas för privata resor enbart vid resor i tjänsten. Redovisning av intjänade och utnyttjade bonuspoäng skall finnas tillgänglig för granskning. 5.2.4 Betalkort och fakturering Betalkort (Företagskort alternativt med privat betalningsansvar) bör användas vid tjänsteresor. Riktlinjer för användning av betalkort återfinns på: http://intra.ki.se/finances/charge_card/index_se.html. Alternativt faktureras biljetter, logi, kongressavgifter etc från respektive företag. För att få ersättning för egen betald E-biljett måste det kunna styrkas att resan faktiskt företagits och till vilken kostnad. 5.2.5 Reseförskott Reseförskott utbetalas endast undantagsvis. Till exempel vid resa till resmål där betalkort ej kan användas eller när resan sträcker sig över en lång tidsperiod. Reseförskott betalas högst ut med belopp för uppskattat traktamente, hotellkostnad som ej kan faktureras och lägst med fyrahundra kronor. Institutionen betalar ut reseförskott via Agresso från speciellt reseförskottskonto och på särskild blankett för reseförskott. Reseförskott får utbetalas tidigast en månad före avresan. Uppburet reseförskott som ej redovisats medelst reseräkning senast tre månader efter hemkomsten drages till fullo på nästkommande lön alternativt kräves åter.

Karolinska Institutet - Resereglemente 6 (6) 6 Tjänstereseförsäkring KI har tecknat tjänstereseförsäkring som gäller vid tjänsteresor. Se dock vidare under punkt 8 vad som gäller om resan är en utrikes resa som varar längre tid än tre månader på samma ort. Vid resor till EU/EES-länder skall Europeiskt sjukförsäkringskort (EUkort) från Försäkringskassan medtagas. EU-kortet berättigar till akut sjukvård inom den allmänna vården i alla EU/EES-länder. Endast patientavgift erläggs. Vid tjänsteresa till övriga länder skall ett personligt försäkringskort, som utfärdas av respektive institution, medtagas. Tjänstereseförsäkringsvillkoren skall också medtagas på resan för att resenären skall veta vilka åtgärder som skall vidtas på plats om skada uppstår. Tjänstereseförsäkringsvillkor: http://www.kammarkollegiet.se/forsakr/villkor/tjansterfors.htm 7 Försäkring vid utlandsstationering Vid vistelse utomlands mer än tre månader på samma ort skall ett särskilt utlandskontrakt upprättas och en s k URA-försäkring tecknas. Kontakta personalavdelningen. URA-försäkring: http://www.kammarkollegiet.se/forsakr/uraforsakring.pdf 8 Arbetstid vid tjänsteresa Schemalagd tid vid konferenser utöver ordinarie arbetstid räknas som arbetstid och kompenseras med ledighet timme för timme. Restid utanför ordinarie arbetstid räknas inte som arbetstid och ersätts/kompenseras ej. 9 Ytterligare information Allmänt Löne- och Förmånsavtal (ALFA): www.agv.se/publicerat/avtal/02/alfa_2002.pdf Lokalt ALFA-avtal: http://intra.ki.se/staff/alfa/index_se.html Avtal om ersättning m m vid tjänsteresa och förrättning utomlands, 2005:5 http://www.arbetsgivarverket.se/publicerat/avtal/05/utlands.pdf Skatteverket: www.skatteverket.se, sökord A-Ö

Bilaga 1 Reseorder Ifylles före resan av resenären, se KIs resereglemente. Reseordern ska bifogas reseräkning/utläggsersättning. Om de verkliga kostnaderna överensstämmer med reseordern krävs ingen separat attest av reseräkningen/utläggsersättningen. Resenär bekräftar med sin underskrift skyldighet att sätta sig in i och följa KIs resereglemente. KI/institutionen tar inte på sig några lönekostnader eller annat arbetsgivaransvar för resenär utan anställningsförhållande såvida inte särskilt avtal upprättats härom. Kopia av reseorder arkiveras separat Namn (efternamn, förnamn) Personnummer (xxxxxx-xxxx) Adress Institution Tjänsteresans syfte Förrättningsort (ort och land) Tidsperiod Beräknad biljettkostnad Beräknad logikostnad Antal traktamenten Ev noteringar Ev noteringar Ev noteringar Medföljande anhörig Kurs/konferensavgifter Ev noteringar Reseförskott (belopp) Ev noteringar Kontering (kostnadsställe och projekt) Motiveringar som krävs enligt resereglementet (ex.vis val av annat än billigaste färdsätt, delad kostnad): Datum Underskrift resenär Tjänsteresan godkännes Underskrift närmast överordnad chef/attestansvarig Namnförtydligande