1(17) Upphandlingsföreskrifter och särskilda föreskrifter avseende upphandling att inom Eskilstuna kommun utföra städning av Lundbyskolan Förfrågningsunderlag upprättat 2012-07-02 Eskilstuna Kommunfastigheter AB
2(17) INNEHÅLL UF UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER UF1 ALLMÄN ORIENTERING Sid 3 UF2 FRÅGOR UNDER ANBUDSTIDEN, VISNING AV OBJEKT Sid 3 UF3 FÖRESKRIFTER FÖR UPPHANDLINGPROCESSEN Sid 4 SÄRSKILDA FÖRESKRIFTER Sid 8 SF0 ALLMÄNT Sid 8 SF1 OMFATTNING Sid 8 SF2 UTFÖRANDE Sid 9 SF3 ORGANISATION Sid 11 SF4 TIDER Sid 13 SF5 ANSVAR Sid 14 SF6 EKONOMI Sid 15 SF7 AVSLUTANDE STATUSKONTROLL Sid 15 SF8 AVBESTÄLLNING OCH HÄVNING Sid 16 SF9 TVIST Sid 17 SF10 ÖVRIGT Sid 17
3(17) UF UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER Dessa föreskrifter är upprättade i enlighet med ABFF 04 Generella föreskrifter för entreprenader inom fastighetsförvaltning och verksamhetsanknutna tjänster, som gäller med undantag av i detta dokument gjorda ändringar. Koder och rubriker följer detta dokument. För en rätt bedömning av objekten krävs besök på plats, före avlämnandet av anbud. För upphandlingen gäller LOU, Lagen om offentlig upphandling. UF1 ALLMÄN ORIENTERING Entreprenaden omfattar städarbeten för de upphandlande enheterna, enligt bifogade handlingar. UF2 FRÅGOR UNDER ANBUDSTIDEN, VISNING AV OBJEKT Beställarens ombud under anbudstiden Andrea Ahlbin Eskilstuna Kommunfastigheter AB Box 5035, 630 05 ESKILSTUNA Mikael Johansson Eskilstuna Kommunfastigheter AB Box 5035, 630 05 ESKILSTUNA T Telefon: 016-16 75 30 Mobil: 070-340 25 39 Mobil: 070-340 25 30 e-post: andrea.ahlbin@kfast.se e-post mikael.johansson@kfast.se Beställarens kontaktperson under anbudstiden Ingemar Sundberg, förvaltare Eskilstuna Kommunfastigheter AB Distrikt Väst Alvägen 8, 632 31 ESKILSTUNA Telefon: 016-16 75 88 Mobil: 070-340 25 88 e-post: ingemar.sundberg@kfast.se
4(17) UF3 FÖRESKRIFTER FÖR UPPHANDLINGPROCESSEN UF3.1 Former för upphandling UF3.11 Upphandlingsförfarande Öppen upphandling tillämpas. UF3.12 Övriga förutsättningar för upphandlingen UF3.2 Förfrågningsunderlag UF3.21 Tillhandahållande av förfrågningsunderlag En (1st) omgång av förfrågningsunderlaget erhålles kostnadsfritt digitalt via www.eavrop.com UF3.22 Förteckning över förfrågningsunderlag Handlingar förtecknade i Särskilda föreskrifter SF1.1. UF3.25 Återsändning av förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlaget behöver ej återsändas till beställaren. UF3.3 Anbudsgivning UF3.31 Anbuds form och innehåll Anbud skall vara skrivet på svenska och alla uppgifter enligt bifogat förfrågningsunderlag skall lämnas. UF3.311 Huvudanbud Anbudet skall i helt följa förfrågningsunderlaget för att tas upp till prövning. Anbud som inte är kompletta riskeras att inte tas upp till prövning. UF3.312 Sidoanbud Sidoanbud beaktas ej. UF3.32 Anbudstidens utgång Anbud skall vara Beställaren tillhanda senast 2012-08-20.
5(17) UF3.33 Anbuds giltighetstid Anbudet ska vara bindande i 90 dagar. UF3.34 Anbuds lämnande Anbud skall lämnas i ett förseglat kuvert, som skall vara märkt: "ANBUD STÄDENTREPREND LUNDBYSKOLAN 2012". Anbudet ställs till och adresseras enligt följande: Eskilstuna Kommunfastigheter AB Teknikavdelningen Box 5035 630 05 ESKILSTUNA alternativt avlämnas under kontorstid vid Kommunfastighet i Företagens hus, Munktellstorget 2, ESKILSTUNA. Anbud får ej lämnas via telefax eller e-post. UF3.4 Anbudsöppning Plats: Eskilstuna Kommunfastigheter AB, Företagens hus, Munktellstorget 2 Eskilstuna. Anbudsgivare som önskar närvaro genom representation av t ex person från Svenska Handelskammaren, svarar för kostnader i samband med detta. UF3.5 Anbudsprövning Prövning av anbud genomförs normalt i två steg där det första avser Prövning av anbudsgivaren och det andra prövning av anbudet. UF3.51 Prövning av anbudsgivare UF3.511 Prövning av krav som skall uppfyllas av anbudsgivare En förutsättning för att värdering av ett anbud skall ske är att anbudsgivare uppfyller kraven enligt följande dokument. 1. Intyg avseende registrering i aktiebolags- eller handelsregister. 2. Intyg som visar att anbudsgivaren betalat socialförsäkringsavgifter samt föreskrivna skatter och avgifter. Beställaren kontrollerar uppgifterna på Skatteverket, organisationsnummer skall anges i anbudsformuläret.
6(17) UF3.512 Prövning av andra uppgifter om anbudsgivaren Uppgifter om anbudsgivare som kommer att prövas: - Finansiell och ekonomisk styrka i företaget Upplysningar om anbudsgivaren kommer att inhämtas från affärs- och kreditupplysningsföretaget, UC AB, anbudsgivare ska ha ett kreditomdöme i riskklass 2 eller högre eller motsvarande annat kreditomdöme. - Policy för utbildning och utveckling av personal. - Resurser och kompetens, t ex genom redovisning av antalet anställda - Kvalitetsledningssystem, miljöledningssystem. Referenser från liknande uppdrag. Utvärdering görs av referenser med avseende på kompetens och samarbetsförmåga på offererad organisation. Anbudsgivaren anger 5 st referenser i anbudsformuläret. 3 st av dessa referenser kommer att kontaktas av beställarens handläggare och få svara på likalydande frågor. Referenspersonerna får betygssätta frågorna med betyg 1-5 där 5 är högsta betyg. I de fall beställaren har egna erfarenheter av anbudsgivaren kommer beställarens egna referenser att medräknas till 80%. Medelbetyg sammanställs och sedan erhålls poäng enligt följande: Medelbetyg 5,0 ger högsta poäng. Medelbetyg 1,0-3,0 ger 0 p. Medelbetyg mellan 5,0 och 3,0 i proportion. UF3.52 Prövning av anbud Värderingsgrunder (värderingskriterier) för prövning av anbud i prioriteringsordning: - Kostnad för entreprenaden (vikt 60 %) Fasta arvoden under kontraktstiden. Tillkommande kostnad för löpande räkning är för städare kr/timme i samband med ordinarie städning (beräknas på 200 tim). - Referenser från städuppdrag av liknande art (vikt 30 %) - Organisation för uppdraget (vikt 10 %) Struktur och antal personer Arbetsledning, namngiven med referenser alternativt kompetensprofil Städpersonal: utbildning, kvalifikationer och erfarenhet
7(17) UF3.53 Meddelande om beslut efter anbudsprövning/tilldelningsbeslut Anbudsgivare meddelas beslut efter anbudsprövningen per mail. Anbudsgivare kommer att erhålla redovisning av anbudsprövningen. UF3.6 Tecknande av kontrakt Kontrakt kommer att upprättas med utvald anbudsgivare
8(17) Särskilda föreskrifter SF0 ALLMÄNT SF0.1 Beställare Enligt UF1 Allmän Orientering SF0.3 Beställarens mål Beställarens mål för städningsentreprenaden Målsättningen med städning vill vi uttrycka på följande sätt: ren - inte smutsig, inte grumlig eller fläckad, fri från störande inslag. Utöver alla tekniska uttryck vill vi på det här sättet markera att vi faktiskt avser verkligt rent. Vi vill att det skall kännas rent och fräscht. När man kommer in i ett utrymme ska man uppleva att, här har någon städat. Med rent avses alltså: fri från störande inslag. SF0.33 Beställarens miljömål B eftersträvar en miljöanpassad drift och förvaltning av sina fastigheter. Miljöanpassningen skall ge en inomhusmiljö utan negativa hälsoeffekter, hushållning med resurser samt i övrigt uppfylla allmänna hänsynsregler i Miljöbalken. E skall utföra sitt uppdrag i enlighet med dessa miljömål. SF1 OMFATTNING Entreprenaden omfattar städning med tillhörande arbetsuppgifter i de utrymmen som är uppräknade i förfrågningsunderlaget. Omfattningen i detalj framgår av i SF1.1 förtecknade handlingar. SF1.1 Förteckning över handlingar i förfrågningsunderlag 02 ABFF 04 (Allmänna bestämmelser för entreprenader inom fastighetsförvaltning och verksamhetsanknutna tjänster) Bifogas ej 03 Termer för städmetoder redovisade i Städ 99. Bifogas ej 06 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG 06:1 Dessa upphandlingsföreskrifter och särskilda föreskrifter daterade 2012-07-02 06:2 Objektsförteckning kommunala lokaler daterad 2012-07-02 06:3 Riktlinjer för städentreprenad kommunala lokaler daterad 2007-06-13 06:4 Anbudsformulär daterad 2012-07-02 06:5 Ritningar obs, alla ritningar ej skalenliga
9(17) SF1.2 Material och varor Endast produkter som uppfyller beställarens kvalitet- och miljökrav får användas. (Se SF 2.2). Vid köp av produkter som ska användas i denna entreprenad ska miljömärkta produkter prioriteras. SF1.21 Förbrukningsmaterial Förbrukningsmaterial för de arbetsuppgifter som ingår i entreprenaden, t ex rengöringsmedel anskaffas och bekostas av E. I anbudet skall anges fabrikat och typ. SF1.213 Förbrukningsmaterial för verksamheten i fastigheten Förbrukningsmaterial som förbrukas av verksamheten bekostas av B men avropas och hanteras av E. E skall ha väl utarbetade rutiner för detta. SF1.5 Kontroll av mängder E skall kontrollera att de mängduppgifter om objekt (t ex uppgifter om areor och antal) som B angivit i förfrågningsunderlaget överensstämmer med verkliga förhållanden. Om kontrollen ger vid handen att avvikelser föreligger skall krav på ersättningsreglering vara framställt senast 6 månader efter kontraktstidens början. Därefter förfaller rätten till reglering. B har samma möjlighet till kontroll och reglering inom samma tidsperiod. SF2 UTFÖRANDE SF2.1 Kvalitet SF2.12 Beställarens kvalitetskrav Arbetsmetoder och hjälpmedel skall väljas med hänsyn till anläggningarnas långsiktiga underhållsstatus, kvalitets- och miljöaspekter samt anpassas till pågående verksamheter i förvaltningsobjektet. SF2.2 Miljö Miljöledning se SF3.5 SF2.22 Beställarens miljökrav E skall följa nedan angivna miljökrav. - Vid inköp skall miljömärkta produkter prioriteras. - De produkter som används eller upphandlas av E i entreprenaden får ej innehålla sådana ämnen som tas upp i Kemikalieinspektionens begränsningsdatabas och bör ej innehålla sådana ämnen som tas upp i Kemikalieinspektionens Obsdatabas. Dessa kan hittas på www.kemi.se.
10(17) - Produkter som används i entreprenaden skall vara miljödeklarerade enligt allmänt accepterade miljökriterier. SF2.3 Statuskontroll SF2.31 Statuskontroll före entreprenadens påbörjande Vid entreprenadens påbörjande skall de utrymmen som omfattas av entreprenaden granskas av B och E tillsammans. SF2.4 Tillhandahållanden SF2.42 Handlingar och uppgifter från entreprenören Om avtalet sägs upp skall E inom en månad efter begäran från B återlämna de handlingar som B tillhandahållit E för entreprenadens genomförande. SF2.43 Utrymmen m m som beställaren tillhandahåller E får utan kostnad disponera befintliga städutrymmen. E har rätt att lämna avfall och återvinningsmaterial i härför avsedda kärl i soprum/ miljöstation. Erforderliga nycklar/passerkort ställs till E:s förfogande. SF2.44 Hjälpmedel Hjälpmedel för de arbetsuppgifter som ingår i entreprenaden anskaffas och bekostas av E. Maskiner mm. skall anges till antal och funktion i anbudet. SF2.5 Varor, tjänster och entreprenader SF2.53 Entreprenader SF2.532 Entreprenörens avtal med underentreprenörer Underentreprenörer som E behöver anlita för utförande av sin entreprenad skall godkännas av B. Utdrag ur Brott- och straffregister utföres av E. E svarar för UE:s arbete i alla led som för sitt eget. E skall kontrollera att underentreprenörer fullgör sina skyldigheter enligt lag och avtal, t ex avseende momsregistrering, inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter. Kontrollen skall utföras före avtalsskrivning med underentreprenörer och därefter årligen. B förbehåller sig rätten att ta del av E:s avtal med UE.
11(17) SF2.9 Övriga uppgifter om utförande Entreprenör skall meddela beställare om förändringar av städmetoder, utrustningar, rengöringsmedel eller andra förändringar av vikt som kan påverka beställarens krav. Flexibilitet skall råda med avseende på tillfälliga eller permanenta behov, t.ex. skall omdisponering av städning ske från lokal som kan städas mindre till lokal som behöver mer städning än föreskrivet. Detta avser även omdisponering i tid t.ex. på grund av vädret. Allt skall ske inom totala ramen för objektet. SF3 ORGANISATION SF3.1 Organisation och personal SF3.11 Ombud B:s ombud under kontraktstiden är Roland Larsson. E:s ombud under kontraktstiden anges i kontraktet. SF3.12 Kontaktpersoner B:s och E:s kontaktperson under kontraktstiden anges i kontraktet. SF3.3 Personal E:s personal och personal hos anlitade UE skall vid arbete i området skall vara enhetligt och prydligt klädda, E:s logo på kläderna, uppträda på ett trevligt sätt och bära synligt ID-kort eller annan identitetshandling som B godkänt. Arbetsledare skall kunna läsa, förstå och tala svenska. Städpersonal ska förstå och tala svenska samt bör kunna läsa. Utdrag ur Brott- och straffregistret utföres av E. SF3.4 Kvalitetsledning Anbudsgivaren skall i anbud redovisa förslag till kvalitetsplan. SF3.41 Kvalitetsansvariga B:s kvalitetsansvarige och E:s kvalitetsansvarige anges i kontraktet.
12(17) SF3.42 Kvalitetsplan SF3.422 E:s kvalitetsplan E skall upprätta förslag till kvalitetsplan för uppdraget i samråd med B. E skall i planen redovisa hur han avser att säkra kvaliteten i uppdraget och hur E:s kvalitetsuppföljning skall redovisas för B. Kvalitetsplanen skall innehålla organisation, arbetsbeskrivningar och utförandetider för städning och övrigt. Planen skall vidare beskriva rutiner och hjälpmedel för att säkerställa att byggnad eller inredning inte förstörs, samt beskriva kontrollrutiner av underentreprenörer, utbildningsprogram för personal samt miljöprogram. SF3.43 Kvalitetskontroll SF3.432 Beställarens kvalitetskontroll Under entreprenadtiden kommer kontroller att utföras enligt av beställaren upplagt program. E skall närvara vid anfordran. SF3.433 Entreprenörens egenkontroll Egenkontroller skall utföras av E, enligt objektsanpassad kontrollplan, som upprättas av E. Pärm för egenkontroll skall finnas på arbetsplatsen och vara tillgänglig för beställaren. SF3.5 Miljöledning SF3.51 Miljöansvariga B:s miljöansvarige och E:s miljöansvarige anges i kontraktet. SF3.52 Miljöplan/miljöledningssystem SF3.522 E:s miljöplan/miljöledningssystem E skall, i samråd med B, upprätta en miljöplan för entreprenaden som säkerställer att B:s miljömål uppfylls. E skall följa denna plan vid utförande av sin entreprenad.
13(17) SF3.53 Miljökontroll SF3.532 Beställarens miljökontroll Löpande stickprovskontroller görs under året, dock minst en per kvartal. Vid stickprovskontroll deltar båda parter. Protokoll förs av B, men undertecknas av båda parter. B kan även själv genomföra stickprovskontroller i anslutning till att städning utförts. Om B upptäcker fel, skall E omedelbart kontaktas för att vidta rättelse. E är skyldig att snarast och utan extra ersättning vidta rättelse vid sådan anmärkning enligt ovan samt återrapportera till B när detta är utfört. SF3.533 Entreprenörens miljökontroll E skall två gånger per år låta utföra miljörevision på objekten med tillhörande organisation, rutiner etc och redovisa resultatet för B. SF3.7 Möten SF3.72 Driftmöten Möten angående entreprenaden skall hållas enligt överenskommelse. På mötena skall bl.a. i handlingarna angivna rapporter redovisas. SF4 TIDER SF4.1 Tidplan SF4.2 Kontraktstid, uppsägningstid, förlängning Avtal ska gälla fr o m 2012-11-01 t o m 2014-10-31 med möjlighet till förlängning med valfri tid dock max 24 månader. Avtalet upphör efter kontrakts- tiden utan föregående uppsägning. SF4.3 Tider för utförande av arbete Som normal arbetstid räknas klockan 05.30 20.00 på icke arbetsfria dagar. SF4.31 Utförandetider Hänsyn måste tas till de tider då fastigheterna är larmade. Arbetstidens förläggning skall alltid ske i samråd med verksamheten. Tidsschema skall upprättas för varje objekt samt kunna uppvisas vid begäran.
14(17) SF4.33 Tid för information till hyresgäster och beställare E skall avisera hyresgäster om planeringsbara åtgärder som påverkar nyttjandet av lokalerna senast 3 arbetsdagar innan arbetet utförs. SF4.34 Tid för information om minskad omfattning Om B tillfälligt önskar minska entreprenadens omfattning skall detta meddelas till E senast 3 månader i förväg. I annat fall utgår ersättning enligt ABFF 04 punkt 47. SF5 ANSVAR SF5.1 Vite Uppfyller ej E sina åtaganden avseende kvalitet på utförda arbeten utgår vite för undermålig prestation. Vite vid hävning av avtal ska utgå med ersättning för två månaders arbete. SF5.3 Försäkringar Om part orsakar skada som ersätts av den andra partens försäkring, betalas självrisken av den part som orsakat skadan. SF5.32 Entreprenadförsäkring SF5.321 Ansvarsförsäkring E:s ansvarsförsäkring skall förutom vad som anges i ABFF 04 punkt 32 innefatta utökat skydd för E samt utökat skydd för omhändertagen egendom med försäkringsbeloppen 10 basbelopp för nyckelförlust, lägst 10 Mkr för person- och sakskada och lägst 1 Mkr för ren förmögenhetsskada. Försäkringar skall gälla avseende egna och underentreprenörers åtaganden. Beställaren har försäkringar med höga självrisker som täcker skador på fastigheterna. Av E orsakad skada skall E svara för alternativt i det fall skada ersätts av B:s försäkring skall E svara för B:s självrisk. SF5.4 Arbetsmiljö SF5.42 Samordning av arbetsmiljö Verksamhetsansvarig ansvarar för samordningen av arbetsmiljön på gemensamma arbetsställen enligt 3 kap 7 i Arbetsmiljölagen. E är skyldig att medverka i detta arbete förutsatt att det berör honom. E rapporterar omgående eventuella brister i arbetsmiljön till B.
15(17) SF5.6 Ansvar för handlingar, data, register, arkiv, nycklar m m Generellt gäller ABFF 04 punkterna 24 29. E erhåller det antal nycklar/passerkort som erfordras för entreprenaden. Nycklar/kort kvitteras och återlämnas vid uppdragets slut. Nycklar får inte vara märkta så att tillhörigheten kan tolkas av obehörig och skall förvaras betryggande. Förlorad nyckel/förlorat passerkort anmäles omgående. E debiteras kostnaden för varje förlust. Eventuell ytterligare skada som B åsamkas, t ex byte av cylindrar, ersätts enligt ABFF 04, punkt 29. B skall skriftligen i god tid meddela E om ändrade koder etc. E betalar kostnader för av honom orsakade falsklarm E ansvarar för förstört material på grund av felbehandling eller felaktigt material. SF5.7 Säkerhet och sekretess SF5.71 Säkerhet E skall informera sin personal om B:s säkerhetsbestämmelser och ansvara för att dessa följs. SF5.72 Sekretess E ansvarar för att personalen har erforderlig information om gällande sekretessregler och att avtal om tystnadsplikt tecknas med E:s personal. Sekretesskrav råder där entreprenör kommer i kontakt med verksamhet som berör tredje man, t.ex. uppgifter som finns om barn och föräldrar på barnstugor. Detta gäller både muntlig och skriftlig information. SF6 EKONOMI SF6.1 Ersättning SF6.11 Ersättning för kontraktsarbetena Priser skall vara fasta och regleras med angiven indexreglering. Ersättning för kontraktsarbetena utgår som fast ersättning per år med indexreglering. SF6.12 Ersättning för ändringar och tilläggsarbeten Reglering av kontraktssumman för ändring eller tilläggsarbete sker enligt ett i förväg överenskommet pris. Timkostnad skall anges. Timkostnad skall innefatta alla omkostnader även förbrukningsmaterial och maskiner.
16(17) SF6.14 Ersättning för kostnadsändring (indexreglering) Kontraktssumma och à-priser skall regleras med hänsyn till förändringarna i "Faktorprisindex för städarbeten" utgiven av SCB i samarbete med Sveriges Städentreprenörers Förbund (SSEF). Reglering av kontraktssumman skall göras årligen och första regleringen 1 november 2013. Indexregleringen skall baseras på september månad innevarande år jämfört med basmånad som är augusti 2012. SF6.2 Fakturering och betalning Betalning sker mot faktura. SF6.21 Fakturering och betalning av fast arvode Betalning skall ske i efterskott mot faktura max 1 ggr/månad (12 ggr/år) och mot godkänd kvalitets-uppföljning enligt upprättad egenkontrollplan. Faktureringsavgifter, expeditionsavgifter eller dylikt får inte faktureras. Fakturor betalas inom 30 dagar efter fakturans ankomstdatum. SF6.23 Fakturering och betalning av ändringar och tilläggsarbeten Fakturering och betalning av ändringar och tilläggsarbeten görs fortlöpande efter godkännande av B. SF6.25 Dröjsmålskostnader Dröjsmålsränta utgår enligt räntelagen. SF7 AVSLUTANDE STATUSKONTROLL SF7.1 Avslutande statuskontroll av entreprenaden B kallar till avslutande statuskontroll, E kallas liksom berörd förvaltare. Avslutande statuskontroll av entreprenaden verkställs i samband med att avtalet upphör. Kontrollen utförs av parterna gemensamt. Fel och skador regleras vid detta tillfälle varvid hänsyn skall tas till tidigare utförda kvalitetskontroller och påpekanden. SF8 AVBESTÄLLNING OCH HÄVNING SF8.1 Avbeställning Förtida uppsägning av kontraktet skall kunna ske enligt ABFF 04 punkt 47 och utan krav på ersättning utöver utfört arbete. Uppsägningstiden skall vara 6 månader.
17(17) SF8.2 Hävning ABFF 04 punkt 48. SF9 TVIST Med ändring av ABFF 04, punkterna 49 52 skall alla tvister avgöras i svensk domstol, med Eskilstuna Tingsrätt som första instans om inte parterna kan enas på annat sätt. SF10 ÖVRIGT Kontraktet får inte av part överlåtas på annan utan den andra partens medgivande.