1
Innehållsförteckning Sid Flödesschema 3 Kontaktpersoner 4 Studentuppgifter Allmänna SA90 Antagning till forskarutbildning 5 SA91 Forskarstuderandes handledare 7 SA92 Individuell studieplan 9 SA93 Avbrott 11 SA94 Deltagande i forskarskola 12 SA95 Särskilt tillstånd till forskarstudier 13 Registrering RG90 Registrering/Aktivitet/Försörjning 14 Resultat RS90 - Rapportera forskarutbildningskurser 16 RS21 Tillgodoräknanden 19 RS92 Uppnådd andel inom forskarutbildningen 21 RS93 Alla läskurser klara 23 RS94 Handledares värdering av kurs 26 RS95 Godkänd avhandling 26 RS96 Examen 27 Vem gör vad? 29 Snabbkommandon och funktionstangenter 31 2
FLÖDESSCHEMA FÖR FORSKARUTBILDNING I LADOK Institution Antar och skickar blanketten till fakultetskansliet Fakultetskansliet Diarieför ansökan Registrerar ansökan i Ladok Institution Fortlöpande rapportering av kurser, registrering, aktivitet och försörjning godkänd avhandling m.m. Fakultetskansliet Registrerar ändringar av handledare, byte av ämne m.m. Arkiverar handlingar Utbildningsavdelningen Utfärdar examen efter begäran från doktoranden 3
Kontaktpersoner för forskarutbildningsfrågor NJ-fakulteten Gabriella Persdotter Hedlund 018/67 26 36 S-fakulteten Eva Andersson 090/786 59 10 VH-fakulteten Utbildningsservice LTV-fakulteten Cecilia Alsved 040-41 55 50 Utbildningsavdelningen (examen) Helny Carlsson 018-67 10 49 4
Antagning till forskarutbildning SA90 Denna funktion används för att lägga in, ändra eller ta bort antagning till forskarutbildning. Man kan: - generera tillfälligt personnummer - lägga in personnummer, namn och adress - ändra/ta bort tidigare inlagd antagning - lägga in/ändra/ta bort grundexamen från annan högskola - lägga in handledare Grundexamen från annan högskola, handledare och forskarskola kan bara anges för personer som är antagna till forskarstudier. Etablering, tillfälligt personnummer, adress Har personen inget fullständigt personnummer, kan ett tillfälligt personnummer skapas. Ange de sex första siffrorna, tabba Klicka på sökpilarna Kolla att personen inte finns i listan nedan, Om studenten finns, välj denne. Om inte, skapa ett tillfälligt personnummer. Klicka på tillfälligt pnr Ange kön, personnummer och namn Klicka på skapa pnr Uppdatera Adress kan läggas in efter uppdatering av startformuläret om menyalternativet 'Lägg in adress - SA01' är förvalt 5
Antagning Ange personnummer Ange - licentiat (typ L) doktor (typ D) doktor senare del (typ S), d.v.s. personen har redan en licentiatexamen Ange personnummer. Om studenten saknar fullständigt personnummer, ange de sex första siffrorna och tryck på Tab. Se vidare ovan Etablering Ange ämne, termin och datum Vid inläggning/ändring är ämne, termin, datum obligatoriska uppgifter. Termin (=antagningstermin) avser den termin då man påbörjar studierna inom ett ämne med avseende på angiven antagningstyp. Om land angetts under 'Anknytning till annan högskola' är utl.högskola obligatorisk uppgift. Vid antagning till typ S=doktor senare del måste det finnas avbrott på antagning till L=licentiat. Antagning till typ L och D är inte möjligt inom samma ämne. Om personen är antagen till flera ämnen visas dessa. Markera raden som skall ändras/tas bort och då visas personens samtliga antagningsuppgifter. Ändring För att ändra/ta bort uppgifter får inte nedanstående vara inrapporterat för angiven antagningstyp: aktivitet och försörjning, handledare, individuell studieplan, dokumentation av läskurser uppnådd andel inom forskarutbildningen, avhandling, alla läskurser klara 6
Forskarstuderandes handledare SA91 Inläggning - Aktuella handledare Markera Inläggning Ange forskarämne, obligatorisk uppgift. Ange personnummer. Ange ordinarie eller biträdande handledare (endast en ordinarie kan anges, typ av handledare kan bara ändras om start och slutdatum inte är ifyllt) Ange handledarkod, inst och startdatum obligatorisk uppgift Uppdatera Finns det redan aktuella handledarposter inlagda visas dessa. Slutdatum kan anges, dock ej senare än dagens datum. Efter uppdatering blir då posten historik och kan endast ses om historik-alternativet angetts. Handledarkod, institution och startdatum är obligatoriska uppgifter. Namnet på handledaren visas först då även institution är inlagt. Indexformuläret för handledare ger handledare på viss institution. Inläggning Historik Markera Historik Ange forskarämne, obligatorisk uppgift. Ange personummer. Ange ordinarie eller biträdande handledare (endast en ordinarie kan anges, typ av handledare kan bara ändras om start och slutdatum inte är ifyllt) Ange handledarkod, inst och startdatum obligatorisk uppgift Uppdatera Finns det redan historiska handledarposter inlagda visas dessa. Slutdatum kan tas bort. För ordinarie handledare dock endast för senaste handledaren och om det inte 7
finns någon aktuell handledare inlagd. Efter uppdatering blir då posten aktuell och kan endast ses om alternativ aktuella handledare angetts. Borttagning Ange forskarämne Ange personnummer Sätt "J" i fältet för Ta bort Klicka på Ta bort. Du får då en kontrollfråga om borttagning skall ske. Vid 'Ja' tas 'J'-markerade poster bort i databasen. Vid 'Nej' kommer du tillbaka till ifyllt formulär. 8
Individuell studieplan SA92 Den individuella planen är kopplad till ett forskarämne. Det är möjligt att lägga in flera individuella planer per forskarämne. För att lägga in en ny plan Du kan använda redigeringskommandona kopiera, klistra in och ta bort (se under redigera i menyn). Det går också bra att kopiera och klistra in text från andra dokument. Fetstil, understrykning och kursiv sparas inte. Däremot lagras radbrytningar och blankrader. Fyll i personnummer. Låt raden "Ny plan" vara markerad i listboxen och tryck OK. Ange datum Fyll i studieplan (ej obligatoriskt) Uppdatera 9
Ändring/Ta bort För att ändra eller ta bort en individuell plan man inte kommer åt att ändra eller ta bort planer som är daterade tidigare än föregående termin. Markera planen i listboxen Tryck OK. Gör ändring Uppdatera eller Klicka endast på Ta bort efter markering av plan. 10
Avbrott i forskarutbildning Registreras av fakultetskanslierna SA93 Inläggning Ange personnummer. Uppgifter om antagning och ev. examen visas. Om doktoranden är antagen till flera ämnen, kan man välja vilket ämne man vill rapportera för i drop down-listan. Ange datum och ev. diarienummer. Uppdatera. Ändring: Ange personnummer Befintliga uppgifter läggs ut i bilden Ändra datum och/eller diarienummer Uppdatera Borttagning Ange personnummer Befintliga uppgifter läggs ut i bilden Klicka på Ta bort 11
Deltagande i forskarskola SA94 Denna funktion gör det möjligt att ange forskarskola för doktoranden. Funktionen kan öppnas på två sätt genom att: 1. öppna SA94 som egen funktion. Därefter anges valfritt personnummer. Systemet läser upp doktorandens antagningar i listboxen. 2. först starta SA90 och därefter välja forskarskola i startformuläret. Funktionen kommer då att ingå som en delfunktion i SA90. Har man angivit ett personnummer i SA90 följer detta med in i detta formulär. Systemet läser därefter upp doktorandens antagningar. Därefter kan man välja en antagning i listboxen och lägga till, ändra eller ta bort forskarskola för doktoranden. Inläggning av forskarskola När du ska lägga in en ny forskarskola väljer du en antagning i listboxen och därefter anger du en forskarskola i fältet under rubriken "Forskarskola". Ändring av forskarskola Ändring sker direkt i fältet under rubriken forskarskola. Borttagning av forskarskola När du ska lägga in en ny forskarskola väljer du en antagning i listboxen och därefter trycker du på knappen "Ta bort". Uppdatering sker automatiskt. Spara uppgifter När inläggning av forskarskola eller ändringarna är klara, sparar du genom att trycka på knappen "Uppdatera". 12
Särskilt tillstånd till forskarstudier SA95 Funktionen används för att lägga in, ändra och ta bort uppgift om särskilt tillstånd att läsa forskarutbildningskurser utan att vara antagen till forskarutbildning. Inläggning, ändring eller borttagning kan göras för en person åt gången. Etablering sker centralt på fakultetskansliet. Inläggning Ange personnummer Ange institution, terminsintervall och ev. anknytning till annan svensk eller utländsk högskola. Anteckning, t.ex. diarienummer, ämne etc. kan göras. Uppdatera. I Funktions-menyn kan du markera alternativet Lägg in adress. Då kommer du automatiskt vidare till SA01 efter uppdatering. Ändring Markera ändring Välj uppgift som skall ändras genom att markera en rad och tryck på "Tabba". Ändra den eller de uppgifter som är fel. Uppdatera. Borttagning Markera borttagning Välj uppgift som skall tas bort genom att markera en rad och tryck på "Tabba". Ta bort. 13
Registrering och aktivitet/försörjning RG90 OBS! Registrering läggs in i början av varje termin. Viktigt för doktoranden för att få rabatter av olika slag. Aktivitet och försörjning läggs in i slutet av varje termin. Du kan välja att skriva ut rapporteringsunderlaget i form av lista eller som blankett att dela ut till doktoranderna. Ange vilken termin underlaget skall avse. Sortering kan göras på institution/ämne eller person. En person, registrering Markera en person och registrering Ange termin. Innevarande termin är default. Klicka på bearbeta. Ange termin och personnummer. Antagningsuppgifter visas. Du kan inte registrera om personen har tagit ut examen eller har avbrott tidigare terminer än den innevarande. Du kan heller inte registrera om du saknar behörighet för ämnet ifråga Markera i rutan Uppdatera Flera personer, registrering Markera flera personer och registrering Ange termin Klicka på bearbeta J eller N skrivs in i rutorna. Du kan även använda förvald markering så du får samma bokstav inlagd på alla rutor Uppdatera Ta bort en registrering ta bort markeringen i rutan Uppdatera Du kan inte ta bort registreringen om aktivitet och försörjning är inlagt. 14
Aktivitet och försörjning En person Innevarande termin är default. Ändra om annan termin gäller Ange personnummer Lägg in aktivitet och försörjning Använd beräkna knappen om du behöver hjälp med att räkna ut aktiviteten Uppdatera Flera personer Markera aktivitet och försörjning. Klicka på Sök ut aktiva (I rutan "Antal" ser du hur många du har sökt ut) Välj något av alternativen. Tex institution Markera någon av alternativen vid aktivitet Ange termin och sök Klicka på klar och sedan bearbeta Markera den person du vill lägga in uppgifter på och fortsätt så tills alla personer har aktivitet och försörjning inlagd Uppdatera 15
Rapportera forskarutbildningskurser RS90 Institution som är ansvarig för kursen är också ansvarig att rapportera ALLA doktorander som deltagit på kursen i Ladok. Inläggning av kurs, flera personer Ny lista Ange kurskod, eller svenskt och engelskt kursnamn samt poäng. Ange datum för godkännande, institution och examinator. Ange personnummer och ev. avvikande datum, person för person. "Tab" ger ny rad. Klicka på Spara Klicka på Skriv ut arkivlista Gör definitiv inläggning 16
Inläggning/ändring/borttagning av kurs, en person Ny lista. Välj Inläggning, Ändring eller Borttagning. Ange personnummer. Fyll i kurskod eller svenskt och engelskt kursnamn samt poäng. Ange datum, institution och examinator Klicka på Spara Skriv ut arkivlista Gör definitiv inläggning Ändring: Markera kurs som skall ändras ur listboxen. Uppgifterna visas då i bildens nedre del kursnamn, engelskt kursnamn, poäng samt datum och kan ändras. Klicka på Spara Klicka på Skriv ut arkivlista Gör definitiv inläggning Borttagning: Markera kurs som skall tas bort ur listboxen. Uppgifterna visas då i bildens nedre del. Klicka på Spara Klicka på Skriv ut arkivlista Gör definitiv inläggning 17
Städning av listor Välj de listor du själv lagt upp eller alla listor du är behörig till. Listorna visas i listboxen. Markera den lista du vill ta bort och tryck på 'Ta bort'. Du kan också titta på innehållet i listan genom att välja Visa lista Definitiv inläggning Ange listnummer samt kontrolltal. Dessa uppgifter återfinns på arkivlistan. Listtyp och antal personer på listan visas. Du kan även se innehållet på listan genom att välja Visa lista Uppdatera 18
Tillgodoräknanden på forskarnivå RS21 Här visas samtliga antagningar till studier på forskarnivå som studenten har påbörjat. Du ser också om det finns avbrott i utbildningen och/eller forskarexamen. Uppgifter som visas i nedre visningsfältet("tillgodoräknanden") Här visas samtliga tidigare inrapporterade tillgodoräknanden. För varje tillgodoräknandebeslut visas översiktligt vilka uppgifter tillgodoräknandet grundas på samt vilka uppgifter tillgodoräknandet motsvaras av samt, i förekommande fall, hur många högskolepoäng som beslutet omfattar. Nytt tillgodo (bild på nästa sida) Ange personnumret välj det ämne som är berört klicka sedan på 'Nytt tillgodo'. Ange beslutsdatum och beslutsfattare Markera högskoleutbildning eller annan verksamhet Fyll i de uppgifter som tillgodräknandet grundas på Fyll sedan i de uppgifter tillgodräknandet motsvaras av. Kurskod anges om det är en kurs man läst på grundutbildningen vid SLU. 19
Ändring/borttagning Om du vill ändra eller ta bort ett tillgodoräknande ska du markera aktuellt tillgodoräknande i det nedre visningsfältet klicka på 'Ändra/Ta bort'. Du kommer då till ett nytt formulär där de uppgifter som redan finns om tillgodoräknandet visas och kan ändras eller tas bort. Du måste vara behörig till tillgodoräknandet för att kunna ändra eller ta bort det. Arkivlista Under menyn Funktion kan du markera alternativet 'Arkivlista'. Från inläggningsformuläret sker då utskrift automatiskt om alternativet är förvalt. Arkivlistan fungerar som ett kvitto över inlagda uppgifter. För utskrift från detta formulär välj knappen 'Skriv ut arkivlista'. Du måste vara behörig till tillgodoräknandet för att kunna skriva ut arkivlistan. Arkivlistan för borttagning kan inte skrivas ut via denna knapp utan endast från formuläret där borttagningen uppdateras. Viktigt att tänka på: * Kurser på forskarnivå som läses INOM SLU är INTE tillgodoräknande. * Kurser på forskarnivå som läses UTANFÖR SLU ska tillgodoräknas. * Kurser på forskarnivå som ges av SLU ska rapporteras i RS90 av kursgivande institution för ALLA som gått kursen. * Kurser lästa före antagningsdatum ska tillgodoräknas. * Kurser på grund- och avancerad nivå - ska tillgodoräknas. Forskarstuderande har ingen förtur på dessa kurser utan måste anmäla sig till kurserna via antagning.se * Kurser på forskarnivå lästa på avdelningar vid SLU som inte har examinationsrätt t.ex. biblioteket, läggs in i RS90 med huvudhandledaren som examinator. 20
Uppnådd andel inom forskarutbildningen RS92 Funktionen används för att lägga in, ändra och ta bort uppgift om handledarens uppskattning av forskarstudentens uppnådda procentuella andel inom forskarutbildningen, relaterad till fordringarna för aktuell examen. En person Ange personnummer. Antagningsuppgifter visas då för denna person. Markera 'Ny termin' i listan. Fyll i termin och procenttal. Uppdatera Ändra: Välj den termin som skall ändras ur listan. Ändra procenttalet Uppdatera 21
Ta bort: Välj termin ur listan. Klicka därefter på Ta bort Flera personer Markera flera personer Ange termin Sök ut aktiva Välj något av ämne, institution, fakultet, vetenskapsområde, nationellt ämne Sök Ange andel Klicka på stryk på de personer du inte ska lägga in någon uppgift på Uppdatera 22
Rapportera alla läskurser klara RS93 Inläggning kan göras för en eller flera personer åt gången, medan ändring och borttagning måste göras för en person i taget. Flera personer Markera flera personer Ny lista markeras, tryck på "OK". Markera vilken typ av examen som avses. 2007 = antagna från 1/7 2007. Ange ämne och datum Ange institution och handledare Lägg in personerna som ska rapporteras med personnummer Spara Skriv ut arkivlista Gör definitiv inläggning Befintlig lista Markera raden och tryck på "Visa lista". Gör ändringar om det behövs Skriv ut arkivlista för markerad lista. Gör definitiv inläggning 23
Definitiv inläggning Ange listnr och kontrolltal Tryck på "OK". 24
Handledares värdering av forskarutbildningskurser RS94 Tillgodoräknade kurser är i sig redan bedömda och kopplade till ämne, och kan inte behandlas här. Inläggning Markera Inläggning Ange personnummer Kolla att rätt ämne är förmarkerat. Tabba. Markera en kurs från listan Ange poäng och beslutsdatum. Upprepa ev. för flera kurser. Uppdatera och skriv ut arkivlista Ändring: Markera Ändring Ange personnummer Kolla att rätt ämne är förmarkerat. Tabba Markera en kurs från listan. Tabba. Befintliga uppgifter läggs ut i bilden Ange poäng och beslutsdatum. Upprepa ev. för flera kurser. Uppdatera och skriv ut arkivlista Borttagning: Markera Borttagning Ange personnummer Kolla att rätt ämne är förmarkerat. Tabba Markera en kurs som skall tas bort. Tabba. Klicka på ta bort och skriv ut arkivlista 25
Godkänd avhandling RS95 Inläggning, ändring eller borttagning av uppgift om godkänd avhandling för lic.- och doktorsexamen och därtill hörande avhandlingstitel kan göras för en person åt gången. Ny lista. Välj Inläggning, Ändring eller Borttagning. Fyll i personnummer. Uppgifter om antagning och ev. avbrott visas. Om doktoranden är antagen till flera ämnen, visas ämnena i en drop down-lista, och man kan välja vilket ämne man vill rapportera för. Välj licentiat- eller doktorsexamen. Ange datum, ev. diarienummer och handledare. Lägg in avhandlingstiteln samt titel på annat språk Uppdatera. Ändring Befintliga uppgifter läggs ut i bilden. Ändra de uppgifter som skall korrigeras. Uppdatera. Borttagning Befintliga uppgifter läggs ut i bilden. Ta bort. OBS! Om "Skriv ut arkivlista" är markerad, skrivs arkivlista ut i samband med uppdatering. Arkivlista kan inte tas ut när uppdateringen väl är gjord. I menyn Funktion kan du välja om alternativet skall vara förvalt eller inte. 26
Rapportera forskarexamen (SUS utfärdar forskarexamen) RS96 Funktionen används för att lägga in, ändra och ta bort forskarexamen för en person i taget. Börja med att lägga in ett examensärende. Inläggning (inrapportering) Här kan du rapportera in licentiat/doktorsexamen för en person i taget. Förutsättningarna är att alla kurser ska vara klara (rapporteras in i RS93) och att godkänd avhandling för aktuellt ämne och examenstyp är inrapporterad (sker i RS95). Ange först personnummer. Om personen inte finns i registret eller inte är antagen till forskarutbildning får du ett felmeddelande. Forskarutbildningsämne visas automatiskt. Endast ämnen som personen är antagen till visas. Om en person är antagen till flera ämnen, kan du välja mellan de ämnen som finns tillgängliga. De uppgifter som visas om ämnet är benämning tillsammans med antagningsdatum, -termin, ev datum för avbrott i forskarutbildningen samt datum för alla kurser klara och godkänd avhandling med aktuell examenstyp. Examenskod måste anges. Examenskod kan anges direkt eller sökas. Endast examenskoder som är aktuella inom ämnesfakulteten visas. Ange examensdatum Datum för avslutade forskarstudier bör anges (om studierna verkligen ska avslutas i och med examen). Om datum anges får du möjlighet att lägga in avbrott i forskarutbildningen. Det går också att lägga in ett avbrott i forskarutbildningen. Diarienummer bör då anges. Du kan också göra detta i SA93. I och med att man lägger in ett avbrott i forskarutbildningen ändras automatiskt status för doktorandens handledare. Detta innebär att man avslutar handledarens(-nas) handledningsuppdrag gentemot doktoranden. Du kan också göra detta i SA91. 27
Tryck på Uppdatera-knappen för att uppgifterna ska lagras i registret. Ändring Du kan bara ändra examenskod, examensdatum och datum för avslutade studier. I övrigt fungerar det som för inläggning. Det är inte möjligt att aktivera/inaktivera handledare och att lägga in eller att bort avbrott i forskarutbildningen. Detta måste ske i SA91 resp SA93. Alla förändringar i forskarexamen loggas. Tryck på Uppdatera-knappen för att uppgifterna ska lagras i registret. Borttagning Du kan här ta bort alla uppgifter om en forskarexamen. Det är inte möjligt att aktivera/inaktivera handledare och att lägga in eller att bort avbrott i forskarutbildningen. Detta måste ske i SA91 resp SA93. Alla borttag av forskarexamen loggas. Tryck på Uppdatera-knappen för att uppgiftena ska tas bort från registret. Du får alltid en fråga om du vill genomföra borttagningen. Du har då möjlighet att ångra dig, innan borttagningen sker. 28
Ladok Vem gör vad inom forskarutbildningen Ladok SUS Kansli Institution Antagning SA90 Adressändring SA01 Handledarförändring SA91 Individuell studieplan SA92 Registrerar i Ladok Underskrivet meddelande (e-post, fax) från inst. el prefekt (obl. för NLfakulteten) Blankett skickas ifylld med bilaga till kansliet (kopia på examen för externa studenter) Ja, tillfällig adress Lägger in i Ladok (datumförändringar räcker) Namn och pnr ändring Kurskoder KA94 Efter inskickat pnr.bevis Lägger in i Ladok efter kurs etablerats i SLUkurs. Kursresultat RS90 Institutionens egna kurser för alla deltagare + vissa baskurser + tillgodoräknanden Handledares värdering av kurs RS94 Aktivitet och försörjning RG90 Ändring av poäng vid ev. överlappning I slutet av terminen Registrering RG90 I början av terminen Uppnådd nivå RS92 När den uppnås 29
Byte av ämne SA90 Definitivt avbrott = ej avslutad utbildning SA93 Alla kurser klara RS93 Godkänd avhandling RS95 Efter underskrift från prefekt/motsv. till kansliet Sorterar bort handlingarna till registrator Meddela kansliet Huvudhandledaren godkänner. Kopia på arkivlistan bifogas ansökan om examen Efter disputation. Protokoll till kansliet Examen RS96 Utfärdar examensbevis efter ansökan om examen. Särskilt tillstånd till forskarkurser SA95 Aktivitets- och försörjningsplan SA96 Deltagande i forskarskola SA94 Kansliet etablerar personerna utifrån uppgifter från institutionerna Läggs in vid antagning Läggs in vid antagning Resultatrapporterar precis som vanligt i RS90 30
Snabbkommandon och funktionstangenter Åtgärd Avsluta Ladok Begränsa Byt funktion Hjälp på fältnivå Klipp ut Klistra in Kopiera Senast använda pnr/kod Skriv ut Skärmutskrift Spara Spara grupp Stryk Stäng fönster Sudda bild Söktecken (=sökstjärnan) Sök Ta bort Uppdatera Utsökning Snabbkommando Alt+F4 F10 F12 F1 Ctrl+X Ctrl+V Ctrl+C = +tab Ctrl+P Ctrl+Skift+P Ctrl+S F11 Ctrl+Delete Esc Ctrl+R F3 (eller numeriskt plustecken och stjärna) Ctrl+F Ctrl+T Ctrl+U F9 31