Förfrågningsunderlag 2014-01-14 Upphandlande organisation Göteborgs Stads Upphandlings AB Upphandling Boende utan stöd Eva Brantäng 512/13 Symbolförklaring: Sista anbudsdag: 2014-02-03 Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 3. KVALIFICERINGS KRAV 3.1. Krav på leverantören 3.1.1. Allmänt om krav och kontroll Upphandlingsbolaget förbehåller sig rätten att avgöra om förtydliganden ska krävas in och om en närmare granskning av Leverantören och underleverantör/er behöver göras. Upphandlingsbolaget förbehåller sig rätten att kontrollera alla lämnade uppgifter. Upphandlingsbolaget begränsar kontrollen till de Leverantörer som efter utvärdering är aktuella för kontraktstilldelning. Om behov föreligger ska Leverantören kunna styrka samtliga i anbudet lämnade uppgifter. Genom anbudssvar accepterar Leverantören i förfrågningsunderlaget föreskrivna villkor, inklusive avtalsvillkor. Anbudssvar innebär även ett intyg på att uppgifter i anbud och bilagor är sanningsenliga. 3.1.2. Uteslutning enligt 10 kap. 1-2 LOU - Seriositetskontroll I 10 kap. 1 LOU anges uteslutningsgrunder som är förpliktigande medan 10 kap. 2 LOU anger grunder som gör det möjligt för Upphandlingsbolaget att utesluta en Leverantör från deltagande i upphandlingen. Göteborgs Stad och Upphandlingsbolaget arbetar aktivt med att försöka säkerställa att oseriösa leverantörer inte förekommer i stadens ramavtal. I arbetet ingår en kontinuerlig uppföljning och prövning leverantörernas seriositet, bl.a. genom ett samarbete inom Kunskapscentrum i Göteborgs stad. I Kunskapscentrum ingår, förutom Göteborgs Stad, tio myndigheter och ett av målen för samarbetet är att identifiera otillbörligheter i samband med upphandlingar. Upphandlingsbolaget genomför även fortlöpande kontroller mot myndigheter av Leverantörer och dess eventuella underleverantörer under hela avtalsperiodens genomförande, bl.a. avseende skattebetalningar. 3.1.3. Krav på skatter och socialförsäkringsavgifter samt registrering Leverantören ska ha fullgjort sina skyldigheter avseende inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter samt vara registrerad i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register, som förs i det land där Leverantörens verksamhet är etablerad. Leverantören ska även vara registrerad för mervärdesskatt, undantaget skattefria Utskrivet: 2014-01-14 15:40 Sida 1 av 8
verksamheter, samt inneha F-skattebevis. Upphandlingsbolaget kontrollerar, genom inhämtande av uppgifter från Skatteverket/Bolagsverket, att Leverantören uppfyller lagenligt ställda krav avseende sina inbetalningar av skatter och socialförsäkringsavgifter samt registrering. Kravet ska vara uppfyllt per den dag inhämtandet sker. I det fall det inte är möjligt för Upphandlingsbolaget att få tillgång till de aktuella uppgifterna ska Leverantören när Upphandlingsbolaget så begär vara beredd att tillhandahålla dessa uppgifter. Utländsk Leverantör ska, efter begäran från Upphandlingsbolaget, kunna tillhandahålla bevis i engelsk version som styrker att företaget inte har restförda skulder avseende skatter och sociala avgifter i det egna landet med motsvarande den information som framgår av Skatteverkets blankett SKV 4820 samt bevis i engelsk version som styrker registrering i det land verksamheten bedrivs enligt landets regler om aktiebolagsregister, handelsregister eller liknande register. Kravet F-skatt och SKV 4820 uppfylls! (/ svar) 3.1.4. Krav på ekonomisk och finansiell ställning Leverantören ska ha sådan ekonomisk stabilitet och finansiell ställning att ramavtalet kan genomföras utan risk för störningar pga. ekonomiska problem. Upphandlingsbolaget inhämtar och bedömer Leverantörens ekonomiska ställning med hjälp av affärs- och kreditupplysningsföretaget Creditsafe riskklassning. Leverantören ska för att kravet ska anses vara uppfyllt inneha en riskklassificering motsvarande minst god kreditvärdighet. I de fall Leverantören har lägre riskklassificering/rating (eller inte kan visa detta hos angivet kreditupplysningsföretag eller annat kreditupplysningsföretag) kan Leverantören ändå anses uppfylla detta krav under förutsättning att: a. Leverantörens moderbolag eller annan garant uppfyller kravet i första stycket denna punkt, lämnar moderbolagsgaranti undertecknat av moderbolagets firmatecknare eller likvärdig garanti, i vilken Leverantörens fullgörande av sina åtaganden enligt eventuellt ramavtal garanteras, eller; b. Leverantörens revisor lämnar en sådan förklaring att Upphandlingsbolaget kan anse att det är klarlagt att Leverantören innehar motsvarande ekonomiska stabilitet. En Leverantör som är medveten om eller misstänker att kravet på ovan angiven riskklass inte är uppfyllt ska bifoga bevis enligt a-b ovan i sitt anbud. Intygen får inte vara äldre än tre (3) månader räknat från sista anbudsdag. Krav på ekonomisk och finansiell ställning uppfylls! (/ svar) Om leverantören är medveten om att kravet ej uppfylls så ska här anges om leverantören uppfyller kravet enligt alternativ a eller alternativ b. Bilaga på hur kravet uppfylls ska bifogas anbudet. (Fritextsvar) 3.1.5. Teknisk förmåga och kapacitet Leverantören och eventuella underleverantörer ska ha erforderlig teknisk förmåga och kapacitet för uppdragets genomförande med hänsyn tagen till det minsta antal leverantörer som kan komma att antas samt vara organiserad så att verksamheten bedrivs med hög Utskrivet: 2014-01-14 15:40 Sida 2 av 8
service och god kvalitet. Som bevis på teknisk förmåga och kapacitet ska lämnas en kortfattad beskrivning av leverantörens företag. Beskrivning av teknisk förmåga och kapacitet ska inlämnas! (Fritextsvar) Leverantören ska ha alla de tillstånd som krävs att bedriva verksamheten. Detta kan vara t ex tillstånd att bedriva hotell, att byggnaden är godkänd av brandmyndighet, att byggnadstillstånd finns för fastigheten. Tillstånden ska kunna visas upp på begäran av Upphandlingsbolaget. (/ svar) 3.1.6. Kvalitetsledningssystem Leverantören ska arbeta efter ett kvalitetsledningssystem, antingen i form av certifiering från tredje part eller i form av eget dokumenterat kvalitetssystem. Kvalitetsledningssystemet ska kunna visas upp efter begäran från Upphandlingsbolaget. Kravet kvalitetsledningssystem uppfylls! (/ svar) 3.1.7. Underleverantörer Leverantören har möjlighet att anlita underleverantörer för utförande av hela eller delar av uppdraget under förutsättning att dessa redovisas i anbudet. Leverantören som avser att använda underleverantörer ska förfoga över dessa resurser i den omfattning som krävs för att uppfylla de krav som upphandlingen omfattar. Mellan Leverantören och underleverantören ska ett giltigt samarbetsavtal finnas. Leverantören ska vid avtalsstart på begäran från Upphandlingsbolaget kunna uppvisa giltigt samarbetsavtal eller en försäkran om att underleverantören kommer ingå i Leverantörens kapacitet. I de fall underleverantör byts ut eller läggs till under ramavtalstiden ska underleverantören godkännas av Upphandlingsbolaget. Då Underleverantörer används ska dessa redovisas här med bolagetsnamn och organisationsnummer. (Fritextsvar) 3.2. Särskilda kontraktsvillkor 3.2.1. Antidiskrimineringsklausul Leverantören förbinder sig att följa vid varje tillfälle gällande antidiskrimineringslagstiftning. Härmed avses diskrimineringslagen (2008:567), olaga diskriminering enligt 16 kap. 9 brottsbalken (1962:700) och förbud mot missgynnande behandling enligt 16 föräldraledighetslagen (1995:584) eller lagar och bestämmelser som ersätter dessa. Leverantören ska senast 14 dagar efter att Upphandlingsbolaget begär det, normalt i samband med uppföljningsmöte, redovisa följande uppgifter och handlingar till Upphandlingsbolaget: a) Jämställdhetsplan enligt 3 kap. 13 diskrimineringslagen, alternativt en uppgift om antalet sysselsatta vid senaste årsskiftet till styrkande av att planen inte behöver upprättas. b) Redovisning av aktiva åtgärder enligt 3 kap. 3-9 diskrimineringslagen. c) Sanningsförsäkran som anger om Leverantören eller anställd som leverantören ansvarar för, vid utförandet av kontraktet, enligt lagakraftvunnen dom brutit mot en Utskrivet: 2014-01-14 15:40 Sida 3 av 8
straffbestämmelse eller ett förbud enligt vid varje tillfälle gällande antidiskrimineringslagstiftning. Leverantören är dessutom skyldig att på Upphandlingsbolagets begäran redovisa ytterligare information som krävs för kontrollen. Om Leverantören inte inom föreskriven tid lämnar sådan information som ovan nämnts eller om leverantören vid utförandet av kontraktet inte uppfyller sina skyldigheter enligt vid varje tillfälle gällande antidiskrimineringslagstiftning utgår vite med 5 000 kr per varje kalendervecka efter att Leverantören mottagit underrättelse om överträdelsen och till det att rättelse vidtagits och maximalt 50 000 kr/år.vite som begärts på felaktig grund ska återbetalas till Leverantören. Om Leverantören eller anställd som denne svarar för, vid utförandet av kontraktet, enligt lagakraftvunnen dom brutit mot ett förbud enligt vid varje tillfälle gällande antidiskrimineringslagstiftning utgör detta ett allvarligt avtalsbrott som kan medföra grund för förtida upphörande av kontraktet och pågående uppdrag. Leverantören ska ålägga underleverantörer samma skyldigheter, under förutsättning att underleverantören i Sverige kommer utföra en väsentlig del av kontraktet. Ovanstående villkor gäller endast Leverantörer som omfattas av svensk materiell rätt. 3.2.2. Anti-korruption Leverantören ska aktivt arbeta med anti-korruption. Leverantören, förutsatt att det rör sig om ett svenskt bokföringskyldigt företag, ska i sin verksamhet följa Institutet Mot Mutors Näringslivskod. Ingen form av mutor, eller oegentliga erbjudanden om betalning till eller från anställda, företag eller organisationer tolereras. 3.2.3. Leverantörens miljöarbete I Göteborgs Stads Upphandlings- & inköpspolicy anges att leverantörer till staden ska bedriva ett systematiskt miljöarbete som är möjligt att följa upp. Göteborgs Stads Miljöprogram är ett styrdokument med fokus på Stadens beslut om och genomförande av åtgärder för att nå beslutade miljökvalitetsmål. Som ett led i dessa åtaganden ska Leverantören på begäran av den upphandlande myndigheten kunna redovisa att ställda miljökrav uppfylls under hela avtalstiden. Redovisningen ska minst omfatta: rutiner och metoder för förmedling av miljöinformation, som är relevant för avtalet, till den egna personalen rutiner och metoder för att säkerställa att miljökrav uppfylls i enlighet med avtalet rutiner och metoder för att säkerställa efterlevnaden av myndighetskrav, beslut och föreskrifter som rör verksamheten Kemikalier Leverantörens personal skall vara insatt i att kemikalier från exempelvis städ, disk och tvätt har en miljöpåverkan. Rutiner för att säkerställa att kemikalier hanteras i enlighet med gällande kemikalie- och arbetsmiljölagstiftning skall ha tagits fram senast 12 månader från avtalsstart. Avfallshantering Leverantören skall senast 12 månader från avtalsstart ha rutiner för källsortering av avfall inklusive farligt avfall, i den egna verksamheten. Källsortering ska ske så långt det är möjligt och i de fraktioner som kommunen anvisar. Utskrivet: 2014-01-14 15:40 Sida 4 av 8
Om miljöarbete inte genomförs enligt ovanstående kan detta komma att anses som väsentligt avtalsbrott. 3.3. Elektronisk handel 3.3.1. Winst WINST är Göteborgs Stads gemensamma inköpsportal som stödjer avancerad avtalsexponering för avtalsanvändarna och ska på sikt leda till e handel. Sökfunktioner gör det möjligt att söka, jämföra vara/tjänst, se bilder med beskrivande text, synliggöra vara/tjänst med olika symboler så som ekologiska varor etc. WINST gör det möjligt att enklare urskilja vilka produkter som varje avtal innehåller samt underlättar vid avrop. Bättre exponering av ramavtal kommer främja avtalstroheten. Mer information finns på www.uhb.goteborg.se/winst där även följande bilagor kan inhämtas: Generell e-handelsinfo (2009-05); Egenhanterad leverantör avtal (2009-03); Integrerad leverantör avtal (2009-03); Bil. 1 Leverantörsavrop (2009-03); Bil. 2 NEA Allmänna bestämmelser 2007. 3.3.2. Elektronisk beställning och elektronisk fakturering Samtliga ramavtalsleverantörer kommer att anslutas till WINST för avtalsexponering. Leverantören accepterar att avtalspriser, avtal och kontaktpersoner m.m. publiceras i WINST. Eventuell produktexponering kan ske antingen genom egenhanterad eller "integrerad leverantör" genom Visam Proceedo för att kunna ta emot framtida elektroniska beställningar. Leverantören äger endast rätt att exponera upphandlat sortiment i WINST. Leverantör som erhåller avtal ska, i samband med avtalstecknande, även fylla i bilaga WINSTINFORMATION. Samtliga krav E-handel enligt ovan accepteras! (/ svar) 3.4. Krav på varan/tjänsten 3.4.1. Möten under anbudstiden Det kan bli aktuellt med besök, anmälda eller oanmälda under anbudstiden. Det kan även bli aktuellt att leverantören kallas till ett möte under anbudstiden. Leverantören accepterar att det kan bli besök hos leverantören / möten med leverantören under anbudstiden (/ svar) 3.4.2. Personal och öppettider Det ska finnas en namngiven person som är ansvarig för verksamheten på boendet och som är kontaktperson för avtalet. För att kunna göra bokningar ska leverantören kunna nås på telefon mellan kl 10.00-19.00. Det ska finnas någon på boendet t ex i en reception som vid beställda bokningar kan ta emot de personer som ska bo där.boendet ska, när det finns placerade personer där, vara bemannat alla dagar minst mellan kl 9-11 och mellan kl 15-20. kravet accepteras (/ svar) Utskrivet: 2014-01-14 15:40 Sida 5 av 8
3.4.3. Geografisk placering Boendet ska ligga i Göteborg eller inom en 5 mils radie (räknat från Göteborgs Centralstation). I bilaga 1 anger leverantören adress kravet accepteras och uppfylls (/ svar) 3.4.4. Boendets standard Rummet/lägenheten ska vara möblerat och med det menas att det ska vara anpassat till nattvila. Med detta menas sängplats, avlastningsyta och någonstans att hänga av sig kläder. Det ska finnas möjlighet att sitta ner och äta på rummet eller i gemensamt utrymme. Det ska finnas tillgång till toalett och dusch. Det ska finnas tillgång till TV. kravet accepteras (/ svar) 3.4.5. Kost De boende svarar själva för sin kosthållning. Leverantören ansvarar för att det finns tillgång till eget/ gemensamt kök med matlagningsmöjligheter, och att det finns nödvändig köksutrustning kravet accepteras (/ svar) 3.4.6. Städning, tvätt, hygien Leverantören ansvarar för att lokalerna är rena och håller en god hygienisk standard. De boende ansvarar för daglig städning av den egna lägenheten/ rummet. Leverantören tillhandahåller städutrustning som ska finnas lätt tillgänglig för de boende. Leverantören ska tillhandahålla rena lakan och handdukar minst en gång i veckan eller vid behov. Den boende ansvarar själv för tvätt av sina personliga tillhörigheter och ska ha tillgång till tvättstuga. kravet accepteras (/ svar) 3.4.7. Allmänna kommunikationer Det ska gå att ta sig till boendet med allmänna kommunikationer. kravet uppfylls (/ svar) Utskrivet: 2014-01-14 15:40 Sida 6 av 8
3.4.8. Avvisning Personer som uppträder hotfullt eller brukar våld får avvisas och ska polisanmälas. Om avvisning blir aktuell ska placerande nämnd omedelbart kontaktas. Dagtid handläggaren på placerande förvaltning, övrig tid Socialjouren. Vid avvisning upphör nämndens betalningsansvar omgående. kravet accepteras (/ svar) 3.4.9. Boendets upphörande Nämndens betalningsansvar upphör när placeringsavtalet gått ut. Placeringsavtalet kan av vardera parten sägas upp i förtid. Uppsägningen skall vara skriftlig genom e-post, fax eller brev. Efter en sådan uppsäg-ning upphör avtalet att gälla 3 dagar efter uppsägningen. Om leverantören säger upp platsen och även begär att den boende ska avflytta innan de tre dagarna gått ut upphör nämndens betalningsansvar omgående. kravet accepteras (/ svar) 3.4.10. Avflyttning Leverantören svarar för: Flyttstädning Sanering Låsbyten Förvaring av kvarlämnade saker och tillhörigheter. Leverantören ansvarar i 3 månader för förvaring av kvarlämnade saker och tillhörigheter. Det är leverantörens ansvar att informera den boende om detta samt även att avyttra saker som inte avhämtats efter dessa 3 månader. kravet accepteras (/ svar) 3.4.11. Tystnadsplikt Berörd personal hos leverantör ska skriftligen förbinda sig,att iaktta den tystnadsplikt som gäller för uppdraget. Leverantörens personal ska vara väl informerad om de lagar och förordningar, som gäller för den sekretessbelagda informationen. Detsamma gäller berörd personal hos anlitad underleverantör och volontärer. Oavsett om skriftlig sekretessförbindelse upprättats eller ej, så har leverantören ansvaret för att tystnadsplikten efterlevs. kravet accepteras (/ svar) Utskrivet: 2014-01-14 15:40 Sida 7 av 8
3.4.12. Brandsäkerhet Leverantören ska bedriva systematiskt brandskyddsarbete i enlighet med lagen (SFS 2003:778) om skydd mot olyckor som kan föranleda räddningsinsatser och ska dokumentera genomförda brandskyddsinsatser. Kommunen ska vid begäran delges upprättade brand-/skyddsdokument. Det ska finnas brandskyddssamordnare som har fått särskild utbildning i brandskydd. kravet uppfylls (/ svar) 3.4.13. Bolistan Antagna leverantörer ska registrera sig på Bolistan och där meddela sina lediga platser. Bolistan nås av samtliga av Göteborgs Stads socialsekreterare, då den är tillgänglig via Internet. kravet accepteras (/ svar) 3.4.14. Barnperspektivet Om leverantören tar emot barn - barnfamiljer så ska leverantören beskriva hur man tillgodoser en trygg och säker miljö för barnen att vistas i. Beskriv nedan hur ni säkerställer en lämplig, trygg och säker miljö för barn att vistas i.om ni inte tar emot barn skriv "ej aktuellt" nedan (Fritextsvar) Utskrivet: 2014-01-14 15:40 Sida 8 av 8