Närvarande med rösträtt Ulf Klingnäs Gustaf Haag Hanna Nilsson Carin Stegen Richard Trum Förhinder Jörgen Wallin Närvarande utan rösträtt Ej tillämpbar 72. Mötesformalia a) Mötets öppnande Gustaf Haag hälsade alla välkomna och förklarade mötet öppnat. b) Val av sekreterare att välja Carin Stegen till sekreterare. c) Fastställande av dagordningen att godkänna dagordningen. 73. Föregående protokoll att lägga föregående protokoll till handlingarna. 74. Uppföljning av beslut Styrelsen gick igenom tidigare fattade beslut, se bilaga 1. Sida 1 (7)
75. Återkommande rapporter a) Presidierapport Inget nytt från presidiet sedan föregående möte. b) Ekonomisk rapport med budgetuppföljning Richard har sammanfattat en halvårsrapport över 2012 års ekonomiska status. Se bilaga 2. att uppdra åt Ulf att sända ut den ekonomiska rapporten tillsammans med utökad information om ledarhelgen Glöd snarast möjligt. c) Riksroverscoutkommitténs verksamhetsrapport ROKO representerar i projektgruppen för scouternas webbplattform och arbetar på med kommittéarbetet. Under sommaren har arbetet dock inte varit väldigt aktivt i och med ledigheter. d) Alma Almanackan är tryckt och bör vara färdig för leverans i slutet av augusti, webbsidan är färdig dock är den inte uppkopplad ännu men bör också kunna vara tillgänglig i slutet av augusti. Modulen för kortbetalning via Payzone är färdigställd. Gustaf har varit i kontakt med KFUM Sverige och nått en överenskommelse om att de hostar vår beställnings webbsida av almanackan. e) Anläggningarna Sjöbo och Storvallen Avtalen för Storvallen är signerade och färdiga. Sista augusti så sker tillträdet. Ingen ny rapport gällande Sjöbo sedan föregående möte. Ekerö Det finns en scoutstuga ute på Ekerö som står på mark arrenderad av kommunen som tidigare har tillhört en av våra scoutkårer som nu har lagt ner sin verksamhet. Nu står stugan tom. Gustaf har varit i kontakt med Ekerö kommun som vill ha besked om vi har för avsikt att ta över driften av fastigheten. Styrelsen anser att det är viktigt att se om intresset finns hos någon av de lokala kårerna. att uppdra åt Gustaf att besöka fastigheten och undersöka dess skick samt ta bilder som han sedan vidarebefordrar till Sanna på kansliet. Sida 2 (7)
att uppdra åt Sanna att förmedla informationen om den tillgängliga fastigheten till geografiskt närliggande kårer för att undersöka om intresse för verksamhet i stugan finns. 76. Tillfälliga rapporter a) Kreativ Brief Umeå 2014 Gustaf har varit på ett möte gällande KFUM festivalen i Umeå 2014 där planer och visioner rörande festivalen diskuterades och sattes i bruk. Arbetet är fortfarande i planeringsfasens startskede. b) Wild Wild West Gustaf och Ulf besökte lägret i två dagar och samtalade med både några av de 1300 deltagare och lägerarrangörerna. Bland annat tog de kontakt med flertalet av kårerna som var med på lägret. Bra program på lägret med ett utmärkt upplägg. c) Migrering av Scoutnet Hanna var på möte i Stockholm med företaget Redpill som står bakom Scouternas nya registermodul Scoutnet. Där diskuterades tidsplan och andra praktiska frågor kring databasfilerna med mera. Johan har varit i kontakt med Clubonweb angående vårt certifikat gällande Regina. Redpill har fått tillgång till vårt system. Under hösten ska vårt register migreras från Regina till Scoutnet och sedan testköras med Regina som backup. Prisbilden för migreringen är ganska oklar och behöver tydliggöras, dels vad hela migreringens kostnad blir samt vilken stor del som ligger på förbundets ansvar att betala. att uppdra åt Hanna att få ut en databas export samt sända ut den till Redpill med en förfrågan om offert för ett kostnadsförslag. att utifrån offerten ta diskussion med Scouterna gällande kostnaderna. d) Rekrytering konsulenter i Väst Under sommaren har två annonser legat ute för de två konsulenttjänsterna som Scouterna söker i Väst regionen. Regionen har fått in 21 ansökningar varpå 8 st har gått vidare för intervju. Processen fortlöper under hösten där Mikael Andreasson, ordförande i scoutdistriktet i Göteborg, kommer att delta i intervjuerna av kandidater. Scouterna bör ha två konsulenter i början av september. Sida 3 (7)
e) Insamlingsarbete Gustaf har varit på ett möte med Marie Sjöberg på KFUM Sverige för att diskutera KFUK- KFUMs insamlingsarbete och hur vårt förbund kan ta del av det. Mötet kretsade mycket kring hur våra medlemmar ska bli engagerade och kunna engagera sig i det redan etablerade insamlingsarbetet inom KFUK-KFUM rörelsen. Marie arbetar med att sprida de internationella biståndssatsningarna inom rörelsen. Styrelsen anser att detta arbete är viktigt och det finns en god poäng i att förankra detta arbete hos våra medlemmar genom Marie. 77. Beslutsärenden a) Mastercard till kansliet Styrelsen ser problematiken med att anställda behöver ligga ute med pengar för förbundets räkning. De blir betydligt mer praktiskt om kansliet har ett eget kreditkort för eventuella utlägg. att beställa ett kreditkort åt Ingrid Greiby på kansliet för förbundets räkning. b) Uppsägning av avtalet för Regina Avtalet med Clubonweb gällande Regina gäller nu fram till 2013-12-31 med 6 månaders uppsägningstid, se bilaga 3. Vi är också skyldiga att ersätta Clubonweb deras kostnader efter uppsägning fram till avtalets slutdatum. Då det är oklart i dagsläget hur tidsaspekten ser ut gällande migreringen av Scoutnet samt när registret är fullt fungerande så anser Styrelsen att det inte är lämpligt att säga upp avtalet för Regina i dagsläget. att avvakta med uppsägning av vårt egna medlemsregister Regina. c) Inriktningsbeslut Djurhajkerna och Scouternas Arrangemangsgrupp (SAG) Djurhajksteamet har haft ett telefonmöte med Scouternas Arrangemangsgrupp gällande en eventuell samordning av Djurhajkerna med Scouternas Arrangemangsgrupp som stödstruktur. Där KFUK-KFUM konceptet ska finnas kvar i Djurhajkerna men det praktiska stödet ges av Arrangemangsgruppen. Djurhajksteamets intension är att fortsätta diskussionen med Scouterna kring detta koncept. Sida 4 (7)
att uppdra åt Djurhajksteamet att fortsätta diskussionen med Arrangemangsgruppen för en framtida överenskommelse kring samordningen av verksamheterna. 78. Diskussionsärenden a) xfm 2 Förberedelserna inför extra FM är i full gång. Ulf arbetar fortfarande med att få tag i Ungdomens hus för att utforska vilka aktiviteter som kommer kunna vara tillgängliga och hur prisbilden ser ut. Inbjudan har nått kårerna och tidsschemat ser bra ut. Styrelsen förde en diskussion kring praktiska detaljer med mera. b) Glöd c) GS Liksom xfm2 så är även planeringen och förberedelserna inför Glöd i full gång. I och med omstruktureringen av vår verksamhet och nedskärningen i storleken på vårt kansli anser styrelsen att behovet av en generalsekreterare är minimal. Den roll som en generalsekreterare har som representant bör både nu och i framtiden lämpligen ligga på Styrelsens ansvar. Arbetsledarrollen för de anställda är också relativt liten vilken Styrelsen anser att KFUM Sveriges generalsekreterare Patrick Schröder hittills utfört väl och bör även kunna axla den rollen vidare. att avskaffa generalsekreterarposten i KFUK-KFUMs Scoutförbund. att fördela generalsekreterarens ansvarsområden uttryckta i Scoutförbundets huvudföreskrift enligt bilaga 4. att uppdra åt Carin att förändra huvudföreskriften i enlighet med de nya ansvarsområdena uttryckta i bilaga 4 samt att ändra övriga delar av huvudföreskriften som konsekvens av detta. att uppdra åt Carin att se över huvudföreskriften och sammanfatta förslag på eventuella uppdateringar enligt nuvarande verksamhet fram till nästa möte. d) Status på distriktsprocessen Styrelsen anser att det är viktigt att distriktet får den stöd de behöver samt att strukturomvandlingen sker på ett sådant sätt att alla parter känner sig bekväma. Därför är det viktigt att vi tar kontakt med våra distrikt för att undersöka hur arbetet går samt att ta kontakt med Scouterna för att höra deras input. Sida 5 (7)
att uppdra åt Ulf att samordna samt delegera arbetet med distriktsanalysen samt ta kontakt med Scouterna. e) Staples Styrelsen konstaterar att det vid behov finns möjlighet att beställa profilprodukter etc. enligt ramavtal genom KFUM Sverige. f) Creating Change Styrelsen har fört en diskussion kring Creating Change projektets framtid. I nuläget är projektet stillastående och diskussionen har gått kring huruvida projektet ska återupptas eller inte. Creating Change projektet går inte i linje med den vision och framtidsplan som styrelsen har arbetat fram under våren och sommaren. Förankringen hos och feedbacken från våra medlemmar är av hög dignitet vilket gör att Styrelsen idag inte kan fatta beslut om Creating Changes framtid. att inte lägga några resurser på Creating Change projektet fram till XFM och Glöd då vi efter input från våra medlemmar kan fatta beslut om projektets framtid. 79. Representation a) Möte med Svenska Klätterförbundet Gustaf har fått en förfrågan från generalsekreteraren från svenska klätterförbundet om ett möte rörande ett eventuellt samarbete med KFUM rörelsen. att uppdra åt Gustaf att vidarebefordra mailet från Svenska Klätterförbundet till Anna Magnusson på KFUM Sverige. 80. Övriga frågor Inga övriga frågor togs upp. 81. Kommande möten Nästa telefonmöte äger rum den 6 september klockan 19:30 och nästa fysiska möte är lagt i Göteborg helgen den 21-23 september. Sida 6 (7)
82. Mötets avslutande Gustaf tackar alla för visat intresse och förklarar mötet för avslutat. Carin Stegen Sekreterare Gustaf Haag Mötesordförande Sida 7 (7)