SVENSKA DANSSPORTFÖRBUNDET Styrelseprotokoll nr

Transkript

1 SVENSKA DANSSPORTFÖRBUNDET Styrelseprotokoll nr Plats: Telefonmöte Datum: Tid: Närvarande: Förhinder: Adjungerade: Lena Arvidsson, Anna-Lena Holgersson, Joachim Sköld, Sven Knutson, Jan Falk , Tina Astevall, Margaretha Bäck, Mark Hanzon Dalling, Tony Irving , 139 Erik Hellners Renata Kaleta, Alexandra di Zazzo 129 MÖTETS ÖPPNANDE a) Ordföranden Lena Arvidsson öppnade mötet och hälsade Närvarande ledamöter alla välkomna. Tjänstgörande suppleanter: Mark Hanzon Dalling för Erik Hellners och Tina Astevall för Jan Falk b) Till sekreterare valdes Alexandra di Zazzo, till justeringsperson Margaretha Bäck. c) Föredragningslistan godkändes. Sekreterare och justeringsman Föredragningslistan 130 Föregående protokoll a) FS-protokoll 7 godkändes och lades till handlingarna. FS-protokoll Personal och kansli a) från kansliet gicks igenom och lades till handlingarna. 132 Ekonomi a) Information har gått ut till kommittéerna om inskickande Info instruktioner verksamhetsplaner och budgetäskanden av verksamhetsplaner och budgetäskanden för b) Kort information om SF-stöd Lena Arvidsson och kansliet skriver ansökningar om stimulansstöd. Slutgiltiga dokument till FS för information i augusti. c) FS fastställde den ekonomihandledning som Sven Knutson gjort. Sven finpolerar dokumentet innan utskick till kommittéerna. d) Förelåg en första ekonomirapport per maj. Komplettering ska göras med de intäkter som kommer in via faktureringen i Dans.se samt tillägg av budgeten. Info SF-stöd 2018 Ekonomihandledning Ekonomirapport maj 1/5

2 133 Anmälda ärenden a) FS beslutade att under sommaren ge VU delegation att ta Delegation VU beslut på enklare ärenden eller ärenden som FS redan tagit beslut på men som kräver viss justering. Övriga ärenden som kräver snabbt beslut får ske per capsulam. b) Sven Knutson informerade om den nya Dataskyddsförordningen som träder i kraft 25 maj DSF behöver göra följande för att skapa en dataskyddande organisation: Projektledning (Sven) Kartläggning (kansliet/sven) Analys och rapportering (kansliet/sven) Implementation (kansliet/sven) Kontroll (kansliet) Förvaltning (FS) Info om Dataskyddsförordningen Vi bör omgående påbörja kartläggningen av vilka register vi har och sedan titta på vem i vår organisation som är ansvarig för dataskyddsfrågor i vår organisation. Sven kommer att göra kravspecifikationen över vad denna kartläggning behöver innehålla. Kontakt ska tas med Cogwork angående de register som de har för vår räkning. Kartläggningen ska vara klar till 15/10. c) Informerades om vilka personer som ingår i kommittéerna fr o m i år. d) I samband med arbetet med den nya organisationen, har det konstaterats behovet av en generalsekreterare (GS). Ordföranden Lena Arvidsson fungerar idag delvis som GS, men med tanke på det arbete och den verksamhet som bedrivs idag, behövs en person på heltid som håller ihop samtliga processer. FS beslutade att inleda rekryteringsprocessen efter sommaren med önskad målgång innan årsskiftet. Delegerades till VU och Sven Knutson att sköta rekryteringen. Kommittéer fr o m 2017 GS-rekrytering 134 Tävling och Evenemang a) Tina Astevall gav en muntlig rapport. b) Lena Arvidsson rapporterade om möte med Ingemar Önnerås. Lena och Siv Karlsson har varit på möte med RF om uppföljning av SM-veckan 2017 och dialog om SM-veckan Vi behöver se över SM-organisationen. Beslutades att Tina Astevall adjungeras till styrgruppen. c) Jimmy Karlsson har begärt entledigande som ordförande för Tävlings-och Evenemangskommittén. FS accepterar Jimmys begäran och tackar honom för hans goda arbete. SM Entledigande; dnr 152:2017 2/5

3 d) FS har i mejlbeslut beslutat utse Madeleine Holmlind som t f ordförande för TEUK. e) Inget att rapportera. T f ordförande; dnr 156:2017 (mejlbeslut ) Tävlingsutveckling 135 Tekniska kommittén a) Protokoll 4 gicks igenom och lades till handlingarna. Protokoll Elitverksamhet a) över internationella tävlingsresultat för våren gicks igenom. FS tackar för rapporten och vill gärna få denna typ av rapport lite oftare. b) Inget att rapportera. Sport Campus Sweden 137 Utbildningskommittén a) Protokoll 7 gicks igenom och lades till handlingarna. Protokoll Juridiska kommittén a) Ingen rapport fanns. 139 Marknad och Kommunikation a) Tony Irving föredrog rapport från kommittén. Kvalitén på streamingen är för dålig. Tony kontaktar Juridiska kommittén om möjlighet att bryta avtalet med Streamingbolaget. Tony lämnar lista på vilka som ingår i kommitténs alla grupper till mötet i augusti för beslut, alternativt att mejlbeslut kan tas. en lades till handlingarna. b) Förelåg förslag till struktur och arbete kring portalsidan. FS har inga invändningar mot förslaget. Uppdrogs åt Karl Lettenström att jobba vidare med kravspecifikationen. c) Tony rapporterade från ett möte om utveckling av Dance TV. Diskuterades plattform för E-learning. Föreslogs att Tony och Anna-Lena Holgersson fortsätter diskussionen efter sommaren. Med utgångspunkt från presentationen, uppdrogs åt Tony att se över framtida TV-produktion. För fortsatt arbete, krävs möten. Tony återkommer om tid och plats. d) Utkast till budgetäskande för presenterades, vilket visar indikationen. Hanteras vidare i höstens budgetprocess. Förslag struktur portalsida Info möte om utveckling av Dance TV Budgetäskande Aktivas kommitté a) Ingen rapport fanns. 3/5

4 141 Idrottslyftet a) Information om hur vi ska redovisa det utvecklingsstöd vi Info Ekonomisk redovisning fått för Då vi inte har möjlighet att redovisa våra utvecklingsstöd 2017 kostnader utifrån bokföringen, får vi använda oss av en förenklad redovisning enligt RF-mallen. 142 Förbundsmöte a) Angelica Källström har sammanställt de offerter som tagits Offerter lokaler 2018 in avseende lokal för FM FS beslutade att FM 2018 hålls på Quality Hotel i Nacka. Datum är tidigare beslutat till april. 143 Projekt och uppdrag a) Inget att rapportera. Riktlinjer b) Inget att rapportera. c) FS har tidigare beslutat om att hålla en Förenings- och Distriktskonferens november i Stockholm. Schema och upplägg för konferensen gicks igenom. Utskick till föreningar och distrikt skickas ut så fort det är klart med lokal. d) Inget att rapportera. e) Aktivitetsplan gicks igenom, som visar en ganska bra bild över Linedance. f) från projektgruppen gicks igenom. Gruppen behöver fler personer som har kunskap och som vill jobba. Uppdrogs åt valberedningen att hitta intresserade. g) Joachim Sköld gav en muntlig rapport. h) Inget att rapportera. Internationellt arbete Föreningar och Distrikt - Konferens Stimulansbidragsprojekt Linedance - Aktivitetsplan Disco/Hiphop rapport West Coast Swing - rapport Rullstolsdans 144 Inkomna skrivelser a) FS beslutade nominera Erik Hellners som fortsatt ledamot i Nominering ledamot RF:s Skiljenämnd RF:s Skiljenämnd. (mejlbeslut ) b) Stockholms Internationella IK (SIIK) har begärt utträde ur DSF och önskar få tillbaka medlemsavgiften för FS beslutade avslå begäran, med motivering att halva verksamhetsåret redan har pågått. c) Inbjudan till en grundutbildning för internationella representanter inom idrotten samt utbildningen EU och idrotten har kommit. Uppdrogs åt Alexandra di Zazzo att anmäla Joachim Sköld, Malin Träff och Angelica Källström till Grundutbildningen för internationella representanter samt om någon på kansliet vill gå på EU och idrotten. Begäran om återbetalning av medlemsavgift; 161:2017 Inbjudan Grundutbildning internationella representanter samt EU och idrotten 4/5

5 d) Förelåg inbjudan till att nominera personer till RF:s olika råd/referensgruppen. Beslutades att nominera Erik Hellners till Referensgruppen för att ta fram Etisk kod för att stärka idrottsrörelsens värdegrund. Joachim Sköld inkommer eventuellt med förslag på person till Bildnings- och Utbildningsrådet. Personens CV skickas till kansliet senast nästa vecka. Nomineringarna ska vara RF tillhanda senast 23/8. Nomineringar till olika RF-råd 145 Åtgärdslistan a) Åtgärdslistan gicks igenom och uppdaterades. Genomgång 146 Övriga ärenden Inga övriga ärenden fanns. 147 Nästa möte 23 augusti telefonmöte kl september FS och kommittéer på kansliet 26 september telefonmöte kl oktober telefonmöte kl december halvdag em på kansliet 12 december telefonmöte kl (reserv) 148 Mötets avslutande Ordförande tackade för visat intresse och avslutade mötet. Vid protokollet Ordförande Justeras Alexandra di Zazzo Lena Arvidsson Margaretha Bäck 5/5