SVENSKA DANSSPORTFÖRBUNDET Styrelseprotokoll nr

Transkript

1 SVENSKA DANSSPORTFÖRBUNDET Styrelseprotokoll nr Plats: Telefonmöte Datum: Tid: Närvarande: Förhinder Adjungerade: Stefan Kristoffersen, Camilla Bylund Johansson, Jan Lund-Jensen, Margareta Wandel, Tony Irving, Joachim Sköld, Daniel Everborn, Margareta Bäck Mark Hansson Dalling, Jan Falk. Angelica Källström, Evalena Åström Söderlind 139 MÖTETS ÖPPNANDE a) Ordförande Stefan Kristoffersen öppnade mötet och hälsade alla Närvarande ledamöter välkomna. Tjänstgörande suppleant: Margareta Wandel för Mark Hanzon Dalling. Camilla Bylund Johansson för Jan Falk b) Till sekreterare valdes Angelica Källström, till justeringsperson, Camilla Bylund c) Föredragningslistan godkändes. Tony ville lägga till en punkt till övriga frågor. Tillägg till Övriga frågor SM 2019 Sekreterare och justeringsperson Föredragningslistan 140 Föregående protokoll a) Protokoll 9 godkändes och lades till handlingarna. FS-protokoll 9 Jan har skickat några punkter angående utformningen till Angelica som ska korrigeras Ekonomi a) Ekonomiansvarig gick igenom ekonomirapporten. På grund av att få projekt är startade så ligger förbundet på ett överskott gentemot budget. Till den 1 september ska styrelsen få en sammanställning över alla projekt och hur de ligger till av Angelica Källström. en lades till handlingarna Personal och kansli a) Angelica Källström gick igenom rapport från kansliet. Den beskriver kansliets upplevelser av organisationsförändring och personal som sagt upp sig. Den innehåller också information om redovisningar som ska in till RF. Angelica sammanställer och bifogar projektansökningar så att styrelsen har dessa till handa vid arbetsdagen 1 sep. Det lyftes att det är viktigt att personalen känner sig delaktiga i förändringar, ex gällande tjänster. FS beslutade att Margareta Wandel och Angelica Källström bearbetar de redovisningar/uppföljningar som ska in till RF den 2 aug. Förslag skickas till styrelsen innan den 2 augusti. b)fs beslutar att skicka kanslichef på utbildning under hösten som arrangeras av RF och äger rum på Bosön. Utbildning är vid 6 tillfällen. 143 a) Joacim gick igenom förslag till dokument gällande styrelsens Styrelsens arbetsordning arbetsordning. Dokumentet tenderar att beröra hela organisationen och en utmaning är att urskilja vad som ska beröras. Svenska Danssportförbundet styrelseprotokoll /

2 Några punkter behöver bearbetas vidare. Jan Lund Jensen lyfte några synpunkter. FS tog beslut att jobba vidare med aktuellt dokument den 1 sep. b)organisationskiss- DSF Kommentarer om skissen: Vikten av att göra den enkel och överskådlig för medlemmarna. Vissa områdens placering behöver justeras så de ligger rätt. Stefan arbetar vidare med skissen utifrån synpunkter och feedback för att sedan skicka den till styrelsen innan 1 september. FS hänskjuter beslut till nästa möte. c)förslag till förändring i Danssportförbundets kommitté och arbetsgruppsorganisation Utifrån aktuellt förslag till förändring behöver tidigare arbetsinstruktioner uppdateras vilket Tony Irving och Jan Lund Jensen sammanställer. Syftet är att tydliggöra och förenkla arbetet ex hur kommittéer och arbetsgruppers förslag blir godkända av styrelsen. Vikten av att det finns en ansvarig från styrelsen gällande organisationsförändringen lyfts, så också att kansliets personal ges möjlighet att vara insatta/delaktiga i förändringsarbetet. Organisationskiss Förslag till förändring i Danssportförbundets kommitté och arbetsgruppsorganisation FS tar ett inriktningsbeslut att göra om organisationen i enlighet med förslaget. Jobbar vidare med förslaget som grund och tar fram ett mer detaljerat förslag. d)förslag på namn till SM-styrgrupp Daniel Everborn valdes in som tredje representant i SM styrgrupp. Utöver honom ingår Tony Irving, Jan Lund Jensen och projektledare Judith Martinez Åkerlund FS fastställde gruppens representanter e) Datum för FM 2020 FS beslutade enligt förslag så det blir 2-26 april 2020 f) Förnyelse utgivningsbevis tidningen Svensk Danssport ska vi förlänga? FS beslutar att förlänga utgivningsbeviset. g) Avstående av ersättning för resa gällande inställt VM - standard juni 2016 Information om att DSF har fått frågan från Dansförbundet i Bulgarien att avstå ersättning för en tävling som blev inställd Styrelsen anser att det inte skulle vara kostnadseffektivt att börja förhandla. FS beslutar att godkänna förslaget om att avstå ersättning. h) Redovisning stimulansstöd 2018 och inför 2019 Angelica Källström gick igenom delar av processen och innehåll av redovisningar. Delar av redovisningarna behöver skrivas om på grund av personalförändringar vid kansliet. Angelica Källström och Margareta Wandel utför bearbetningarna inför den 2 aug och återkopplar till styrelsen innan materialet skickas. Förslag på namn till SM-styrgrupp Datum för FM 2020 Förnyelse utgivningsbevis tidningen Svensk Danssport Avstående av ersättning resa inställt VM standard juni 2016 Redovisning stimulansstöd 2018 och inför 2019 Svenska Danssportförbundet styrelseprotokoll /

3 Angelica informerar om vikten av att alla i styrelsen läser samtliga redovisningar för att bli mer insatta i DSF och vad som är utfört och på gång. i)info - Ekonomibeslut elit. Ekonomiansvarig och Kanslichef tog beslut att överskrida elitsbudget pga. av att det behövdes skickas fler par till VM i Stuttgart Boogie Woogie än planerat. j) Förslag till struktur för Tio Dans kommittén FS tycker att detta är en bra mall att jobba vidare med, även för de andra kommittéerna. Även strukturen kan appliceras på andra kommittéer. Info - Ekonomibeslut elit. Förslag till struktur för Tio Dans kommittén FS beslutar att använda denna struktur med vissa små justeringar, vilka görs i samband med arbetsdag 1 sep 144 6Tävling och Evenemang Daniel Everborn informerar om kontakt med personer inför den nya organisationen. Dessa personer är geografiskt spridda över landet Tekniska kommittén a) Protokoll 6 gicks igenom och lades till handlingarna. Protokoll 6 Stefan Kristoffersen kommenterar att ett senare protokoll borde finnas vilket inte inkommit till kansliet. FS påpekade att kommittén inte följer instruktioner, då protokoll ska skickas in 14 dagar efter möte Föreningar och Distrikt a) Malung Dansbandsveckan Margareta Bäck föredrog rapporten. Under Dansbandsveckan var tre representanter från DSF styrelse på plats. Flygblad med information om DSF föreningar delades ut och Dansbandsveckan fick pris för bästa socialdans event. Detta var en del i att uppmärksamma DSFs 0 års jubileum. Alla i styrelsen var positiva och tycker det ska göras liknade insatser framöver. Tony Irving ska be MKK ta fram kriterier för vad som gäller för att utses till årets socialdansevent från DSF. Hur styrelsen ska vara representerade på liknade event kommer diskuteras den 1 sep. en lades till handlingarna. - Malung Dansbandsveckan 147 Marknad och Kommunikation 148 Elitverksamhet b) Förslag förändring elitsatsning och landslagssystem FS beslutade att bordlägga detta tills den nya organisationen är klar. Förslag förändring elitsatsning och landslagssystem Svenska Danssportförbundet styrelseprotokoll /

4 149 Idrottsutveckling 10 Juridiska kommittén b) Samverkansavtal med andra förbund. Punkten hänvisades till nästa möte. Samverkansavtal JK-Ulf Gustafsson 11 Utbildningskommittén a) Protokoll från senaste kommittémötet gicks igenom och lades till handlingarna. Inga kommentarer. b) Prövning av kompetens för utbildare inom LD. Jonas Dalberg är godkänd som utbildare i Linde Dance. Prövning av kompetens för utbildare. VU tog detta beslut under sommaren 12 Internationella kommittén från WDSF AGM. Närvarande från DSF var Lars Wallin. WDSF AGM Inga kommentarer på rapporten från AGM. FS beslutade att lägga den till handlingarna. 13 Projekt och uppdrag a) Kommentar Jan Lund Jensen: SM-vecka LD kommer Linedance tyvärr inte kunna delta, på grund av regelverk mm inte hinner bli klara och SM-status tar tid att få för en gren. FS godkände Protokoll 12 och det lades till handlingarna. a) Förslag på namn till arbetsgrupp WCS Joachim Sköld Dennis Andersen Caroline Ringstrand Nina Norgren Chris Blöckert Ibirocay Regueira Förslag på namn till arbetsgrupp WCS West Coast Swing FS beslutar att godkänna dessa till arbetsgrupp. c) Ingen rapport fanns. Rullstolsdans 14 Inkomna skrivelser Det fanns inga inkomna skrivelser 1 Åtgärdslistan a) FS ger Angelica i uppdrag att uppdatera listan till nästa möte den Genomgång 10 sep. Svenska Danssportförbundet styrelseprotokoll /

5 16 Övriga ärenden Övrigt ärenden SM 2019 SM 2019 Tony Irving informerar om kontakt med Judith Martinez Åkesson som behöver beslut i vissa frågor. Avtal för Gävle måste fram. SM 2019 SM-veckan Sundsvall. Det finns ingen arrangörsförening som vill ta SM-veckan. Det är beslutat att SM-veckan innehåller tiodans, disco, hiphop. Det finns inget bestämt i hur det blir med Lag-SM. FS ger SM-styrgruppen i uppdrag att diskutera hur vi gör gällande arrangörsförening SM-veckan. Se till att avtal skrivs med föreningen i Gävle. Även ger ett förslag hur vi gör med Lag-SM. 17 Nästa möte 1 sep fysiskt arbetsmöte i Norrköping - Daniel Everborn och Mark Hansson Dalling aviserar/har aviserat att de inte har möjlighet att närvara. Margareta presenterar att arbetsmötet förläggs i Idrottens Hus, Norrköping. Kontakta Margareta vid behov av hämtning vid stationen. Nästa styrelsemöte - 10 sep kl Skype. 18 Mötets avslutande Ordförande tackade för visat intresse och avslutade mötet. Vid protokollet Ordförande Justeras Angelica Källström Stefan Kristoffersen Camilla Bylund Johannson Svenska Danssportförbundet styrelseprotokoll /