Protokoll nr 6/13. Fört vid styrelsens sammanträde den 9 september 2013 på Bosön, Stockholm.

Transkript

1 Protokoll nr 6/13 Fört vid styrelsens sammanträde den 9 september 2013 på Bosön, Stockholm. Närvarande: Yvonne Mattsson, ordförande Anders Bromée, v ordförande Ulf Näslund, ledamot Lotta Jegenstam, ledamot Tommy Prim, ledamot Monica Gårdström, sekreterare, personalrepresentant Eva Annerwall, valberedningens ordförande Michael Lundberg, valberedningen Förhindrade: Åsa Nilsson, ledamot Tony Pölder, ledamot 86 Mötets öppnande Ordf öppnade mötet och hälsade styrelsen och representanter från valberedningen välkomna. 87 Dagordning Dagordningen godkändes med följande tillägg under övriga frågor: SM status för CX H Val av protokollsjusterare Beslöts att välja Ulf Näslund. 89 Föregående protokoll Föregående mötesprotokoll S 5, , gicks igenom och lades med godkännande till handlingarna. 90 Ordförande information Ordförande kommenterade den utsända rapporten (se bilaga). Det har varit många bra tävlingar och aktiviteter under sommaren. 91 Kanslirapport Monica Gårdström kommenterade utsänd skriftlig rapport om kansliverksamheten, bl a om hög arbetsbelastning för kansliet.

2 92 Ekonomi a) Teckningsrätt och attesträtt Med anledning av att GS slutat beslöts följande ny teckningsrätt och attesträtt. Beslöts att SCF:s korrespondens tecknas av förbundsordförande Yvonne Mattsson. SCF:s firma tecknas av förbundsordförande Yvonne Mattsson och förbundsadministratör Monica Gårdström gemensamt. SCF:s bankkonton och plusgiro samt bank- och postanvisningar ställda till SCF tecknas av förbundsadministratör Monica Gårdström. Vid betalningar över :- skall SCFs bankkonto och plusgiro tecknas två i förening av förbundsordförande Yvonne Mattsson eller förbundsadministratör Monica Gårdström. Övriga till SCF ställda postförsändelser tecknas av förbundsadministratör Monica Gårdström, Bo Lövstrand och Felicia Rudenstam, kommunikatör Stina Branting samt sportchef Jonas Ljungblad. Denna paragraf beslutades omedelbart justerad. b) Rapport inklusive prognos Monica Gårdström kommenterade de utsända resultat- och balansräkningar per den sista juli samt en rapport med årsprognos. Verksamheten följer i stort den ekonomiska planen men årsprognosen är för närvarande osäker. Det återstår att bokföra kostnader avseende tävlingar och aktiviteter som ägt rum under sommaren. Redovisningar och förskott släpar men har påmints och flera har inkommit till kansliet de senaste dagarna. c) Marknadsrapport Marknadsrapport avseende SCF:s värdepapper och utvecklingen januari till den sista augusti. Beslöts att godkänna marknadsrapporten. 93 Organisation Rekrytering GS Ordförande berättade att styrelsen under gårdagens arbetsmöte träffat fyra väl kompetenta GS-kandidater en och en som valts ut av Adecco i rekryteringsprocessen. Styrelsen har enats om två stycken personer som nu går

3 vidare för formella tester och referenstagning i samarbete med Adecco. Konstaterades att vi snart kan ha en ny GS på plats. Beträffande den nya landslagsorganisationen så är det sagt att den ska utvärderas. Frågor kring detta diskuterades. Beslöts att till nästa telefonmöte bestämma vem som erbjuds arbetet som ny GS och om vi ska förlänga sportchefens anställning och om vi kan utvärdera organisationen eller ej. 94 Verksamhetsplan - Cykelforum Kommande cykelforum diskuterades. Cykelforum är planerat att hållas den oktober och plats blir Scandic Victoria Tower, Kista. Tema: Ungdom. Detaljer planeras av ordförande och kansli. Inbjudan kommer att sändas till föreningar och distrikt och subventioneras via Idrottslyftet. Diskuterades att separat ha grengruppsmöte en del av dagen men på samma plats. - Cykelmässa och gala Konstaterades att Cykelmässan föll väl ut förra året. Diskuterades ändrade ekonomiska förutsättningar för i år. Beslöts att SCF medverkar vid mässan och erbjuder sponsorer möjlighet till exponering liksom förra året. Kostnaderna finns budgeterade. Frågan om för- respektive nackdelar att anordna en cykelgala diskuterades. Den gick ekonomiskt back för arrangören förra året och de är inte beredda att arrangera den igen mot den bakgrunden. Beslöts att SCF inte ska arrangera Cykelgalan då den ekonomiska risken är för stor. Priset till årets cyklister som delas ut av Posten får delas ut på annat sätt och att Yvonne Mattsson tar kontakt med Posten med nytt förslag. - Posttrampet för Kids Ordförande informerade att Posten vill ha en handlingsplan för hur vi ska arbeta Beslöts att Anders Bromée tillsammans med ordförande tar fram ett förslag till handlingsplan till nästa styrelsemöte. 95 Grengrupper, kommittéer Eva Annerwall rapporterade från BMX. Yvonne Mattsson för MTB, Bana, LVGgruppen, paracykel och AA-fondsaktiviteter.Ulf Näslund för utbildningskommittén, där bl a höstens schema för utbildningsverksamheten i stort sett är klar. Ulf Näslund rapporterade vidare från Disciplinnämnden där de

4 har ett fall som gått vidare till Riksidrottsnämnden p g a jäv i Disciplinnämnden. Dagens kommissarieverksamhet diskuterades. Beslöts att kommissariegruppen planerar för en arrangörsträff för tävlingar och cuper som vi tidigare har haft. Diskuterades grengruppernas verksamhet. Beslöts att uppdra till Tommy Prim att stödja LVG-gruppen och se till att den kompletteras vid behov. Anders Bromée rapporterade från Marknadsgruppen. Diskuterades bilar och profilkläder. Tommy Prim kommer att ta hand om sponsorerna vid kommande VM. Representanter för Posten och Kalas närvarar vid VM. Beträffande Idrottslyftet arbetar Åsa Nilsson med kriterier för nästa år meddelade ordförande. MG informerade om den löpande hanteringen av Idrottslyftet och att frågan behöver lyftas på nytt och informera klubbarna om att söka projektmedel. Beslöts att godkänna de muntliga rapporterna. 96 Beslut Förbundsmöte - uppdrag utredning regional organisation Ordförande hänvisade till utsänt underlag (se bilaga). Beslöts i enlighet med detta. -klassindelning LVG och IndTA-systemet Enligt förbundsmötet 2013 beslöts att GS ska göra en analys tillsammans med information/underlag från grengrupperna om klassindelning och IndTAsystemet. Beslöts att frågan bordläggs tills dess vi får en ny GS. 97 Tids- och arbetsplan verksamhetsplan och budget Diskuterades när verksamhetsplan och budget ska vara klart. Beslöts att arbeta efter denna plan: Senast den 19 oktober ska styrelsen ha ett utkast till verksamhetsberättelse för i år. Styrelsen vid möte den 19 oktober ger riktlinjer och direktiv till verksamhetsplan och budget 2014 till grengrupperna. Den 7 december ska förslag till verksamhetsplan och budget vara styrelsen tillhanda för beslut. Bokslut ska vara klart den 30 januari.

5 98 Åtgärdslista Beslöts att uppdatera den till nästa möte. Ulf Näslund informerade att policydokumenten ska få ett enhetligt utseende. 99 Föreningsärenden Beslöts efter ansökan bevilja inträde för Ulricehamns IF och Sya Skidklubb, som hälsades välkomna. Godkändes namnändring för Ösmo CK som numera heter Ösmo cykel- och gångklubb. Följandet två klubbar har begärt utträde: Glasrikets CK och IFK Grängesbergs CK, vilket beviljades. 100 Övriga frågor: SM-status önskas för CX H50. Beslöts att ge SM-status till CX H Nästa möte Beslöts att nästa möte hålls den 19 oktober kl på i Stockholm. 102 Mötets avslutande Ordförande tackade alla närvarande för mötet och som dessutom avslutades före utsatt tid. Vid protokollet: Monica Gårdström Justeras med e-post Yvonne Mattsson Ordförande Ulf Näslund