Protokoll: Datum: Plats: Löpnummer: Styrelsemöte 23 november 2012 Fryshuset, Stockholm 2012:09

Transkript

1 Protokoll: Datum: Plats: Löpnummer: Styrelsemöte 23 november 2012 Fryshuset, Stockholm 2012:09 Dnr O Styrelsemöte Närvarande: Helene Gestrin, ordförande Svenska Scoutrådet Martin Björgell, vice ordförande Svenska Scoutrådet (från 7) Linda Fröström och Thomas Frostberg, International Commissioners (IC) Niclas Ihrén, Ida Dawidson, Peter Karlbom, Lena Claesson, Lina Rudin, Pontus Hennerdal, ledamöter Svenska Scoutrådet Adjungerade: Erik Sillén, ordförande Scouterna - Riksorganisationen Marie Reinicke, vice ordförande Scouterna - Riksorganisationen Anders Ahlström, Bernhard Bergström, Fanny Linnros, Fredrik Larsson, Michael Nordqvist Bergen, Lo Lagerkrantz Zachrisson och Patrik Ulvdal, ledamöter Scouterna- Riksorganisationens styrelse Helena Kaså Winqvist, generalsekreterare Scouterna Riksorganisationen Maria Graner, generalsekreterare Svenska Scoutrådet Frånvarande: Magnus Winberg 1. Mötets öppnande Helene Gestrin hälsar alla välkomna och förklarar mötet öppnat. 2. Sammanträdets beslutsmässighet Styrelsen konstaterar att en majoritet av ledamöterna närvarar och att mötet därmed är beslutsmässigt. 3. Val av justeringspersoner Beslut att välja Niclas Ihrén och Thomas Frostberg till justeringspersoner och Maria Graner till protokollförare

2 4. Dagordningens godkännande Beslut att godkänna dagordningen med tillägg. 5. Godkännande av föregående protokoll Beslut att med ett godkännande lägga styrelseprotokoll 7 och 8 till handlingarna. 6. Strukturprocessen Helene Gestrin konstaterar att vi befinner oss mitt i processen och att det nu är dags för vår första gemensamma stämma. Det förs diskussioner med KFUK-KFUMs scoutförbund kring huruvida det finns behov av att, i linje med gällande samverkansavtal, upprätta ett trepartsavtal med Scouterna, KFUM Sverige och KFUK-KFUMs scoutförbund. 7. Rekrytering av ny generalsekreterare till Scouterna Marie Reinicke och Martin Björgell redogör för processen. Totalt har det varit runt 40 sökande. Merparten har kommit in som ansökningar och några kandidater kom in genom rekryteringsfirmans nätverk. Könsfördelningen har varit jämn och åldersspannet var mellan 26 och 60 år. Ungefär 20% hade en tydlig koppling till Scouterna. I processen har totalt 11 personer intervjuats. Scouternas styrelse har tidigare under veckan haft en avstämning per telefon där slutkandidaten presenterats och därefter har MBL-förhandling enligt 11 genomförts med Unionen. Kandidaten, Yvonne Tenninge, besöker styrelserna under mötet för att presentera sig själv och svara på frågor från styrelsen. Beslut att tacka för rapporten 8 Verksamhetsrapport Styrelsen tar del av en skriftlig rapport. Helena Kaså Winqvist informerar också om att hon nu har beslutat att inrätta det norra kansliet i Västerås med ett litet kontor kvar i Umeå

3 9. Överflyttning av uppdrag, avtal och annat. Generalsekreterarna har lämnat en skriftlig rapport om avvecklingsoch omställningsprocessen. Maria Graner kommenterade att sammanslagningen på kanslinivå har pågått sedan 2008, vilket gör att när det gäller personal är sammanslagningen enkel att genomföra. Styrelsen kommer att hantera så många frågor som möjligt för att slutföra överföringen givet att årsmötet fattar beslut i enlighet med de förslag som ligger. 10. Prognos 3 Maria Graner går igenom prognos 3 för Scoutrådet. Försäljningen har minskat sin prognos ytterligare. Några andra områden har också ökat sina kostnader vilket gör att prognosen är sämre än prognos 2,5. I och med att merparten av jamboreereserverna kommer att upplösas är prognosen fortfarande att vi klarar budget, men utan marginal. Vi har också tagit kostnader för medlemskap i WOSM 2013, vilket är i enlighet med budget, men där Scouterna nästa år kan se över möjligheten att periodisera denna kostnad. Helena Kaså-Winqvist redogör för Scouternas prognos 3, där en felaktig bokföring av projektbidrag 2010 rörande Kön spelar roll, gör att prognosen försämrats med ca 500 tkr. Beslut att uppdra till generalsekreteraren att sträva efter att öka intäkterna och vidta ytterligare åtgärder för att försäkra sig om god kostnadskontroll. 11. Kjesäter, fastighet Helena Kaså-Winqvist redogör för status när det gäller försäljningen av Kjesäter. 12. Ledamöter Kjesäterstiftelsens styrelse Scouternas styrelse beslutar om att tillsätta ytterligare tre ledamöter till Kjesäterstiftelsens styrelse, nämligen Anders Ahlström, Catharina (Kiki) Hall och Daniel Ågren

4 13. Scouternas stämma Erik Sillén ger en rapport kring Scouternas kommande stämma. 14. Svenska Scoutrådets årsmöte 2012 Helene Gestrin ger en rapport kring Scoutrådets kommande årsmöte. 15. Riktlinjer för sociala medier Behovet av att ha riktlinjer för hur anställda och ideella förväntas agera i sociala medier har diskuterats i flera olika sammanhang. Nu finns det riktlinjer som gäller alla anställda och dessa riktlinjer föreslås nu omfatta även alla som har ett ideellt uppdrag hos Scouterna på nationell nivå. Både anställda och ideella uppmuntras använda sociala medier, för att göra Scouterna mer kända. att fastställa riktlinjer för sociala medier i enlighet med förslaget 16. Nyttjande av fonderade medel Scouterna har ett antal fonder där det finns medel som är reserverade för olika ändamål. Scouternas styrelse har sedan tidigare gett generalsekreterare Helena Kaså Winqvist ett löpande uppdrag att försöka nyttja dessa medel i så stor utsträckning som möjligt. Scouternas styrelse beslutar om att nyttja medel från vissa fonder. 17. Byte av säkerhet för checkkredit Eftersom Scouterna har beslutat att sälja fastigheten Vingåker Kesätter 5:5 samt att vi redan sålt fastigheten Vingåker Kesätter 5:18 behöver Scouterna byta ut den säkerhet som banken har för Kjesäterstiftelsens checkkredit

5 18. Beslutsuppföjning Styrelsen går igenom beslutsuppföljningslistan. Beslut att avskriva följande punkter:s 2/14, S 6/10, S7/ Övriga frågor Inga övriga frågor. 20. Nästa möte Nästa styrelsemöte kommer att hållas på Gilwell december med ankomst på fredag kväll. Scoutrådets styrelseledamöter som lämnar styrelsen i år är med på mötet fram till och med söndag morgon. 21. Mötets avslutande Helene Gestrin avslutar mötet. Vid protokollet; Mötesordförande; Maria Graner Helene Gestrin Justerare; Niclas Ihrén.. Datum och ort Thomas Frostberg.. Datum och ort - 5 -