UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER

UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER Hyresbostäder i Norrköping AB med dotterbolag Upphandling av Företagshälsovård Upprättade av: Karin Höglund 2013-06-27

Administrativa föreskrifter 1 Allmän orienteering Dessa upphandlingsföreskrifter avser Hyresbostäder i Norrköpings, med dotterbolagen Studentbo och Boteknik, upphandling av företagshälsovård. 2 Kontaktuppgifter 2.1 Beställare Hyresbostäder i Norrköping AB Box 2330 600 02 Norrköping Org nr: 556064-5847 Samt dotterbolagen Studentbo med org nr 556543 3744 och Boteknik 556712-9639. 2.2 Beställarens ombud och kontaktperson under anbudstiden Hyresbostäders ombud under anbudstiden Namn: Karin Höglund Hyrebostäders kontaktperson under anbudstiden Namn: Maria Fyhr e-post: maria.fyhr@hyresbostader.se 3 Orientering om objektet 3.1 Översiktlig information om objektet Hyresbostäder i Norrköping AB söker en expertresurs och strategisk partner för ett samarbete inom Företagshälsovård. Detta är ett konsultuppdrag som kräver en aktiv och närvarande samarbetspartner som hjälper oss i den fortlöpande och det långsiktiga hälsoarbetet.

4 Upphandlingsföreskrifter 4.1 Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs som en förenklat förfarande enlighet med Lag (2007:1 091) om offentlig upphandling (LOU) kapitel 15. 4.2 Ersättningsform för anbudsgivning Anbudsgivaren erhåller inte rätt till ersättning för anbudsgivning. 4.3 Ersättningsform för uppdraget Ersättning erhålls för tim- och styckpriser för utförda uppdrag i enlighet med Föreskrifter Företagshälsovård Dnr 7_2013 punkt 5 samt prisbilagan. 4.4 Förutsättningar för upphandlingen Hyresbostäder förbehåller sig rätten att avbryta upphandlingen och förkasta samtliga anbud om politiska beslut fattas eller organisatoriska förändringar sker som påverkar eller förändrar förutsättningarna för upphandlingens fullföljande. I de fall Hyresbostäder tvingas avbryta upphandlingen har anbudsgivare inte rätt till ersättning för nedlagt arbete. 5 Förfrågningsunderlag 5.1 Tillhandahållande av förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlaget annonseras på www.opic.com 5.2 Förteckning över förfrågningsunderlag 1. Upphandlingsföreskrifter Företagshälsovård Dnr 7_2013 daterade 2013-06-27 2. Särskilda föreskrifter Företagshälsovård Dnr 7_2013 daterade 2013-06-27 3. Anbudsformulär Företagshälsovård Dnr 7_2013 daterat 2013-06-27 4. Prisbilaga Företagshälsovård Dnr 7_2013 daterad 2013-06-27 5.3 Kompletterande förfrågningsunderlag Eventuella kompletteringar till förfrågningsunderlaget kommer att lämnas på www.opic.com senast 6 arbetsdagar före angiven sista anbudsdag. 5.4 Frågor under anbudstiden Frågor gällande förfrågningsunderlaget ska ställas skriftligen till Hyresbostäders kontaktperson under anbudstiden, dock senast 10 arbetsdagar innan anbudstidens utgång. Frågor inkomna

efter angiven tidpunkt riskerar att inte besvaras. Hyresbostäder redovisar frågorna och skriftliga svar på www.opic.se senast 6 dagar före anbudstidens utgång. Under veckorna 28 t o m 33 kommer inga frågor att besvaras. 6 Anbudsgivning 6.1 Anbuds form och innehåll Anbudet skall vara skrivet på Svenska och alla uppgifter skall lämnas enligt med bifogade formulär: Anbudsformulär Prisbilaga Anbudet skall vara undertecknat av behörig företrädare och inkommit inom given anbudstid. Om anbud är undertecknad av någon annan än behörig firmatecknare skall fullmakt bifogas avseende detta. Anbud som inte är kompletta riskerar att inte tas med i prövning. Anbud skall vara svarat enligt anbudsformulär och innehålla alla efterfrågade bilagor, märkta enligt instruktioner i anbudsformulär. Anbudets samtliga blad skall vara tydligt sidnumrerade och märkta med Diarienummer 7/2013. Bilagor skall också vara tydligt märkta med bilaganummer. Samtliga priser skall anges i svenska kronor exklusive mervärdeskatt. Anbudet skall lämnas i ett (1) skriftligt original. En (1) komplett kopia skall också lämnas i digitalform på USB-minne alternativt en CD-rom. Anbudsgivaren ansvarar för att kopian överensstämmer med originalet. 6.2 Huvudanbud I huvudanbud skall samtliga frågeställningar i förfrågningsunderlaget vara besvarade. 6.3 Sidoanbud Sidoanbud accepteras ej. Reservationer accepteras ej. 6.4 Kompletteringar till anbud Beställaren kan komma att begära att ett anbud förtydligas eller kompletteras om detta kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. Förtydliganden och kompletteringar skall bekräftas skriftligen. 6.5 Anbudstidens utgång Anbudet skall senast vara Hyresbostäder i Norrköping tillhanda 2013-09-16. 6.6 Giltighetstid för inlämnade anbud Anbudsgivaren är bunden av sitt anbud i 120 dagar efter anbudstidens utgång. Vid eventuell överprövning av upphandlingen ska anbud vara bindande för antagande 60 dagar efter kraft vunnen dom.

6.7 Adressering Anbud skall lämnas i neutral, förseglat kuvert, som skall vara märkt: Anbud företagshälsovård Dnr 7/2013. Anbudet adresseras till: Hyresbostäder i Norrköping AB Att: Maria Fyhr Box 2330 600 02 Norrköping Anbudet kan även lämnas i reception på Hyresbostäders huvudkontor, Dalsgatan 16. Reception är bemannad mån-tors kl: 08:00-16:00, fre kl: 08.00-15.00, lör-sön stängt. Av säkerhetsskäl accepteras inte anbud via telefax eller e-post. 6.8 Anbudsöppning Sluten anbudsöppning sker i Hyresbostäder i Norrköping AB lokaler med minst två (2) representanter från Hyresbostäder. Under anbudsöppning förs protokoll för anbudsöppning. 7 Anbudsprövning 7.1 Prövning av anbudsgivare Prövning av anbud genomförs i två steg där det första steget avser prövning av anbudsgivaren (leverantörskvalificering). Det andra steget avser prövning av anbudet (tilldelning av kontrakt) i enlighet med 7.2. Det görs genom att först kontrollera att alla obligatoriska krav, s.k. skall-krav uppfylls. Därefter sker värdering av anbuden enligt utvärderingsmetoden lägst pris. Steg ett, leverantörskvalificering, görs enligt nedan. Anbudsgivaren kommer att prövas med utgångspunkt från i anbudsformuläret lämnade uppgifter, kompettens, finansiell och ekonomisk styrka, certifiering samt registrering för redovisning och betalning av mervärdeskatt mm. Följande krav ställs på anbudsgivaren beträffande formella, ekonomiska och tekniska förutsättningar. För att gå vidare till utvärdering skall krav A-E uppfyllas. (A) Krav på anbudsgivaren enligt 10 kap LOU (Uteslutning). De anbudsgivare som inte klarar kraven i LOU kap 10 1 och 2 kommer att uteslutas. Anbudsgivaren kommer att uteslutas om anbudsgivaren: 1. är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tillsvidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, 2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annan liknande förfarande, 3. genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott avseende yrkesutövningen de senaste 5 åren,

4. har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och beställaren kan visa detta, 5. inte har fullgjort sina åliggande avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land upphandlingen sker, eller 6. i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar avseende ovanstående punkter. Är anbudsgivaren en juridisk person gäller punkt 3 och 4 ovan även för företrädare för anbudsgivaren. Anbudsgivaren kommer även att uteslutas om denne är dömd för brott enligt LOU kap 10 1. Anbudsgivaren ska även vara registrerad för F-skatt eller motsvarande. För att visa på ovanstående ska anbudsgivaren intyga i anbudsformulär att han är fri från hinder enligt denna punkt via markering i kryssruta i anbudsformulär. Till anbudet ska följande bifogas: Markering med kryss i anbudsformulär om anbudsgivaren är fri från hinder enligt pkt 1-6. Dnr 7/2013 B) Krav på anbudsgivaren vad gäller ekonomisk ställning Anbudsgivare ska ha ekonomiska och finansiella förutsättningar att genomföra efterfrågat uppdrag under hela avtalstiden. Anbudsgivaren ska: vara registrerad i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register, som förs i det land där leverantörens verksamhet är etablerad. vara registrerad för mervärdesskatt, preliminär A-skatt och arbetsgivaravgifter ha en finansiell styrka som lägst är riskklass 5 i Business Check (kreditvärdig) eller kreditvärdig i motsvarande register. ha en ekonomisk stabilitet som minst innebär att anbudsgivaren har fullgjort sina skyldigheter avseende skatter och avgifter i det land där anbudsgivaren är verksam. I de fall anbudsgivaren av egen kraft inte uppfyller krav på finansiell styrka kan ett undertecknat intyg på att kreditvärdighet uppfylls bifogas av moderbolagets firmatecknare. För nystartade företag redovisas intyg från bank eller liknande som visar att kravet kreditvärdig uppfylls. Till anbudet ska följande bifogas: För att visa att ovanstående krav uppfylls ska anbudsgivaren intyga genom att markera ett kryss i ja-rutan i anbudsformuläret. Hyresbostäder tar själv in uppgift om riskklassning.

(C) Krav på anbudsgivaren vad gäller kapacitet, organisation och kompetens Anbudsgivaren ska ha tillräcklig kapacitet, organisation, erfarenhet och kompetens för att på ett fackmannamässigt sätt genomföra uppdraget som denna anbudsförfrågan avser. Anbudsgivaren ska i anbudet redovisa sin planerade organisation och bemanning för aktuellt uppdraget. I redovisningen ska framgå: Beskrivning av den lokala organisationen och de lokala resurserna för uppdraget innehållande bl. a namn på kontaktperson och kvalitetsansvarig för uppdraget. Struktur och ansvarsfördelning för uppdraget. I de fall Underentreprenörer kommer att användas i den ordinarie organisationen för detta uppdrags genomförande, ska även en organisationsplan för underentreprenören med ansvarsfördelning bifogas anbudet Till anbudet ska följande bifogas: Organisationsplan för aktuellt uppdrag. Bekräftelse i anbudsformuläret att avsedd organisation för uppdrag har tillräcklig kapacitet och kompetens för uppdraget (D) Krav på anbudsgivaren vad gäller erfarenhet av liknande uppdrag Anbudsgivaren ska ange referenser för tidigare uppdrag som påbörjats tidigast 4 år före sista anbudsdag. Referensuppdrag ska avse Företagshälsovård eller likvärdig uppdrag där anbudsgivarens yrkeskunnande, effektivitet, erfarenhet och tillförlitlighet värderas av referenter. För nystartade företag gäller att nyckelpersoner ska ha motsvarande erfarenhet. Referenserna kommer att kontaktas av Hyresbostäders kontaktperson via telefon för att svara på nedan angivna frågor. Frågor kommer sedan att betygsättas i en femgradig skala (0 4 poäng). I de fall Anbudsgivaren har utfört liknande uppdrag åt Hyresbostäder under de senaste 4 åren, skall Hyresbostäders kontaktperson med erfarenhet från anbudsgivarens tidigare uppdrag vara en av referenspersonerna. Anbudsgivaren anger då denna referensperson som en av referenterna i anbudsformuläret. För att uppfylla kravet ska anbudsgivaren erhålla minst 2.5 p i medelvärde och går därmed vidare till utvärdering. Har anbudsgivaren erhållet bedömningen 0 poäng på någon fråga innebär detta att anbudsgivaren inte har klarat kravet och går därmed inte vidare till utvärdering. Referenterna kommer att kontaktas per telefon. Anbudsgivaren ansvarar för att informera referenterna om denna referenstagning samt att angivna telefonnummer och mailadress är aktuella.

Följande frågor kommer att ställas till referenter: 1. På vilket sätt har leverantören haft förmåga att använda sig av personal med erforderlig kompetens och erfarenhet för uppdraget? 2. Hur har leverantörens bemötande varit, gentemot slutkund och beställare? 3. På vilket sätt har leverantören haft förmåga att hantera/rätta till påtalade fel eller brister? 4. På vilket sätt har leverantören haft förmåga att driva det strategiska och proaktiva hälsoarbetet? 5. På vilket sätt har leverantören hanterat uppdraget så att inte större bristfälligheter eller allvarliga fel har uppkommit? 6. Skulle ni rekommendera leverantören/vilja anlita entreprenören igen? Varje fråga ska besvaras av referenten med en beskrivning hur anbudsgivaren uppfyller dessa punkter. Därefter kommer Hyresbostäder göra en fast bedömning mellan 0-4 poäng i enlighet med beskrivningen nedan. Utifrån erhållna poäng, i alla frågor för alla referenter, räknas ett medelvärde ut. Saknades i uppdraget/utfördes utan mervärde för kunden, kunden var missnöjd Utfördes med litet mervärde för kunden, kunden var inte helt nöjd Utfördes med medelstor mervärde för kunden, ok Utfördes med stort mervärde för kunden, till belåtenhet Utfördes med mycket stort mervärde för kunden, till allra största belåtenhet 0 poäng 1 poäng 2 poäng 3 poäng 4 poäng Till anbudet skall följande bifogas: I anbudsformuläret angivna uppgifter om referenter. (E) Övriga dokument som anbudsgivaren ska bifoga anbudet Övriga dokument som ska bifogas anbudet: Aktuellt bolagsbevis, registreringsbevis eller motsvarande intyg. 7.1.1 Underentreprenörer Vad som föreskrivits (punkt A-E) ska även uppfyllas av eventuella underentreprenörer som anlitats för att genomföra uppdraget. Uppgifter som styrker ställda krav på underentreprenörerna ska på begäran från Hyresbostäder kunna uppvisas av anbudsgivaren.

7.2 Prövning av anbud Prövning av anbud genomförs i två steg där det första avser prövning av anbudsgivaren (leverantörskvalificering), i enlighet med 7.1. Det andra steget avser prövning av anbudet (tilldelning av kontrakt). Det görs genom att först kontrollera att alla obligatoriska krav, s.k. skall-krav uppfylls. Därefter sker värdering av anbuden enligt utvärderingsmetoden lägst pris. Vid beräkning av det pris som kommer att användas för utvärdering kommer fiktiva viktningsmängder att användas. Viktningsmängd för respektive enhet anges i prisbilagan. Det anbud med lägst pris kommer att antas. Anbudsgivare som inte klarar leverantörskvalificering enligt 7.1 eller uppfyller skall-kraven enligt 7.2 får inte anbudet värderat. 7.3 Meddelande om beslut vid prövning av anbud 7.4 Avtal Tilldelningsbeslut kommer att meddelas till samtliga anbudsgivare via e-post. Ange därför e- post adress i anbudet dit tilldelningsbeslutet ska skickas. Avtal tecknas efter tidigast 10 dagar från den dag tilldelningsbeslutet skickats ut. Hyresbostäder i Norrköping AB kommer att teckna ett avtal med en (1) leverantör. Kontraktet skall tecknas med anbudet och angivna handlingar i föreskrifter som underlag. Kontraktet skall vara undertecknat av båda parter.