STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT DNR 9.3-05440/10 SID 1 (10) 2010-06-09 SSA 2010:12 Stiftelsen Hotellhem i Stockholm Att: Ann Hilmersson Kopia: Revisionskontoret HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STIFTELSEN HOTELLHEM I STOCKHOLM Närvarande från Stiftelsen Hotellhem: Namn: Befattning: Ann Hilmersson Ekonomi- och kanslichef, arkivansvarig Agnetha Bergvall Byråassistent, arkivredogörare Gunilla Sveding Receptionist, registrator Närvarande från stadsarkivet: Sara Naeslund Inspektionsförrättare Matilda Ekström Protokollförare SAMMANFATTNING Stockholms stadsarkiv inspekterade Stiftelsen Hotellhem i Stockholm 2010-05-07. Inspektionen avsåg stiftelsens hantering av allmänna handlingar pappersbaserade och digitala. Förvaltningen inspekterades senast 2006-06-08. Eftersom inte alla de förelägganden som då lades avrapporterades på rätt sätt tidigarelades denna inspektion. Efter inspektionen 2006 togs styrdokument för hanteringen av allmänna handlingar fram. Dessa behöver revideras för att kunna fungera som ett bra stöd i verksamheten. Stiftelsen Hotellhem står under året inför en stor omorganisation och det är viktigt att stiftelsen beaktar vilka konsekvenser det kommer att få för hanteringen av allmänna handlingar. Stadsarkivet ser positivt på den vilja som finns till att förbättra och effektivisera hanteringen t.ex. med hjälp av nya stödsystem. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs verksamhetens behov av en styrd dokument- och informationshantering, gällande regelverk, tid- och kostnadsrelaterade konsekvenser om regelverket inte följs etc. Av den anledningen är rapporttexten kortfattad. Box 22063, 104 22 Stockholm. Besöksadress Kungsklippan 6 Telefon 08-508 28 300. Fax 08-508 28 301 stadsarkivet@ssa.stockholm.se www.ssa.stockholm.se
SID 2 (10) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Stadsarkivet förelägger Stiftelsen Hotellhem att: - Uppdatera ansvarsfördelningen för hantering av allmänna handlingar och arkiv. - Uppdatera sitt beslut att anta stadens arkivregler vid styrelsemöte. - Fastställa hanteringsanvisningar för hur de allmänna handlingarna, både pappershandlingar och digital information, ska hanteras. Hanteringsanvisningarna ska utformas enligt arkivreglernas krav. - Bevaka vilka konsekvenser omorganisationen och införandet av nya IT-system kan innebära för hanteringen av de allmänna handlingarna. - Utreda möjligheterna att gallra (allmänna handlingar/ digitala allmänna handlingar) och skicka en gallringsframställan till stadsarkivet. - Dokumentera tillämpningen av 2007:12 i förvaltningens informationsredovisning, lämpligtvis i hanteringsanvisningarna. - Verkställa gallring. - Upprätta en strategi för långtidslagring så att den omfattar: Ansvarsfördelning Värdering av digital information Redovisning av digital information Säkerställande av att informationen inte kan gallras oreglerat Behov av att ta ut information som arkivfiler - Revidera arkivbeskrivning enligt anvisningar i riktlinjerna. Observera att föreläggandet också gäller avslutade arkiv, t.ex. en föregångares arkiv som förvaras hos förvaltningen. Arkivbeskrivningen ska då fungera som en sorts historik. - Revidera arkivförteckningen så att den kan används för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningens ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. - Förteckna föregångares arkiv som förvaras hos stiftelsen. - Redovisa gallringsbara handlingar överskådligt. Se vidare under rekommendationer nedan.
SID 3 (10) - Kontrollera att arkivlokalen uppfyller de krav som ställs enligt Riksarkivets föreskrift RA-FS 1997:3 Stiftelsen Hotellhem ska senast den 2011-02-28 skriftligen redovisa hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat. Rekommendationer Stadsarkivet rekommenderar Stiftelsen Hotellhem att: - Fastställa ansvarsfördelningen mellan huvudkontoret och driftorganisationen. - Ge personalen tillräckliga kunskaper för att kunna hantera allmänna handlingar enligt regelverket. - Upprätta rutiner för att informera nyanställda om hanteringen av allmänna handlingar enligt regelverket. - Förutom de krav som finns i arkivreglerna bör hanteringsanvisningarna omfatta: Sekretess Hur handlingarna ska lagras under olika tider - Hanteringsanvisningar bör utgå ifrån samma klassificeringsstruktur som informationsredovisningen. - Fastställa rutiner och ansvar för årlig översyn av hanteringsanvisningarna - Registrera allmänna handlingar med hänsyn till arkivvården: Registrera så att gallring underlättas och så att ev. verkställd gallring framgår vid behov Registrera så att det går att hitta handlingarna också på lång sikt Undvika förkortningar Registrera på ärendenivå (alla handlingar i ett ärende eller motsvarande diarieförs på samma diarienummer) Använda diarieplan eller motsvarande förteckning över ärendetyper - Fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta om hand post samma dag den kommer in, oavsett om den kommer via fax, e-post eller vanlig post. Detta gäller även personadresserad post.
SID 4 (10) - Upprätta rutiner för att rensa ut handlingar som inte ska arkiveras, för att undvika att de blir allmän handling. - Redovisa den gallringsbara informationen översiktligt genom att samlat kunna presentera hanteringsanvisningarna (i undantagsfall samtliga gällande gallringsbeslut) med övrig arkivredovisning. Volymredovisning endast om förvaltningen själv har nytta av det. - Ta ställning till och besluta hur arbetet med att övergå till processorienterad informationsredovisning ska startas. ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvar har fastställts Stiftelsen har fastställt arkivansvaret i en skriftlig instruktion men instruktionen behöver uppdateras med nu gällande uppgifter. Ansvarsfördelningen mellan huvudkontor och driftsorganisationen i den nya organisationen bör också fastställas. Särskilda arbetsuppgifter har delvis fördelats Stiftelsen har utsett en av byråassistenterna till arkivredogörare och att ha det övergripande ansvaret för redovisning av arkivet och genomföra gallring. Instruktionen behöver kompletteras så att den även omfattar fördelning av ansvar, arbetsuppgifter och befogenheter för registratur och för personalen på anläggningarna. Stadsarkivet ser positivt på att stiftelsen fastställer de olika anläggningschefernas och övrig personals ansvar för de allmänna handlingar som finns på varje enhet. Stadsarkivet betonar att denna instruktion också ska förankras i verksamheten. Stiftelsen ska uppdatera ansvarsfördelningen för hantering av allmänna handlingar. Rekommendationer Stiftelsen bör fastställa ansvarsfördelningen mellan huvudkontoret och driftsorganisationen. ARKIVREGLER Enligt riktlinjerna till arkivreglerna ska stiftelserna följa stadens arkivregler genom beslut på styrelsemöte. Stiftelsen har antagit de äldre arkivreglerna 1996 men
SID 5 (10) behöver anta även de nya (Kfs 2007:24). Stadsarkivet rekommenderar stiftelsen att anta arkivreglerna utan Kfs-nummer, beslutet bör formuleras Stiftelsen ska följa Stockholms stads arkivregler och de riktlinjer som utfärdats med stöd av reglerna. Stiftelsen ska uppdatera sitt beslut att anta stadens arkivregler vid styrelsemöte. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivansvarig och arkivredogöraren har i huvudsak goda kunskaper om hur allmänna handlingar ska hanteras. Övrig personal har i de flesta fall generell kunskap om att den information som finns vid stiftelsen är allmänna handlingar och att det finns bestämmelser som reglerar hantering och utlämnande men att det kan finnas brister. Stadsarkivets bedömning är att kunskap om allmänna handlingars hantering alltid kan förbättras. Information kan ges i form av skriftliga rutiner vad gäller arkivering, gallring och utlämnande av allmän handling. Information om hantering av allmänna handlingar bör även ges till nyanställda. Vid inspektionen framkom att det finns frågetecken kring hur man ska hantera handlingar som hör till socialtjänstakter. Frågan utreds vidare av stiftelsen och stadsdelsarkivarierna, stadsarkivet kan bistå med råd. Rekommendationer Personalen bör ges tillräckliga kunskaper för att kunna hantera allmänna handlingar enligt regelverket. Stiftelsen bör upprätta rutiner för att informera nyanställda om hanteringen av allmänna handlingar enligt regelverket. HANTERINGSANVISNINGAR FÖR ALLMÄNNA HANDLINGAR Fastställda postöppnings- och diarieföringsrutiner finns delvis Registrator sköter postöppningen för den post som kommer till huvudkontoret. Den post som är adresserad till anläggningarna öppnas där och skickas sedan med internpost till huvudkontoret för diarieföring utifrån en lathund för diarieföring. Personadresserad post öppnas ibland men inte alltid. Det saknas fullmakter för att ta omhand e-post och personadresserad post vid frånvaro.
SID 6 (10) Diarieföringen sker i systemet Paradox där löpnummer ges på handlingsnivå. Det innebär att handlingar i samma ärende inte hålls ihop vilket försvårar återsökningar. Det händer att handlingar som ska diarieföras blir liggande ett par dagar men ambitionen är att diarieföra varje dag. Stadsarkivet poängterar vikten av att diarieföringen sker regelbundet. Stiftelsen behöver även se till att det finns backup vid ordinarie registrators frånvaro. Diarieföring sker av både inkomna och upprättade handlingar. Sekretesshandlingar registreras delvis i diariet men det finns inga möjligheter att med det nuvarande systemstödet sekretessmarkera handlingarna vilket ger problem vid ett ev. utlämnande ur diariet. Det råder oklarheter om och hur sekretesshandlingar registreras och hanteras hos t.ex. personalenheten och för bostadsenheten. Stadsarkivet påminner om att sekretesshandlingar alltid måste registreras. Hantera handlingar enligt fastställda och välkända anvisningar Det finns dokumenthanteringsplaner framtagna efter stadsarkivets förra inspektion 2006. De är avdelningsspecifika och innehåller uppgifter om handlingstyp, sorteringsordning, gallring och förvaring men saknar uppgifter om sekretess och registrering. Planerna behöver uppdateras och man bör ta fram rutiner för regelbunden översyn av dokumenthanteringsplanerna. Planerna är inte kända hos personalen men avdelningarna har fått utbildning i hur deras resp. handlingar ska hanteras. I och med införandet av den nya organisationen kommer frågan att tas upp igen. Planerna bör även spridas i organisationen Rutiner för arkivläggning finns delvis Stiftelsen har rutiner för att rensa ut analoga handlingar som inte ska arkiveras, för att undvika att de blir allmän handling däremot saknas motsvarande rutiner för att rensa bort de digitala handlingarna. Stiftelsen ska fastställa hanteringsanvisningar för hur de allmänna handlingarna, både pappershandlingar och digital information, ska hanteras. Hanteringsanvisningarna ska utformas enligt arkivreglernas krav. Rekommendationer Förutom de krav som finns i arkivreglerna bör hanteringsanvisningarna omfatta: Sekretess Hur handlingarna ska lagras under olika tider Stiftelsens hanteringsanvisningar bör utgå ifrån samma klassificeringsstruktur som informationsredovisningen. Stiftelsen bör fastställa rutiner och ansvar för årlig översyn av hanteringsanvisningarna
SID 7 (10) Stiftelsen bör registrera allmänna handlingar med hänsyn till arkivvården: Registrera så att gallring underlättas och så att ev. verkställd gallring framgår vid behov. Registrera så att det går att hitta handlingarna också på lång sikt Undvika förkortningar Registrera på ärendenivå (alla handlingar i ett ärende eller motsvarande diarieförs på samma diarienummer) Använda diarieplan eller motsvarande förteckning över ärendetyper. Stiftelsen bör fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta om hand post samma dag den kommer in, oavsett om den kommer via fax, e-post eller vanlig post. Detta gäller även personadresserad post. Stiftelsen bör upprätta rutiner för att rensa ut handlingar som inte ska arkiveras, för att undvika att de blir allmän handling. BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETSFÖR- ÄNDRINGAR Stiftelsen Hotellhem ska under 2010 genomgå en omfattande organisationsförändring där bl.a. antalet anläggningschefer ska minskas och ersättas med enhetschefer med ansvar för ett område. Ansvarsfördelningen mellan huvudkontor och driftorganisationen behöver då ska klargöras. I samband med organisationsöversynen har man även tittat på vilka systemstöd som stiftelsen behöver. Stiftelsen Hotellhem måste beakta de konsekvenser för hanteringen av allmänna handlingar som organisationsförändringen och införandet av nya ITsystem kan innebära. Stiftelsen ska bevaka vilka konsekvenser omorganisationen och införandet av nya IT-system kan innebära för hanteringen av de allmänna handlingarna. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut tillämpas delvis Stiftelsen gallrar enligt de generella gallringsbeslut som finns för personalhandlingar och för ekonomihandlingar samt enligt ett specifikt gallringsbeslut för ett fåtal av kärnverksamhetens handlingar. Man använder Agresso men har en egen installation. Stiftelsen omfattas inte av det gallringsbeslut som finns för stadens gemensamma installation av Agresso utan ska bevaka ett kommande generellt gallringsbeslut för ekonomihandlingar.
SID 8 (10) Det generella gallringsbeslutet 2007:12 om handlingar av tillfällig/ringa karaktär tillämpas inte. Stiftelsen ska börja tillämpa det och även dokumentera tillämpningen, enklast görs det i dokumenthanteringsplanen. Stiftelsen behöver se över om det behövs ytterligare gallringsbeslut och i så fall inkomma med en gallringsframställan till Stadsarkivet. För gallring av ekonomihandlingar finns en årlig rutin men inte för övrig gallring. Ansökningshandlingar för sökanden som inte har fått tjänsten har t.ex. inte blivit gallrade. Stadsarkivet påminner om att i enlighet med arkivreglerna ska beslutad gallring genomföras utan dröjsmål. Gallring genomförs under kontrollerade former Stiftelsen gallrar under kontrollerade former, man skickar gallrade handlingar för bränning och använder sig av slutna behållare. Stiftelsen ska utreda möjligheterna att gallra allmänna handlingar, även digitala allmänna handlingar, och skicka en gallringsframställan till stadsarkivet. Stiftelsen ska dokumentera tillämpningen av 2007:12 i förvaltningens informationsredovisning, lämpligtvis i hanteringsanvisningarna. Stiftelsen ska verkställa gallring. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Rutiner för att bevara handlingar i digital form saknas Stiftelsen använder systemet Dina fastigheter för fastighetsärenden. Ur systemet görs pappersuttag och handlingarna samlas i akter ordnade utifrån fastighet och lägenhet. En förstudie ska vara klar i maj där man utreder hur systemet ska kunna utnyttjas ytterligare och vilka möjligheter som finns att koppla handlingar och att ev. även ersätta diariet. Stiftelsen vill också se över möjligheterna att även lagra handlingar digitalt. Arkivbeständiga produkter används Hotellhem använder enligt uppgift godkända skrivmedel och kontrollerar inköp mot SP:s lista över godkända material. Diariet och de diarieförda handlingarna binds in vilket Stadsarkivet påpekade att de inte behöver göra. Stiftelsen ska upprätta en strategi för långtidslagring så att den omfattar: Ansvarsfördelning Värdering av digital information
SID 9 (10) Redovisning av digital information Säkerställande av att informationen inte kan gallras oreglerat Behov av att ta ut information som arkivfiler DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbeskrivningen behöver revideras Hotellhem har en arkivbeskrivning som innehåller den information som krävs och ger god vägledning till arkivmaterialet men den behöver uppdateras t.ex. utifrån förändring i arkivansvar och gallring. Arkivförteckningen behöver revideras I Stiftelsen Hotellhems arkiv förvaras även arkiv från föregångare. Arkivet är delvis förtecknat men i en förteckning där även föregångare ingår (t.ex. Bespisningsföreningen). Föregångare är egna arkivbildare och ska förtecknas separat. Även digitala handlingar ska redovisas. Gallringsbara handlingar finns med i förteckningen (F10 och F19) men de behöver bara redovisas översiktligt, enklast genom att bifoga dokumenthanteringsplanen till arkivredovisningen. Stiftelsen ska revidera arkivbeskrivning enligt anvisningar i riktlinjerna. Observera att föreläggandet också gäller avslutade arkiv, t.ex. en föregångares arkiv som förvaras hos förvaltningen. Arkivbeskrivningen ska då fungera som en sorts historik. Stiftelsen ska revidera arkivförteckningen så att den kan används för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningens ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. Stiftelsen ska förteckna föregångares arkiv som förvaras hos stiftelsen. Stiftelsen ska redovisa gallringsbara handlingar överskådligt. Se vidare under rekommendationer nedan. Rekommendationer Stiftelsen bör redovisa den gallringsbara informationen översiktligt genom att samlat kunna presentera hanteringsanvisningarna (i undantagsfall samtliga gällande gallringsbeslut) med övrig arkivredovisning. Volymredovisning endast om stiftelsen själv har nytta av det. Stiftelsen bör ta ställning till och besluta hur arbetet med att övergå till processorienterad informationsredovisning ska startas.
SID 10 (10) ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarnas skydd Stiftelsen har en arkivlokal och använder i övrigt godkända 60-skåp (har dispens) vilket kontrollerades genom stickprov. I arkivlokalen finns två st. ventilationsrör som stiftelsen behöver undersöka om det finns brandspjäll till. Det går ytterligare ett rör genom lokalen som också behöver kontrolleras. Bevarandevärd information ska förvaras i kartong och inte i pärmar eller kortlådor. Stiftelsen ska kontrollera att arkivlokalen uppfyller de krav som ställs enligt Riksarkivets föreskrift RA-FS 1997:3 Stockholms stadsarkiv 2010-06-09 Sara Naeslund Inspektionsförrättare