Nationella referensgruppen 15 februari 2012

ANTAL SIDOR 1(8) Nationella referensgruppen 15 februari 2012 Närvarande: Åsa Berglund, Informations- och lånecentralen, Malmö stadsbibliotek Roland Esaiasson, Talboks- och punktskriftsbiblioteket Lisbeth Forslund, Gävle stadsbibliotek Karin Grönvall, Södertörns högskolebibliotek Maria Hedenström, KB (adjungerad) Gunilla Herdenberg, KB (ordförande p1-5) Christina Jönsson Adrial (adjungerad) Helena Kettner Rudberg, Sjukhusbiblioteken i Sörmland Calle Nathanson, Sveriges kommuner och landsting (deltog endast i p4) Agneta Olsson, Göteborgs universitetsbibliotek Kerstin Olsson, Regionbibliotek Östergötland Annika Peurell, Nordiska museets bibliotek Gunnar Sahlin, KB (ordförande p6-12) Inger Klondiras (sekreterare) Anmälda förhinder: Stefan Bengtsson, Malmö högskola, Kjell Jonsson, Umeå universitet Christina Persson, Göteborgs stadsbibliotek Övriga närvarande från KB Marja Haapalainen, Libris-enheten, p4. 1. Gunilla Herdenberg öppnade mötet. En presentationsrunda gjordes och den nya medlemmen Karin Grönvall hälsades särskilt välkommen. Nya i gruppen är också Stefan Bengtsson och Kjell Jonsson. 2. Dagordningen godkändes efter följande tillägg till punkten Övrigt: a) E-boken, b) Myndighetsanalys av Kungliga biblioteket. 3. Minnesanteckningarna från föregående möte gicks igenom och lades till handlingarna. 4. Nationell infrastruktur. Maria Hedenström och Marja Haapalainen presenterade några aktuella utvecklingsprojekt på Libris. Anpassningar av Libris för folkbiblioteken. Det finns flera fördelar med att folkbiblioteken går in i Libris-katalogen. Förutom att alla får tillgång till fritt öppet data

ANTAL SIDOR 2(8) och att samarbeten mellan biblioteken kan utvecklas mer än om man jobbar enskilt på varje bibliotek så medför det även en samhällsekonomisk vinst. För att anpassa Libris-katalogen till folkbibliotekens krav snabbas flödet av poster upp och uppdateringar görs. Posterna förbättras genom att till exempel Bokrondellens poster läggs in i Libris mer komplett. Poster från Talboks- och punktskriftsbiblioteket, Internationella biblioteket, samt ljudboksposter läggs också in i Libris. (Bokrondellen är den svenska bokbranschens databas, se exempel: http://www.bokrondellen.se/sv-se/ ). För att kartlägga folkbibliotekens behov och bland annat stämma av tekniska lösningar, har Libris har haft möten med olika aktörer, bland annat ett i februari med länsbibliotekarierna. Samarbetet med TPB förväntas resultera i 90 000 inlagda TPB-poster i mars 2012. Även Internationella bibliotekets poster och bestånd är viktiga för biblioteken. Deweyprojektet för folk- och skolbibliotek lägger fram en slutrapport i mars och en konferens kring folkbibliotek och Dewey hålls den 25 april. När det gäller samarbeten med folkbibliotek pågår diskussioner inom biblioteken om man ska matcha in sitt bestånd i Libris eller inte. En handfull bibliotek är intresserade av detta. En ny databas över biblioteken byggs upp, med adresser och andra kontaktuppgifter. Den ska kopplas ihop med alla befintliga system och gå i drift i mars. Katalogprojektet delas in i två delar, en front end som är gränssnittet som möter användaren och en back end som utgörs av behållare med metadata som kan samlas in från olika håll och indexeras centralt. Voyager katalogiseringsklient kommer att bytas ut mot webbkatalogisering i ett första steg. I ett andra steg byts resterande delar av Voyager-systemet mot databrunnskomponenter. Dessa förbättringar behöver göras för att de sju miljoner katalogposter som nu ingår i katalogen behöver utökas med bland annat stora flöden av e-resurser (både artikelmetadata och fulltexter) och då håller inte Voyager. Libris satsar istället på ett egenutvecklat system. Man arbetar också med att fylla databrunnen med metadata från de förlag som ingår i Bibsam-konsortiet. Vidare avslutas samsökningstjänsten MetaLib i oktober 2012. Tjänsten har varit i drift sedan 2006 och haft en minskande användning. En utvärdering gav vid handen att ett gemensamt gränssnitt inte tilltalade biblioteken som istället vill presentera databaslistor i eget gränssnitt, liksom erbjuda snabbare söktjänster, något som Metalib inte har lyckats med.

ANTAL SIDOR 3(8) Nationell länkserver. Arbetet fortsätter och under första kvartalet 2012 utvärderas knowledgebaser/länkservrar och en certifiering av länkserver genomförs. Detta betyder att grundkrav och kriterier utarbetas utifrån den infrastruktur som nu byggs. Rapport sker vid Nationella referensgruppens möte den 24 april. En nationell länkserver i ny form beräknas till 2013. Karin Grönvall efterlyste en samlad strategi med långsiktiga mål för utvecklingen de närmaste åren. Maria Hedenström svarade att en strategi beskrivs bl.a. i en projektansökan till Knut och Alice Wallenbergs stiftelse om uppbyggnad av ett nytt system för teknisk infrastruktur. Strategier och prioriteringar kommer även att diskuteras i Styrgruppen för Libris nationella infrastruktur. Ansökan till Wallenbergsstiftelsen görs av fyra lärosäten och KB. En styrgrupp har bildats och projektledaren, Lars Björnshauge, kommer att bjudas in till Nationella referensgruppens aprilmöte för att presentera ansökan. Vidare måste förvaltningen av olika system och tjänster (Websök, fjärrlånesystem, länkserver, SwePub, Sondera, Uppsök, Bibliotek.se, LOPAC, Öppna bibliotek) ses över. Annika Peurell undrade hur det går med den publiceringsplattform som KB planerade att ta fram. Enligt Maria Hedenström kan vi möjligen utveckla en sådan inom ordinarie ram och eventuellt blir det en fråga för Styrgruppen för Libris nationella infrastruktur. Förhandlingarna med OCLC om WorldCat är nu avslutade. Istället utvecklar Libris tillsammans med ett danskt företag en metasökfunktion och en allsökfunktion i Voyager. Libris inspirationsdagar går av stapeln 26-27 mars och årets tema är Libris 40 år av samarbete. Öppen data och fri tillgång till information. Programmet innehåller keynoteföredrag och workshops i en spännande blandning. En jubileumsskrift tas också fram. 5. Nationella referensgruppens arbete 2011 - självutvärdering Helena Kettner Rudberg ledde detta block och inledde med att räkna upp de större frågor som behandlats under året; KB:s utvidgade uppdrag, processen mot ny inflytandestruktur, KB:s strategi för nationell biblioteksutveckling, nationell infrastruktur, e- boksutredningen inklusive slutrapport, samt fjärrlåneutredningen och dess slutrapport. Har man diskuterat rätt frågor och saknas någon? Gruppen bekräftade att man diskuterat rätt frågor. Samtidigt ifrågasatte man om man verkligen fått möjlighet att delta steget innan, det vill säga i prioriteringen av vilka frågor som kommer på dagordningen.

ANTAL SIDOR 4(8) Gunilla undrade om en lösning på detta kan vara att Nationella referensgruppen diskuterar Nationell samverkans verksamhetsplan vid något möte. Detta tyckte man var ett bra förslag - ser man helheten, förstår man prioriteringarna bättre. Gunnar inflikade att Nationell samverkans VP är en del av KB:s och det beslöts att en presentation av hela KB:s verksamhetsplan görs den 24 april. Följande kommenterades om viktiga frågor som har diskuterats eller borde diskuteras framöver: De tekniska frågorna är svåra, viktigt att se alla delar för större förståelse. Nationell strategi viktig att diskutera - även om det inte finns någon ännu. E-boken - utvecklingen framöver. Nationell katalog har fått utrymme och varit viktigt - en stor fråga för folkbiblioteken! I anslutning till detta föreslogs att antalet informationspunkter på dagordningen reduceras så mycket som möjligt. Att istället samla ihop dessa och skicka ut mellan mötena - i ännu större utsträckning än idag! Allt för att lämna utrymme för strategiska diskussioner. Helena ställde frågan om hur gruppen vill förhålla sig till att mötena håller sig till KB:s frågor - ska gruppen väcka egna frågor utifrån KB:s verksamhetsplan? Här svarade man att KB:s uppdrag är prio ett för en rådgivande grupp, men att man inte tvekar att ta upp en angelägen fråga som ligger utanför KB:s verksamhetsplan. Det är även viktigt att fånga upp de frågor som ingen riktigt driver. Läsfrämjande ingår till exempel inte i KB:s uppdrag, men kommer att komma upp i expertgrupperna - det är också en fråga att förhålla sig till. I sammanhanget nämndes även att medlemmarna i Nationella referensgruppen har olika huvudmän att förhålla sig till. Christina Jönsson Adrial tillade att VP för Nationell samverkan ingår i Kungliga bibliotekets plan för nationell biblioteksutveckling & samverkan. Alla styr- och expertgrupper kommer att ha ett ansvar att lyfta frågor till Nationella referensgruppen. KB arbetar även med ett strukturerat omvärldsbevakningsarbete med ett vidare perspektiv och rapport kommer att lämnas till Nationella referensgruppen. Mötesstrukturen Här tyckte referensgruppen att sammanträdesformen är realistisk och att mötena har bra struktur. Gruppen är för stor för digitala möten. Kontakt mellan mötena är bra. Inför mötena önskar man handlingar i god tid för att ha en chans att vara påläst. Stockholm är en realistisk mötesplats och man alternerar gärna mötesplats inom Stockholm. Roland välkomnade gruppen att mötas på TPB:s bibliotek.

ANTAL SIDOR 5(8) Gruppens sammansättning Några synpunkter på gruppens sammansättning var att man saknar representation från ett litet folkbibliotek - gärna från det i sammanhanget underrepresenterade norra Sverige, från skolbibliotek samt från Kulturrådet. Gunilla informerade om att KB tidigare har bjudit in Skolverket i gruppen. Kommentar till detta blev att ett mindre biblioteks deltagande kan fylla den vakansen. b) Nationella referensgruppen 2012-. Förväntningar, idéer och input från gruppen inför strategimöte 24 april. Gunilla inledde diskussionen med några exempel på vad expertgrupperna ska arbeta med. De ska ta fram en verksamhetsplan för 2012. I slutet av året följs den upp av en verksamhetsberättelse. Bägge dokumenten presenteras för Nationella referensgruppen. Inga direkta diskussionspunkter föreslogs till aprilmötet, men framkom att input från expertgruppssekreterarna till referensgruppen är viktig. Utvecklingen av fjärrlån när vi får en ny katalog är också viktig att diskutera. Gunilla föreslog att Rickard Carlsson presenterar det omvärldsbevakningsarbete som Nationell samverkan gör och att KB:s verksamhetsplan presenteras i relation till Nationell samverkans plan. 6. KB:s inflytandestruktur. Verksamhetsberättelser 2011, Bemanning av styr- och expertgrupper. Christina Jönsson Adrial presenterade de nio styr- och expertgrupperna och deras respektive ordföranden. Sammanlagt hundra representanter för olika bibliotek och organisationer kommer att jobba i någon grupp. De organisationer som utsett medlemmarna har lagt ner ett stort och grundligt arbete för att tillsammans med KB pussla ihop strukturen. Grupperna är: Styrgruppen för Libris nationella infrastruktur, Jette Guldborg Petersen, Lunds UB. Styrgruppen för Bibsam-konsortiet, Kerstin Norén, Högskolan Väst. Styrgruppen för OpenAccess.se, Romulo Enmark, rektor, Försvarshögskolan. Expertgruppen för informationsförsörjning och resursdelning, Madelein Enström, ILS Umeå och Sveriges Depåbibliotek. Expertgruppen för metadata, Anna Swärd-Bergström, Umeå UB. Expertgruppen för digitalisering, Erik Siira, Göteborgs UB. Expertgruppen för utbildning och lärande, Johanna Hansson, Stockholms stadsbibliotek. Expertgruppen för utvärdering och kvalitetsutveckling, Maria Törnfeldt, Gävle stadsbibliotek. Expertgruppen för kompetensutveckling och forskningsanknytning, Marie-Louise Riton, Uppsala stadsbibliotek.

ANTAL SIDOR 6(8) Varje grupp har även en adjungerad kb-medarbetare. Styr- och expertgruppernas verksamhetsberättelser för 2011 presenterades och finns här: http://www.kb.se/dokument/bibliotek/referensgrupper/inflytandestruktur/vb2011_allast yr-oexpertgrupper_.pdf 7. Centraler i ett nytt bibliotekslandskap. Översyn av lånecentraler, depåbiblioteket och internationella biblioteket. KB:s slutsatser och förslag till åtgärder. Christina Jönsson Adrial gav en presentation av nuvarande fem enheter inom Informations- och lånecentraler i samverkan, ILS. Dessa är ILS Malmö, ILS Stockholm, Internationella biblioteket, ILS Umeå, Sveriges depåbibliotek i Umeå. Utredaren Jan Holmquist föreslår att Sveriges tre informations- och lånecentraler slås ihop till en och att denna enhet knyts till Umeå stadsbibliotek. Argumenten är minskad fjärrlånevolym, att en fjärrlånekedja numera saknas samt att fjärrlånen är väsentligt förenklade jämfört med när nuvarande organisation skapades. KB delar utredarens uppfattning om att det är mer kostnadseffektivt att samordna verksamheten till en enhet. Vidare föreslås en förstärkning av Internationella biblioteket och Sveriges depåbibliotek. Det finns ett nationellt behov av IB:s kompetens kring mångspråkighet som folk- och skolbibliotek kan dra nytta av och som de själva har svårt att upprätthålla. KB delar utredarens uppfattning. Kompetensen i de nuvarande informations- och lånecentralerna i Malmö och Stockholm tas tillvara genom att Malmö stadsbibliotek och Regionbibliotek Stockholm får nationella uppdrag. Utredaren föreslår här en övergång från bidragsfinansiering till uppdragsfinansiering. KB vill genomföra förändringen mot en ny organisation, nya uppdrag och delvis ny finansieringsform under tre år med början 2013. År 2016 ska förändringen vara genomförd. Referensgruppen kommenterade att förslagen är balanserade och bra och ligger väl i tiden. Det är viktigt att nedtrappnings- och upptrappningsåtgärderna görs och att specialistkompetensen tas om hand. Vidare föreslog referensgruppen ett samlat grepp om hela fjärrlånefrågan som nu bör tas upp till diskussion på nationell nivå, liksom digitalisering on demand. Kostnaderna bör också utvärderas efter 2016. Översynen: http://www.kb.se/dokument/bibliotek/utredn_rapporter/2011/översyn_centraler_20111130.pdf

ANTAL SIDOR 7(8) 8. Biblioteksstämman 2011. Inger Klondiras presenterade en kort utvärdering av evenemanget. Årets stämma samlade åttio deltagare. Trettionio svarade på enkäten efteråt och helhetsomdömet var gott. Föredragen KB:s uppdrag och strategi, Statistik, kvalitet och uppföljning, Digidaily - digitalisering av dagstidningar, Att koppla samman biblioteken - vision och verktyg och E-boken, när kommer boomen? fick varierade omdömen, men genomgående godkänt eller mer. Eftermiddagspasset med KB:s nya inflytandestruktur, där de nya styr- och expertgruppssekreterarna presenterades och fick svara på frågor, gav bra respons i enkäten. Intressant och positivt att få ansikten på sekreterarna. Kommentarerna till Open space (där deltagarna kunde lämna synpunkter om vad expertgrupperna ska arbeta med utifrån KB:s strategiska plan) var positiva. Bra med möten över biblioteksgränserna, bra form att gå runt och diskutera, bra idé, intresserade och engagerade medarbetare på KB. 9. Bibliotekschefsmöte 2012 Gunilla Herdenberg informerade kort om KB:s tankar angående 2012 års bibliotekschefsmöte; det ska omfatta alla bibliotekstyper och uppskattningsvis upp till tre hundra deltagare. Hon bad om synpunkter från gruppen och följande noterades: Spännande med externa inspiratörer, men mötet kanske i år hellre bör handla om bibliotekens interna processer. Viktigt att samla de olika bibliotekstyperna. Diskutera var biblioteken befinner sig om 20 år? E-boken och biblioteken En programgrupp bildades bestående av Annika Peurell (sammankallande), Karin Grönvall, Roland Esaiasson och Kerstin Olsson. Från KB deltar Gunilla och Inger. 10. Övriga frågor a) E-boken: Med anledning av ett kommande möte mellan Förläggareföreningen och Svensk biblioteksförening träffades Gunilla Herdenberg, Niclas Lindberg (SBF), Kerstin Olsson (Länsbibliotekarierna), Calle Nathanson (SKL) och Christina Jönsson Adrial strax innan Nationella referensgruppens möte idag. Med detta möte ville de olika parterna stämma av den vidare hanteringen av e-boksfrågan. SKL som är avtalspart för biblioteken har bjudit in KB till ett e-boksmöte i mars. Samma dag träffar KB Litteraturutredningens företrädare på samma tema. KB kommer att agera i frågan närmast genom att diskutera e-boken med biblioteken och att ta fram ett antal modeller för tillgång till e-boken. KB anställer inom kort en

ANTAL SIDOR 8(8) handläggare för e-boksfrågor på begränsad tid. Även under Almedalsveckan i sommar tas e-boken upp. I diskussionen som följde pekade referensgruppen på vikten av att parternas olika uppdrag och roller klarläggs samt att e-frågan för biblioteken tar den riktning biblioteken önskar. b) Statskontorets myndighetsanalys av KB: Gunnar Sahlin informerade om att KB kommer att lämna in kommentarer angående rapporten. Dels de förändringar och förbättringar som KB gör och dels de felaktigheter som rapporten innehåller. Enligt Gunnar tar KB:s disparata verksamhet tid att sätta sig och som exempel gav han sammanslagningen med Statens Ljud- och bildarkiv, den nationella samordningsuppgiften och utvecklingen av IT-verksamheten etc. Kommentarerna ska också belysa andra förändringar som görs, som att exempelvis skapa en gemensam katalog, förbättra tillgängligheten till det tryckta materialet och utforma en gemensam publik verksamhet. En preliminär version av presenteras vid KB:s ledningsgrupp och skickas till Nationella referensgruppen. Kanske även en fråga för Nationella referensgruppsmötet den 24 april. 11. Nästa möte 24 april, 9.00-16.00 (inkl. middag 23 april) 12. Mötet avslutas Agneta och Calle avtackades. Agneta går i pension i mars och Calle blir förvaltningschef för Kultur i länet i Uppsala läns landsting den 1 april. Båda presenterades med en bok. Återstående möten 2012: 24 april, 9.00-16.00 (inkl. middag 23 april) 13 september, 10.00-16.30 (fika från 9.30) 21 november, (Natref 10.00-14.00) - fika 14.00 - expertgruppsordf/sekr (14.30-16.30) 22 november, 10-16, Bibliotekschefsmöte