Sida 1 (10) 110418 Manual för att skapa nyheter och nyhetsbrev på internwebben samt skicka ut nyhetsbrev till alla anställda Innehåll: Inloggning i Polopoly Om nyheter och nyhetslistor Skapa nyheter Nyhetsbrevens innehåll Skapa nyhetsbrev Skicka nyhetsbrev till alla anställda Inloggning i Polopoly Logga in via https://cms.lnu.se/polopoly/login.jsp Använd helst webbläsaren Firefox (Polopoly tycker om Firefox). Om nyhetslistor Det finns nyhetslistor på olika platser i internwebben. Den enstaka nyheten publiceras i den nyhetslista som är relevant för just den nyheten.
Sida 2 (10) KOM:s nyhetslistor De nyhetslistor som (för närvarande) sköts av Kommunikationsavdelningen heter [Interna nyheter Linnéuniversitetet], [Nyhetsbrev Lnu], [Kalmar Lnu] samt [Växjö Lnu]. I nyhetslistan [Interna nyheter Linnéuniversitetet] samlar vi nyheter som berör de flesta på Lnu. Nyheterna hamnar automatiskt i boxen [Interna nyheter Lnu] på internwebbens startsida. Nyhetslistan [Nyhetsbrev Lnu] består enbart av de nyhetsbrev KOM skickar ut till alla anställda. Nyhetsbreven hamnar i boxen [Nyhetsbrev från Lnu] på internwebbens startsida. Det finns också två nyhetslistor för lokal, ortsspecifik information, [Kalmar Lnu] och [Växjö Lnu]. Dessa båda nyhetslistor samsas i boxen [Lokal information] på startsidan på internwebben. Andra relevanta nyhetslistor Det finns även några andra nyhetslistor som vi kan använda. En del avdelningar har kommit igång med att använda nyhetslistorna, andra listor är vi mer involverade i att lägga upp nyheter från. De KOM (för närvarande) också använder och som har en större målgrupp är [Utbildning Lnu] under [Utbildning] i Polopoly, [Forskning Lnu] och [Extern forskning Lnu] under [Forskning], samt listan [Personal Lnu] under [Att arbeta vid Lnu]. Vid enstaka tillfällen går det också att använda listan [IT Lnu] som finns under [Verksamhetsstöd / IT-tjänster]. I nyhetslistan [Forskning - Lnu] placeras (för närvarande) seminarier, föreläsningar och kurser med forsknings-/forskarutbildningsanknytning. Dessa nyheter dyker upp i boxen [Om forskning och utbildning] på startsidan till internwebben. Ofta handlar det om olika utbildningar som ges internt på Lnu, alternativt samarrangemang med andra organisationer och företag. Listan [Extern forskning Lnu] är gjord för att kunna fånga upp forsknings- eller forskaranknutna aktiviteter med externa avsändare. Obs! Aktiviteterna ska rikta sig till en betydande skara på Lnu. För närvarande visas nyheterna i boxen [Om forskning och utbildning] på internwebbens startsida. [Personal - Lnu] är en nyhetslista där nyheter från Personalavdelningen hör hemma. Nyheterna visas i startsidans box [Meddelanden], där även nyheter från ITavdelningen, Kursinfo och Ladok samlas. [IT - Lnu] är en nyhetslista där nyheter från IT-avdelningen läggs in. Nyheterna visas i startsidans box [Meddelanden]. IT sköter huvudsakligen denna lista själva, men vid en del tillfällen använder också KOM listan (det beror lite på från vem inom IT informationen kommer). Oftast lägger IT in infon själva och skickar bara länken.
Sida 3 (10) Att skapa en nyhet i Polopoly För att illustrera hur man skapa nyheter på internwebben använder vi oss av ett exempel i nyhetslistan [Interna nyheter Linnéuniversitetet]. Klicka in dig på internwebben genom att klicka på plustecknet framför ordet [Intra] i trädstrukturen i vänsterkolumnen. Då fälls strukturen för internwebben ut. För att nå nyhetslistorna, klicka på plustecknet fram för [Intranät Startsida]. Det finns nyhetslistor på olika platser i internwebben. De nyhetslistor som (för närvarande) sköts av Kommunikationsavdelningen ligger direkt under [Intranät startsida]. Välj den nyhetslista som är aktuell. Klicka på nyhetslistans namn i trädstrukturen till vänster. Nu syns den aktuella nyhetslistan på högersidan i webbläsaren. Här syns alla nyheter som skapats i den aktuella nyhetslistan. För att skapa en ny nyhet gå till [Skapa innehåll], se till att det står [Nyhet] i rullisten och klicka på knappen [Skapa]. Nu öppnas den nya nyheten under namnet [Nytt innehåll]. Gå till fliken [Publicering] näst längst till höger bland de grå flikarna. Klicka på den och under [Aktuellt arbetsflöde] ändra rullisten till [Utkast <-> publik <-> borttagen]. Nyheten är nu ett utkast, och kommer inte att synas utåt (publiceras) förrän du går tillbaka hit och ändrar arbetsflödet dvs när nyheten är helt klar för publicering. Nu är det dags att fylla i innehållet. I fälten [Titel] och [Rubrik] skriver du nyhetens rubrik. Titelfältet är det som t ex visas i boxen [Interna nyheter Lnu] på internwebbens startsida. Glöm inte att klicka [Spara] under arbetets gång (obs! efter publiceringen är ställd till utkast). Första gången du klickar spara kommer sidan att få det namn som står i [Titelfältet]. När du första gången klickat spara där måste du också gå in på sidan [Interna nyheter Linnéuniversitetet] och klicka spara där också annars kommer inte nyheten att sparas. På denna sida står nu nyhetens rubrik överst i listan [Innehåll] och det är markerat som [Utkast]. Under arbetets gång kan det också vara bra att förhandsgranska nyheten. Det gör man via knappen [Förhandsgranska].
Sida 4 (10) Klicka sedan på fliken [Allmänt]. I fältet [Ingress] skriver du nyhetens första mening (ungefär). När nyheten visas i ett RSS-flöde (se mer nedan) kommer nyhetens rubrik och ingresstext att synas i flödet. För att skriva in själva texten i nyheten klicka nu på fliken [Brödtext]. Nu kommer du till inmatningsfältet [Text]. Här matar du helt enkelt in texten. Om du kopierar in text till nyheten ställ dig med muspekaren i fältet [Text] och klicka på den ikon som har en skrivplatta och en gul skylt med ett T ovanför textfältet. Klistra in texten i det fält som nu poppar up på skärmen. Klicka [Ok]. Nu avformateras texten och lägger sig i textfältet. Använd de [Teckenformat] som finns att välja på i listen ovanför textfältet. Att lägga till en högerkolumn med ett RSS-flöde Att ha besläktade nyheter från samma nyhetslista i högerkolumnen gör förhoppningsvis att man får upp ögonen för våra flöden och gör dem förhoppningsvis mer lästa. På köpet gör länkarna till aktuella nyheter att man får bättre sökträffar på dem. OBS! Har man en nyhet som man vet att man kommer att kopiera och lägga i flera nyhetsflöden ska man inte göra någon högerkolumn med RSS-flöde när man kopierar en nyhet följer nämligen högerkolumnen med också. Enklaste sättet att lägga in högerkolumn med RSS-flöde i en nyhet är helt enkelt att öppna en tidigare nyhet i aktuell nyhetslistsida, t ex [Interna nyheter - Linnéuniversitetet], och kopiera den nyhetens högerkolumn. Öppna en tidigare nyhet i aktuell nyhetslista. Klicka på fliken [Högerkolumn]. Under [Innehållsförteckning] visas de högerkolumnsmoduler som tillhör den aktuella nyheten. Välj aktuell modul, t ex [Interna nyheter Lnu]. På samma rad, långt till höger, finns ikonen för att kopiera två pappersark som ligger ovanpå varandra. Klicka på ikonen till höger. Nu har du en kopia av högerkolumnen. För att klistra in kopian på den aktuella nyheten, gå tillbaka till den nyhet du arbetar med. Klicka [Högerkolumn] och [Redigera]. Nu dyker ikonen för klistra in upp: ett papper som ligger på en orange skiva. Klicka på den. Klicka sedan [Spara]. Nu har du kopierat in högerkolumnen. Det finns självklart ett sätt att skapa RSS-flödesmodul från scratch, men det behöver vi inte ta upp här! Att publicera en nyhet När nyheten är klar för publicering klicka på fliken [Publicering] och under [Tillstånd] klicka på knappen [Publicera denna version], så publiceras sidan.
Sida 5 (10) Nyheter på engelska När nyheterna finns även med engelsk text publicerar vi dem även på engelska. Det gör man genom att skapa en språkversion av den aktuella nyheten. Den engelska nyheten dyker då upp i motsvarande box på internwebbens engelska startsida. Att publicera en nyhet på engelska Nyheten du ska publicera på engelska ska vara öppen i Polopoly. Stå i nyheten med fliken [Allmänt] öppen i icke-redigera-läge. Då finns en knapp [Skapa språkversion]. Klicka på den. Nu kommer det vanliga artikelutseendet upp i Polopoly. Här finns [Titel], [Rubrik] och [Ingress] under fliken [Allmänt]. Och så en flik för [Brödtext], [Högerkolumn], [Publicering] och så vidare. Lägg in titel, rubrik och bröd text på engelska, på samma sätt som när du lägger in en svensk nyhet. Glöm inte att klicka [Spara] när du är klar. När du har klickat spara stängs det engelska fönstret och det svenska syns igen. OBS! På sidan finns nu en knapp för [Spara] som du måste klicka på för att den engelska språkversionen ska sparas. Nu finns den engelska titeln under rubriken [Andra språkversioner] på den svenska nyheten under [Allmänt]. Klickar man på den engelska titeln kommer man tillbaka till den versionen. Det händer ingenting om man klickar [Förhandsgranska] när den engelska nyheten är uppe. Däremot kan du förhandsgranska den svenska nyheten och klicka [In English] längst upp till höger på sidan. Då ser du den engelska språkversionen. Nyhetsbrevens innehåll Nyhetsbreven bygger på principen om korta ingressaktiga texter (en mening absolut max två meningar eller tre rader) som oftast hänvisar vidare till egna nyheter. Får man alltså in önskningar om att få med lite längre texter i nyhetsbreven måste de först publiceras var för sig som separata nyheter. Då gällde det att kunna placera nyheten på den del av internwebben som den hör hemma. Publiceringen av enskilda nyheter sker löpande. Se alltid till att ha ett nyhetsbrev under skapande (som utkast) i Polopoly. Det är bra att lägga in nyheter som ska med i nyhetsbrevet efter hand, så blir det inte så mycket jobb när det väl är dags att skicka ut det.
Sida 6 (10) För information om den innehållsliga hanteringen av nyhetsbrevet se Rutin för att skapa nyheter och nyhetsbrev på internwebben samt skicka ut nyhetsbrev till alla anställda. Nyhetsbrev på engelska När det finns viktig information som ska ut till anställda gör vi även nyhetsbrev på engelska. Det gör man som vanligt genom att skapa en språkversion av det aktuella nyhetsbrevet. Det engelska nyhetsbrevet visas i boxen Newsletter from Linnaeus University på internwebbens engelska startsida. Skapa nyhetsbrev Klicka in dig på internwebben genom att klicka på plustecknet framför ordet [Intra] i trädstrukturen i vänsterkolumnen. Då fälls strukturen för internwebben ut. För att nå nyhetslistan [Nyhetsbrev Lnu] där nyhetsbreven skapas kan du behöva klicka på plustecknet fram för [Intranät Startsida]. Klicka sedan på texten [Nyhetsbrev Lnu]. Nu syns den sidan på högersidan. Här finns alla nyhetsbrev som skapats på denna sida. För att skapa ett nytt nyhetsbrev gå till [Skapa innehåll], se till att det står [Nyhet] i rullisten och klicka på knappen [Skapa]. Nu öppnas det nya nyhetsbrevet under namnet [Nytt innehåll]. Gå till fliken [Publicering] näst längst till höger bland de grå flikarna. Klicka på den och under [Aktuellt arbetsflöde] ändra rullisten till [Utkast <-> publik <-> borttagen]. Nyhetsbrevet är nu ett utkast, och kommer inte att synas utåt (publiceras) förrän du går tillbaka hit och ändrar arbetsflödet dvs när nyhetsbrevet är helt klart för publicering. Nu är det dags att fylla i innehållet. I fälten [Titel] och [Rubrik] skriver du [Nyhetsbrev]. Titelfältet är det som t ex visas i boxen [Nyhetsbrev från Lnu] på internwebben. När nyhetsbrevet börjar bli klart är det bra att i detta fält fylla i ledord till nyhetsbrevets innehåll, t ex [Nyhetsbrev (schemaläggning, doktorandkurs, seminarier mm)]. Om det är något som är extra viktigt, ta då med det i titelfältet. Rubrikfältet är den text som visas som huvudrubrik till nyhetsbrevets webbsida och där fyller man i det datum nyhetsbrevet skickas ut, t ex [Nyhetsbrev 9 februari]. Glöm inte att klicka [Spara] under arbetets gång (obs! efter att publiceringen är ställd till utkast). Första gången du klickar spara kommer sidan att få det namn som står i [Titelfältet].
Sida 7 (10) När du första gången klickat spara där måste du också gå in på sidan [Nyhetsbrev Lnu] och klicka spara där också annars kommer inte nyhetsbrevet att sparas. På denna sida står nu nyhetsbrevet med i listan [Innehåll] och det är markerat som [Utkast]. Under arbetets gång kan det också vara bra att förhandsgranska nyhetsbrevet. Det gör man via knappen [Förhandsgranska]. Klicka sedan på fliken [Allmänt]. För att skriva in själva texten i nyhetsbrevet klicka nu på fliken [Brödtext]. Nu kommer du till inmatningsfältet [Text]. Här matar du helt enkelt in texten. Om du kopierar in text till nyhetsbrevet ställ dig med muspekaren i fältet [Text] och klicka på den ikon som har en skrivplatta och en gul skylt med ett T ovanför textfältet. Klistra in texten i det fält som nu poppar up på skärmen. Klicka [Ok]. Nu avformateras texten och lägger sig i textfältet. Använd de [Teckenformat] som finns att välja på i listen ovanför textfältet. För klassificeringsrubriker använd [Rubrik 2]. För nyhetsrubriker i nyhetsbrevet använd [Rubrik 3]. För brödtext använd [Normal]. Innehållet i nyhetsbreven Vi har några standardrubriker som vi använder i nyhetsbrevet: Forskning, Lokal information: Kalmar, Lokal information: Växjö, Konferenser vid Lnu kommande vecka samt Ur kalendariet kommande vecka. Ur kalendariet För att hitta lämpligt material till rubriken Ur kalendariet kommande vecka så går man igenom kalendariet för personal och kalendariet för allmänheten som finns på startsidan på Lnu.se. OBS! Det gäller alltså att titta på vad som sker i kalendariet veckan efter det att nyhetsbrevet går ut. Informationen om den enskilda aktiviteten som ska med i nyhetsbrevet är: titel, datum, klockslag, lokal och ort. Se hur informationen presenteras i ett tidigare nyhetsbrev. Högerkolumn med RSS-flöde Enklaste sättet att lägga in högerkolumn med RSS-flöde i en nyhet är helt enkelt att öppna en tidigare nyhet i aktuell nyhetslistsida, t ex [Interna nyheter - Linnéuniversitetet], och kopiera den nyhetens högerkolumn. Öppna en tidigare nyhet i aktuell nyhetslista. Klicka på fliken [Högerkolumn]. Under [Innehållsförteckning] visas de högerkolumnsmoduler som tillhör den aktuella nyheten. Välj aktuell modul, t ex [Interna nyheter Lnu]. På samma rad,
Sida 8 (10) långt till höger, finns ikonen för att kopiera två pappersark som ligger ovanpå varandra. Klicka på ikonen till höger. Nu har du en kopia av högerkolumnen. För att klistra in kopian på den aktuella nyheten, gå tillbaka till den nyhet du arbetar med. Klicka [Högerkolumn] och [Redigera]. Nu dyker ikonen för klistra in upp: ett papper som ligger på en orange skiva. Klicka på den. Klicka sedan [Spara]. Nu har du kopierat in högerkolumnen. Det finns självklart ett sätt att skapa RSS-flödesmodul från scratch, men det tar vi alltså inte upp här! Korrläsning och avstämning När nyhetsbrevet är klart ska det stämmas av med kommunikationschefen. Det går inte att skicka en länk till förhandsgranskaläget i polopoly, så nyhetsbrevstexten måste kopieras in i ett mejl eller i ett worddokument och skickas till kommunikationschefen, eller motsvarande. Granska nyhetsbrevet i läget [Förhandsgranska] och kontrollera att alla länkar fungerar. Publicering När texten är okejad klicka på fliken [Publicering] och under [Tillstånd] klicka på knappen [Publicera denna version], så publiceras sidan. När nyhetsbrevet är publicerat, gå in och dubbelkolla så att alla länkar funkar även i skarpt läge. Skicka nyhetsbrev Nu är nyhetsbrevet publicerat, och det är dags att skicka ut e-post om det till alla anställda. Funktionsmejladressen kommunikationsavdelningen@lnu.se använder vi för att hämta in nyheter och skicka ut nyhetsbrev till både alla anställda <alla_anst@lnu.se> och alla studenter <alla_stud@lnu.se>. Om du inte har kommunikationsavdelningsmejlen i din mejlklient når du den via webmejlen på adressen https://webmail.lnu.se/owa/kommunikationsavdelningen@lnu.se och sedan använder du ditt eget användarnamn och lösenord för att logga in. Fungerar inte ditt lösenord kontakta Annika Sand. Finns inte hon på plats, kontakta IT-support direkt. Lägga till funktionsmejl i Outlook PC-tips! Ett tips för att slippa gå till webbmejlen och istället få kommunikationsavdelningen@lnu.se direkt i din outlook, gör på följande sätt: 1. Klicka på E-postkonto i Verktyg-menyn i Outlook.
Sida 9 (10) 2. Klicka på Visa eller ändra befintliga e-postkonton och sedan på Nästa. 3. Markera kontot i listan, och välj sedan Ändra. 4. Klicka på Fler inställningar och sedan på fliken Avancerat. 5. Klicka på Lägg till och ange sedan namnet på den postlåda som du vill lägga till, dvs info.nv. Här kan du som ev redan har nyttuniversitet@hik.se eller @vxu.se kopplat till din inbox ta bort denna och ersätta med kom-adressen. 6. Klicka på ok 7. Postlådan hamnar sedan i vänstra kanten under Alla e-postmappar. Skapa och skicka mejlet Öppna mejlen kommunikationsavdelningen@lnu.se. I mappen [Utkast] ligger exempel på både tidigare utskickat nyhetsbrev till anställda. Öppna ett gammalt mejl för utskick av nyhetsbrev. Kopiera hela brödtexten inkl bilden. Öppna ett nytt mejl och klistra in detta i det. Kopiera också över ärendemeningen i mejlet. (Exakt hur/hur bra det här fungerar kan skifta mellan olika mejlklienter.) Gå in i det nya mejlet och ändra följande: - ändra datum i ärendemeningen till korrekt datum - ändra datum i nyhetsbrevets rubrik i brödtextfältet till korrekt datum - ta bort samtliga rubriker som finns uppradade i mejlet - ta bort direktlänken till nyhetsbrevet på raden som börjar Klicka här - ändra namnet på den som är redaktör för nyhetsbrevet (sista raden i mejlet) Öppna nu nyhetsbrevet i webbläsaren och kopiera över rubrik för rubrik in i nyhetsbrevsmejlet. Formatera om mejlet när alla rubriker finns med så att det ser snyggt ut (kan göras på olika sätt i olika mejlklienter och webbläsare). OBS! Rubriken (och innehållet) under Ur kalendariet kommande vecka ska inte stå med i mejlet. Kopiera länkadressen till nyhetsbrevet in i mejlet. Kopiera adressen från början t.o.m. adressens siffror, t ex http://intranet.lnu.se/1.46721. OBS! Numera har nyhetsbreven väldigt lång adress, t ex http://intranet.lnu.se/1.46721/nyhetsbrev-soksiffror-nmi-mm. Risken är stor att adressen går över mer än en rad i mejlet, och det kan skapa problem i en del webbläsare. Sluta därför att kopiera direkt efter adressen siffror, ex http://intranet.lnu.se/1.46721. OBS! Kontrollera att mejlets avsändare är kommunikationsavdelningen. Skicka mejlet till dig själv.
Sida 10 (10) När du får mejlet, öppna det och kontrollera att länken funkar. Kontrollera också att länkarna funkar i nyhetsbrevet på webben. Korrläs mejlet dubbelkolla särskilt datumen. Kopiera över hela brödtexten inkl bilden i det mejl du skickade till dig själv. Klistra in det i ett nytt mejl. Kopiera ärendemeningen in i det nya mejlet. OBS! Kontrollera att Kommunikationsavdelningen står som avsändare till det nya mejlet. Lägg till mottagaradressen alla_anst@lnu.se. Skicka mejlet. Nyhetsmejl på engelska Finns det en engelsk variant av nyhetsbrevet har vi lagt till informationen Newsletter from Linnaeus University i mejlets ärendemening samt i rubriken under bilden i själva nyhetsbrevsmejlet. I listan över mejlrubriker ligger den engelska rubriken överst, skiljd från de övriga rubrikerna. Ett exempel på ett svenskt och engelskt nyhetsbrev finns i utkastlådan. Se mejlet daterat den 16 februari 2011. Använd detta som mejl som mall vid behov. Nyhetsbrev med krisinformation Nyhetsbreven är en av våra viktigaste kanaler när det handlar om att sprida information om en kris. Mer information om hur KOM agerar vid olika typer av kriser finns i Rutiner för krishantering vid KOM.