Detta dokument finns på Medarbetare / Organisation / Kom under Rutiner eller sök på kris kom så kommer du direkt till dokumentet.

Transkript

1 Sida 1 (5) Manual för hantering av Lnu:s interna krisinformation KOM:s ansvar Krishanteringsinformationen vid Lnu finns samlad på intranätet Medarbetare. Du når den via länken Kris och säkerhet högt upp i den svarta listen på startsidan eller Att arbeta vid Lnu / Kris eller genom att söka på kris på Medarbetare. På Lnu.se finns Kris och säkerhet i sidfoten. Du kan också söka på kris på Lnu.se och komma rätt. På Lnu.se finns lite kortare information riktad mer till studenter och externa besökare samt en länk till Medarbetare där det finns mer detaljerad information, om bland annat krisledning inklusive diverse dokument som krisledningsplan, rutiner och checklistor. Den vanligaste krishanteringen vid Lnu rör sig om anställda eller studenter som avlidit. För dessa båda händelser finns det checklistor på Medarbetare (se ovan). I checklistorna framgår vad som är kommunikationsavdelningens ansvar, men inte så tydligt exakt vad vi gör på KOM när något händer. Det är den här informationen vi försöker förtydliga här. Viktigt att komma ihåg är att detta är något som måste göras omedelbart när informationen når oss. Detta dokument finns på Medarbetare / Organisation / Kom under Rutiner eller sök på kris kom så kommer du direkt till dokumentet. Så här gör man När en anställd avlidit När en anställd avlidit står det i checklistan att KOM ska informera om detta på intranätet Medarbetare och till studenterna via nyhetslistan på Lnu.se/Student. Informationen som går ut ska alltid finnas på både svenska och engelska. Informationen till KOM ska komma från Infocenter/Växel, men den kan även komma direkt från aktuell fakultet, institution eller avdelning (då måste vi stämma av med infocenter/växel så de också är informerade). Kontakt med infocenter/växel behövs alltid eftersom vi samordnar informationen som läggs på intranätet med flaggning och uppställning av minnesblad i receptionerna.

2 Sida 2 (5) När vi får information att en anställd avlidit behöver vi få namn (korrekt stavning), organisationstillhörighet, anställningsort och ofta någon form av datumangivelse för när det inträffade. Ibland när vi får informationen är det redan klart med när universitetet kommer att hålla en minnestund, och ibland inte. Finns den informationen ska den med i meddelandet direkt. Annars blir det ett senare meddelande om detta. För att informera om minnesstunden behöver vi ha information om lokal, datum och tid, och informationen ska ges på både svenska och engelska. Informationen läggs ut i gruppen Linnéuniversitetets nyhetsbrev på Medarbetare. För att lägga ut nyheter i gruppen Nyhetsbrevet måste man vara gruppansvarig i den gruppen. Informationen ska också läggas ut i nyhetslistan Nyheter under mappen Student / Linnéuniversitetet i Polopoly. Gruppen Linnéuniversitetets nyhetsbrev är en grupp med enbart nyheter, och innan du publicerar meddelandet ska du kryssa ur rutan Visa nyhetsflagga som finns till höger om brödtextfältet. Text i meddelandet Den text vi skriver i meddelandet på webben är väldigt kort och neutral. In Memoriam Förnamn Efternamn Vår kollega Förnamn Efternamn avled datum. Förnamn Efternamn var anställd som xxxxxx vid Institutionen xxxx/xxxxavdelningen, ort. En minnesstund kommer att anordnas, mer information om den kommer senare. In Memoriam Firstname Lastname Our colleague Firstname Lastname passed away on Date. Firstname Lastname worked as xxxxxx at the Department/School of xxxx/xxxx department, in City. A commemorative gathering will be held - more information to follow soon. Minnesstund xxxdag XX xxxxxxxx En minnesstund hålls xxxdagen den datum månad kl XX.XX i sal, adress, med anledning av Förnamn Efternamns bortgång. Förnamn Efternamn var anställd vid Institutionen xxxx/xxxxavdelningen, ort. Commemorative gathering Xxxday XX Xxxmonth A commemorative gathering to mark the death of Firstname Lastname will be held at XX.XX on Xxxday Date Month. Location: room, address. Firstname Lastname worked at the Department/School of xxxx/xxxx department, in City.

3 Sida 3 (5) När en student avlidit När en student avlidit står det i checklistan att KOM ska informera om detta på intranätet Medarbetare och till studenterna via nyhetslistan på Lnu.se/Student. Informationen som går ut ska alltid finnas på både svenska och engelska. Informationen till KOM ska komma från Infocenter/Växel, men den kan även komma direkt från aktuell institution eller avdelning (då måste vi stämma av med infocenter/växel så de också är informerade). Kontakt med infocenter/växel behövs alltid eftersom vi samordnar informationen som läggs på intranätet med flaggning och uppställning av minnesblad i receptionerna. När vi får information att en student avlidit behöver vi få namn (korrekt stavning), organisationstillhörighet, anställningsort och helst någon form av datumangivelse för när det inträffade. Ibland är det klart med när universitetet kommer att hålla en minnestund, och ibland inte. Finns den informationen ska den med i meddelandet direkt. Annars blir det ett senare meddelande om detta. För att informera om minnesstunden behöver vi ha information om lokal, datum och tid. Informationen läggs ut i gruppen Linnéuniversitetets nyhetsbrev på Medarbetare. För att lägga ut nyheter i gruppen Nyhetsbrevet måste man vara gruppansvarig i den gruppen. Informationen ska också läggas ut i nyhetslistan Nyheter under mappen Student / Linnéuniversitetet i Polopoly. Gruppen Linnéuniversitetets nyhetsbrev är en grupp med enbart nyheter, och innan du publicerar meddelandet ska du kryssa ur rutan Visa nyhetsflagga som finns till höger om brödtextfältet. Text i meddelandet Den text vi skriver i meddelandet på webben är väldigt kort och neutral. In memoriam Förnamn Efternamn Studenten Förnamn Efternamn har avlidit. Förnamn Efternamn studerade vid xxxxxxx på Institutionen xxxxxx, ort. En minnesstund kommer att anordnas, mer information om den kommer senare. In Memoriam Firstname Lastname Student Firstname Lastname has passed away. Firstname Lastname studied xxxxxxx at the Department/School of xxxx, in City. A commemorative gathering will be held - more information to follow soon. Minnesstund Förnamn Efternamn

4 Sida 4 (5) En minnesstund hålls xxxdagen den datum månad i sal, adress, ort, med anledning av Förnamn Efternamns bortgång. Förnamn Efternamn var student vid Institutionen xxxx, ort. Commemorative gathering Firstname Lastname A commemorative gathering to mark the death of Firstname Lastname will be held on Xxxday Date Month. Location: room, address, city. Firstname Lastname was a student at the Department/School of xxxx, in City. När en alumn avlidit Huvudregeln är att vi inte uppmärksammar alumner som avlidit. Men är personen av nationellt intresse publicerar vi en nyhet på Lnu.se för att minnas personen. Vi skriver då en kort text om hur hen var anknuten till universitetet, något om hens betydelse för oss, och vi lägger gärna till en bild också (helst då en som är tagen av oss). Vi minns Förnamn Efternamn Idag minns vi xxxx Förnamn Efternamn som var en mycket uppskattad xxxx och före detta student vid xxxxxx vid Linnéuniversitetet. Vi minns honom/henne som en xxxxx. Våra tankar går idag till hans/hennes familj och vänner. In rememberance of Firstname Lastname Today we remember xxx Firstname Lastname, who was a highly appreciated xxx and alumni at xxxxx at Linnaeus University. We think of Firstname Lastname as a xxxxxx. Our deepest condolences go out to his/hers family and friends. Se exemplet Funktionen Viktig information på Medarbetare Inträffar en stor allvarlig kris som berör många på Linnéuniversitetet finns funktionen Viktig information på Medarbetare. När du använder den här funktionen kommer en svart ruta med en varningstriangel att dyka upp överst i högerkolumnen på i princip alla sidor på Medarbetare. Rutan Viktig information innehåller en rubrik, en kort brödtext och möjlighet att lägga till en länk till mer information. Funktionen är byggd så att du kan publicera motsvarande information på både svenska och engelska. För att publicera Viktig information måste du vara superadmin på Medarbetare.

5 Sida 5 (5) Så här gör man I vänstermenyn har du som superadmin tillgång till en extra meny Admin. Där finns menyvalet Viktig information. Klicka på länken. Då kommer du till en sida där du kan publicera nya meddelanden och där du ser tidigare meddelanden. Klicka Skapa ny. Formuläret Lägg till viktig nyhet kommer nu upp. Här finns möjlighet att lägga in rubrik (titel), kort brödtext (innehåll) och länk (adress) på både svenska och engelska. När du skrivit in aktuell text klickar du i rutan Publicerad och så klickar man Skapa. Du kan alltså lägga in en text och klicka Skapa och välja att inte publicera texten än. Har du fyllt i både Publicerad och Skapa så innebär det att nyheten nu är publicerad. Man kan ha flera Viktig informations-meddelanden publicerade samtidigt. När du sedan vill ta bort informationen klickar du sig in på aktuell nyhet i listan via länken Viktig information och klickar ur rutan Publicerad och klickar Skapa.