Sida Datum 1(22) 2016-03-30 Instruktioner till registrering av privata utförare www.utforarregistret.scb.se Postadress Besöksadress Telefon Box 24 300, 104 51 STOCKHOLM Karlavägen 100 08-506 940 00 701 89 ÖREBRO Klostergatan 23 019-17 60 65 www.scb.se E-post: scb@scb.se Organisationsnummer: 20 21 00-0837 Momsregnummer: SE202100083701
2(22) 1. Inledning 3 2. Registrera via webbplatsen 4 2.1 Kopiera uppgifter från 2014 4 2.2 Registrera via webbplatsen 7 2.3 Manuell registrering 11 3. Registrera via filinlämning 12 4. Utförare registrerade i år 15 5. Utförare registrerade tidigare år 18 6. Återrapport Utförarregistret 19 7. Klar 21 8. Kontakt med utförarregistret 22
3(22) 1. Inledning Statistiska centralbyrån har fått i uppdrag av Finansdepartementet att sammanställa ett register över alternativa utförare av kommunal/landstingskommunal verksamhet. Syftet är att få en bättre bild av de företag som utför kommunal/landstingskommunal verksamhet. Uppgifterna kommer bland annat att användas - av riksdag och regering som analysunderlag, urvalsram och för jämförelse mellan kommuner respektive landsting - för att göra personalstatistiken för den kommunala sektorn mer komplett - för jämförelse mot Räkenskapssammandragens köp av huvudverksamhet (kommuner) respektive verksamhet (landsting) från privata utförare Denna undersökning kan ses som en ytterligare specificering av en del av motpartsredovisningen i Räkenskapssammandraget. Här ska du redovisa vilka företag som ni har köpt huvudverksamhet (kommuner) respektive verksamhet (landsting) av. Vilka utförare ingår? Undersökningen är avgränsad till att för landstingen omfatta verksamhet inom Hälso- och sjukvård (DVOkod 0-4), och för kommunerna följande verksamheter: 4 Pedagogisk verksamhet 5 Vård och Omsorg 600 Flyktingmottagande - Köp från privata företag, föreningar/stiftelser (inkl. ideella organisationer och registrerade trossamfund) redovisas. Från och med 2014 ska även köp från landstings- respektive kommunägda företag i den egna koncernen ingå. Däremot ska köp från andra kommuner och landsting, kommunalförbund samt privatpersoner/hushåll inte ingå. - För kommunerna är det enligt KommunBas13 motpart 85, Föreningar och stiftelser och motpart 87, Privata företag, samt Kommunägda företag extern motpart (intervall 5-7) som efterfrågas. - För landstingen är det enligt kontoplan L-Bas 2013 konto 50-54 med motpart privata företag/vårdgivare, ideella föreningar och stiftelser samt landstingsägda företag inom egen koncern. - Kommuner ska ta med utförare där verksamhet totalt har köpts för minst 100 000 kr. Motsvarande belopp för landsting är 250 000 kr. Hur rapporteras utförarna? Det finns i år två olika sätt att redovisa era utförare, antingen via webbapplikationen eller via filinlämning. I webbapplikationen finns det en sökfunktion som är uppkopplad mot SCB:s företagsregister där ni kan söka rätt på era utförare utifrån de uppgifter ni har. Det finns också möjlighet att manuellt registrera de utförare ni inte får träff på. Ni som registrerat utförare tidigare år har också möjlighet att använda dessa som underlag för att kopiera de utförare som fortfarande är aktuella i årets insamling. Filinlämning innebär att ni ur era system tar fram de efterfrågade uppgifterna och skickar in allt som en samlad Excel-fil via SCBs insamlingsverktyg (SIV). Utförligare beskrivning av de båda tillvägagångssätten finns längre fram i instruktionerna. Läs igenom vad som gäller för respektive insamlingssätt innan ni påbörjar arbetet så att ni kan välja vilket som passar er bäst utifrån vilka uppgifter ni har om era utförare och hur många det är. Observera! Om ni först registrerar utförare i webbapplikationen och sedan skickar in en fil så raderas uppgifterna som ni registrerade i webbapplikationen. Däremot går det bra att komplettera via webbapplikationen efter att ha skickat in en fil.
4(22) Flera personer kan samtidigt vara inloggade med samma lösenord. Om ni är flera personer som ska lämna uppgifter så bör ni koordinera registreringarna mellan er så att ni inte samtidigt arbetar med samma utförare. 2. Registrera via webbplatsen Det första du gör är att markera fliken Lämna uppgifter och därefter välja Kopiera uppgifter från 20xx eller Registrera via webbplatsen. Du kan endast använda Kopiera från 20xx om du lämnade in några utförare föregående år. 2.1 Kopiera uppgifter från 2014 Har du lämnat uppgifter föregående år kan du kopiera de utförare som fortfarande är aktuella. Detta gör förhoppningsvis att uppgiftslämnandet borde ta mindre tid i år om du har föregående års registreringar att utgå ifrån. När du sökt fram de utförare du vill kopiera så får du fram en lista på de utförare som uppfyller sökvillkoret.
Markera en utförare i taget som du vill kopiera. 5(22)
För den markerade utföraren väljer du en ny RS-kod eller behåller den som finns, samt skriver in det nya beloppet. Klicka sedan på Kopiera-knappen längst till vänster och kopieringen genomförs. 6(22) I meddelandet som kommer under listan ser du om kopieringen gick bra eller ej. Om den inte gick att genomföra får du i meddelanderutan se vad det beror på. Observera att du i listan ovan inte ser eller kan ändra årets nya belopp och RS kod för utförarna. För att se eller ändra utförarna välj menyvalet Registrerade utförare > Registrerade i år där du kan se alla registreringar du hittills gjort i år.
7(22) 2.2 Registrera via webbplatsen Här kan du söka efter rätt utförare genom att ange ett eller flera olika sökalternativ. Lättast är om du vet företagets organisationsnummer men du kan även söka på namn, adress och några andra sökalternativ.
8(22) Sökningen görs mot SCB:s företagsregister som innehåller uppgifter om aktiva företag och arbetsställen. Registret är uppbyggt så att samtliga adresser som ett företag har verksamhet på syns som egna arbetsställen. Det är alltså arbetsstället som du ska ange här och du ska inte ange företagets huvudkontor eller faktureringsadress utan i första hand markera det arbetsställe som utfört verksamhet åt er. Exempel: Vårdföretaget Omsorgen AB har tjugotalet vårdboenden i hela Sverige. Om ni har köpt tjänster från två av dessa Hemlyckan och Stallgården är det dessa två som ni ska ange. Sök rätt på Hemlyckan och gå därefter vidare till nästa steg. När du registrerat alla uppgifter om Hemlyckan så söker du rätt på Stallgården och registrerar alla uppgifter. I vissa fall kanske du inte hittar arbetsstället du söker. Detta kan bero på att verksamheten nu ligger under ett annat företag eller har lagts ned. Sökningen görs mot det aktuella registret som uppdateras varje vecka och vissa saker kan ha förändrats sedan förra året. I dessa fall så måste du registrera utföraren manuellt.
9(22) När du hittat rätt utförare går du till nästa steg för att registrera verksamhetsområde och belopp. Välj nu aktuell verksamhet (RS-kod) från listan och ange belopp i tusentals kronor (tkr). Observera att du endast kan markera en verksamhet i taget.
10(22) När du valt aktuell verksamhet skriver du in det belopp som ni köpt in verksamhet för på det aktuella arbetsstället. Om ni köpt från flera arbetsställen som tillhör samma företag ska du ange dessa uppgifter för ett arbetsställe i taget. Skriv in beloppet och tryck på Spara. Om ni från samma utförare köpt in verksamhet som omfattas av flera olika verksamheter så kan du nu markera nästa RS-kod och därefter ange belopp. När du fyllt i samtliga verksamheter och belopp för denna utförare trycker du på Spara. Om du har fler utförare att registrera väljer du Registrera fler utförare. Om du har registrerat alla utförare för året så går du till Registrering klar och meddelar SCB att du är klar.
2.3 Manuell registrering 11(22) Om du inte hittar den aktuella utföraren i SCB:s företagsregister så kan du registrera den manuellt. För att göra det ska du komma till bilden nedan. Hit kommer du genom att välja fliken Lämna uppgifter, och där välja alternativet Registrera via webbplatsen. Längst ned på den sidan klickar du på länken manuellt. Det viktigaste är att du anger företagets organisationsnummer eller namn men du ska helst även skriva in adress och telefonnummer. Välj Gå till nästa steg och ange verksamheter och belopp på samma sätt som beskrivits ovan och spar sedan dina uppgifter.
12(22) 3. Registrera via filinlämning Istället för att registrera varje enskild utförare via webbplatsen kan du samla alla uppgifter i en fil som du skickar in. För att kunna göra detta måste du dock veta samtliga utförares organisationsnummer samt gärna namn, adress och telefon. Dessutom behöver du självfallet även här ange inom vilka verksamheter och för vilka belopp som ni köpt verksamhet. Välj Lämna uppgifter och alternativet Registrera via filinlämning. Där finner du ytterligare instruktioner och en Excel-mall som du ska använda när du skickar in utförarna. På sidan finns även en beskrivning i form av en pdf-fil vilka kolumner som ska ingå i filen. Observera att du inte kan skicka in Excel-filen som en bifogad fil i ett mejl. På grund av sekretess är det inte tillåtet för SCB att ta in uppgifterna via mejl. Därför sker inlämningen istället på ett säkrare sätt då vi använder oss av ett krypteringsverktyg via länken i formuläret. SCB benämner detta SIV (SCBs InlämningsVerktyg). Om du skickar in en Excel-fil är det viktigt att du använder dig av den mall som går att hämta hem. Fliknamnet ska vara det som står i mallen, inga totalrader eller totalkolumner får finnas. Dessutom så får det inte förekomma dolda kolumner. Allt detta för att vi ska kunna läsa in filen till databasen och undvika onödiga problem.
13(22) Tänk på att filen kommer att skriva över eventuella uppgifter du registrerat tidigare via webbapplikationen. Dock är det möjligt att komplettera via webbapplikationen efter inskickad fil. Om du skickar in flera filer så kommer den senaste att skriva över de tidigare. Filen måste därför innehålla kompletta uppgifter för aktuellt år och inte bara innehålla förändringarna. När du sparat ner Excel-mallen hos dig ska du lägga in utförarenas värden. Väljer du att kopiera från ett annat Excel-dokumentet är det viktigt att du klistrar in värden (eller text) i den mottagande filen. I Excelmallen finns kontroller så att du blir uppmärksammad på om något saknas eller t.ex. om RS-koden inte är giltig. När du är klar och har sparat filen hos dig så ska du via länken www.insamling.scb.se skicka uppgifterna till SCB. Använd de inloggningsuppgifter som du har fått för filinskick. Efter inloggningen så anger du aktuell fil genom att bläddra i din filstruktur och sedan så skickar du in filen. Då kommer en kontroll att ske att de värden du angivet är riktiga. Om det finns felaktigheter så får du upp en lista på felen som du måste åtgärda. Först när filen inte innehåller några fel går den att skicka in till SCB. För kommuner gäller:
14(22) För landsting gäller: När du har registrerat alla utförare för året och skickat in filen väljer du fliken Registrering klar och meddelar SCB att du är klar.
15(22) 4. Utförare registrerade i år För att få en bättre överblick av vilka utförare du registrerat hittills i år så kan du välja fliken Registrerade utförare och sedan välja Registrerade i år. Du kan välja att titta på utförare som registrerats från Företagsregistret eller de som är manuellt registrerade. För de manuellt registrerade kan du hämta hem dels de som du originalregistrerat, dels de som är kvar och som SCB inte hittat i Företagsregistret. De utförare du registrerat kan även laddas ner som en textfil eller Excelfil.
16(22) Om du upptäcker något fel för de utförare som registrerats från Företagsregistret kan du här ändra RS-kod och Belopp eller ta bort utföraren.
17(22) Om du upptäcker något fel för de utförare som registrerats manuellt går de endast att tas bort och du får sedan registrera den på nytt.
18(22) 5. Utförare registrerade tidigare år När årets insamling är avslutad kommer du kunna ladda ner de utförare du registrerat i år (mejl kommer när året är klart) samt alla tidigare år. Detta kan du göra genom att välja Registrerade utförare och därefter Utförare tidigare år. Du kan välja att ladda ner utförarna som en textfil eller Excelfil. Du kan dels ladda ner utförare med de värden du registrerade, dels en uppdaterad variant som det ser ut i SCBs Företagsregister just nu (uppdatering sker varje vecka). Du kan också ladda ner de manuellt registrerade utförarna. Både de som du originalregistrerat och de som är kvar och som SCB inte hittat i Företagsregistret. Genom att utnyttja denna möjlighet har du tillgång ett bra utförarregister för de olika åren. Kommande år kan du ha årets utförare som underlag när du ska registrera utförarna vilket förhoppningsvis gör uppgiftslämnandet enklare och snabbare.
19(22) 6. Återrapport Utförarregistret När du registrerat samtliga utförare finns möjligheten att direkt på webben ta fram en återrapport. Detta gör du genom att klicka på Jämförelse mot RS som finns i fliken Registrerade utförare. Här visas en jämförelse mellan lämnade uppgifter i Utförarregistret (UF) och Räkenskapssammandraget (RS). Finns det rader i återrapporten som är färgmarkerade innebär det att det är stora skillnader mellan undersökningarna. Dessa måste rättas eller kommenteras av er. Observera dock att några rättningar inte görs på denna sida. Se instruktionerna i bilden nedan hur du gör dina eventuella rättningar. I återrapporten visas summan av samtliga belopp för utförarna per RS-kod (både de som hittats i Företagsregistret och de som du registrerat manuellt). För att se vilka utförare som finns registrerade på respektive RS-kod klicka på Visa. Återrapporten kan även tas fram för tidigare år genom att välja år.
20(22) Du kan även ladda ner återrapporten som en Excelfil eller textfil. När eventuella rättningar i återrapporten är justerade och du bedömer att du är klar ska du meddela SCB detta, se avsnitt 7 på nästa sida.
21(22) 7. Klar När samtliga registreringar är klara och du har kontrollerat återrapporten ska du meddela SCB. Detta gör du genom att välja fliken Registrering klar och klicka på Meddela SCB. Du kan även lämna eventuella kommentarer här. Vi är tacksamma om du även anger hur lång tid det tog att besvara undersökningen.
22(22) 8. Kontakt med utförarregistret Under denna flik hittar du kontaktuppgifter till oss på SCB. Här kan du även göra eventuella rättningar och uppdateringar av era kontakt- och personuppgifter.