Sid 1 (10) Innehållsförteckning.. 1 20 Bokslutsinformation.. 2 20.2 Årsredovisning (årsbokslut) per den 31 december 2016 2 20.2.1 Intäkter/kostnader i rätt period.. 2 20.2.2 Periodiseringar. 2 - Förutbetalda kostnader 2 - Upplupna (förväntade) kostnader.. 4 - Upplupna/oförbrukade bidragsintäkter: Bidragsfinansierade projekt 4 - Upplupna/förutbetalda intäkter: Uppdragsfinansierade projekt 5 20.2.3 Projektstatus och rapportering... 5 20.2.4 Hålltider. 6 20.2.5 Rapporter... 8 Bilaga 20.a Anvisningar för projekt med underskott i externfinansierad verksamhet 9
Sid 2 (10) 20 Bokslutsinformation 20.2 Årsredovisning (årsbokslut) per den 31 december 2016 Det är nu åter dags att upprätta årsbokslut och lämna årsredovisning till regeringen. Grundförutsättningen för att den ska ge en rättvisande bild av universitetets intäkter, kostnader och ekonomiska ställning är att alla institutioner har kontrollerat och stämt av sin bokföring samt gjort nödvändiga rättelser. För institutionerna ger årsbokslutet ett tillfälle att följa upp verksamhetens intäkter och kostnader. 20.2.1 Intäkter/kostnader i rätt period Den grundläggande principen för årsbokslutet är att alla ekonomiska händelser som hänför sig till tiden t.o.m. den 31 december och enbart dessa ska finnas bokförda t.o.m. period 12. Avgörande för om intäkter eller kostnader hör till perioden är om varan har levererats/mottagits eller om tjänsten har utförts före den 1 januari. Kundfakturor som avser varor som levererats och/eller tjänster som utförts t o m den 31 december ska vara registrerade och attesterade med fakturadatum i december. Observera att det inte går att ändra datum på kundfakturor i kundfakturaportalen eftersom attesteringsdatum styr datum på fakturan. Fakturor som avser 2016 måste därför slutattesteras senast 2016-12-31. Kundfakturor som skapas i försystem berörs inte av detta. Periodisering av intäkter, gäller större fakturor på 50 000 kr eller mer, utförs av. Kontakta snarast möjligt om det blir aktuellt, dock senast 2017-01-10. I Raindance väljs period genom att registrera ett verifikationsdatum som ligger inom perioden, d.v.s. verifikationsdatum t.o.m. 2016-12-31 ger en intäkt/kostnad i december och verifikationsdatum fr.o.m. 2017-01-01 ger en intäkt/ kostnad i januari. 20.2.2 Periodiseringar Förutbetalda kostnader Förutbetalda kostnader som har bokförts under året men som avser nästa år, ska periodiseras. Samtliga fakturor med verifikationsdatum (= fakturadatum) i december som inkommer t.o.m. den 10 januari (brytdagen) ska konteras med det ordinarie kostnadskontot och betalattesteras/signeras i december (period 12). I de fall fakturan avser nästa bokföringsår ska kostnaden periodiseras. Verifikationsdatum får inte ändras till datum i januari. Alla statliga fakturor samt övriga med belopp > 50 000 kr ska periodiseras. Det är enbart kostnaden som ska periodiseras, d.v.s. belopp exklusive moms. Motpartskod ska vara samma som leverantörens motpartskod och konto enligt nedan. Periodiseringen sker i bokföringsportalen med datum och konton enligt nedan.
Sid 3 (10) Balanskontot debiteras (+) och resultatkontot krediteras (-) i period 12, d.v.s. med verifikationsdatum t.o.m. 2016-12-31. Vändning sker genom att balanskontot krediteras och resultatkontot debiteras på januari, d.v.s. med verifikationsdatum fr.o.m. 2017-01-01. Benämning Förutbetalda lokalkostnader, statliga Förutbetalda lokalkostnader, ej statliga Övriga förutbetalda kostnader, statliga Övriga förutbetalda kostnader, ej statliga Balanskonto Benämning 1611 Periodiserade hyreskostnader o lokalkostnader, statliga Periodisering student- o gästforskarbostäder, statliga Periodisering lokalkostnader exkl hyra o rep, statliga Periodisering reparationer, statliga 1612 Periodiserade hyreskostnader, ej statliga Periodisering student- o gästforskarbostäder, ej statliga Periodisering lokalkostnader exkl hyra o rep, ej statliga Periodisering lokaltillbehör, ej statliga Periodisering städning, ej statliga Periodisering reparationer, ej statliga 1618 Periodiserade kostnader varor, statliga Periodiserade kostnader främmande tjänster, statliga Periodiserade kostnader resor/hotell, statliga Periodiserade kostnader representation, statliga Periodiserade kostnader annonsering och reklam, statliga Periodiserade riskkostnader, statliga 1619 Periodiserade kostnader hyror/leasing anläggningstillgångar, ej statliga Periodiserade kostnader varor, ej statliga Periodiserade kostnader korttidsinventarier, ej statliga Periodiserade kostnader rep o underhåll, ej statliga Periodiserade kostnader främmande tjänster, ej statliga Periodiserade kostnader telefon- o datakommunikation, ej statliga Periodiseringskonto frakter, ej statliga Periodiserade kostnader resor, ej statliga Periodiserade kostnader annonsering, reklam, ej statliga Periodiserade kostnader representation, ej statliga Periodiserade riskkostnader, ej statliga Periodiserade diverse kostnader, ej statliga Periodiserade kostnader för studerande mm, ej statliga Resultatkonto 5018 5028 5058 5088 5019 5029 5059 5067 5079 5089 5628 5798 5529 5549 5569 5468 5769 5629 5619 5239 5799 5759 5779 5519 5559 5539 5469 5499 5479 Periodiseringar ska aldrig göras för interna transaktioner.
Sid 4 (10) Upplupna (förväntade) kostnader Upplupna (förväntade) kostnader, som avser bokföringsåret, men där leverantörsfakturan har ett verifikationsdatum (= fakturadatum) i januari, bokförs av institution/enhet på period 01 och periodiseras. Verifikationsdatum får inte ändras till datum i december. I de fall fakturan ännu inte har hunnit komma kan bokföring ske med ledning av leveranssedel eller motsvarande. Om fakturan inkommer dagarna närmast efter den 10 januari (brytdagen) bokförs fakturan i period 01. Om fakturabeloppet är högt ska kontakt tas med som beslutar om eventuell åtgärd. Alla statliga fakturor samt övriga med belopp > 50 000 kr ska periodiseras. Observera att leverantörsfakturan ska bokföras med det ordinarie kostnadskontot och med verifikationsdatum samma som fakturadatum (om perioden är öppen). Det är enbart kostnaden som ska periodiseras, d.v.s. belopp exklusive moms. Motpartskod ska vara samma som leverantörens motpartskod. Bokföring av periodisering sker i bokföringsportalen med datum och konton enligt nedan. Balanskontot krediteras (-) och resultatkontot (+) debiteras i period 12, d.v.s. med verifikationsdatum t.o.m. 2016-12-31. Balanskontot debiteras och resultatkontot krediteras i period 01, d.v.s. med verifikationsdatum fr.o.m. 2017-01-01. Benämning Balanskonto Benämning Resultatkonto Övr upplupna kostnader, statliga Övr upplupna kostnader, ej statliga 2718 Samma som förutbetalda kostnader, se tabell föregående sida 2719 Samma som förutbetalda kostnader, se tabell föregående sida Periodiseringar ska aldrig göras för interna transaktioner. Upplupna (förväntade) kostnader för arvoden som avser arbete utfört 2016, men som utbetalas i januari 2017, bokförs vid för universitetet totalt. Upplupna semesterlöner för outtagen semester per den 31 december bokförs vid totalt per fakultet och verksamhet. Det av prefekten kontrollerade och påskrivna underlaget för semesterlöneskuld ska ha skickats in till löneadministration vid personalenheten under november. Underlaget utgör en specifikation till årsbokslutet. Upplupna/oförbrukade bidragsintäkter: Bidragsfinansierade projekt Vid varje periodskifte bokför en intäktsavräkning för pågående projekt inom bidragsfinansierad verksamhet (12 eller 22). Det innebär att ett överskottssaldo (erhållna bidrag har ej använts) periodiseras som skuld och ett underskottssaldo (kostnaderna överstiger erhållna bidrag) som fordran på finansiären. (Se också kap 4). En förutsättning för att det ska ske är att
Sid 5 (10) projektets status är P (=pågående). Om projektet inte är pågående ska det ha status R (=resultat), varvid saldot förs mot årets kapitalförändring i balansräkningen (endast vid årsskifte). Status R används när hela det beviljade beloppet har kommit och dispositionstiden är slut. Underskottsaldon som periodiseras som fordringar måste kunna styrkas genom ett giltigt kontrakt/avtal eller motsvarande, som avser 2016. Det ska finnas beviljade medel för perioden som inte har bokförts, annars finns ingen fordran. Dispositionstiden får inte ha gått ut. Om giltigt kontrakt/avtal saknas för ett projekt med underskottssaldo ska saldot täckas in före årsbokslutet, d v s före brytdagen den 10 januari. Verifikationsdatum ska sättas till senast den 31 december. Upplupna/förutbetalda intäkter: Uppdragsfinansierade projekt bokför även en intäktsavräkning för ett fåtal pågående projekt i uppdragsfinansierad verksamhet (13 eller 23). Det gäller enbart de uppdrag som är märkta med status P (=pågående). 20.2.3 Projektstatus och rapportering I Raindance projektmodul går det att meddela om ändrad status på bidragsprojekt och uppdragsprojekt från Pågående till Resultat. Det gör man via visningsbild R28. Statusändring kan med fördel göras löpande under året. Inför bokslutet rekommenderas dock registrering i R28 senast den 12 december 2016. För att verifiera att kontrakt/fordran finns för externa medel som periodiserats ska rapporten R90 MINUSP tas ut. Den ska kompletteras med förklaringar och kontrakt/bilagor, skrivas under av prefekt/motsv och skickas in till mellan den 16 20 januari. Se anvisning i bilaga 20.a. För projekt avseende externa medel som visar ett negativt resultat (debet) ska rapporten R91 MINUSR tas ut. Den ska kompletteras med förklaring till hur underskottet ska täckas, skrivas under av prefekt/motsv och skickas in till mellan den 16 20 januari. Se anvisning i bilaga 20.a. Om det inte finns några projekt med negativa saldon behöver rapporterna inte sändas in. Insända rapporter ska utgöra specifikation i årsbokslutet. Underskott som saknar fortsatt extern finansiering måste täckas in av institutionen senast i samband med brytdagen 10 januari.
Sid 6 (10) 20.2.4 Hålltider Tid aktivitet ska vara slutförd Aktivitet 9 december Rekvisition av bidrag Bidrag som hör till år 2016 ska vara rekvirerade så att inbetalningen kan bokföras före årsskiftet. Ange därför på rekvisitionen att betalning önskas före årsskiftet. 12 december Projektstatus Institution/enhet ska ha informerat via Raindance projektmodul, bild R28, om eventuella ändringar av status på bidrags- och uppdragsfinansierade projekt. 15 december Internfakturor (säljaren) Rekommenderat sista datum för att sända internfakturor. Vissa säljande enheter, som använder försystem för sin fakturering, fakturerar senare. Fakturor till statliga myndigheter Rekommenderad sista dag att sända faktura till andra statliga myndigheter, enligt Ekonomistyrningsverkets anvisningar till statliga myndigheter Rekvisitioner Inkomna rekvisitioner (leverantörsfakturor) gällande år 2016 ska vara betalattesterade/signerade. Förfallodatum ska sättas till senast 2016-12-30. 31 december Kundfakturor Fakturor som avser varor som levererats och/eller tjänster som utförts t o m den 31 december ska vara registrerade och attesterade med fakturadatum i december. Observera att det inte går att ändra datum på kundfakturor utan attesteringsdatum styr datum på fakturan. Fakturor som avser 2016 måste därför bli klara senast 2016-12-31. Periodisering av intäkter på 50 000 kr eller mer utförs av. Kontakta därför snarast möjligt om det blir aktuellt, dock senast 2017-01-10. 9 januari Handkassor Inventeringsdokument för handkassor ska vara tillhanda. Ej bokförda redovisningar ska bokföras med verifikationsdatum i december. Redovisningar som innehåller moms ska vara tillhanda senast den 4 januari för att de ska hinna registreras innan inventeringsdokumentet tas ut. Inventeringsdokumentet ska användas som specifikation i årsbokslutet. 10 januari kl 12.00 Leverantörsfakturor Fakturor från svenska och utländska leverantörer med faktura- och verifikationsdatum i december ska vara betalattesterade/signerade. Konto 5000, preliminära kostnader, har ett saldo om det finns fakturor som inte är klara.
Sid 7 (10) Leverantörsfakturor som inkommit till skanningsföretaget i Fagersta senast den 5 januari (brytdag inom staten) kommer att läsas in i Raindance på morgonen den 9 januari. Noteras bör att e-fakturor, som sänds direkt från leverantör och inte går via skanningsföretaget, kan komma in så länge perioden december är öppen. Det innebär att det är viktigt att bevaka sin inkorg den 10:e januari ifall det kommer in leverantörsfakturor som är daterade på december. Om leverantörsfakturor på stora belopp, som avser 2016, kommer in de närmaste dagarna efter den 10 januari ska kontaktas. 10 januari kl 12.00 10 januari kl 12.00 Internfakturor Internfakturor i fakturaportalen med verifikationsdatum i december ska vara betalattesterade/signerade. Mottagna, ej betalda, internfakturor kommer att makuleras. Anläggningstillgångar Anläggningstillgångar och stöldbegärliga förbrukningsinventarier ska vara behandlade och definitivsatta med verifikationsdatum i december. Konto 1200, preliminär anläggningstillgång, ska vara noll. 10 januari kl 17.00 Ombokningar Ombokningar i bokföringsportalen ska vara godkända och signerade i period 12. Periodiseringar och eventuell medfinansiering ska vara bokförd. Ombokningar som inte är attesterade och bokföringsattesterade/signerade makuleras vid. Underskottssaldon Underskottssaldon i externfinansierade projekt (v-het 12, 13, 22 och 23), där giltigt kontrakt inte finns, ska täckas in (nollställas). 11 januari Raindance 2016 stängt Raindance 2016 är stängt för alla utom för personalen vid. Undvik om möjligt att vara inloggad i Raindance denna dag. 20 januari Rapporter Rapporterna R90 MinusP och R91 MinusR ska vara tillhanda. Se instruktion i bilaga 20a. Rapporter för årsbokslutet kan tas ut under förutsättning att allt går enligt planerna.
Sid 8 (10) 20.2.5 Rapporter Det finns ett flertal rapporter som kan vara lämpliga att ta fram i samband med årsbokslutsarbetet. De rapporter som är viktiga att ta ut innan period 12 stängs är: V82 NOLLA, som visar konton som ska nollställas. R90 MinusP, visar externfinansierade projekt som periodiseras och där det finns ett underskott (fordran på finansiär) över 20 tkr. Tas ut innan bokslutet för kontroll av att kontrakt finns som styrker fordran. Rapporten ska även användas efter bokslutet och då sändas in till, se anvisning i bilaga 20.a. R91 MinusR, visar externfinansierade projekt med underskott (konto 2070, 2090) över 20 tkr som måste täckas in. Rapporten ska även användas efter bokslutet och då sändas in till, se anvisning i bilaga 20.a. I övrigt hänvisas till den handledning för uppföljningsansvariga som finns på webben. Observera att på grund av uppdatering till ny version av Raindance är vissa handledningar ännu inte uppdaterade. Det kan göra att bilder inte stämmer med nuvarande utseende i Raindance. https://www.aurora.umu.se/stod-och-service/fordjupningar/fordjupningsomrade/fordjupningekonomi/ekonomisystemet-raindance/anvandarhandbocker/ Kom ihåg att resultatrapporter inte är helt rättvisande förrän periodskiftesrutinerna körts i samband med att december stängs. I dessa rutiner fördelas avskrivningar, räntor, UGEM, FGEM, IGEM, nollställning av transfereringar och intäktsavräkning. Syftet med att ta ut rapporter före bokslutet är att i tid upptäcka ev. felaktigheter som måste rättas innan perioden stänger. Syftet med att ta ut rapporter efter periodskiftesfördelningarna gjorts är givetvis att visa det korrekta utfallet för året.
Sid 9 (10) Bilaga 20.a - Anvisningar för projekt med underskott i externfinansierad verksamhet Specifikation till årsbokslut I samband med årsbokslut ska alla balansräkningsposter verifieras. För posten upplupna (förväntade) intäkter finns en särskild rapport R90 MinusP som visar institutionens projekt, med underskott över 20 tkr som har periodiserats i bokslutet. De motsvaras av en fordran på finansiär som måste förklaras och styrkas i form av giltigt kontrakt/motsvarande för budgetåret. Om kontraktet/avtalet finns inscannat i Raindance projektportal räcker det att på dokumentet hänvisa till det. Om fordran inte kan styrkas ska underskottet däremot täckas in. Underskott för externfinansierade projekt som inte periodiseras ska täckas in och förklaras. För det finns en särskild rapport R91 MinusR. Den visar externfinansierade projekt med underskott (konto 2070,2090) över 20 tkr. Underskott som saknar fortsatt extern finansiering måste täckas in av institutionen. Om så inte har skett senast brytdagen (10 januari) ska institutionen förklara hur underskottet ska hanteras. Rapporterna återfinns under Uppföljning/Rapporter, se nedan.
Sid 10 (10) Eftersom rapporterna ska utgöra underlag i årsbokslutet är det viktigt att de saldon som visas i rapporten överensstämmer med slutgiltigt utfallet. Periodiseringar bokförs av under vecka 2, invänta därför att allt är bokfört innan du tar ut de rapporter du ska sända in. Tidigast 16/1 bör de slutliga underlagen tas ut. sammanställer alla insända underlag inför Riksrevisionens granskning av bokslutet. Senast 20/1 behöver vi därför få in underlagen. Om det är något problem med att rapportera in i tid, kontakta då senast nämnda datum. Gör så här: Hämta Rapporten R90 MinusP alternativt R91 MinusR som finns under fliken Uppföljning, Rapporter i Raindance. Fyll i institutionens/enhetens org-nummer. Exportera till Excel. Fyll i cellerna för: Beviljat belopp Hittills erhållet Kvar att erhålla Förklaring Lägg till: Rad för underskrift av prefekt/motsv och ekonomiadministratör. Exempel: Underskrift av prefekt/motsv Underskrift av ekonomiadministratör Spara dokumentet med nytt namn. Skriv ut och skicka in det undertecknade dokumentet till, Pia Lundin, senast 2017-01-20.