STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT DNR 9.3-18590/10 SID 1 (8) 2011-02-21 SSA 2011:2 AB Svenska Bostäder Att: Klas Heldesten Kopia: Revisionskontoret Stockholms stadshus AB HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SVENSKA BOSTÄDER Närvarande från Svenska Bostäder: Klas Heldesten Chefsjurist, arkivansvarig Tarja Cela Huvudarkivsamordnare Mikael Österberg IT-chef Närvarande från stadsarkivet: Sara Naeslund Lems Inspektionsförrättare Matilda Ekström Protokollförare Dessutom deltog Katharina Prager från Bra Arkivkonsult AB. SAMMANFATTNING Stockholms stadsarkiv inspekterade Svenska Bostäder 2011-01-20. Inspektionen avsåg bolagets hantering av allmänna handlingar pappersbaserade och digitala. Bolaget inspekterades senast 2002. Svenska Bostäder har i huvudsak goda rutiner för hantering av allmänna handlingar. På vissa områden fanns det dock utrymme för förbättringar, t.ex. beträffande redovisningen och förvaringen av allmänna handlingar. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs verksamhetens behov av en styrd dokument- och informationshantering, gällande regelverk, tid- och kostnadsrelaterade konsekvenser om regelverket inte följs etc. Av den anledningen är rapporttexten kortfattad. Box 22063, 104 22 Stockholm. Besöksadress Kungsklippan 6 Telefon 08-508 28 300. Fax 08-508 28 301 stadsarkivet@ssa.stockholm.se www.ssa.stockholm.se
SID 2 (8) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Stadsarkivet förelägger Svenska Bostäder att: - Utreda möjligheterna att gallra allmänna handlingar och skicka en gallringsframställan till stadsarkivet. - Dokumentera tillämpningen av SSA 2007:12 i informationsredovisningen, lämpligtvis i hanteringsanvisningarna. - Upprätta en strategi för långtidslagring så att den omfattar: Ansvarsfördelning Värdering av digital information Redovisning av digital information Säkerställande av att informationen inte kan gallras oreglerat Behov av att ta ut information som arkivfiler - Försäkra sig om att digitala bilder och ritningar kan bevaras så länge de ska finnas kvar. - Revidera arkivförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. - Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Bolaget ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Svenska Bostäder ska senast den 2011-10-31 skriftligen redovisa hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat.
SID 3 (8) Stadsarkivet rekommenderar Svenska Bostäder att: - Utse arkivombud som kan bevaka hanteringen av digital information. - Upprätta rutiner för att informera nyanställda om hantering av allmänna handlingar enligt regelverket. - Fastställa ansvar och rutiner för att ta om hand och diarieföra e-post samma dag den kommer in. - Fastställa rutiner och ansvar för årlig översyn av hanteringsanvisningarna. - Ta med kraven på arkivbeständighet i rutin för upphandling/inhyrning/inköp.
SID 4 (8) ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvar har fastställts Bolaget har fastställt arkivansvaret i en skriftlig instruktion. Instruktionen har tagits i ledningsgrupp. Arkivansvarig är Klas Heldesten, chefsjurist. Särskilda arbetsuppgifter har delvis fördelats Ansvarsfördelningen/arkivorganisationen finns dokumenterad i en arkivinstruktion. Arkivorganisationen uppges vara väl etablerad i verksamheten. Arkivombud finns på de olika avdelningarna, affärsområdena etc. Svenska Bostäder behöver emellertid täcka in hanteringen av all information i instruktionen, dvs. även den digitala. Dessutom var det vid inspektionen uppenbart att insatser behövde göras beträffande arkiveringsrutiner etc. på teknikavdelningen. Svenska Bostäder bör utse arkivombud som kan bevaka hanteringen av digital information. ARKIVREGLER Enligt riktlinjerna till arkivreglerna ska bolagen följa stadens arkivregler genom beslut på styrelsemöte. Svenska Bostäder har antagit de nya arkivreglerna (Kfs 2007:26). KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Medarbetarna hos Svenska Bostäder bedöms av bolaget generellt ha goda kunskaper om hanteringen av allmänna handlingar, inte minst till följd av de intensiva utbildningsinsatser av arkivsamordnarna som har genomförts med konsulthjälp under de senaste åren. Dock ingår inte information om detta i den introduktion som ges till nyanställda. Stadsarkivet rekommenderar därför bolaget att se till att nya medarbetare nås av information om regelverket från dess de påbörjar sin tjänst på Svenska Bostäder. Svenska Bostäder bör upprätta rutiner för att informera nyanställda om hantering av allmänna handlingar enligt regelverket.
SID 5 (8) HANTERINGSANVISNINGAR FÖR ALLMÄNNA HANDLINGAR Fastställda postöppnings- och diarieföringsrutiner finns delvis Svenska Bostäder har överlag bra rutiner för såväl postöppnings- som registreringsrutiner. Bolaget tillämpar central postöppning, dock fördelad på flera geografiska platser, beroende på vart posten kommer. Personadresserad post öppnas också centralt. Däremot fanns det brister beträffande hanteringen av medarbetarnas e-post. Bolaget uppmanas därför att införa rutiner även för detta område. Den största delen av den inkommande posten registreras på postlista, endast en mindre del diarieförs. Stadsarkivet påminner om att sekretessbelagda handlingar enligt lagstiftningen måste registreras. Ersättare finns vid frånvaro av ordinarie registratorer. Hantera handlingar enligt fastställda och välkända anvisningar Den dokumenthanteringsplan som bolaget har innehåller de uppgifter som regelverket föreskriver. Bolaget rekommenderas däremot att etablera regelbundna rutiner för att hålla den uppdaterad och inte som nu, mera efter behov. Svenska Bostäder bör fastställa ansvar och rutiner för att ta om hand och diarieföra e-post samma dag den kommer in. Bolaget bör fastställa rutiner och ansvar för årlig översyn av hanteringsanvisningarna. BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETSFÖR - ÄNDRINGAR Bolaget står inte inför några förändringar av verksamheten som kommer att påverka arkivfrågorna. Tidigare genomförda försäljningar av bolag har inte resulterat i utlån av allmänna handlingar. Bolaget har för närvarande inget behov av att leverera arkiv till Stadsarkivet. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut Svenska Bostäder omfattas dels av de generella gallringsbeslut som finns för personalhandlingar och för ekonomihandlingar (1997:8 (ersätts inom kort), 2003:13, 2004:8, 2007:12 och 2010:8), dels av flera specifika gallringsbeslut (SSA 1999:4, 2004:14, 2005:5 med komplettering 2006:6). Dessutom finns lokala
SID 6 (8) gallringsbeslut. Bolaget behöver undersöka om besluten fortfarande täcker verksamhetens alla handlingar. Detta gäller såväl för den analoga som för den digitala informationen. En grundlig genomgång av bolagets analoga handlingar gjordes år 1999, men situationen kan ha förändrats sedan dess. Tillämpningen av det generella gallringsbeslutet SSA 2007:12 om handlingar av tillfällig/ringa karaktär ska dokumenteras, t.ex. i hanteringsanvisningarna. Gallring genomförs under kontrollerade former Gallringen, som sker löpande och som bolaget är i fas med, genomförs också under kontrollerade former. Svenska Bostäder ska utreda möjligheterna att gallra allmänna handlingar och skicka en gallringsframställan till stadsarkivet. Bolaget ska dokumentera tillämpningen av SSA 2007:12 i informationsredovisningen, lämpligtvis i hanteringsanvisningarna. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Rutiner för att bevara handlingar i digital form saknas delvis Svenska Bostäder levererar, i likhet med de andra fastighetsbolagen, information årligen ur verksamhetssystemet Fasad. För övrig digital, bevarandevärd information saknas emellertid en strategi för långtidslagring, där bl.a. ansvar, värdering, redovisning och tidpunkt för ev. arkivuttag slås fast. Svenska Bostäder måste därför ta ett helhetsgrepp på hanteringen av sin digitala information. Strategin ska också omfatta rutiner för hanteringen av digitala bilder och ritningar. Arkivbeständiga produkter Svenska Bostäder använder enligt uppgift godkända skrivmedel. Bolaget rekommenderas dock att ta med arkivbeständighetskravet i inköpsrutinerna, om detta inte redan finns medtaget. Svenska Bostäder ska upprätta en strategi för långtidslagring så att den omfattar: Ansvarsfördelning Värdering av digital information Redovisning av digital information Säkerställande av att informationen inte kan gallras oreglerat Behov av att ta ut information som arkivfiler
SID 7 (8) Bolaget måste försäkra sig om att digitala bilder och ritningar kan bevaras så länge de ska finnas kvar. Bolaget bör ta med kraven på arkivbeständighet i rutin för upphandling/inhyrning/inköp. ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR En arkivbeskrivning finns Svenska Bostäder har en mycket bra och nyligen uppdaterad arkivbeskrivning som även innehåller de uppgifter som föreskrivs i Offentlighets- och sekretesslagen. Arkivförteckningen behöver uppdateras Bolagets arkivförteckningen uppvisade vissa brister och måste uppdateras, så att den innehåller bevarandevärda (analoga och digitala) handlingar fram till föregående år. Mycket positivt är att Svenska Bostäder har påbörjat sitt arbete med att gå över till den nya, processorienterade informationsredovisningen. Bolaget ska revidera arkivförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Det finns brister i handlingarnas skydd De stickprover som gjordes av bolagets förvaring av handlingar uppvisade större brister. Teknikavdelningens arkiv var klart olämpligt som förvaringslokal. Dessutom inspekterades två närarkiv; det ena (som bl.a. innehöll avställda personalakter) var inte alls byggt som arkivlokal och det andra närarkivet (registrators närarkiv) hade en dörr i brandklass EI60. I några av arkivlokalerna föreföll belysningsarmaturen ha felaktig kapslingsklass etc. Granskningen av ett par av bolagets dokumentskåp visade dock att rätt typ av skåp användes. Svenska Bostäder måste göra en övergripande inventering av de lokaler som används för förvaring av allmänna handlingar, för att se till att samtliga lever upp till Riksarkivets tekniska föreskrifter, se RA-FS 1997:3 ( Föreskrifter om ändring i Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1994:6) och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler ).
SID 8 (8) Svenska Bostäder ska förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Bolaget ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Stockholms stadsarkiv 2011-02-21 Sara Naeslund Lems Inspektionsförrättare