Här ser vi lite längre!

Här ser vi lite längre!

Foto: Johan Eriksson

Vad är lean? Tanke- och arbetssätt kring systematiskt förbättringsarbete Kundens behov i fokus Utgår från medarbetarnas delaktighet och engagemang i sitt dagliga arbete Stödjande ledarskap Skapa största möjliga värde med minsta möjliga resurser Enkla metoder och verktyg

Vad är då inte lean? Att frigjord tid leder till uppsägningar Att leta syndabockar Att arbeta i ett högre arbetstempo

Slöserier Väntan Överproduktion Rörelse Lager Omarbetning Överarbete Outnyttjad kreativitet Transporter Utdrag ur boken Utmana Dina processer! IVF Industriforskning & utveckling AB och Lean Consepts AB

Tanke och handling Värde Politiker Verksamhetsansvariga Principer Metoder Verktyg

Grundläggande värden God ekonomisk hushållning Brukarorientering Engagerat ledarskap Allas delaktighet och engagemang Kompetensutveckling Långsiktighet Samhällsansvar Processorientering Förebyggande åtgärder Kontinuerliga förbättringar Lära av andra Snabba reaktioner Faktabaserade beslut Samverkan Ur Lednings- och styrdokumentet kring Styrning och Organisation,2007-2010 sidan 12; Grundläggande värden

Principer hos oss betonas. Värdet av att arbeta i arbetslag Öppet klimat och decentraliserat arbetssätt Personlig utveckling och kontinuerligt lärande Gott & hälsosamt ledarskap Kommunövergripande utvecklingsinsatser för alla medarbetare Satsningar för kompetensutveckling för att möta morgondagens krav Ur Lednings- och styrdokumentet kring Personal, 2007-2010 sidan 2; Vara vågar!

Här syns principer och värden som politikerna antagit

Metoder för att nå värden och principer Nedbrytning av övergripande mål till arbetsplaner Decentraliserad organisation med tydligt ansvar hos cheferna Kommunövergripande utvecklingsinsatser riktade till arbetslagen Kontinuerliga chefsutvecklingsinsatser Belöningar för goda idéer

Kommunövergripande utvecklingsinsatser för alla medarbetare

Mallorca 2001 Arbetslaget - Arbetslagsutveckling Island 2005 Verksamheten & brukarna - Uppdraget Omvärlden Prag 2009 Omvärlden Verktyg för kontinuerligt förbättringsarbete

Arbetslagsutveckling 2001 Fokus Arbetslaget Inriktning Arbetslagsutveckling Rubrik Det vinnande laget och den goda arbetsplatsen Internat Mallorca Väl fungerande arbetslag som effektivt och med rätt kvalitet levererar de tjänster kommuninvånarna efterfrågar samtidigt som de har en bra arbetssituation, mår bra och kan känna tillfredsställelse och yrkesstolthet.

Verksamhetsutveckling 2005 Fokus Verksamheten & brukarna Inriktning Uppdraget Rubrik Förändringskraft & effektivitet Internat Island Bästa möjliga service till våra kommuninvånare genom en verksamhet som ständigt förbättras och medarbetare som ständigt utvecklas.

Verksamhetsutveckling 2009 Fokus Omvärlden Inriktning Verktyg för kontinuerligt förbättringsarbete Rubrik Det vinnande laget i en föränderlig värld Internat Prag Säkra en kommunal service av hög klass även i framtiden

Före internatet En internatsvecka Efter internatet

Tidigare utvecklingsinsatser Gemensam bild Före över internatet vad vi gör på enheten Om Prag Effektiva möten Gemensamma värderingar Vinnande laget En internatsvecka Om effektiva team En föränderlig värld omvärldens påverkan Enhetens egen tid Prioritering av förbättringsområden Verksamhetsutvecklande Efter internatet lönesättning LeanLir prova på några av verktygen Uppföljning 30 60-90

70 timmar fördelat på 12 månader Samtliga medarbetare (ca 1350 pers) Samma för alla oavsett verksamhet Budgeten höll (ca 13,7 miljoner) En veckas internat i Prag, hösten 2009 Aktiviteter innan och efter Några extra intresserade med Trygghetsfonden Falkenbergs kommun Gislaveds kommun

Lite fakta om internatet måndag söndag Sex internatsveckor Vecka 33 35 Vecka 42 44 Åtta grupper om ca 135 personer Två grupper vecka 33 och vecka 44 1.084 deltagare Svarsfrekvens på enkäten om 92% 1.641 fria kommentarer har lämnats

Om verksamhetsutvecklingen 2009 tyckte vi. Övervägande delen av deltagarna nöjda 55 % svarade 88% anser att insatsen kommer att vara av stor eller mycket stor nytta i det dagliga arbetet 97% var nöjda eller mycket nöjda med innehåll/upplägg 97% var nöjda eller mycket nöjda med konsulternas insats (68 % mycket nöjda) Måluppfyllnad högst och lägst Medarbetarna är medvetna om sitt eget ansvar för verksamhetens kvalitet. 82 % instämde helt Samverkan över gränserna 13 % instämde helt

Näringsliv & arbete Jobb & arbetsmarknad Jobba hos oss Utvecklingsinsatser Läs utvärderingen på www.vara.se

Verktyg Värdeflödeskartläggning LeanLir 5S Visualisering

Deltagare Max åtta ur arbetsgruppen + två handledare Kommundirektören inleder Resultatenhetschefen och Förvaltningschefen får redovisning sista dagen Alla i arbetsgruppen involveras i förbättringsarbetet Värdeflödeskartläggning

Upplägg Avgränsning NULÄGE Framtida läge 30 60 90 slöseri Värdeflödeskartläggning

Kommunikation intern vårdplanering Värdeflödeskartläggning

Vilka deltog? Rehabpersonal Sjuksköterskor Biståndshandläggare Resultatenhetschef Värdeflödeskartläggning

Vilka förbättringar gjordes? Skapade gemensam riktlinje för vårdplanering med lathund för varje yrkeskategori Gemensam standard för kommunikationsvägar, numera är det mail som gäller Checklista för biståndshandläggare Checklista för vårdplaneringsmöte Värdeflödeskartläggning

Uppnått resultat efter 90 dagar Antalet processsteg minskades från 18 till 14 Minskat omarbete i 6 av de 14 kvarvarande stegen Rätt från början steg från 3,8% till 28,3 % Minskat väntetiden med minst 24 timmar/vårdplaneringsärende Värdeflödeskartläggning

Fler positiva effekter Bättre samarbete Gemensamt språk Man upptäcker fler förbättringsområden längs vägen Man vågar ifrågasätta vad man faktiskt gör, det gäller att göra rätt saker rätt och i rätt tid Ökad förståelse för varandras kompetenser Värdeflödeskartläggning

Lärdomar Intressant att se processen i sin helhet. Ju fler aktörer desto mer komplicerad process: mycket dubbelarbete. Vi saknar en gemensam standard. Vi har inget gemensamt synsätt, varierar även inom samma yrkeskategori. Bättre, tydligare struktur på vårdplaneringen kan öka kvaliteten för vårdtagaren. Man tänker på ett nytt sätt. Nu är det lättare att hitta slöserier i verksamheten. Det är viktigt med stöd i förbättringsarbetet. Vikten av att det är inplanerade uppföljningar Värdeflödeskartläggning

Att se över sitt arbetssätt och skapa tydliga rutiner och gemensamma standards - bidrar till att brukaren ges en rättssäker handläggning

Hur har biståndsenheten använt tankesättet mer? Från geografisk områdesindelning till datumindelning Effekter: o Jämnare arbetsbelastning o Högre tillgänglighet o Kortare väntetid för brukarna

Slusshanteringen vid samordnad vårdplanering Effekter: o Ökad förståelse för varandras kompetens o Kvalitetssäkrade utskrivningar o Ökad trygghet för brukarna

Vem är vart?

Diplom efter varje genomförd kartläggning

Exempel på värdeflöden Socialförvaltningen Påfyllning av boendes förråd Lunchservering Hemtjänstrutiner Dag-rutiner 9.30 15.00 Schemaläggning Rapportering/ Dokumentation Städrutiner Tvättrutiner Vakansförmedling Utredning IFO Samhällsbyggnadsförv Felanmälan Arbetsrutiner Gatu/Park Arbetsrutiner Kostenhet Ledning & Adm Rekrytering Upphandling Lönehantering Personalbudget Bildningsförvaltningen Lokalvård på gymnasiet Intern kommunikation (högstadium) Konsumentvägledning

Tidningen Chefen i Fokus

Tidningen Personal & ledarskap

Foto: Andreas Offesson

www.leanlir.se

LeanLir Öka kunskaperna kring lean Öka förståelsen för VaraLean Träning i att se slöserier leta grundorsaker för hållbara förbättringar arbeta med visualiseringar Gemensamt språk

LeanLir

Fem S Sortera Systematisera (strukturera) Städa Standardisera Se till (skapa vana)

Före 5S på kontor Efter

Före Efter Det handlar om att skapa värde med de resurser som vi har Idag 5S på Bonden

Visualisering (förbättringstavla) på äldreboende

Hemtjänsten Kvänum Daglig styrning

Vi började såhär Pilotprojekt inom äldreomsorgen 2004 Två projektanställda 2006 2008 Start i äldreomsorgen Idag En tillsvidareanställd leankoordinator 4 aktiva handledare Idag är hela organisationen involverad

Vinster & effekter för organisationen Frigjord tid lugnare tempo & ökad kvalitet Ordning och reda Lättstädat, lättöverskådligt, enklare att se vad som behövs; mindre lager = lägre kostnader Ökat egenansvar Roligare jobb & större ansvar och engagemang = ökad hälsa Förändringsberedskap Ökad möjlighet att hantera framtida förändringar = ökad hälsa och större handlingskraft

Lite resultat Nöjd-medarbetarindex på 72 (AKU 2008) Nöjd-brukarindex (2008/2009) barnomsorgen på 84 hemtjänst & särskilt boende inom äldreomsorgen 78 grundskolan mellan 68 82 gymnasiet 65 99% av medarbetarna anger att de är engagerade i sitt arbete (AKU 2008) Mer än 60 kartlagda värdeflöden hittills, samtliga förbättrade Genomsnittlig tidsvinst per värdeflöde om 27 % - utöver alla kvalitetsvinster!

Positiva sido effekter Stolta medarbetare Ökad förståelse mellan grupper Gemensam kultur och gemensamt språk Stärkt gemenskap Ökad självkänsla

Tack!