Verksamhetsplan 12/13 Styrelsen Styrelsen bör sträva efter att göra hemsidan mer användarvänlig för engelsktalande personer. Motivering: UF Linköping ska vara en tvåspråkig förening och öppen för personer som ej har svenska som modersmål. Hemsidan är en viktig källa till information och ska kunna användas av alla föreningens medlemmar. Hemsidan ger en inblick i vår verksamhet åt förbundet UF Sverige som har medlemsföreningar som endast är engelskspråkiga. Medlemsföreningarnas hemsidor är en viktig källa till kunskapsutbyte och bör kunna användas enkelt av alla parter. Styrelsen ska jobba vidare med visionen och våra långsiktiga mål och se till att dessa fortfarande är aktuella och rimliga. Visionen ska sedan presenteras och godkännas på höststämman. Motivering: För att visionen och våra långsiktiga mål ska gynna föreningen måste de hållas aktuella, utvärderas och implementeras. Att låta stämman godkänna visionen är ett viktigt steg för att ge visionen tyngd och legitimitet. Styrelsen åläggs att, i tidigt skede under verksamhetsåret, tillsätta en extern projektgrupp för genomförandet av minst en UF-resa under pågående verksamhetsår. Motivering: Att arrangera en resa är ett stort arbete som kräver mycket tid. En extern projektgrupp gör att styrelsen kan rikta sitt fokus på föreningens helhet och inte ett specifikt event. Styrelsen bör, i tidigt skede under verksamhetsåret, tillsätta en projektgrupp för att utvärdera relevansen av samt genomföra ett större UF evenemang (tidigare UF-dagen) och utveckla ett passande koncept som gynnar föreningens syfte. Motivering: I syfte att främja kunskapen om utrikespolitik bland Linköpings studenter ska ett större evenemang genomföras. Det är ett stort projekt och ska planeras ordentligt. Detta sköts bäst av en tillsatt projektgrupp under tillsyn av styrelsen. Styrelsen åläggs att tillsätta en projektgrupp till Forum Syd-projektet under höstterminen 2012. Motivering: Bidraget från Forum Syd gäller en projektansökan för en föreläsningsserie VT12 och en föreläsningsserie HT12 som skall genomföras. Ansökan gäller Forum Syd-bidrag 2012. Planerandet och genomförandet är
arbetstyngt och behöver således en arbetsgrupp, projektet skall genomföras med stöd av styrelsen. Styrelsen åläggs att tillsätta en projektgrupp för Forum Syd-projekt 2013. Motivering: Under vårterminen 2012 gjordes en ansökan till Forum Syd för projekt under 2013. Projektet VT 13 är arbetstyngt och behöver således en arbetsgrupp, projektet skall genomföras med stöd av styrelsen. Styrelsen åläggs att minst en gång per termin genomföra en större PR-kampanj för att uppmärksamma studenter om UF Linköping. Motivering: Att visa upp föreningen och alla aktiva medlemmar gynnar UF Linköpings exponering ute på universitetet. För att märkas av på universitetet är exponering av föreningen en nyckelfaktor. Att presentera hela föreningen blir också ett mycket bra rekryteringstillfälle för nya medlemmar samt nya aktiva medlemmar. Styrelsen ska i början av varje termin genomföra ett bli-aktiv-möte / get-involved-meeting samt i samband med mötena genomföra en rekryteringskampanj. Motivering: Föreningen är beroende av aktiva medlemmar som avlastar styrelsens arbetsbörda. För att rekrytera nya aktiva ska styrelsen arrangera möten dit nyfikna medlemmar kan komma och få information om alla utskott och aktuella poster som finns att söka. Styrelsen ska arbeta för att samarbeta med andra föreningar i lämpliga arrangemang för att sprida vår verksamhet. Motivering: Genom samarbeten kan ny publik nås och nya typer av föreläsare kan lockas. Arrangerade event kan bli uppmärksammade inom grupper som UF i vanliga fall ej når ut till. Exempel på samarbetspartners kan vara universitetet, programsektioner eller temaveckor (klimatveckan). Samarbetet måste gynna UF och får ej riskera föreningens opartiskhet. Styrelsen åläggs att fortsätta arbeta aktivt för att hitta ett nytt föreningsrum som kan inhysa förenings verksamhet. Motivering: Att ha ett tillräckligt stort föreningsrum skulle innebära att det interna arbetet kan genomföras bättre. Kommunikationen inom föreningen kommer som ett direkt resultat av detta att förbättras. Med större utrymmen skulle föreningen kunna erbjuda en mötesplats för medlemmar och aktiva. Ett nytt föreningsrum ska också bättre kunna exponera föreningen för campus Vallas studenter. Styrelsen bör, under ett tidigt skede av verksamhetsåret, lägga fram förslag till den föreslagna budgetens post projektbudget.
Motivering: UF Linköping är en ideell förening som under åren har sparat ihop en stor summa pengar som idag ligger oanvända. Denna ekonomiska resurs ska användas till att utveckla verksamheten och föreningen på ett konstruktivt sätt. Tillträdande styrelse ska använda sig av denna budgetpost för att starta upp nya projekt, förbättra gamla projekt och utveckla föreningen. Styrelsen bör, under ett tidigt skede av verksamhetsåret, utvärdera det förslagsdokument som tidigare styrelse lämnat efter sig och genomföra de projekt som anses relevanta för verksamhetsåret. Motivering: Tidigare styrelse har lämnat efter sig ett dokument med förslag på hur den föreslagna budgetens post projektbudget kan användas. Det är förslag på hur förningen kan utvecklas samt nya projekt att investera i. Styrelsen skall fortsätta hålla bra kommunikation med Utrikespolitiska förbundet Sverige (UFS) och sträva efter att i stor utsträckning engagera sig i förbundets verksamhet. Motivering: UFS är ett forum där lokalföreningarna har möjlighet att mötas och lära av varandra. Att upprätthålla god kommunikation och ett högt engagemang är att eftersträva då det gynnar vår lokala verksamhet. Beslut som fattas inom UFS kan komma att påverka UF Linköpings verksamhet och därför krävs god insikt i förbundets arbete. Styrelsen ansvarar för att hålla den engelska versionen av våra stadgar uppdaterad med våra svenska stadgar. Motivering: För att undvika missförstånd och feltolkningar av stadgan måste den engelska stadgan stämma överens med den svenska. Eventuella förändringar i stadgan ska göras i båda versionerna. Styrelsen ska påbörja planeringen av Nolle-P för verksamhetsåret 13/14. Motivering: För att föreningen ska kunna konkurrera på ett bra sätt bland andra studentföreningar under Nolle-P krävs god förberedelse. Arbetet ska inledas i god tid innan Nolle-P börjar. Om UF Linköping står som värd för UFS utrikespolitiska konvent 2013 ska styrelsen bistå konventets projektgrupp efter förmåga. Motivering: UFS årliga utrikespolitiska konvent är en mycket stor händelse och det skulle vara mycket gynnsamt för föreningen om UF Linköping står som värd. Konventet planeras av en från UFS tillsatt projektgrupp men denna projektgrupp behöver kunna arbeta i dialog med UF Linköpings styrelse. Medlemsansvarig/sekreterare Medlemsansvarig åläggs att till Utrikespolitiska förbundet Sverige skicka in medlemsuppgifter till statsbidragsansökan.
Aktivitet Aktivitetsansvarig åläggs att genomföra en teaterföreställning genom att tillsätta en regissör till pjäsen samt arrangera uppsättningen av pjäsen. Motivering: UF Linköping har sedan 2009 eftersträvat att genomföra en teaterföreställning varje verksamhetsår. Pjäserna har varit mycket uppskattade och lockat nya medlemmar till föreningens verksamhet. Pjäsen ska på något sätt behandla ämnet utrikespolitik. Aktivitetsansvarig ska minst en gång i månaden genomföra en social aktivitet fristående från föreläsningarna. Motivering: Sociala aktiviteters syfte är att stärka banden mellan alla föreningens aktiva medlemmar och skapa en vi-känsla i föreningen. De sociala aktiviteterna är en viktig del i att göra UF Linköping mindre trist och stel och mer utåtriktad och rolig. Sociala aktiviteter är också väsentligt för att skapa och upprätthålla motivationen bland föreningens aktiva. Aktivitetsansvarig ska minst en gång i månaden genomföra en aktivitet vars syfte är att sprida kunskap om utrikespolitik. Motivering: Det finns många olika sätt att lära sig om utrikespolitik på. Dessa aktiviteter är till för dem som vill ta till sig kunskap om utrikespolitik på annat sätt än genom våra regelbundna föreläsningar. Aktiviteterna ska alltså erbjuda en variation till föreningens ordinarie verksamhet. Aktivitetsansvarig ska minst en gång varje termin genomföra en större social aktivitet öppen för alla UF Linköpings medlemmar. Motivering: För att hålla ihop föreningen och erbjuda mer än bara kunskap ska större sociala aktiviteter genomföras. Dessa större aktiviteter är en viktig del för att skapa en bild av UF Linköping som en rolig förening och ge mervärde åt medlemmarna. Aktivitetsansvarig ska minst en gång varje månad genomföra en aktivitet i samband med föreningens föreläsningar. Motivering: Dessa aktiviteter anordnas i syfte att motivera och ge utrymme för fortsatt diskussion efter våra regelbundna föreläsningar. Detta är en viktig del för att ny förvärvad kunskap ska stanna kvar hos publiken samt motivera till att vidare studera ämnet. PR-ansvarig PR-ansvarig ska genomföra minst ett informationsevent varannan vecka.
Motivering: Informationseventet ska göra föreningen synlig på campus samt informera och locka till kommande evenemang. PR-ansvarig är ansvarig för att affischer trycks, sätts upp i god tid innan evenemang och hålls aktuella. Motivering: För att föreningens marknadsföring ska fungera effektivt krävs det att PR-ansvarig har god överblick och är insatt i hela processen. För att affischer ska tjäna sitt syfte måste de vara synliga tillräckligt länge och inte sitta uppe med utgången information. PR-ansvarig är ansvarig för att information om kommande föreläsningar finns tillgänglig vid föreningens evenemang. Motivering: För att ge lättöverskådlig information till medlemmar så att de kan planera in våra föreläsningar i god tid. Mediaansvarig Mediaansvarig ansvarar för att upprätthålla samt utveckla webbtidningen Utpost.org (i detta ingår UFtv med inspelade intervjuer). I detta ansvar ingår att tillträda som, eller tillsätta, en chefredaktör. Mediaansvarig ska publicera minst en artikel på Utpost.org och en intervju på UFtv varje månad. Mediaansvarig ansvarar för att hemsidan upprätthålls och är uppdaterad med aktuell information om föreningen. Motivering: Vår hemsida är en av de viktigaste informationskanalerna vi har och måste skötas, vara aktuell och ständigt i drift. Mediaansvarig ansvarar för att vår facebooksida upprätthålls och är uppdaterad med aktuell information om föreningen. Motivering: Vår facebooksida är en viktig informationskanal och måste skötas, vara aktuell och ständigt i drift. Mediaansvarig åläggs att kommunicera med UpF Umeå angående Utpost. Motivering: Utpost är en webbtidning som bedrivs i samarbete med UpF Umeå. Det kommer ann på mediaansvarig att kommunicera med sin motsvarighet i UpF Umeå för att på ett bra sätt driva Utpost tillsammans.
Informationsansvarig Informationsansvarig ansvarar för att nyhetsbrevet med kommande evenemang och aktuell information skickas ut en gång varje vecka. Nyhetsbrevet ska komma ut på måndagar. Motivering: Vårt nyhetsbrev är en viktig informationskanal för våra medlemmar och ett bra sätt att upplysa om vår kommande verksamhet. Det är viktigt att utskicken sker kontinuerligt och rutinmässigt. Där av kommer den fasta dagen måndag. Informationsansvarig ska inför varje föreläsning skicka ut en pressinbjudan Motivering: Att synas i lokal och nationell media är ett mycket bra sätt för föreningen att sprida sitt syfte och nå ut till en större publik. Pressinbjudan ökar chansen att göra föreningen och vårt syfte synligt utanför Linköpings universitet. Informationsansvarig ska efter varje föreläsning, som det inte närvarat press på, skicka ut ett pressmeddelande. Motivering: Att synas i lokal och nationell media är ett mycket bra sätt för föreningen att sprida sitt syfte och nå ut till en större publik. Pressmeddelanden ökar chanserna för att göra föreningen och vårt syfte synligt utanför Linköpings universitet. Programansvarig Programansvarig ska kontakta relevanta organisationer och föreningar som kan ha intresse av att komma på någon av våra svenska föreläsningar. Motivering: För att lättare tjäna vårt syfte ska intresseorganisationer bjudas in till UF Linköpings föreläsningar. Programansvarig är den med bäst insikt i vad föreläsningen kommer handla om och där med också bäst lämpad för uppgiften att hitta intresseorganisationer. Programansvarig ansvarar för att en svensk föreläsning genomförs varje onsdag under perioden HT: v.37-49 och VT: v.5-20. Motivering: Perioden är satt utefter erfarenhet inom föreningen. Föreläsningar utanför dessa perioder tenderar att intressera få på grund av flera faktorer. Utanför perioderna blir föreläsaren själv den viktigaste faktorn, exempelvis ett väldigt publikt namn.
Programansvarig ska skriva texten till de svenska föreläsningarnas affischer samt ansvara för att texten stämmer överens med det föreläsaren kommer för att tala om. Motivering: Programansvarig är den som bäst känner till föreläsarens ämne och har närmast kontakt med föreläsaren. Där med kan programansvarig se till att texten är korrekt och i linje med talarens tema. Programansvarig uppmuntras att tillsammans med IC-ansvarig flyga in föreläsare utanför Sverige. Motivering: För att göra vår förening mer attraktiv, kunna brädda vårt utbud av intressanta föreläsare och tjäna vårt syfte ges styrelsen möjlighet att flyga in föreläsare. Förslagsvis kan en föreläsning av influgen föreläsare hållas under hösten och en under våren, men en dialog måste hållas mellan IC och Program för att hitta två intressanta föreläsare. Ansvarig för International Committee (IC-ansvarig) IC-ansvarig ska kontakta relevanta organisationer och föreningar som kan ha intresse av att komma på någon av våra engelska föreläsningar. Motivering: För att lättare tjäna vårt syfte ska intresseorganisationer bjudas in till UF Linköpings föreläsningar. IC-ansvarig är den med bäst insikt i vad föreläsningen kommer handla om och där med också bäst lämpad för uppgiften att hitta intresseorganisationer. IC-ansvarig ansvarar för att en engelsk föreläsning genomförs varannan torsdag under perioden HT: v.37-49 och VT: v.5-20. Motivering: Perioden är satt utefter erfarenhet inom föreningen. Föreläsningar utanför dessa perioder tenderar att intressera få på grund av flera faktorer. Utanför perioderna blir föreläsaren själv den viktigaste faktorn, exempelvis ett väldigt publikt namn. IC-ansvarig ska skriva texten till de engelska föreläsningarnas affischer samt ansvara för att texten stämmer överens med det föreläsaren kommer för att tala om. Motivering: IC-ansvarig är den som bäst känner till föreläsarens ämne och har närmast kontakt med föreläsaren. Där med kan IC-ansvarig se till att texten är korrekt och i linje med talarens tema. IC-ansvarig uppmuntras att tillsammans med Programansvarig flyga in föreläsare utanför Sverige. Motivering: För att göra vår förening mer attraktiv, kunna brädda vårt utbud av intressanta föreläsare och tjäna vårt syfte ges styrelsen möjlighet att flyga
in föreläsare. Förslagsvis kan en föreläsning av influgen föreläsare hållas under hösten och en under våren, men en dialog måste hållas mellan IC och Program för att hitta två intressanta föreläsare. Kassör Kassören ansvarar för att, i början av verksamhetsåret, se över och eventuellt revidera det förslag till budget som erhållits från föregående styrelse. Budgeten ska sedan presenteras till, och godkännas av, styrelsen. Kassören ansvarar för att ett förslag till budget upprättas och presenteras till efterkommande styrelse. Kassören ansvarar, tillsammans med Vice ordförande, för redovisningen av beviljade bidragsansökningar. Kassören ansvarar för att löpande bokföring sker korrekt. Vice Vice ordförande åläggs att söka bidrag från Studiefrämjandet under verksamhetsåret 2012/2013. Vid större evenemang eller evenemang där det kan finnas misstanke för oroligheter är vice ordförande säkerhetsansvarig och ska se över om några åtgärder behöver vidtas. Vice ordförande ansvarar för att utvärdera relevansen av att återuppta bidragsansökan till Folke Bernadotteakademin. Motivering: För att inte möjligheten att ansöka om bidrag från Folke Bernadotteakademin ska glömmas bort är det viktigt att under varje ansökansperiod åter se över föreningens ekonomiska situation och överväga om det är aktuellt att återuppta samarbetet. Vice ordförande ansvarar, tillsammans med kassören, för redovisningen av beviljade bidragsansökningar. Ordförande Ordförande ansvarar för att föreningen strävar efter att utvecklas under verksamhetsåret. Ordförande ska tillsammans med vice ordförande leda föreningens arbete och ha god överblick över föreningens verksamhet.