Verksamhetsplan 2011/2012

Transkript

1 Verksamhetsplan 2011/2012 Föreläsningar Föreningens föreläsningar bör planeras inom verksamhetsperioden v.37-v.48 under höstterminen och v.5 till v.21 under vårterminen. Inom denna period innefattas även eventuella julavslutningar och UF-dag. Motivering: Perioden är satt utefter erfarenhet inom föreningen. Föreläsningar utanför dessa perioder tenderar att intressera få på grund av flertalet faktorer. Utanför perioderna blir föreläsaren själv den viktigaste faktorn, exempelvis ett väldigt publikt namn. Föreningen skall under verksamhetsåret sträva efter att genomföra en föreläsning varje onsdag arrangerad av programutskottet samt en föreläsning varannan torsdag arrangerad av internationella utskottet. Föreläsningarna skall arrangeras inom ramen för verksamhetsperioden för varje termin. Styrelsen Motivering: För att föreningen skall utvecklas behöver graden av kontinuitet höjas. Det bör finnas ett tydligt tidsschema att planera efter. Bestämda datum från start kommer vara ett viktigt steg för denna utveckling. Styrelsen åläggs att under verksamhetsåret införskaffa en ny hemsida för UF Linköping. Adressen skall behållas. Motivering: En tydlig och lättanvänd hemsida är en av de bästa informationskanalerna föreningen har. Värdeord som bör eftersträvas är: tydlig, användarvänlig och informativ. Styrelsen åläggs att under vårterminen definiera en vision och mål för föreningen. Motivering: En förening bör ha en strävan och ett syfte. Att faktiskt sätta visionen och målen på pränt kommer att hjälpa föreningens fortsatta utveckling. Att definiera dessa kan först göras när styrelsen har kommit in i verksamheten och har en tydlig förståelse av UF Linköping. Styrelsen åläggs att, i tidigt skede under verksamhetsåret, tillsätta en extern projektgrupp för genomförande av minst en UF-resa under pågående verksamhetsår. Motivering: Att arrangera en resa är ett stort arbete som kräver mycket tid. En extern projektgrupp gör att styrelsen kan rikta sitt fokus på föreningens helhet och inte ett specifikt event. Styrelsen åläggs att under vårterminen tillsätta en projektgrupp med ansvar att arrangera UF-dagen våren Motivering: UF-dagen är ett stort arrangemang och det måste planeras ordentligt. Detta sköts bäst med en tillsatt grupp med ansvar för utformning av UF-dagen. Styrelsen åläggs att tillsätta en projektgrupp till Forum Syd-projektet under höstterminen Motivering: Bidraget från Forum Syd gäller en projektansökan för en föreläsningsserie VT11 och en föreläsningsserie HT11 som skall genomföras. Ansökan gäller Forum Sydbidrag Planerandet och genomförandet är arbetstungt och behöver således en arbetsgrupp, projektet skall genomföras med stöd av styrelsen.

2 Styrelsen åläggs att tillsätta en projektgrupp för Forum Syd-projekt Motivering: Under vårterminen 2011 görs ansökan till Forum Syd för projekt under Projektet bör ha en definierad arbetsgrupp. Styrelsen åläggs att minst en gång per termin genomföra ett större informationsbord för att uppmärksamma studenter om UF Linköping. Motivering: Att visa upp föreningen och alla aktiva medlemmar gynnar UF Linköpings exponering ut på universitetet. För att märkas av på universitetet är exponering av föreningen en nyckelfaktor. Att presentera hela föreningen blir också ett mycket bra rekryteringstillfälle. Styrelsen skall arbeta för att samarbeta med andra föreningar vid Linköpings universitet i lämpliga arrangemang för att sprida vår verksamhet. Motivering: Genom samarbeten kan nya åhörargrupper nås och nya typer av föreläsare kan lockas. Arrangerade event kan bli uppmärksammade inom grupper som UF i vanliga fall ej når till på ett tillfredsställande vis. Exempel på samarbetspartners kan vara universitetet, programsektioner eller temaveckor (klimatveckan). Samarbetet måste gynna UF men får ej riskera föreningens opartiskhet. Styrelsen åläggs att fortsätta arbeta aktivt för att hitta ett nytt föreningsrum som kan härbärgera förenings verksamhet. Motivering: Att ha ett tillräckligt stort föreningsrum skulle innebära att det interna arbetet kan genomföras bättre. Kommunikationen inom föreningen kommer som ett direkt resultat av detta att förbättras. Med mer utrymmen skulle föreningen kunna erbjuda medlemmar ett nytt forum för utrikespolitik och diskussion. Graden av involvering skulle markant stiga. Styrelsen skall hålla bra kommunikation med Utrikespolitiska förbundet Sverige och sträva efter att i stor utsträckning engagera sig i förbundets verksamhet. Styrelsen skall sträva efter att översätta nuvarande stadgar till engelska. Motivering: UF Linköping har stävan om att vara en internationell förening som också är öppen för personer som ej har svenska som modersmål. Utrikespolitiska förbundet Sverige har även med föreningar som är helt engelskspråkiga vilket gör att kommunikationen där förs på engelska. Styrelsen åläggs att utvärdera relevansen i arbetet kring UF-stipendium och göra en bedömning om arbetet bör fortsätta. Motivering: UF-stipendiet är ett arbete som pågått inom föreningen under en längre tid men med få resultat. Detta beror till stor del på att syftet med stipendiet ej är klart definierat eller hur det skall vara relevant för UF att erbjuda det. Dessa aspekter måste tydligt definieras innan arbetet kan fortsätta på ett korrekt vis. När detta är gjort, och bedöms relevant, bör riktlinjer för ett UF-stipendium presenteras som ett policydokument på en föreningsstämma. Medlemsansvarig/sekreterare Medlemsansvarig åläggs att till Utrikespolitiska förbundet Sverige skicka in medlemsuppgifter till statsbidragsansökan.

3 Aktivitetsansvarig Aktivitetsansvarig åläggs att genomföra Vagina Monologues genom att tillsätta en regissör till pjäsen samt arrangera uppsättningen av pjäsen. Motivering: UF Linköping har sedan 2009 genomfört Vagina Monologues i samband med internationella kvinnodagen (8/3). Pjäsen har varit mycket uppskattad och lockar många nya till föreningens verksamhet. Regissören är den som genomför pjäsen tillsammans med medverkande teaterpersoner. Aktivitetsansvarig åläggs att en gång i månaden arrangera medlemsevenemang i samband med föreläsning. Motivering: Medlemsevenemangen, som kan vara mingel, diskussioner, debatter eller dylikt efter föreläsning, är något som har efterfrågats och har setts som en uppskattad fortsättning på en föreläsning. Aktivitetsansvarig åläggs att två gånger per termin arrangera medlemsevent fristående från föreläsningar. PR-ansvarig Motivering: UF Linköping finns för sina medlemmar och skall sträva efter att involvera dem i så hög grad som möjligt. Dessa event syftar mer till att låta medlemmar, aktiva och styrelse träffas och knyta kontakter. PR-ansvarig åläggs att minst varannan vecka genomföra ett informationsbord i syfte om att upplysa om den dagliga verksamheten och programmet, samt att exponera föreningen på campus. Mediaansvarig Mediaansvarig ansvarar för att upprätthålla samt utveckla webbtidningen Utpost.org (i detta ingår UFtv med inspelade intervjuer). I detta ansvar ingår att tillträda som, eller tillsätta, en chefredaktör. Mediaansvarig åläggs att minst en gång per månad publicera minst en artikel med Utpost eller en intervju med UFtv. Mediaansvarig åläggs att upprätthålla den befintliga UF-hemsidan fram till det att en ny finns på plats och kan tas över. Mediaansvarig åläggs att kommunicera med UpF Umeå angående Utpost. Motivering: Utpost är en webbtidning som bedrivs ihop med UpF Umeå. Det kommer ann på mediaansvarig att kommunicera med sin motsvarighet i UpF Umeå för att på ett bra sätt driva Utpost tillsammans.

4 Kassör Kassören ansvarar för att, i början av verksamhetsåret, se över och eventuellt revidera det förslag till budget som erhållits från föregående styrelse. Budgeten ska sedan presenteras till, och godkännas av, styrelsen. Kassören ansvarar för att ett förslag till budget upprättas och presenteras till efterkommande styrelse. Kassören ansvarar för redovisningen av beviljade bidragsansökningar. Vice ordförande Vice ordförande åläggs att söka bidrag från Folke Bernadotte Akademin och Studiefrämjandet under verksamhetsåret 2011/2012.

5 Activity plan 2011/2012 Lectures The association s lectures should be planned within the period of week for the fall term and week 5-21 for the spring term. This period also includes any events such as term closing lectures and/or the UF-day. Motivation: The period is set forth as a result of previous experience within the association. Lectures outside of this period tend to bring out little interest due to a variation of factors. Any lectures outside of this period will become dependent on the lecturer as a sole factor, for ex. the lecturer being a bigger or well known name. The association shall strive to put forth one lecture every Wednesday planned by the program committee as well as one lecture every other Thursday planned by the international committee. Lectures should be planned and executed within the timeframe which has been set above. The Board Motivation: In order for the association to take a step forward, there needs to be an increase in continuity. In other words, there needs to be a more specific timetable to follow when planning ahead. Set dates from the beginning will be an important step in this development. The board is to put up a new webpage for UF Linköping. The address shall remain the same. Motivation: A clear cut and easily accessible webpage is one of the most useful information tools we have at our disposal. Therefore an updated version is imminently needed. What is sought is a webpage that is clear, user-friendly, and informative. The board is to during the spring term define and put forward a vision and a set of goals for the association. Motivation: An association should have a clearer purpose and a set of goals to strive for. To actually have it in printed form will help the association in further development and make it easier for boards to not become year specific. Defining vision and goals should only be done at a time when the board has come to a clear understanding of UF Linköping. The board is to as early as possible put together an external project group for the planning and execution of at least one UF trip during their activity year. Motivation: To arrange a trip is a lot of work and added time. An external project group gives the board an opportunity to focus on the association as a whole and not a specific event. This is also a chance to get more people involved. The board is to during the spring term put together a project group with the responsibility of arranging the UF-day for the spring of Motivation: The UF-day is a big day and it should be planned accordingly. This is best done by an added group with the responsibility of arranging such a day for our members. The board is to put together a project group for the Forum Syd-project during the fall of 2011.

6 Motivation: The grant from Forum Syd has been given for the arranging of a series of lectures during two occasions, one for the spring of 2011 and one for the fall of The planning and execution comes with a heavy work load. Therefore a project group is needed in order to put together the event with the support of the board. The board is to put together a project group for the Forum Syd project Motivation: During the spring of 2011 a grant application is sent in for the year of This project is in need of a defined project group. The board is to at least once every term put together a large info-table in order to be seen and get the attention of the students around campus. Motivation: To expose our association and our active members is in our best interest in order to familiarize students with the association. It is also a good time to talk to as well as recruit future active members. The board shall strive to find potential partnerships in arranging events in order to expose our association to new groups. Motivation: Through cooperation, we get a chance to meet and expose ourselves to new potential member groups. It is also a chance for us to reach out to new lecturers. Examples of partnerships would be the university, different programs, or theme based events such as the climate week. Co-operations must be in UF s interest and not take away our position of neutrality. The board is to continue to look for a new association room. Motivation: The association has grown immensely and a bigger room is therefore needed. Such a room would improve the internal work and communication of the association. It would also bring with it a new forum for discussion while at the same time increasing involvement of active members. The board shall by good and active communication with UF Sweden, strive to be as active as possible in its work. The Board shall strive to translate the by-laws to English. Motivation: UF Linköping is striving to become an international association which is open to all, irrespective of language. UF Sweden has completely English speaking associations which means that the communication at times has to be in English. The board is to evaluate the relevance of having a UF scholarship and if the work of creating one should continue. Motivation: The work of creating a UF scholarship is something which has been going through the association for quite some time now but without any results. This is because the purpose of having a scholarship is ill-defined. It is also not clear whether it is relevant for the association to have a scholarship to give out. These aspects have to be answered and defined before the work can continue. When this is done and deemed relevant, guidelines for a UF-scholarship shall be presented as a policy document and presented at the annual meeting. Director of Members/secretary The director of memberships is to send in all of the membership details to UF Sweden for the government grant application.

7 Director of Activities The Director of activities is to put together The Vagina Monologues by finding a director for the play. Motivation: UF Linköping has since 2009 put together The Vagina Monologues parallel with the international women s day (8/3). The play has been appreciated by many and it bring with it new members to the association. The director is the one who puts together the play along with the actresses/actors. The Director of activities is to at least once per month arrange a member s event in correlation with a lecture. Motivation: Membership events such as mingles, discussions or debates have been appreciated as a continuation of a lecture. The Director of activities is to at least twice per term arrange a membership event free from the lectures. The Director of PR Motivation: UF Linköping exists because of its members and should therefore strive to get them as involved as possible. These activities have a purpose of getting board members, active members, and regular members together in order to meet, talk, and getting to know each other. The Director of PR is to at least once every other week put together and info table with the purpose of exposing and informing student of our events and upcoming program, while at the same time exposing the organization on campus. The Director of Media The Director of Media is responsible of upholding and developing our web magazine utpost.org (includes UFtv with recorded interviews). The responsibility also includes stepping up as Chief Editor or appointing someone else into that position. The Director of Media is to at least once per month publish one article with Utpost or one interview with UFtv. The Director of Media is to uphold the current webpage until the new one can be taken over. The Director of Media is to communicate with UpF Umeå concerning utpost.org. Treasurer Motivation: Utpost is a web based magazine which is run in co-operation with UpF Umeå. It is the Director of Media s responsibility to communicate with its counterpart concerning Utpost from UpF Umeå in order to run the magazine in a good and forward looking fashion. The treasurer is responsible for at the beginning of the year looking over and changing the proposed budget presented by the previous board. The budget should then be presented and accepted by the existing board. The treasure is responsible for putting forward a budget proposition for the board of 12/13. The treasurer is responsible for all financial accounting in regards to accepted grants. Vice President

8 The Vice-President is to apply for grants from Folke Bernadotte Akademin and Studiefrämjandet during 2011/2012