Protokoll / Minutes. PTA IESH Parent Teacher Association vid Internationella Engelska Skolan i Hässelby Strand

Transkript

1 Protokoll / Minutes PTA Styrelse möte / PTA Board meeting kl/hrs Närvarande / Present: Heli Westermark (6) Alison Salinas (6 & 7) Annika Gustafsson (8) Aaron Pasternack (4) Lotta Runnestad (9) Marie Thorwid Svedestig (7) Cecilia Bomboi Wadelius (5) Karin Gylbert (5) Ordförande / Chairman Sekreterare / Secretary Kassör / Accountant Ej närvarande / Absent: Antony Beswick (8) Vice ordförande / Deputy Chairman 1. Mötets öppnande / Opening of the meeting PTAs ordförande Heli Westermark öppnade mötet och hälsade alla välkomna. Chairman of the PTA Heli Westermark opened the meeting and welcome all the participants. 2. Val av sekreterare / Election of secretary for the meeting Alison Salinas valdes till sekreterare för mötet. Alison Salinas was elected as secretary for the meeting. 3. Val av justerare / Election of the adjuster for the minutes Karin Gylbert valdes till justerare av protokollet. Karin Gylbert was elected as adjuster for the minutes PTA Styrelsemöte/PTA Board Meeting 1 (6)

2 4. Godkännande av dagordning / Approval of the agenda Mötet godkände dagordningen. Lathundar enligt protokollet fr förra mötet Open house den 12 mars Föreläsning våren -16 Spring Fair Frågor från förra PTA mötet Ekonomi Medlemsskap Övriga frågor The meeting approved the agenda. The documentation of PTA activities according to the minutes from previous board meeting. Open House 12 mars Lecture in Spring 2016 Spring Fair Questions from PTA meeting Financials Membership Miscellaneous 5. Lathundar / Documentation of PTA activities Vi gick genom de olika ansvarsområden som tilldelades vid föregående möte. We discussed the various areas of responsibility that were delegated at the last meeting. Blivande fyror Aaron ansvar för detta område och sammanställning av en lathund. Aaron presenterade en powerpoint presentation med förslag på innehåll. Heli kontaktar skolan kring ett möte där Aaron kan presentera sina förslag och ett ev. samverkan med skolan kring information till blivande fyror. Prospective 4 th graders Aaron has responsibility for this area and the guide. Aaron presents a powerpoint he has compiled with suggestions for the content. Heli is going to contact the school about a meeting with the PTA so that Aaron can present his suggestions and to discuss how the PTA and scholl can work together regarding information to future grade four students. Föräldramöten i augusti Föräldramöten som arrangeras av skolan ger PTA en möjlighet att presentera föreningen till alla nya och gamla föräldrar. Heli fortsätter att ta fram en lathund och en ny powerpoint presentation. Som template kommer vi att använda den som Aaron Pasternack har Parents meeting in August Parents meetings which are organized by the school gives PTA the opportunity to present the association to all new and old parents. Heli continues to work on the documentation and a new powerpoint presentation. We change the template to the one Aaron PTA Styrelsemöte/PTA Board Meeting 2 (6)

3 tagit fram för kommunikation med sina årskullföräldrar. Tanken är att PTA styrelseledamöter går genom ett antal beslutspunkter med fyrornas föräldrar i slutet av möten som de har med mentorer efter infomötet i matsalen. Detta skulle underlätta för föräldrar att så tidigt som möjligt efter skolstart få bättre förståelse vad PTA betyder och innebär. Detta förvarande skulle ersätta PTA Föräldramöten som tidigare ordnats mycket senare under höstterminen. Pasternack has used in the communication with the Grade 4 parents. The idea is that PTA Board members walk through a number of decision points together with the Grade 4 parents in the end of the mentor meeting which takes place after the info meeting in the lunch room. This would make it easier for the parents to understand what PTA is and offers as early as possible after the school start. This would also replace the PTA Parents meetings that past years took place much later during the Autumn. Bake Sales Marie ansvarar för detta område och sammanställer en lathund och ska boka in ett möte med skolan. Bake Sales Marie has responsibility for this area and the guide and is going to book a meeting with the school. Glögg mingle Alison och Heli fortsätter jobbar med att sammanställa en lathund för nästa år. Glöggmingel är en fast aktivitet som PTA ska anordna i samverkan med skolan. Glögg mingle Alison and Heli are working on a guide. Glöggmingel is a fixed event on the calendar that the PTA organises with the school. Årskullskassan Heli och Annika har gjort ett förslag på hur vi kan lösa frågan om årskullskassan men innan styrelsen kan godkänna förslaget behöver Annika få klarhet från banken om det är möjligt att ha sex underkonton kopplade till PTAs bankkonto. Årskullskassan Heli and Annika has drafted a proposal as to how we can organise the årskullskassan. Before the board can approve the proposal Annika needs to find out if it is possible to have sex secondary accounts connected to PTA bank account PTA Styrelsemöte/PTA Board Meeting 3 (6)

4 6. Open House 12 mars / Open House March 12 Skolan ordnar ett Öppet Hus den 12 mars för alla blivande fyror och deras föräldrar. PTA önskar sig några minuter att presentera föreningen och hälsa alla föräldrar välkomna till skolan och PTA. Vi vill även bjuda in dem till Spring Fair som ett ypperligt tillfälle att bekanta sig med skolan i förväg. Heli kommer att kontakta skolledningen för att fråga om möjligheten att genomföra ovan. Aaron tar fram ett kort infoblad om PTA med ny design och text som förhoppningsvis lockar flera medlemmar. Även en inbjudan till Spring Fair borde delas ut. The school organizes an Open House on March 12 for the prospective 4 th graders and their parents. PTA wishes to get a time slot to present the association and welcome all the parents to the school and PTA. We want also invite them to Spring Fair which is a great opportunity to get acquainted with the school. Heli will contact the school management and ask for the time slot. Aaron will write a short brochure about PTA with a new design and text which hopefully attracts more members. We should also distribute a written invitation to the Spring Fair. 7. Föreläsningar Våren 2016 / Lectures Spring 2016 Föreläsning om studieteknik blir först under hösten då föreläsaren har svårt att hinna under våren. Lotta kollar upp Goal mapping eller liknade föreläsningar som ett alternativ under våren. The lecture in study techniques is planned for the Autumn as the speaker is fully booked for the Spring. Lotta will look into Goal mapping or other similar themes during the Spring. 8. Spring Fair Anthony är ansvarig i år och ska ha ett möte angående planeringen den 25/ Det behövs en tydlig plan och instruktioner gällande Spring Fair. Allt gammalt material bör sammanställas och uppdateras. Anthony is responsible this year and will be having a meeting the 25/ We need to create a clear plan and instructions for the organization of Spring Fair. All old material should be gathered and updated PTA Styrelsemöte/PTA Board Meeting 4 (6)

5 9. Frågor från PTA mötet / Questions from PTA meeting Heli gick genom punkterna som diskuterades på PTA möte. Några av dem är del av mötesagendan för vidarediskussion. Heli went through the issues discussed at the PTA meeting. Some of them are included in the agenda of this meeting to be discussed more in detail. 10. Ekonomi / Economy Beslut att ha bokslut i juni för att kunna hålla årsmötet så tidigt som möjligt efter skolstart. Då kan även den nya styrelsen börja sitt arbete så tidigt som möjligt. We decided to balance the accounts in June in order to hold the annual meeting as early as possible after the school start. This way a new board can start its work as early as possible. 11. Medlemmar / Members Heli informerade om medlemsstatistik. 1/3 av alla familjer är medlemmar medan strax under hälften av elever i varje klass är via sin familj medlem. Detta beror på det stora antalet syskon som går i samma skola. Styrelsen diskuterade en eventuell höjning av medlemsavgift för skolåret 2016/2017 men pga tidsbrist kunde inte komma fram till ett beslut utan fortsätter på nästa styrelsemöte. Heli informed about the membership statistics. 1/3 of all the families are members. Approx. 50% of the students in each class are members via their families. This is because of the high number of siblings at the school. The Board discussed a potential increase of the membership fee for the academic year 2016/2017 but due the lack of time no decision was made. Instead the discussion will continue at next board meeting. 12. Övriga frågor Facebook Kan vi koppla samman webbsidan med till exempel Facebook för att öka PTA synlighet? Heli tittar på det och skapar en Facebook sida om det möjligt. Facebook Can we link the PTA website to Facebook to increase our visibility? Heli will look into it and create a Facebook page if possible PTA Styrelsemöte/PTA Board Meeting 5 (6)

6 13. Nästa styrelsemöte och avslutande / Next Board Meeting and ending Heli Westermark tackade alla närvarende. Nästa styrelsemöte är inbokat den 27 April. Heli Westermark thanked all present. Next board meeting is set as April 27. Alison Salinas Sekreterare/Secretary Karin Gylbert Justerare/Adjuster Heli Westermark Chairman PTA Styrelsemöte/PTA Board Meeting 6 (6)