Verksamhetsplan och budget för 2015/2016

Transkript

1 den 24 mars 2015 Verksamhetsplan och budget för 2015/2016 Inledning Utrikespolitiska föreningen i Uppsala ämnar under verksamhetsåret 2015/2016 fortsätta med föreningens stora och breda verksamhet. Föreningens positiva utveckling under de senaste åren har inneburit att både verksamhet och medlemsantal ökat, vilket tyder på ett stort intresse och engagemang från såväl medlemmar som styrelsemedlemmar. Innehållet i denna verksamhetsplan och budget bör ses som mål och riktlinjer, då det i stort är upp till kommande styrelse att utforma en vision för det kommande verksamhetsåret och att bedriva verksamheten på det sätt de önskar. Projekt och idéer kommer ofta upp löpande under året, och detta är därför endast en preliminär plan för föreningens övergripande verksamhet. Syfte och mål Föreningen är partipolitiskt och religiöst obunden. Den stödjer sig på Förenta Nationernas allmänna deklaration om de mänskliga rättigheterna och Europarådets konvention om de mänskliga rättigheterna. Föreningens syfte är att sprida kunskap om, och väcka debatt kring, utrikespolitiska, internationella och globala frågor. Detta för att öka möjligheterna för ömsesidig förståelse och respekt. Ett mål är att väcka engagemang om utrikespolitik och internationella frågor bland unga, studenter och övrig allmänhet, samt att vara en arena där detta intresse kan utvecklas och förstärkas. UF Uppsala bör även sträva efter att inkludera internationella studenter för att utveckla föreningens engelskspråkiga verksamhet. Dessutom bör föreningen under kommande verksamhetsår verka för översättning av samtliga dokument och texter samt se till att de nya som skrivs utförs på både svenska och engelska. Föreningen ska i sin verksamhet och sina beslut ta hänsyn till miljö och klimat, i den mån det är ekonomiskt försvarbart. Till exempel bör föreningen så långt som möjligt begränsa pappersanvändingen i det interna arbetet. Ett viktigt arbete för kommande styrelse är att utöka dels antalet, dels pröva nya verksamhetsformer. Ett sådant kan vara Webb TV-sändningar eller stramande av föreläsningar, språkcaféer, projektveckor etc. Det är dessutom viktigt att styrelsen arbetar för att göra föreningen mer lyhörd och responsiv till medlemsinitiativ, till exempel genom att uppmuntra medlemmar att söka projektfinansiering, och genom att fördela mer resurser till grupper som aktivitet och rese, som i nuläget har ett stort antal aktiva medlemmar men mycket begränsade ekonomiska resurser. Verksamheten Programverksamhet Programverksamheten skall uppmuntra och stimulera intresse för utrikespolitiska, globala frågor och internationell politik. Föredragen syftar till att sprida kunskap och väcka debatt, och att vara ett forum för diskussion kring aktuella ämnen, men även frågor som mindre ofta belyses i samhällsdebatten. Målsättningen är att föredragen ska ha en stor bredd och variation med avseende på ämnen, syften, politisk hemvist och geografisk anknytning. Programverksamheten bör sträva efter att erbjuda föreningens medlemmar och andra intresserade två föredrag i veckan under terminerna och att i anslutning till föredragen anordna diskussioner och träffar. Föredragsserien bör innehålla olika former av programpunkter, med föredrag, debatter och panelsamtal. För att uppnå en så stor tillgänglighet som möjligt bör föredrag på engelska eftersträvas, men endast i den mån kvaliteten på föredragen inte blir lidande. Föreningen ska sträva efter en jämn könsfördelning med avseende på de inbjudna föredragshållarna samt politisk balans i både ämnen och geografiska områden som förs fram. För att engagera

2 medlemmar och berika föredragsserien bör en programgrupp mötas regelbundet där medlemmar får tillfälle att påverka föreningens program och delta aktivt i arbetet med att ta fram programmet. Man bör sträva efter att upprätthålla en relativt bred bas av engagerade i gruppen samt integrera den långsiktigt i arbetet med att skapa, marknadsföra och att genomföra föredrag. PR och kommunikation De PR-ansvarigas uppgift är att väcka uppmärksamhet för föreningen och dess aktiviteter hos befintliga och kommande medlemmar, samt i media. Av strategiska skäl är det klokt att lägga ner extra mycket energi på att synas i början av höst- och vårterminen. Vid dessa tidpunkter finns det många saker som de PR-ansvariga kan och bör göra för att föreningen ska uppmärksammas. Detta är framförallt: 1) Kontakta universitet och nationerna för att boka bord vid deras recentiormottagningar, där styrelseledamöter och förtroendevalda bör representera föreningen. 2) Se till att styrelsen och förtroendevalda hjälper till att dela ut programblad i de bostadsområden där många studenter bor. 3) Koordinera besök på föreläsningar i samband med bokbord på olika campus. Under terminsstart liksom resten av året är det de PR-ansvarigas uppgift att se till att affischer görs och sätts upp, samt att göra och distribuera annat informationsmaterial, såsom flyers. Det är dessutom de PR-ansvarigas uppgift att, i samråd med de programansvariga, utforma programbladen som sedan skickas ut till våra medlemmar och delas ut till potentiella medlemmar. För att verksamheten ska fungera så bra som möjligt är det viktigt att samarbetet mellan PR-ansvariga och programansvariga är väl fungerande. Dessa parter är mycket beroende av varandra. PR ansvarar för all aktivitet på social medier som Facebook, Twitter, Instagram etc. Det är av högsta vikt att information kommer ut på dessa plattformar. Framförallt på Facebook då vi når en stor del av vår publik därifrån. Främst är det dock events till föreläsningar som Facebook används för. I det löpande arbetet ingår även att förvalta hemsidan och se till att all information även hamnar där. De andra styrelsemedlemmarna håller sin del av hemsidan uppdaterad själv, men det övergripande ansvaret ligger hos PR. Även om hemsidan inte är den plattform som vi når flest genom är det den generella bas som all information hämtas ifrån. Kontinuitet är viktig, därför uppmanar vi PR-ansvariga att tillsammans jobba fram en stil som genomgående används i hela verksamheten. Exempel på det här kan vara; grafisk profil, när och hur facebook används, ordval osv. Slutligen kan de PR-ansvariga med fördel odla kontakter med andra studentföreningar i Uppsala. Samarbeten med exempelvis Politicesstuderande (UPS) och Uppsala Peace and Development Students Association (UPaD) uppmuntras så länge de gynnar föreningen. UFS UF Uppsala är en del av Utrikespolitiska Förbundet Sverige (UFS), en nationell paraplyorganisation bestående av 13 utrikespolitiska föreningar i Sveriges universitetsstäder. UF Uppsala baserar en stor del av sin ekonomi på bidrag från förbundet, och bör därför sträva efter att förbundet förvaltas väl och att kommunikationerna mellan UF Uppsala och UFS är goda. Vidare bör UF Uppsala även inta en aktiv roll för att se till att förbundet utvecklas i en önskvärd riktning. UF Uppsala bör verka för en stärkning av transparensen och den interna demokratin inom UFS. Detta kan ske genom skrivelser, motioner och opinionsbildning, men även genom en kontinuerlig dialog med förbundet för att se till kommunikationen fungerar och all information kommer fram. UF Uppsala bör även verka för att stärka banden till övriga medlemsföreningar,

3 både inom och utanför de forum som erbjuds genom UFS. Inom UFS kan detta ske genom deltagande på forumhelger och andra evenemang som organiseras av förbundet, och utanför kan det ske genom gemensamma arrangemang med en eller flera medlemsföreningar. Exempel på sådana arrangemang kan vara debatturneringar, konferenshelger, föreläsningsserier, eller studiebesök. Vidare uppmanas styrelsen att komma överens om en UFS-strategi, antingen skriftligt eller muntligt. Ofta kan frågor dyka upp där beslut måste tas med mycket kort varsel, och möjligheterna att konsultera övriga styrelseledamöter för att ta en gemensam ställning kan vara begränsad. Det underlättar då för UFS-representanten om styrelsen redan i förväg har kommit fram till ett antal kärnvärden och intressen som man ska fokusera på i sitt arbete med UFS, så att hen ändå har en grund för den ställning hen intar å UF Uppsalas vägnar. Redaktion Uttryck är Utrikespolitiska föreningen i Uppsalas medlemstidning, vars syfte är Att väcka debatt kring och bevaka internationella frågor. Tidningen ska komma ut Fyra gånger per år och delas ut gratis till medlemmar och föredragshållare. Möjligheten att även sälja tidningar vid föreningens evenemang kan undersökas. Uttryck ska även sträva efter att hålla en så hög journalistisk nivå som möjligt och det är viktigt att redaktörerna gör nödvändig granskning av tidningens texter. Dessutom ska tidningen, liksom föreningen i sin helhet, vara politiskt och religiöst obunden och därför inte ta ställning i politiska sakfrågor även om enskilda krönikörer kan ge uttryck för personliga ställningstaganden. Utöver den journalistiska kvalitén bör redaktörerna också sträva efter att utveckla redaktionens medlemmar journalistiskt, varför konstruktiv feedback är ett mycket viktigt inslag i arbetet. Även om arbetet med det redaktionella innehållet ska stå i fokus finns det även utrymme för att ordna studiebesök på tidningar och radio samt bjuda in journalister till workshops och föreläsningar. Redaktörerna är ansvariga för att rapportera till styrelsen om papperstidningen och Webbtidningens verksamhet. Vi rekommenderar däremot gemensamma möten och samarbeten inom hela mediaenheten för maximalt utbyte, således även med Radio UF. Vid tillträde bör redaktörerna sträva efter att så snart som möjligt tillsätta minst en webbredaktör, art director och assistent för att uppehålla hemsidans och papperstidningens redaktionella standard. Hemsidan ger ett obegränsat utrymme för nya texter och har potential att växa på ett resurssnålt sätt. Valet av webbredaktör bör därför göras med stor beaktan. Det flexibla hemsideformatet kan med fördel utnyttjas och hemsidan bör därför sträva efter att innehålla såväl texter som video- och ljudmaterial utanför papperstidningens begränsningar. Uttryck är föreningens absolut största utgiftspost och tidningen borde åtminstone delvis finansieras av annonsintäkter. Redaktörerna bör därför underlätta sponsoransvarigs arbete i så stor utsträckning som möjligt. Radio Varje vecka ska Radio UF sända intressanta berättelser om internationell politik. Programmet strävar efter att presentera oväntade vinklar på bekanta frågor och uppmärksamma händelser som får mindre utrymme i mainstream-media. Med kritisk blick ska programmet ifrågasätta och utforska förhärskande idéer, koncept och perspektiv på världen. Programmet ska riktas mot en bred allmänhet med intresse för internationella frågor, inte specifikt mot UF:s medlemmar. För att vara upplysande och korrekta i sitt berättande ska programmen gärna innehålla intervjuer med särskilt berörda eller kunniga personer. Programmet ska vara objektivt och ärligt i sin presentation av ämnena. Det finns utrymme för åsikter och ställningstaganden, men flera sidor ska då föras fram programmet ska se allt från olika vinklar och presentera händelser på ett publicistiskt försvarbart sätt. Då Radio UF sätter saker i ett globalt perspektiv ska programmet präglas av mångfald i alla avseenden: man ska eftersträva en jämn fördelning mellan kvinnliga och manliga röster i programmet, och försöka att ge utrymme åt olika delar av världen i sina val av ämnen. Redaktionsgruppen ska vara så öppen och välkomnande för nya intresserade som möjligt, men detta måste ske inom ramen för vad som är praktiskt när man producerar ett program i veckan. I huvudsak består radioredaktionen alltså av en grupp dedikerade sändare, som

4 lägger tid på radioarbetet, har genomgått Studentradions tekniska utbildning och tar gemensamt ansvar för programmet som helhet. Samarbeten med UF:s övriga utskott är ett bra sätt att lyfta intresset för radion, såväl som att ge mer publicitet åt föreningen. Det kan röra sig om tematiska samarbeten med Uttryck, reportage från resegruppens resor, intervjuer med inbjudna föreläsare eller något annat som redaktionen och andra vill göra. Allt för att föreningen och radioprogrammet ska fortsätta stärka varandra. Det är dock viktigt att Radio UF:s redaktion är fria och självständiga när det gäller att besluta om radioprogrammens innehåll och utformning, och att detta inte ses som en angelägenhet för resten av styrelsen. Aktiviteter Utrikespolitiska föreningen i Uppsala ska med sina aktiviteter fortsätta uppmana till diskussion kring internationella frågor och sträva efter en fortsatt och ökad medverkan av medlemmar och intresserade för att nå detta mål. Därför ska föreningen varje år ge medlemmarna möjligheten att mötas, diskutera, umgås och dela sitt engagemang genom varierande typer av aktiviteter bestämda av medlemmarnas intressen och önskemål. Verksamheten ska fokusera på att erbjuda ett dynamiskt och fritt forum för alla som är intresserade av utrikespolitiska frågor. Aktiviteterna kan vara av mer omfattande karaktär, med planering som sträcker sig över flera månader, parallellt med planeringen av andra aktiviteter. Exempel på sådana aktiviteter är filmfestival, temavecka och större studiebesök. Aktiviteterna kan också vara av enklare slag där lite planering krävs och där fokus ligger mer på det sociala umgänget. Dessa aktiviteter kan vara diskussionskvällar, quiz, bokcirklar och filmvisningar. Resor Föreningens reseverksamhet finns till för att ge medlemmarna en chans att uppleva utrikespolitiska och internationella frågor på plats. Föreningens resor ska därför, åtminstone försöka, att spegla den aktuella utrikespolitiska debatten genom att resa dit, där det händer, men även utmana dagordningen och uppmärksamma platser som kommer i skymundan av debatten. I så stor utsträckning som möjligt bör även den nyvunna kunskapen från resornas sprida sig till medlemmar även utanför resegruppen. Eftersom utrikespolitiken innefattar ett stort antal intressanta problem och frågor, så finns det en stor poäng i att arrangera resor till länder och platser med olika egenskaper. På så vis kan man även locka medlemmar med olika intressen. Resorna kan diversifieras ytterligare genom att vara olika långa, genomföras med olika färdsätt och gå till både näraliggande och avlägsna länder. Resans program kan vara ett brett sådant för att täcka in alla aspekter av ett lands politik och samhälle, eller vara utformat efter ett tema. Båda alternativen har visat sig fungera väl och också bidra till bredd i reseverksamheten, men det viktigaste är att detta bestäms tillsammans med resegruppen. Ett antal faktorer har visat sig ge resorna ett mervärde. För det första är det en god idé att innan avresa arrangera diskussionskvällar eller föreläsningar som behandlar landets politik, historia eller resans eventuella tema. Tänk utanför lådan och variera gärna typen av aktiviteter och anpassa dem efter resan. Här är det både för resultatets skull och för integrationen mellan grupperna en god idé att samarbeta med andra grupper och delar av föreningen. För det andra är det ofta bra för både resan, reseansvarig och resenärerna att i stor utsträckning engagera resegruppen i planeringen. Detta minskar reseansvariges arbetsbörda, skapar engagerade gruppmedlemmar och förbättrar möjligheterna att genomföra en givande resa. Det ger även gruppen en känsla av ägandeskap och ger dem en möjlighet att utveckla vissa förmågor. Dessutom är det en mycket givande erfarenhet i projektgruppsledning för den reseansvarige.

5 Medlemmar Det fortsätter att åligga medlemssekreteraren att hålla medlemsregistret uppdaterat. En god kontakt med universitetets alumnnätverk bör upprätthållas, i syfte att UF även i fortsättningen är med och påverkar registrets vidareutveckling, så att det i än större mån anpassas till de behov och önskemål som föreningen har. Kontakten med UF Uppsalas Alumniförening kan utvecklas av medlemssekreteraren, då föreningarna nu verkar på samma plattform för medlemsregistrering. En samverkan mellan föreningarna redan på detta plan underlättar för att skapa ett rigoröst nätverk av alumner för framtiden. Fortsatt uppdatering av utvecklingen av medlemsantalet bör fortsättas för att tydligt kunna föra statistik över hur tillväxten ser ut över tid. Det är grundläggande information om föreningen som kommer kommande styrelser till del i vidareutvecklingen av föreningen. Medlemsbrev skickas i samband med varje nytt programblad, vanligen fyra gånger om året. Huruvida det är något som ska göras även i framtiden kan diskuteras, men det fyller sitt syfte som ett viktigt medel för att göra informationen om föreningens verksamhet tillgänglig för alla medlemmar. Viktigt att poängtera är att kuverteringen av medlemsbreven är någon som ingår i styrelsearbetet, och således inte något som medlemssekreteraren ska avklara på egen hand. För nyhetsbreven kan en färdig mall utvecklas, dels för att skapa ett tydligt formspråk för föreningen, men även för att underlätta för medlemssekreteraren. Det är även viktigt att underhålla arkiveringen och upprätthålla ett tydligt system för hur detta ska fungera för hela styrelsen. Det här bör även kontrolleras med jämna mellanrum för att undvika ett för stort arbete. Genom att skicka ut ett mail till alla medlemmar strax innan deras medlemskap löper ut, skapas en återkoppling och medlemmen förses med alla nödvändig information om hur medlemskapet förnyas och kommande evenemang i verksamheten. Det skapar en återväxt bland medlemmar och bygger en stadig grund för föreningen. Ämbetspersoner Systemet med ämbetspersoner är numera en vital del av UF:s organisation som möjliggör den breda verksamheten i föreningen. Att ha en bred krets a förtroendevalda vid sidan av styrelsen gör att fler kan vara aktiva och på flera nivåer, vilket gör fler medlemmar aktiva och föreningen bredare samtidigt som det avlastar styrelsen. Att utveckla systemet och stödja ämbetspersonerna är en av de viktigaste uppgifterna för den kommande styrelsen. Det är viktigt att ämbetspersonerna tar del i det allmänna UF-arbetet; kassatjänst, affischering, bokbord både för integration i föreningen och för att det En plan bör upprättas för när utlysning och tillsättande av ämbetspersonerna ska ske under året. Detta för att jämna ut arbetsbördan med tillsättandet och för att ämbetspersonerna ska ha tid att sätta sig in i arbetet. Systemet med förtroendevaldaträffar varje månad bör permanenteras och eventuellt även bli öppet för nyfikna medlemmar som vill ha bättre koll på vad som händer runt om i föreningen. Träffarna bör koordineras av någon i styrelsen, med fördel av ordförande eller vice ordförande. Även terminskickoff, utbildningar och sociala aktiviteter är viktigt för att skapa god stämning och arbetsklimat. Under året har förutom nya poster som Sponsoransvarig även befintliga assistentposter utökats till två, till exempel i redaktionen och PR. Denna utveckling kan fortsättas av den nya styrelsen så länge antalet förtroendevalda är hanterbart för styrelsen. Behovet ska styra vilka ämbetsposter som tillsätts, men erfarenheten säger att följande bör utlysas: Foto (2-3) Program (1-2) Rese (1-2) Aktivitet (1-2)

6 Redaktion (1-2) Radio PR (1-2) UMUN Sponsring Layout Webbredaktion Debattklubb Budgetplan 2015/2016 UF har nu goda rutiner för ekonomisk redovisning som kvittomallar, föredragsredovisningsmallar och liknande och styrelsen uppmuntrar att dessa upprätthålls. Särskilt rekommenderar ekonomiansvarig att nästa ekonomiansvarig försäkrar att informationen om dessa rutiner når alla styrelseledamöter och ämbetspersoner och att de genomförs ordentligt. UF har under året ökat sina intäkter både på avgiftssidan och bidragssidan. Hans Roslingföreläsningen i början av höstterminen gav medlemskaps-och entréintäkterna en rejäl skjuts. Denna skjuts tillsammans med lyckad marknadsföring och bokbordskampanjer har gjort att avgiftsintäkterna har blivit mycket större än förväntat i år. Att starta året med en sådan föreläsning är ur ett ekonomiskt perspektiv mycket fördelaktigt då det sätter en hög ribba för vad UF är för typ av förening. Denna ökning har möjliggjort en avsättning av medel för en projektpott varifrån medlemmar kan söka pengar, och styrelsen uppmuntrar nästa styrelse att göra detsamma. Det är vidare viktigt att nästa styrelse fortsätter att söka de bidrag föreningen i dagsläget får då föreningens ekonomi är beroende av dessa bidrag. Detta verksamhetsår har presidiet haft god framförhållning för bidragsansökningar med tydliga deadlines för hela styrelsen vilket har underlättat oerhört. Framförallt har det framgått att det finns mycket mer att få ut av Folkuniversitetet och styrelsen rekommenderar nästa styrelse att lägga kraft på detta. Detta verksamhetsår tillsattes en sponsoransvarig var uppgift har varit att undersöka och söka alternativa bidrag och vi har helt flyttat över letandet efter annonsörer till Uttryck till denna ämbetspost. Detta avlastar både redaktörerna och ekonomiansvarig och rekommenderar starkt att detta blir en bestående ämbetspost inom UF samt att arbetet för att utveckla möjligheterna till alternativa bidrag fortsätter. Vårt förslag till en budgetplan inför nästa verksamhetsår ser ut på följande vis:

7 Beräknade Intäkter: Medlemsintäkter Entréintäkter Annonsintäkter 4000 Försäljning Tygpåsar 2000 Bidrag: Folke Bernadotteakademin Forum Syd Statsbidraget HT Statsbidraget VT Folkuniversitet Uppsala Universitet Summa Intäkter

8 Beräknade Kostnader Uttryck Radio UF Programverksamheten Styrelsen PR och Kopiering Föreningsdrift Verksamhetsutveckling Projektfinansiering Summa Kostnader Resultat 0