Ärendehantering Urban Johansson Liselott Ringborg

Ärendehantering Registrera Fördela Posthantera Handlägga Besluta Expediera Arkivera organisationsportal diarieföring e-post Office Övriga befintliga system Ärendehantering/workflow e-id SHS Indata: E-blanketter Skanning/tolkning sökmotorer dokumenthantering Utdata: Presentation/ export e-id SHS e-arkivering XML / metadata 2

Produkter och kunder WM-data arbetar med Lex Jönköping Eskilstuna Mjölby Storuman Statens konstråd Internationella programkontoret Caradoc Nykvarn Partille Jokkmokk Uddevalla Datainspektionen Finansinspektionen Platina Katrineholm Botkyrka Solna Emmaboda Sigtuna Växjö Diskrimineringsombudsmannen LMC Östergötlands landsting Stockholms lokaltrafik Doculive Kristinehamn Örnsköldsvik Gagnef Lidingö Djurskyddsmyndigheten Socialstyrelsen Hummingbird Göteborg (ÖFF) Strängnäs Orust (pilot) Lomma Sthlms Stad (Stadbygg.kontoret) Linköpings Universitet Public 360 Upplands Väsby Flen Burlöv Timrå Gällivare Tranemo Vervas infratjänstavtal 2003 Vervas informationsförsörjningsavtal 2005 LogicaCMG 2006. All rights reserved

Vad driver? Demokratiprocessen Rättsäkerhet 24-timmars myndigheten Effektivare processer Kostnadsbesparingar eförvaltning 5

Resan mot eförvaltning Nätverksmyndighet 8: Det kommer att förändra hela den offentliga sektorn Traditionell myndighet 6. Vi kan bli bättre på att förstå målgruppernas erfarenheter och behov 4. Den nya kanalen dominerar målgruppsanpassning 2. Någonting händer Vi måste delta 1. Vi gör som vi har gjort i 20 år. 3. Det kommer att bli en ny dialogkanal - eärenden Tid 9. Vi står inför en stor samhällsförändring 7. Det kommer att förändra vår myndighet i grunden 5. Vi ökar medborgarnyttan genom nya etjänster Källa:Statskontoret 2000:21, 24-timmarsmyndighet 6

Kommuners resa Effektivisering processer Se över verksamhet etjänster Avskaffa system/integrera system earkiv Handläggning Publicering Avancerad dokumenthantering Diarium 7

Tekniska lösningar finns eid eid SHS Ärendesystem Diark (Botkyrka, Huddinge) Winbär (Nacka) LEX (UpplandsVäsby) 8

Ärendehanteringssystem - spindeln i kommunens verksamhet Blankett E-tjänster Informera Publicera Externt Diarium Ärendehantering Internt ÄHS Verksamhetssystem Internt Externt 9

Enterprise Content Management (ECM) Samlat grepp om organisationens information Indatafångst Portal Ärendehantering Samverkansstöd Dokumenthantering Utdata Integration Åtkomstskydd Central behörighetsadm earkiv Version 0.2a 10

Plattformsstrategi Traditionell Produkt utveckling Lösningsutveckling med plattform Processlogik (värde för kund) Generell egen programvara 20% 80% 80% 20% 11

Trend Treskiktslösning sning Presentation Affärsprocesser & regelverk Data & systemintegration 12

Trend Presentation Client InfoPath/Webbapplikation Excel Outlook Rapporter (Reporting services) Wordmallar 13

Närvarohantering Instant Messaging Ärenden Ärendedokument Händelser 14

Avancerad Egenskapshantering 15

Trend Affärsprocesser & regelverk Ärendeprocesser Dokumenthantering Ärendetyper Komponenter Web-services Regelverk 16

Ärendehantering & plattform Indatatjänst Papper (Scanning), eformulär / webbpgm E-post, Fil Diarium Handlingskort (återsökbarhet, Avvikelsehantering) Ärendekort (ärende, diarieföring, ingivare, fördelning) eakt Hantering av (sekretess /PUL ) Handläggning & Beslut Handläggning & ärendeflöden Bevakning Remisshantering Beslut (aut/förslag) Möteshantering Expediera / underrätta (papper, mail, fil) Uppföljning Uppföljning, Statistik (grafiskt/rapport) Avslut, avisering & earkiv Avslut Webbpublicering Avisering / informations- spridning (Mina Engagemang) E-arkiv (Gallring, Avställning) Plattform 17

Trend Data & systemintegration Metadata Dokumentlager Integrationsbrygga 18

Tekniker, produkter samt integration Webbläsare Office Ärendesystem.Net kod WWF Journalsystem Ekonomisystem Andra ärendehanteringssystem Integrationsbrygga 19

Samordnad vårdnadsplanering - process Utskrivningsmeddelande Inskrivningsmeddelande Kallelse till SVPL Samordnad vårdplanering Justering SVPL Medföljandeinformation Mottagningsbevis Avslut av vårdtillfället Diarieföring Beredning Beslut Avslut Ärendeprocess LogicaCMG 2006. All rights reserved

Gemensamma processer och ärendetyper Diarieföring Beredning Beslut Avslut Effektivisera hela processer (från datafångst till arkivering), på ärendetypsnivå Gemensamma processer som är gemensamma för flera kommuner Förutsättningar för att repeterbara lösningar - kostnadseffektivare Förutsättningar för att lättare att kommunicera med andra Tjänster (lägg ut processer till andra) Automatisera processer 21

Automatisering av processer 1. Är den som man utger sig för att vara? e-id 2. Bor i kommunen? slå upp uppgiften mot kommuninvånarregister 3. Äger bilen? slå upp uppgiften i Vägverkets databas 22

Personal möjlighet att arbeta annorlunda Elektroniska akter ger geografiskt oberoende Mer tid till kvalificerade arbetsuppgifter Handläggare, högre krav på att själv hantera alla moment, får en i högre utsträckning granskande roll Registrator, möjlighet att förändra om mer självständiga handläggare och fler elektroniska blanketter Centralisering av postöppning och scanning Flera roller Upphandling av postöppning och scanning som tjänst 23

Interaktion med medborgare Indatafångst via e-tjänst (mer och mer avancerade) Signering och autenciering via e-id e-tjänst för kommunikation (ökad grad av informationsgivning under processen) Komplettering av ärende Avisera beslut Omprövning/överklagande Partsinsyn Publicering via webbdiarium Mer integrerat i kommunernas portaler Nya presentationsformer 24

ex. felanmälan i Upplands Väsby www.upplandsvasby.se Exempel andra tjänster Nyttoparkering Färdtjänst Byte Avfall InternFelanmälan Synpunktshantering Radonbidrag ÄgarbyteVA Boendeparkering Extern Felanmälan Bygglov Mulltoa Servering 25

Anslagstavla Anslagstavlan med information från Lex Informationssida som uppdateras av informationsavdelningen. 26

Hur nå framgång? Viktigt med tydligt ansvar påp kommunledningsnivå avseende Så hur kommer vi vidare? Verksamhetsutveckling Systemägarskap Börja med att känna k till nuläget och målbilden! m Definiera konkreta, mätbara m effektmålen Håll i målbilden m och se införandet som en resa Delaktighet i organisationen Våga ifrågas gasätt regelverk 28

Så här går det till! Göra rätt r saker! IT-strategi strategi System-/Informationsarkitektur Strategi för In- /Utdatahantering Identifierade processer Användbarhet Kravfångst Program Management Integration Konfiguration Utveckling/Anpassning Utbildning och användarstöd Förvaltning Support Göra saker rätt! r 29

Projektresa med Pejl och RUP BP1 BP2 BP3 Ms1 BP4 Ms2 Ms3 BP5 Idé, nytta, strategi 5 Kravanalys/ Målbild Beredning Strukturera Analys Design krav 6 7 8 8 9 Implementation Systemtestning Acceptanstestning Leverans Testplanering Testförberedelser Ms1 Effektanalys Projektplan, grov kravspec Användningsfall Prototyp Regelverk Systemflöde Generella krav (SAD+SUP) Testplan Programförutsättningar Datamodell Teknisk beskrivning Godkänd Systemtest Godkänd Acceptanstest Färdig produkt Projektanalys inleds Projektstart Vi har fastställda krav + ändringshantering POC Vi har en lösning Vi har gjort lösningen Vi har en godkänd produkt Vi har levererat 30

Tack. Ta gärna kontakt om några frågor Urban Johansson, urban.johansson@wmdata.com Liselott Ringborg, liselott.ringborg@wmdata.com 31