Projektförslag e-arkiv 2016-11-01
Innehåll Bakgrund Presentation av projektidé Varför kommunalförbund? Funktion för mellan- och slutarkiv Synergieffekter Syfte, mål och metoder Vem gör vad - projektorganisation Förankring på hemmaplan
Bakgrund En stor del av de skånska kommunerna har ett gemensamt dilemma: ett växande behov av att kunna bevara sin digitala information långsiktigt Behövs en hållbar e-strategi som kan förvaltas över generationer Den viktigaste delen i informationskedjan är ett system som informationen kan bevaras i - ett system för bevarande (e-arkiv) Små kommuner i Västerbotten, de är ointresserade av e-arkiv, de har nog problem med det analoga arkivet (Källa: Rapport från SKL, Framgång med e-arkiv)
Varför leverera information till e-arkiv? Bli av med kostnader för drift och support och lagring av gamla system Följa lagen allmänna handlingar ska kunna arkiveras Handlingarna ska skyddas mot skada, tillgrepp, obehörig åtkomst Ska kunna få ut information, återsöka, läsa, gallra mm Minska riskerna Ingen åtkomst till information Gamla filformat Ännu större kostnader att arkivera när ingen kan systemet längre Kvalitetssäkra informationen Standardiserade format för långtidslagring
Projektidé samverkan e-arkiv Ett system för bevarande (e-arkiv) kräver en relativt komplex organisation för att få en optimal användning och en kostnadseffektiv implementering: - att kunna funktionsfördela utifrån olika kompetenser (arkiv, teknik, juridik, ekonomi osv) - att kontinuerligt kunna arbeta med utveckling och förbättring av leveransprocesser, sökfunktioner och gränssnitt
Kommunalförbund Genom samverkan skapas olika förutsättningar: Arkivfrågorna sköts av en instiftad formell organisation Krävs för långsiktig och effektiv hantering av tekniska frågor (leveransprocesser, plattform mm) Krävs för organisatoriska frågor (kostnadsfördelning, kompetenskartläggning, rutiner mm) Säker och effektiv arkivering Information arkiveras i ett gemensamt e-arkiv Information arkiveras från system av samma typ Kompetensförsörjning Utbildad personal på olika nivåer och kunskapsområden Funktionsfördelning Kan anställa specialkompetens som annars mindre kommuner ej haft möjlighet till Ekonomiska synergieffekter Samverkande kommuner delar på kostnaderna utifrån varje kommuns storlek vilket leder till effektiviseringar och besparingar på sikt
En samverkansform med funktion för både mellan- och slutarkiv Kommun B Kommun C Inleverans Mellan arkiv Slut arkiv Slut arkiv Kommun D Kommun E - Ett bevarandesystem - En driftskostnad - Möjlighet till gemensam förvaltning
Mellan- och slutarkiv System för bevarande
Mellanarkiv Verksamheten har direktåtkomst till inlevererat material Informationsägaren äger och ansvarar för inlevererat material Innehåller data som efter utredning är möjlig att kostnadsfritt flytta till slutarkivet Båda funktioner Samma inleveransprocess Samma format vid inleverans, lagring återsökning Samma förvaltning (drift och vidareutveckling) Slutarkiv Åtkomst endast via kommunalförbundet (arkivmyndigheten) Kommunalförbundet äger och ansvarar för inlevererat material samt för utlämning och behörigheter Innehåller enbart data som ska bevaras (ej gallringsbart)
Uppfyller OAIS-modellen Preservation Planning P R O D U C E R SIP Descriptive Info Ingest AIP Data Planering bevarande Management Archival Storage AIP Descriptive Info Access queries result sets orders DIP C O N S U M E R Administration MANAGEMENT
Den färdiga lösningen Servrar där levererat material lagras med nödvändig backup En gemensam arkivportal med: Verktyg för samtliga steg i inleveransprocessen Verktyg för att validera (tekniskt kontrollera) inlevererad data Verktyg för återsökning av inlevererat material (sökgränssnitt) Inleveransspecifikationer för enhetliga exporter ur källsystemen. Indelade efter informationstyper: ekonomi, diarium, personal mm Gemensam förvaltning Gemensam drift
Synergieffekter Effektivisering och potentiella besparingar information kan ställas av utanför ett verksamhetssystem, men ändå uppnå en hög tillgänglighet för verksamheten e-arkivet skapar inkörsporten för arkiverad digital information en stor del av systemen kan släckas ned med stor besparingspotential som följd tillämpning av standardiserade FGS:er kan förbereda informationen för leverans e-arkivet använder generiska gränssnitt som sedan används för andra system av samma leveranstyp. På så sätt hanteras informationen på samma villkor oberoende av system
Synergieffekter Kvalitetshöjning ett standardiserat e-arkiv möjliggör säkerställande av rutiner, redan tidigt i kedjan vilket ökar både möjligheten att bevara digital information och höja kvaliteten på arbetet genom att endast använda en portal till e-arkivet tydliggörs för brukarna var och om informationen finns möjliggör digitala leveranser av efterfrågad information till hela organisationen Arkivmyndigheten (kommunalförbundet) säkerställer den digitala informationens autenticitet (äkthet) samt säkerställer att det är den slutliga arkivlagda versionen som tillhandahålls
Synergieffekter Tillgänglighet hela organisationen ska ha direkt eller routad åtkomst till e- Arkivet varje verksamhet ska direkt hamna i sitt mellanarkivs gränssnitt varje verksamhet ska själv via rättigheter styra hur åtkomstbehörigheter ska sättas i sitt mellanarkiv Arkivmyndigheten sätter åtkomstbehörigheterna för slutarkivet e-arkivet ska ha en god failover så att man tekniskt kan arbeta i systemet utan att det ska påverka tillgängligheten, ha en hög redundans (t ex att klara av fel) samt en beslutad långsiktig backupstrategi
Ekonomiska vinster med mellanarkiv IT-system i verksamheten Kostar i drift, licenser, underhåll Kan innehålla information som inte återsöks frekvent Kan finnas gamla system där informationen måste räddas till eftervärlden Kan finnas information utanför systemet, tex arkivavställningar av sociala medier och kommunens intranät e-arkiv (mellanarkiv) Kan innebära direkta ekonomiska besparingar genom att information ställs av till mellanarkivet Kostnader i förening med leveranser. Kan bli en tjänst för medlemmarna till självkostnadspris Avlastar verksamhetssystemen på information Vinster för verksamheterna och för skattebetalarna e-arkiv (slutarkiv) Kommer hela tiden att kosta pengar i drift och underhåll Här görs inga direkta kostnadsbesparingar på kort sikt Måste uppfylla krav från lagstiftningen
Syfte projektidé Digital information som är aktuell för arkivering eller gallring ska förflyttas från osäkra miljöer via en naturlig och säkerställd process. Hanteringen ska därför bli: processbunden kostnadseffektiv professionell högkvalitativ långsiktig hållbar
Mål projektidé Ett för medlemmarna tillgängligt e-arkiv står färdigt 2018, fullt implementerat 2019 Delmål Samla intresse från arkivfunktionerna i kommunerna Uppnå en kritisk massa Implementera idéen på kommundirektörsnivå Få till stånd en avsiktsförklaring till förstudie 2016-12-01 Förstudien genomförs första halvåret 2017 Få till stånd en fördjupad avsiktsförklaring 2017-09-15 Jobba fram organisation för kommunalförbundet hösten 2017 Jobba fram en förbundsordning och finansiering hösten 2017 Få förbundsordning och finansiering klubbade i varje KF hösten 2017 Instifta kommunalförbundet 2018-01-01 På kommunalförbundsnivå utreda implementering av e-arkiv
Metoder projektidé Förstudie Genomgång av vad som skett tidigare i liknande projekt, insamling av dokumentation kring dessa projekt och bearbetad sammanställning av detta Studiebesök, kunskapsinhämtning Sydarkivera, Region Skåne och /eller R7 Implementering Kontinuerlig uppföljning för att försöka förankra idén hos ledning och politiker Uppföljning Utvärdering och rapportering
Vem gör vad? - Projektorganisation PROJEKTLEDARE Matthias Lindgren 50% Paul Bergström 50% GEMENSAM ARBETSGRUPP (Arkivariegruppen) Arkivariegruppens ordf sammankallar arbetsgruppen till möten en gång per månad eller då frågor av vikt måste behandlas. Arbetsgruppen skall hållas uppdaterade om projektets framskridande. Projektmedarbetare engageras ur gemensam arbetsgrupp vid behov. Exempel på behov: - Kommunikatör
Vem gör vad? - Projektorganisation STORA REFERENSGRUPPEN - Alenka Cernec, Helsingborg - Elin Jonsson, Sydarkivera - Leif Sandberg, R7 Uppsala - Niclas Bendroth Clausenborg, KFSK - Terho Ahola, Regionarkivet Skåne - Tobias Lindberg, R7 Nyköping
Vem gör vad? - Projektorganisation LILLA REFERENSGRUPPEN Personer med relevanta kompetenser, t ex inom ekonomi, juridik, teknik, personal, inom berörda kommuner INFORMATION OCH RAPPORTERING Respektive kommun utformar sina direktiv för rapportering. Information ges fortlöpande i arbetsgruppen
Vem gör vad? - Projektorganisation UPPDRAGSGIVARE Deltagande kommuner Avrapportering inledningsvis och vid utvärdering STYRGRUPP I varje deltagande kommun utsedda chefer Regelbunden avrapportering och vid avvikelser från aktivitetsplan
Vem gör vad? - Projektorganisation BESTÄLLARE Kommundirektör i respektive kommun Avrapportering kvartalsvis av hur projektet följer fastställd plan gällande tids- och budgetram samt övriga resurser UPPFÖLJNING Utvärdera effektivitetsvinster, avstämning mot mål och syfte, slutrapport grundat på den dokumentation som gjorts under projektets gång, engagera kommunikatör inom eller utom den gemensamma arbetsgruppen för att kommunicera ut projektets gång
Förankring på hemmaplan Hur utformar respektive kommun sina direktiv för information och avrapportering? Gemensamma nyhetsbrev Tydlig och begriplig kommunikation alla i styrgruppen ska vara överens om vad som skrivs och förmedlas ut Använda innehåll med nyckelord för att skapa en röd tråd i projektet Delar av förstudien ska släppas och presenteras under arbetets gång