Sid 1 (11) 2000-09-07 1.3.3 15 Under rubrik Bidrag/Uppdrag har tillkommit regler för Handlingar med underlag som avser ansökan om externa medel. Ny rubrik Övriga avtal samt regler för arkivering av Leasingavtal med kalkyler. 2000-10-03 Bilaga 1.b 19 Tabellen under rubrik Periodskiftesrutiner : Urval i Anläggningsregistret ändrat till Samtliga ej definitiva. 2000-11-03 1.1.5 4 Stycket som inleds med Prefekten ska också fastställa.. har kompletterats med hänvisning till rektorsbeslut 1998-11-30, Dnr 200-2214-98. 2000-11-08 1.3.3 15 Nya arkiveringsregler för Kontant- och handkassor. 2001-02-07 1.3.3 14 Ändrade regler för arkivering av interna kundfakturor samt fakturajournal/verifikationsutskrift. 2001-05-04 Prosit har ersatts med Raindance. Ny Version 2.1. 3, 5, 13 Bokföringsförordningen (1979:1212) samt Förordningen (1996:882)om myndigheters bokföring mm har upphört att gälla och har ersatts av Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring (FBF) respektive Förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag (FÅB). De nya förordningarna gäller fr o m den 1 januari 2001. 1.1.3 1.2.2 1.3.3 2 3 8 13 13 14 Hänvisningar till förordningarna i kapitel 1 har korrigerats. Hänvisning till universitetets upphandlingspolicy. Utbetalningsorder: Kopia av beslut om ny prefekt tillsammans med namnteckningsprov till EA. Projekt: En verksamhet i kombination med ett uppdragsfinansierat projekt. Ny hänvisning till Bevarande- och gallringsplan för forskningsmaterial. Stycket om makulering (märkning) av bokföringsmaterial har utgått. Interna kund- och leverantörsfakturor: Vid intern kundfakturering kan antingen verifikationsutskrift eller säljaren fakturajournal tas ut. Vid betalning av intern leverantörsfaktura ska alltid verifikationsutskrift tas ut.
Sid 2 (11) Fortsättning bestämmelser 2001-05-04 1.3.3 1.3.4 1.3.6 1.4 1.5 Bilaga 1.c 15 16-17 17-18 19 20 25 Depositioner: Reglerna för arkivering av förteckning över personer som lämnat depositionsavgift för nyckel eller kort har utgått. Anvisningar avseende depositioner kommer att tas in i kapitel 7, Kontanta medel. Förvaringssätt: Omarbetad text. Överflyttning av räkenskapshandlingar till arkiv vid den centrala förvaltningen: Omarbetad text samt komplettering med Materialets beskaffenhet. Tillägg: Externa förordningar och bestämmelser. Tillägg: Interna föreskrifter. Nya blanketter: Kassaansvarig Kontantkassa EA24 Request for payment/invoice External funding EA23 Etiketter: Normal pärmrygg EA25 och smal pärmrygg EA26. Vissa andra blanketter har omarbetats. 2001-10-30 1.2.3 8 Tabell Resultaträkning korrigerad. 1.2.8 12-13 Nytt avsnitt: Periodiseringsregler. 1.4 20 Tillägg: Statliga myndigheters betalningar och medelsförvaltning. Bilaga 1.b 23 Ändrad text under tabell: Flyttning/makulering av fakturor och verifikationer vid periodskifte. Bilaga 1.c 26 Ändring av blankettnamn: Rekvisition/Faktura Externa medel. 2002-03-06 1.3.6 Bilaga 1.d Bilaga 1.e 2002-12-20 1.3.3 1.3.4 1.3.6 18 27 28 15-16 18 18 Hänvisning till elektroniska blanketter (bilaga 1.d och 1.e). Etiketter till arkivpärmar. Specifikation av överlämnat bokföringsmaterial. Ny arkiveringsordning för verifikationsutskrifter fr o m 2003. Ny arkiveringsordning för verifikationsutskrifter fr o m 2003. Ny regel för märkning av arkivkartonger och nya kontrollrutiner av bokföringsmaterial som överlämnas till slutarkivering.
Sid 3 (11) Fortsättning bestämmelser 2003-02-25 Version 4.0. 2003-04-17 1.2.2 1.2.6 1.2.7 Bilaga 1.a 8 12 12 22-25 26 Kapitlet i sin helhet anpassat till såväl förändringar i redovisningsmodellen som i ekonomisystemet. Texten under rubriken Motpart har kompletterats med en hänvisning till bilaga 1.a, Konteringsregler. Texten har kompletterats med en hänvisning till bilaga 1.a, Konteringsregler. Fördelning av likviditetsränta. Rättelse av hänvisning till kapitel 3, avsnitt 3.1.5. Nytt avsnitt Motpart med anvisningar avseende konto och motpart vid rättelser och omfördelningar innevarande och föregående budgetår. Konteringsbilden avseende fördelning av likviditetsränta kompletterad med kod för motpart. 2003-06-16 Bilaga 1.a 25 Anvisningar avseende kontering på objektet Motpart har kompletterats med Institutionspåslag. 2003-10-24 1.2.9 14-17 Nytt avsnitt: Att nollställa och passivsätta projekt 2004-01-26 Bilaga 1.d Bilaga 1.e 36 37 Etiketter till arkivkartonger, hel- och halvrygg, har uppdaterats inför överlämnandet av 2002 års bokföringsmaterial. Blankett Specifikation av överlämnat bokföringsmaterial har uppdaterats inför överlämnandet av 2002 års bokföringsmaterial. 2004-01-26 Rättelse av skrivfel 2004-03-11. Ingen information om gjorde rättelser har gått ut till institutioner/enheter. 2004-06-18 1.2.6 1.2.9 Bilaga 1.a 12 18 28 Rättelser av periodiserade intäkter görs på det ursprungliga intäktskontot och inte på periodiseringskontot. Omfördelning av tidigare års resultat på konto 2070 är endast tillåtet mellan projekt med samma finansiär och inom samma verksamhet. Alternativ till rapporten PASSIV. Nytt stycke: Rättelse/omfördelning av stipendiekostnader.
Sid 4 (11) Fortsättning bestämmelser och anvisningar 2004-06-18 Bilaga 1.a 30 Omfördelning av balanserat kapital/periodiserade intäkter: Omfördelning av tidigare års resultat på konto 2070 är endast tillåtet mellan projekt med samma finansiär och inom samma verksamhet. Rättelser av periodiserade intäkter görs på det ursprungliga intäktskontot och inte på periodiseringskontot. 31 Fördelning av likviditetsränta: Nytt projekt. Vidarefakturerade kostnader: Nytt avsnitt. 2005-01-21 1.3.7 1.5 Bilaga 1.e Bilaga 1.f 23 26 38 39 Nytt avsnitt Arkivering av bokföringsmaterial som tillhör EUprojekt. Arkivering av originalfakturor i EU-projekt, rektors beslut Dnr 104-2135-04, 2004-10-05. Ändrade datum i blanketten Specifikation av överlämnat bokföringsmaterial. Ny bilaga Bokföringsmaterial med avvikande arkiveringstid. 2005-02-16 Bilaga 1.b 32-35 Bilagan har omarbetats. De kontroller och avstämningar som ska utföras vid institutioner/enheter är samlade under rubrikerna Periodskiftesrutiner, Kontroll av konton som ska vara noll samt Övriga kontroller och avstämningar. Förutom kontroll av konton som ska vara noll har följande kontroll tillkommit: Kontroll av utestående externa kundfordringar. 2005-05-24 Bilaga 1.a 31 Hantering av moms vid vidarefakturerade kostnader. 2006-03-29 1.1.3 1.1.4 1.1.5 1.5 2 3 3 4 4 5 27 Avsnittet har omarbetats och anpassats till elektronisk fakturahantering. Avsnittet har kompletterats med rektors beslut om meddelandekrav för institutioner vad gäller ansökningar om större (mer än 500 tkr) forskningsprojekt. Avsnittet har kompletterats med anvisningar avseende större överskott på externfinansierade projekt. Rektors beslut UmU 220-3914-05, 2005-11-01, avseende Meddelandekrav för institutioner vad gäller ansökningar om större (mer än 500 tkr) forskningsprojekt.
Sid 5 (11) Fortsättning bestämmelser 2006-10-19 1.3 Bilaga 1.c 20 26 38-39 Anvisningarna har kompletterats med regler för arkivering av fakturor och verifikat som hanteras i Raindance fakturaportaler. Ny elektronisk blankett Faktura/Utbetalning Svenska, EA28. 2006-11-27 Bilaga 1.b 34 37 Bilagan har kompletterats med anvisningar avseende kontroll och avstämning av ekonomiska händelser i någon av Raindance portaler. Avsnittet om Konton som ska vara noll för myndigheten totalt utgår. 2007-05-03 1.2.9 Bilaga 1.a Bilaga 1.b 15 18 28 32 35 Vid begäran om passivsättning av projekt ska rapport PASSIV tas ut och sändas till EA. Tidigare angivna alternativ gäller inte längre. Rättelser/fördelningar/periodiseringar utförs i Raindance Bokföringsportal. Institution/enhet upprättar underlag för avräkning av balanskontot för handkassa och sänder detta till EA som bokför i Raindance Classic (EK). Institution/enhet ska varje månad kontrollera om det finns otillbörligt stora över- eller underskottssaldon på externfinansierade projekt för att nödvändiga åtgärder ska kunna vidtas i tid. 2007-05-21 1.1 2 5 Texten i avsnitt 1.1 har reviderats i enlighet med Ekonomistyrreglerna. 2007-11-05 1.1.1 1.2.6 1.2.9 2 3 13 16 Anvisningarna har kompletterats med regler avseende disposition av överskott på externfinansierade verksamheter. Hänvisning till avsnitt 1.1.1, Disposition av överskott. Anvisningarna avseende Direktdebitering av telefonkostnader vid nollställning och passivsättning av projekt har utgått då ny rutin för fakturering har införts. 2008-02-12 Bilaga 1.e 40-41 Blanketten Specifikation av överlämnat bokföringsmaterial finns nu i två varianter, en för material som hanterats i Raindance Classic och en för material som hanterats i någon av Raindance Portaler.
Sid 6 (11) Fortsättning bestämmelser 2008-04-14 1.1.3 1.1.4 1.3 2008-09-11 1.3.3 1.3.6 2009-05-19 1.1 Bilaga 1.e 1.5 2009-11-19 Version 6.0 1.1 1.1.4 1.2.2 1-5 5-6 20-24 20-21 24 40 2 6 27 2 5 9 Avsnittet har förtydligats och anpassats till rutiner i Raindance Portaler. Avsnittet har anpassats till rutiner i Raindance Portaler. Avsnittet har omarbetats och anpassats till arkivering av bokföringsmaterial som hanteras i Raindance Portaler. Avsnittet har kompletterats med information om arkiveringsregler för elektroniska kundfakturor (Svefakturor) Avsnittet har kompletterats med hänvisning till hemsidan där information om överflyttning av räkenskapshandlingar till arkiv vid den centrala förvaltningen finns. Blanketten Specifikation av överlämnat bokföringsmaterial har omarbetats och förenklats och gäller för material som hanteras i såväl Raindance Classic som i Raindance Portaler. Avsnittet har omarbetats och anpassats till rektors beslut avseende Prefektens ansvar behörighet att förfoga över myndighetens medel, Dnr 200-1189-09, 2009-04-28. Rektors beslut Dnr 200-1189-09, 2009-04-28 ersätter tidigare beslut med Dnr 200-877-98 daterat 1998-05-06 samt beslut med Dnr 200-2214-98 daterat 1998-11-30. Kapitlet har anpassats till nya webben där varje kapitel läggs ut i pdf-format. Detta innebär att hänvisningar/länkar till bl a blanketter, andra enheters gamla hemsidor samt externa hemsidor tas bort. Förtydligande om när blankett Namnteckningsprov respektive Delegation ska användas. Texten under rubriken Beslutsgång vid hantering av leverantörs-fakturor som rör prefekt har uppdaterats. Fr o m 091101 hanteras även fakturor från utländska leverantörer i Raindance fakturaportal. Texten under rubriken Verksamhet har uppdaterats på grund av den nya modellen för redovisning av gemensamma kostnader. Fr o m 2010-01-01 delas verksamhetskoderna in i stödrespektive kärnverksamhet.
Sid 7 (11) Fortsättning bestämmelser 2009-11-19 1.2.2 1.2.5 1.2.8 Bilaga 1.a Bilaga 1.b 11 13 15 31 32 33 34 Texten under rubriken Omkostnadsavgift (OMK) har uppdaterats på grund av den nya modellen för redovisning av gemensamma kostnader. Fr o m 2010-01-01 används fältet för att hålla reda på bidrag som ska kompenseras för dragen gemensam kostnad. Tabellen under rubriken TILLGÅNGAR har kompletterats med posten Rättigheter och andra immateriella anläggningstillgångar. Posten Kortfristiga placeringar har utgått. Under rubriken Projekt som resultatavräknas status R tillkommer Projekt som avser stödverksamhet (verksamhet 10, 20, 70 och 90). Extern försäljningsverksamhet flyttad till verksamhet 71. Ändringarna gäller fr o m 2010-01-01. Under rubriken Periodiseringar i samband med delårs- och årsbokslut har Institutionspåslag ersatts av Gemensamma stödkostnader. Konto 5481, universitetsgemensam kostnad, konto 5482, Fakultetsgemensam kostnad och 5483, Institutions- /enhetsgemensam kostnad. Ändringen gäller fr o m 2010-01-01. Texten under rubriken Vidarefakturerade kostnader har kompletterats med en hänvisning till kapitel 4, avsnitt 4.3.5. Tabellen under rubriken Kontroll av ofullständiga fakturor och verifikationer har uppdaterats. Påminnelsehantering via portalen sker för såväl fakturor från svenska som utländska leverantörer. I tabellen under rubriken Konton som ska vara noll på institutions-/enhetsnivå har konto 1202, Preliminär immateriell anläggningstillgång och konto 5600, Preliminärbokförd stöldbegärlig inventarier tagits bort. Texten under rubriken Kontroll av stora betalningar har omarbetats.
Sid 8 (11) Fortsättning bestämmelser 2010-02-11 Ekonomiadministrativa enheten (EA) har bytts ut mot (ny benämning på enheten fr o m 2010-01-01). 1.2.9 17 18 Lokala lönekostnadspålägget bokförs inte längre i samband med periodskifte utan detta sker i lönesystemet. Interna fördelningar som sker i samband med periodskifte är 2010-04-21 1.1 1.5 2 26 * Universitets-, fakultets- och institutionsgemensamma kostnader * Avskrivning och ränta på anläggningstillgång * Amortering på leasingavtal * Likviditetsränta * Nollställning av kontoklass 7 * Intäktsavräkning på bidrags- och uppdragsfinansierad verksamhet Avsnittet har kompletterats med information om rektors beslut avseende villkor för prefektskapet vid UmU. Interna föreskrifter har kompletterats med rektors beslut avseende Villkor för prefektskapet vid Umeå universitet, Dnr 300-826-10, daterat 2010-03-23. 2010-08-18 1.1.2 4 Avsnittet har kompletterats med information om när skulder ska regleras och när fakturering av sålda varor/tjänster ska ske. 2010-11-10 1.3 27-34 Då det gäller skanning av underlag till fakturor och bokföringsordrar har bör-krav har ersatts med skall-krav. I övrigt har vissa stycken omarbetats i syfte att förtydliga texten. 2011-05-06 1.3.3 28-29 Fakturor från utländska leverantörer hanteras i Raindance Portaler (fr o m 091101) varför anvisningarna avseende arkivering av dessa fakturor flyttats till avsnitt 1.3.4. Punkterna under rubriken Materialets beskaffenhet har omarbetats och gäller nu endast externa kundfakturor. 1.3.4 29-31 Samma regler för arkivering gäller för fakturor från såväl svenska- som utländska fakturor. 1.3.5 32-33 Avsnittet har kompletterats med arkiveringsregler för samtliga blanketter som rör hantering av kontanta medel.
Sid 9 (11) Fortsättning bestämmelser 2011-05-06 Bilaga 1.b 46 Bilagan har kompletterats med anvisningar avseende avstämning av kontot för växelkassa. 2011-12-02 1.2.8 22 Sista stycket har ändrats så att kravet på att institutionen ska styrka upplupen intäkt med ett giltigt kontrakt endast gäller vid årsbokslut. 2012-01-16 1.1.3 6 Ändrad text: 1:a meningen ny 1.1.5 8 Ändrad text: 1:a stycket:. på elektronisk väg... 1.2.9 22 Nytt avsnitt: Registrering av nytt projekt 1.2.10 22 Ändrad numrering på avsnittet. Avsnittet har uppdaterats med anledning av införandet av Raindance kontraktreskontra 1.3.3 28 Avsnittet har uppdaterats med anledning av införandet av Raindance KundFakturaPortal 1.3.4 29 Avsnittet har uppdaterats med anledning av införandet av Raindance KundFakturaPortal Bilaga 1a 35 Uppdaterad text att baskonto 1597 ska vara noll på projektnivå vid delårs- och årsbokslut. Bilaga 1b 42 Avsnittet har uppdaterats med anledning av införandet av Raindance KundFakturaPortal. I tabellen har Kundreskontra ersatts med Kundfakturor i Rd KundFakturaPortal. Avsnittet Kontroll av faktura- och verifikationsnummerserier i Raindance Classic är borttaget. Ändrad text i avsnittet Kontroll av utestående externa kundfordringar. 2012-03-23 1.2.2 9 Ändrad text under Projekt: 3:e stycket nytt 1.2.8 21 Uppdatering avs. vilka uppdragsprojekt som ska visa resultat och vilka som kan periodiseras. 1.2.10 22 Rubriken på 4:e avsnittet avs. Projektsaldon är ändrad samt ändrad text för motsvarande åtgärd. 5:e (sista) avsnittet avs. Projektsaldo och Åtgärd är struket. 2012-09-26 1.1.1 4 Ändrad text under Disposition av överskott, 2:a stycket ny text. 2012-11-12 Bilaga 1 a 40 Ändrad text under Fördelning av likviditetsränta: tagit bort meningen För Medicinska fakulteten fördelas ränteintäkter i verksamhet 11 och 21 till fakulteten
Sid 10 (11) Fortsättning bestämmelser 2014-02-18 1.3.3 28 Ändrat rubrik och inledning 2014-02-18 1.3.6 32 Uppdaterat sökväg till etiketter. 2014-08-20 1.1.1 4 Korrigering av formulering under Disposition av överskott/verksamhet 12, Grundutbildning med bidrag, punkt 1 2015-01-15 1.1 3 Uppdaterad version av Rektors delegationsordning Uppdaterad version av Villkor för prefektskapet vid Umeå universitet 1.2 9 Ändrad rubrik till Redovisningsplan 1.2.5 19 Nytt avsnitt Avsättningar under rubriken Kapital och skulder Ny punkt samt uppdaterade punkter under avsnittet Kapital och skulder/skulder mm 1.2.10 25 Sista stycket; ny hänvisning till rapporten Passiv 1.3.1 2 Uppdaterad version av Bevarande och gallringsplan för forskningsmaterial 1.5 33 Uppdaterade versioner av: - Villkor för prefektskapet vid Umeå universitet - Upphandlingspolicy Bilaga 1 a 35 Omarbetat text i avsnittet: Försäljning respektive köp av tjänst mellan institutioner/enheter Omarbetat text i avsnittet: Vidarefakturerade kostnader Bilaga 1 b 41 Omarbetat text i avsnittet: Periodskiftesrutiner/Kontroll av ofullständiga fakturor och verifikationer Avsnittet Avstämning av vissa balanskonton i huvudboken (EK) mot övriga moduler har tagits bort 42 Avsnitt Konton som ska vara noll på institutions-/enhetsnivå: 2015-02-20 1.1 3 Lagt till ett stycke avs. Rutiner för rapportering mellan olika organisatoriska enheter. 1.3.4 27-28 Lagt till information om att försystemsfakturor får unika fakturanr.serier i IF-portalen och KRK. 1.3.7 33 Ny information om respektive EU-program.
Sid 11 (11) Fortsättning bestämmelser 2015-02-20 1.5 34 Lagt till dokument Rutiner för rapportering mellan olika organisatoriska nivåer, FS-945-14 2015-03-11 1.1.5 8 Tagit bort sista stycket; Ansökan om bidrag, avsnittet om meddelandekrav 1.5 32 Tagit bort dokumentet om meddelandekrav för ansökningar över 500 tkr. 2015-05-28 1.2.1 9 I kontosträngen har fältet OMK har tagits bort. 1.3.1 25 Ändrat länk till Arkivbok för forskningsmaterial 1.5 32 Lagt till Ekonomistyrregler vid Umeå universitet, Dnr FS 1.1 1767-15