Avtal Parter Mellan Företagsnamn, Postadress, Organisationsnummer nedan kallad leverantören och, 195 85 Märsta, org. nr 212000-0225, nedan kallad kommunen har följande avtal tecknats. Avtalstid Från och med 2012-01-01 till och med 2013-12-31 Möjlighet till förlängning Ramavtalet kan förlängas 1 år till och med 2014-12-31 plus möjlighet till ytterligare 1 år förlängning till och med 2015-12-31. Träffas inte överenskommelse om förlängning upphör avtalet utan föregående uppsägning Förlängningen av avtalet ska vara skriftlig och undertecknad av bägge parter. Omfattning har för avsikt att tecka ett ramavtal avseende möbler till våra omsorgsboenden. Med omsorgsboende avser äldreboende, gruppbostäder, servicebostäder etc. Avtalsperiod 2 år med möjlighet till förlängning 1+1. är en Eko kommun och en Fairtrade City. och vill ha en möbelleverantör som kan hjälpa oss att använda rätt, ur ett ekologiskt och hälso perspektiv, möbler i samband med nyanskaffningar. Möbler är ofta sammansatta av många olika typer av material. Många material kan innehålla eller tillsättas hälso- och miljöfarliga ämnen eller ge upphov till stor kemikalieanvändning eller ge stora utsläpp vid tillverkningen. vill i så stor utsträckning som möjligt undvika miljöfarliga ämnen i de material som vi köper. Möbler med kort livslängd belastar miljön genom att de tidigt kasseras och måste ersättas med nya. vill i så stor utsträckning som möjligt använda sig av möbler med längre livslängd för att minska milöjöbelastningen. har i denna upphandling använta miljöstyrningsrådets krav del B. B1, B2, B3 och B6 och har som krav att leverantören uppfyller dessa krav i samband med möblerleveranser till kommunen. Avtalet omfattar leverans av möbler med tillhörande service enligt bifogad prislista. Avtalet omfattning framgår av bilaga 1. (inlämnat anbud) Kategori 1 Köp av diverse produkter för avhämtning. Kategori 2 Köp och leverans av produkter med tillgång till montering och utplacering. Kategori omfattar följande tjänster, där det är relevant för varugruppen 1. Uppackning samt återtagande av emballage 2. Montering och/eller sömnad och/eller måttagning 3. Utplacering av produkter/uppsättning av gardiner 1
4. Kostnadsfritt upprätta enklare ritnings- och inredningsförslag. Leverantören ska även vid behov besöka Kunden på plats före eventuell offertlämnande. Antagen leverantör ska tillhandahålla kataloger/katalogblad, tygprover och prislistor med avtalat sortiment till beställande enheter. Leverantören åtar sig att leverera i enlighet med krav i förfrågningsunderlaget, ramavtal samt av leverantörens anbud. Leverantören ska följa gällande lagar, regler och myndighetsbeslut. Några inköpsvolymer kan inte garanteras. Endast efterfrågade varugrupper på gällande ramavtal med ramavtalets villkor kan avropas. Det åligger Leverantören att i samband med avrop upplysa s beställare gällande ramavtalet och villkoren. Priser/ Prisjustering Priserna ska vara fasta under första avtalsåret, förhandling får sedan ske. Prisjustering inklusive uppdatering av avtalat sortiment i prisbeilagorna för respektive varugrupp kan ske en gång per år. Vardera part kan ta initiativ till prisförändringar. Eventuellt förslag till prisändring ska vara skriftligt till Sigtuna Kommun tillhanda senast en (1) månad innan ikraftträdande och godkännas av Sigtuna Kommun. Överenskommen prisjustering ska därefter gälla under ett (1) år, Leverantören ska prisjustera med stöd av KPI (konsumentprisindex), basmånad februari 2010. Avtalade rabattsatser på respektive varugrupp och leverantör/tillverkare gäller fast under hela avtalsperioden. Om Leverantören gör generella prissänkningar under avtalstiden för de produkter och tjänster som omfattas av ramavtalet, ska dessa sänkningar omgående tillämpas och därmd vara tillgänglig för alla kunder. Vid eventuell förlängning ska prisjusteringar bestämmas på samma sätt. Mervärdesskatt tillkommer. Information och uppdatering av avtalat sortiment Leverantören ska under avtalstiden informera Sigtuna Kommun om produktförändringar på marknaden som nya trender. Uppdatering av avtalat sortiment får ske en gång per år. Avtalade produkter får utgår under förutsättning att produkten ersätts av likvärdig produkt/tjänst och kan avropas av upphandlande myndigheter till högst samma pris som den utgångna produkten/tjänsten och till samma villkor. Beträffande uppdatering av produkter och tjänster ska dessa presenteras för och godkännas av Sigtuna Kommun innan genomförande. Implementering av ramavtal Leverantören förbinder sig om beställaren så önskar att kostnadsfritt medverka på ett eller flera informationsmöten för att informera om det nya avtalet. Sigtuna Kommun tillhandahåller lokal. Elektronisk handel tillämpar elektronisk handel. Leverantören förbinder sig att senast inom tre (3) månader från avtalstecknade öppna upp för elektronisk handel. s kontaktperson är Per Carlsson tfn 08-591 260 45, per.carlsson@sigtuna.se. Kompletteringsprodukter Sigtuna Kommun förbehåller sig rätten att komplettera befintlig möbelbestånd från andra leverantörer. 2
Med kompletteringsprodukter menas köp av produkter där en komplettering av befintlig inredning krävs för att uppnå en godtagbar funktion/användbarhet. Faktura Betalning erläggs mot faktura. Kommunen tillämpar elektronisk fakturering. Leverantören ska kunna leverera elektroniska fakturor inom 3 månader efter avtalets tecknande. Nedan beskrivs de olika alternativa faktureringsformat som kommunen tillämpar. Kommunen ansluter sig helt till den av Sveriges Kommuner och Landsting framtagna standarden för offentlig sektor som benämns SFTI (Single Face To Industri). Detaljerad information om nedanstående scenarier finns att hämta på Sveriges kommuner och landstings hemsida www.eh.skl.se. Fakturering med Svefaktura. Ett alternativ kan vara fakturering enligt formatet för Svefaktura (SFTI basic Invoice version 1.0) som förmedlas med Transportprofil Bas version 2.0. För specifikation se www.svefaktura.se.svefakturan som är XML-baserad ska innehålla all information även på radnivå. Om bilaga krävs för komplettering av informationen i fakturan ska även denna sändas elektroniskt enligt standard för Svefakturan. En elektronisk adress (URL) för Svefakturan kan tillhandahållas av kommunen. Fakturaskrivare Denna lösning gör det möjligt att skicka fakturor elektroniskt direkt från faktureringssystemet via en fakturaskrivare. Detta görs genom att installera en "drivrutin" som gör att en elektroniskfakturaskrivare blir valbar vid utskriften av fakturor. Om man därefter i faktureringssystemet väljer att skriva ut fakturan på den elektroniska fakturaskrivaren så skickas fakturan elektroniskt till kommunen. Webbsida E-fakturering via websida går ut på att fakturan registreras på en hemsida och skickas därefter elektroniskt till kommunen. Upp till 100 e-fakturor kan skickas gratis på detta vis. För att underlätta vår hantering och att Ni ska få Er faktura betald inom avtalad tid vill vi påminna om att följande information ska framgå av den faktura Ni tillställer oss: Betalningssätt - PlusGironummer, Bankgironummer eller bankkonto/iban Fakturadatum Fakturanummer Förfallodatum (Kommunen förbehåller sig rätten att om inte annat är avtalat betala fakturan tidigast 30 dagar efter ankomstdatum) Fakturabelopp Momsbelopp Ert organisationsnummer, VAT/momsregistreringsnummer namn och adress Specifikation av vad fakturan avser 3
Fakturan ska skickas i ett exemplar och får inte vara handskriven. Fakturan ska vara vit med svart tryck och vara utan raster och skuggor. Kontaktperson avseende e-fakturering: Per Carlsson tfn 08-591 260 45, per.carlsson@sigtuna.se Antagen leverantör skall i avtal förbinda sig att senast 3 månader efter att kommunen begärt detta, kunna presentera en faktureringsrutin enligt ett eller flera av ovanstående alternativ. Betalningsvillkor Betalning skall ske mot faktura, 30 dagar efter ankomstdag hos beställaren. Beställaren accepterar inte fakturerings-, expeditions- eller andra administrativa avgifter. Dröjsmålsränta Vid dröjsmålsränta tillämpas svensk räntelags bestämmelser. Räntefaktura understigande 350 kr betalas inte. Leveransvillkor Leveranstider framgår av bilaga. Leveranstider för standardprodukter ska vara mellan 2-6 veckor. Under högsäsongsperiod samt jul- och nyårshelger, får beställare och leverantörer träffa separat överenskommelse om leveranstid. Leverans ska aviseras mottagare. Leverans ska ske till anvisad plats och under beställarens ordinarie arbetstid 0800-16.00, lunch mellan 11-13, om inte annat överenskommits. Vite Referens i kommunen (nio positioner) samt berörd förvaltning. Vid leveransförseningar ska vite utgå med 5 % per påbörjad vecka av värdet av den del av godset som till följd av förseningen inte kunnat tas i bruk och max 20 % av ordervärdet. Underleverantörer Eventuella underleverantörer ska uppfylla de krav som gäller för uppdraget. Leverantören ansvarar för underleverantörers arbete lika som för eget arbete. Garantier Leverantören garanterar att levererade varor och tjänster vid leveranstillfället uppfyller gällande lagstiftning, standarder och normer i övrigt på områden och att utfört arbete är genomfört på fackmässigt sätt. Levererade varor omfattas av tillverkarens garantiåtagande. Vid eventuella fel ska leverantören utan tilläggskostnad för beställaren tillhandahålla annan motsvarande vara och arbete. Parterna ska vara överens om varans fullgodhet. Anbudsgivaren ska utan särskilt ersättning, ansvara för och åtgärda fel i arbete och/eller varans utförande, som visar sig inom garantiperioden. Garantitiden är minst 2 år från leveransdatum. I övrigt gäller ALOS 05. 1.1 Särskild varugaranti Garantisedlar ska vara skrivna på svenska och utställda i beställarens namn. 4
Försäkringar Leverantören ska inneha och under hela avtalstiden vidmakthålla för uppdraget erforderliga försäkringar. Leverantören ska styrka att erforderliga försäkringar är tecknade genom att vid anmodan, tillställa Sigtuna Kommun kopia på försäkringsintyg. Utförandekod Leverantören ska vid fullgörande av arbete för leverans enligt detta kontrakt följa sin nationella lagstiftning ifråga om arbete och anställningsvillkor för sina arbetstagare. Sådana arbets- och anställningsvillkor ska som ett minimum vara förenliga med Internationella arbetsorganisationens (ILO) konventioner i nedan angivna avseende. 1. Minimiålder för tillträde till arbete (ILO konvention nr 138) 2. Förbud mot de värsta formerna av barnarbete (ILO konvention nr 182) 3. Förbund mot tvångs- eller obligatoriskt arbete (ILO konvention nr 29 och 105) 4. Lika lön för män och kvinnor för arbete av lika värde (ILO konvention nr 100) 5. Diskriminering ifråga om anställning och yrkesutövning (ILO konvention nr 111) 6. Föreningsfrihet och skydd för organisationsrätten och den kollektiva förhandlingsrätten (ILO konvention nr 87 och 98) För de fall Leverantören använder underleverantörer för fullgörande av arbete för sin leverans enligt detta avtal, ska Leverantören gentemot Sigtuna Kommun ansvara för att sådan underleverantör uppfyller villkoren enligt ovan i enlighet med sin nationella lagstiftning och nämnda ILO konventioner. Leverantören förbinder sig att uppfylla ovanstående villkor vid avtalsstart. Leverantören ska styrka att villkoren uppfylls genom att vid anoden från Sigtuna Kommun tillställa Kommunen kopia på ett s k Företagsintyg. Miljö Leverantören förbinder sig att uppfylla samtliga krav i avseende miljö som finns angivna i kravspecifikationen i förfrågningsunderlaget. Uppföljning av ställda krav kommer att ske genom att Leverantören på anmodan uppvisar ett s.k. Företagsintyg. Ett företagsintyg ska minst innehålla följande information. 1. Leverantörens namn, utfärdaren av företagsintyget 2. Namn och funktion på kontaktperson, vid förfrågan angående företagsintyget 3. Identifiering av offererad produkt för företagsintyg (t.ex. namn, typ, produktdatum eller modellbeteckning av en produkt, beskrivning av en process, ledningssystem, person eller organisation och annan relevant information) 4. Uttalandet om överensstämmelse av krav (t.ex. "ovanstående produkt är i överensstämmelse med kraven i följande dokument") 5. Fullständig och klar lista på de specificerade stödjande dokumenten som ska vara tillgängliga hos Leverantören 6. Utfärdandedatum Tillägg och ändringar av ramavtalet Tillägg och ändringar av detta avtal ska vara skriftliga och undertecknade av Sigtuna Kommun och Leverantören för att vara bindande. 5
Förtida upphörande Om leverantören bryter mot sina förpliktelser i träffat avtal eller på annat sätt missköter sig något som Sigtuna Kommun skäligen hade kunnat förvänta sig vid avtalet slutande, äger Sigtuna Kommun rätt att i sin helhet säga upp avtalet i förtid med omedelbar verkan. Rätten att säga upp avtalet i förtid med omedelbart verkan utesluter inte Sigtuna Kommuns rätt att göra gällande andra i detta avtal reglerade påföljder. Om de avtalade tjänsterna inte uppfyller avtalade villkor betraktas det som ett avtalsbrott. äger rätt att med omedelbar verkan säga upp avtalet i förtid om Leverantören efter avtalets ingående: 1. Gör sig skyldig till avtalsbrott genom att brista i sina åtaganden enligt detta avtal eller i åtaganden uppställda i andra handlingar eller överenskommelser som utgör en del av avtalet mellan parterna. 2. Blir föremål för ackord eller tillsvidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbund. 3. Blir föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, ackord eller liknande förfarande. 4. Blir dömd för brott avseende yrkesutövande enligt lagakraftvunnen dom. 5. Har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen. 6. Inte har fullgjort sina åligganden avseende svenska skatter eller sociala avgifter Innan förtida uppsägning sker ska avtalsbrottet skriftlig påtalats för Leverantören och denne för skälig tid för att vidta rättelse, dock senast inom 30 dagar. Om avtalet sägs upp är Leverantören ersättningsskyldig för den skada som uppsägningen förorsakat. Uppsägningen ska vara skriftlig. Vid förtida uppsägning har Leverantören rätt till skälig ersättning för det arbete han dittills utfört. äger rätt att kräva skadestånd istället för förtida uppsägning vad avtalsbrott enligt ovan. Force Majeure Parterna ska vara befriade från att fullgöra skyldighet enligt avtal om utförandet hindras eller oskäligen betungas till följd av händelser utanför partnerns kontroll. Till händelser utanför utförarens kontroll ska inte räknas strejk, blockad, lockout eller annan arbetskonflikt som beror av att utföraren inte följer på marknaden gängse tillämpade regler och principer. Leverantören ska visa att konflikt som nyss sagts inte beror på leverantören. Överlåtelse Leverantörens skyldigheter och rättigheter avseende detta uppdrag får inte utan beställarens skriftliga medgivande överlåtas till annat företag eller annan person. Omförhandling Part får påkalla omförhandling av bestämmelse i upprättat ramavtal om ändrade förhållanden gör att bestämmelse väsentligen motverkar parternas gemensamma förutsättningar. Anmälan om omförhandling ska ske så snart det åberopade förhållandet blivit känt för den part som åberopar omförhandlingsrätten och befriar inte part från skyldighet att fullgöra ramavtalets åliggande intill omförhandling avslutas. Handlingars inbördes ordning 6
Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om avtalshandlingarn skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i följande ordning: 1. Skriftliga ändringar och tillägg till detta avtal 2.. Detta avtal inklusive bilagor 3. Skriftliga förtydligande till förfrågningsunderlaget 4. Förfrågningsunderlaget med bilagor 5. ALOS 05 6. Anbud med eventuella kompletteringar/förtydliganden Tvist Tvist mellan beställaren och en leverantör i anledning av ingånget avtal skall avgöras av Attunda Tingsrätt med tillämpning av svensk rätt. Leverantören skall inte få avbryta eller uppskjuta fullgörande av de prestationer, som kommer att åvila leverantören enligt beställning under åberopande av att tvisteförfarande påkallats eller pågår. Kontaktpersoner När avtal slutits utser parterna varsina kontaktpersoner med behörighet att ingå överenskommelse inom ramen för avtalet. Undertecknande Detta avtal har upprättats i två exemplar av vilken parterna tagit var sitt Ort datum Leverantören 7