Protokoll nr 62013 tört vid styrelsesammanträde tör Nora Fastigheter AB Tid: Plats: 30 maj 2013 kl. 13.00-16.30 Norabostäders kontor, Änggatan 11 Närvarande ledamöter: Frånvarande: Övriga närvarande: Bror-Erik Israelsson Hendrik Burgering Ivar Fernemo Elisabeth Hoikkala Lars-Erik Larsson Ulf Wilder Jan Forslund Jeanette Berggren, VD Lars Winell, ekonomiansvarig Carina Royson, fastighetschef 59 (Projektuppföljning januari-april) Jonas Dahlberg, drifttekniker 60 53 Mötets öppnande Ordföranden hälsade alla välkomna och förklarade mötet öppnat 54 Godkännande av dagordning Föreslagen dagordning godkändes. 55 Val av sekreterare Till sekreterare för mötet valdes Lars Winell. 56 Val av justerare Till justerare att jämte ordförande justera protokollet utsågs Ivar Fernemo. 57 Föregående sammanträdesprotokoll Jeanette Berggren gick igenom protokoll nr 3, 15 april 2013, protokoll nr 4, 3 maj samt protokoll nr 5, 8 maj. Avseende 43 kommer kommunen att lämna lokalerna i före detta Försäkringskassan och ge bolaget i uppdrag att hyra ut lokalen externt. att lägga ovanstående protokoll till handlingarna. 58 Uthyrningsläget Jeanette Berggren informerade om två förändringar i Bryggeriområdet. Dels har hyresavtal tecknats med ett snickeri från 2013-06-01 och dels har ett treårsavtal tecknats med ny hyresgäst i lokalen där Strands Tryckeri för närvarande hyr. Avseende Gammelgården är en process igång där en familj visat intresse att flytta in. att lägga rapporten om uthyrningsläget till handlingarna.
59 Ekonomi Projektuppfölining januari-april. underhåll- och investeringsprojekt samt reparationer Carina Royson informerade om underhålls- och investeringsprojekt och den ekonomiska statusen per den 30 april 2013. Rapport lämnades också om utfallet på reparationer för perioden januari-april. Diskussion fördes hur avvikelser mot budget för olika projekt hanteras och vilka orsaker som ligger bakom. VD informerade att företagsledningen jobbat fram tydligare rutiner för projekthantering. att lägga rapporterna om reparationer, underhåll- och investeringsprojekt till handlingarna. Tertialbokslut januari-april 2013 Lars Winell föredrog tertialbokslutet. Periodresultatet uppgår till plus 90 tkr, vilket är 752 tkr bättre än budget. Det noterades att reparations- och underhållskostnader ligger 964 tkr under budget samt att driftskostnader ligger 292 tkr över budget. Huvudorsaken till ökade driftskostnader är ökade el- och värmekostnader. För helårsprognosen har hänsyn tagits till de ökade el- och värmekostnaderna för första tertialet samt en något ökad personalkostnad på grund aven tidsbegränsad anställning extraanställd förvaltare. Prognosen för helåret är ett resultat på plus 236 tkr, men där reservation för obetalda hyror avseende Bergslagens Destilleri inte gjorts. Det finns risk för betydande hyresförluster avseende Bergslagens Destilleri och Städteam i Närke vilket skulle ge ett negativt resultat för bolaget. Kassaflödesanalysen per den 30 april visar att kassaflödet från den löpande verksamheten uppgår till plus 291 tkr och kassaflödet från investeringsverksamheten uppgår till minus 5 203 tkr. Det innebär att kassaflöde för de fyra första månaderna uppgår till minus 5 203 tkr. att lägga tertialbokslutet till handlingarna. Finansiering underborgen för swapar Lars Winell informerade att för att få göra swapaffärer med Swedbank krävs en särskild borgensförbindelse, en så kallad underborgen. Motsvarande har även Nordea uttryckt. Samråd har skett med de finansiella rådgivarna på Entropi och med Nora kommuns ekonomichef om detta. Rådet är att teckna en underborgen och att begränsa borgensåtagandet till 10% av swapaffärens värde. Det finns utrymme inom aktuellt borgensbeslut i kommunfullmäktige för att teckna denna borgen. Styrelsen bestutade att uppdra till VD att tillskriva moderbolaget att Nora Fastigheter vill få möjlighet att ingå swapaffärer, i form av standardiserade ränteswapar på maximalt tio år, och att detta genomförs genom att Nora kommun tecknar en underborgen för huvud borgen. Nora Fastigheter önskar snarast, dock allra senast oktober/november 2013, kunna genomföra dessa affärer med någon affärsbank, och att firmatecknare för Nora kommun dessförinnan ska ha undertecknat borgensförbindelsen.
Omsättning av lån Lars Winell informerade att nuvarande beslut om omsättning av lån gäller till och med den 30 juni och därför behöver förlängas. Vidare informerades lån om 60 Mkr ska omsättas den 2013-06-04. Styrelsen diskuterade ränte- och kapitalbindningstider. att uppdra till VD, Jeanette Berggren, att från och med den 1 juli 2013 till och med den 31 december 2013 för företagets räkning omsätta lån, dvs. låna upp belopp motsvarande belopp på de lån som förfaller till betalning under nämnda period. att uppdra till VD, Jeanette Berggren, att omsätta lån på 60 Mkr med två års kapitalbindning till Stibor 3 mån + marginal 0,42 %. Nya löneavtal Jeanette Berggren rapporterade att nya löneavtal är klara avseende både tjänstemän (Vision) och kollektivanställda (Kommunal). När det gäller tjänstemännen så är det ett sifferiöst treårsavtal som gäller från den 1 april. Förslaget är att potten för lönerevidering för 2013 är 2,3 %. Avtalet gäller från den 1 april. När det gäller de kollektivanställda är också ett treårsavtal träffat, för 2013 blir potten 550 kr att fördela och avtalet gäller från den 1 maj. Förslaget är att potten 550 kr är både taket och golvet för lönerna. Målsättningen är att lönerevideringen ska vara klar till midsommar. att uppdra till VD, Jeanette Berggren, att genomföra lönerevideringen enligt ovanstående förslag. Bergslagens Destilleri Jeanette Berggren informerade om det aktuella läget avseende Bergslagens Destilleri. att ta upp ärendet på et! extra styrelsesammanträde den 4 juni. Inköp av scanner Jeanette Berggren informerade om att det finns behov av att scanna in de ritningar vi har i arkivet idag. Bolaget behöver dagligen ritningar i brandskyddsdokumentationer, ombyggnationer, lokaluthyrning och lägenhetsuthyrning. De ritningar bolaget har finns i olika form, de flesta i pappersformat i arkivet. För att kunna arbeta effektivt behöver bolaget tillgång till ritningarna i digital form. Det finns möjlighet att köpa tjänsten externt eller att hantera den internt. Det är ett omfattande jobb som behöver förberedas och genomföras i etapper förmodligen över flera år. Kostnad för att köpa in en scanner för detta ändamål är ca 170 tkr plus moms. Det finns också möjlighet att hyra en scanner men den bedömning som har gjorts är att det är fördelaktigare med ett köp. Diskussion fördes om fördelar och nackdelar med at! scanna dokumenten i egen regi mot at! köpa in tjänsten. I diskussionen framkom at! det krävs mycket arbetstid för att redigera de digitala filerna. Förslag fördes fram om att göra vidare efterforskningar om möjligheter att köpa in tjänster till ett fördelaktigt pris.
att uppdra till VD, Jeanette Berggren, att utreda möjligheten att köpa tjänsterna för att digitalisera ritningar. 60 Elsäkerhetspolicy Jonas Dahlberg föredrog förslaget till elsäkerhetspolicy för Nora Fastigheter. Jonas har genomgått en utbildning för att få utföra elarbeten och har utsetts till eldriftsansvarig i båda bolagen. Eftersom det krävs anställning i det bolag där eldriftsansvaret finns så kommer Jonas att ha en delad tjänst i båda bolagen. Det noterades att det i policyn felaktigt finns med skrivning om elsäkerhetscontroller som bör justeras. I övrigt hade inte styrelsen några invändningar mot policyn. att fastställa den föreslagna elsäkerhetspolicyn med förändringar avseende elsäkerhetscontroller. 61 Projekthantering Jeanette Berggren föredrog rutin för beställningsarbete avseende förprojekteringar/utredningar samt om-/tillbyggnadsprojekt från lokal hyresgäster. Jeanette föredrog även hur beställningar av entreprenörsarbete kommer ske. Diskussion fördes om rutinen och mallarna och styrelsen ansåg att det var ett bra material. Att delegera till VD, Jeanette Berggren, att fatta beslut om att genomföra beställningsprojekt från kommunen under förutsättning att samtliga ovan redovisade beställningsgodkännanden är i fyllda och att delegeringen gäller i de fall beloppet understiger 10 % av bolagets omsättning. Att Nora Fastigheter tar kostnader för förprojekteringar uppgående till maximalt 10 interna arbetstimmar. 62 Aktuella projekt och processer Jeanette Berggren redogjorde för aktuella projekt och processer. Angående Hagby Ängar så har inte Länsgården återkopplat ännu. Frågan tas upp på kommande styrelsemöte. 63 Ägardirektiv Jeanette Berggren informerade om de nya ägardirektiv som antagits av kommunfullmäktige den 25 februari 2013 och på bolagstämma den 29 april 2013. Det noterades att i punkten övrigt i ägardirektiven finns följande text som avser Norabostäder "Bolaget har, när det gäller Gyttorp centrum, att följa Länsstyrelsens beslut dat 1998-09-11, dnr 2222-09869-95, avseende byggnadsminnesförklaringen.". att uppdra till VD, Jeanette Berggren, att till ägaren föreslå ändring av bolagsordningen så att texten "Bolaget har, när det gäller Gyttorp centrum, att följa Länsstyrelsens beslut dat 1998-09-11, dnr 2222-09869-95, avseende byggnadsminnesförklaringen." flyttas från bolagsordningen i Nora Fastigheter till bolagsordningen i Norabostäder.
64 Underlag för affärsplan Jeanette Berggren rapporterade om arbetet med ett utkast till affärsplan för Nora Fastigheter. Ett underlag kommer att presenteras på styrelsesammanträdet den 26 augusti. Diskussion fördes om vilka resultatmål som kan vara lämpliga för Nora Fastigheter. 65 Övriga frågor Inga övriga frågor fanns att rapportera. 66 Nästkommande styrelsesammanträden Tisdag den 4 juni 16.00-17.00 Måndag den 26 augusti 13.00-16.30 med halvårsbokslut och preliminär budget Måndag den 16 september 13.00-16.30 Fredag den 11 oktober 13.00-16.30 bokslut för tertial två. 67 Mötets avslut Ordföranden tackade de närvarande och sammanträdet avslutades. Vid protokollet Justeras ~W-' ~c?~~a Lars Winell Bror-Erik Israelsson Ivar Fernemo