Delutvärdering av Fas 1, Nulägesanalys projektet Kommunikationsstrategi för Göteborgs universitet 2013-02-04 Dnr V 2011/182 1 / 10 Delutvärdering av arbetet med framtagning av Kommunikationsstrategi för Göteborgs universitet, fas 1 nulägesanalys Enkätundersökningen skickades ut med Webropol den 10 december 2012 och avslutades den 21 januari 2013. Av 40 respondenter har 29 svarat. De elva som inte har svarat är utspridda bland grupperna. Sammanfattning av utvärdering Det övergripande resultatet är att flertalet svarande är nöjda med projektet och det som de själva bidragit med. Många nämner kompetensutveckling, gränsöverskridande samverkan och ökad förståelse och insikt om behovet av att utveckla ett universitetsgemensamt kommunikationsarbete som några vinster med arbetet. Även om det har varit ett bitvis arbetskrävande projekt så visar utvärderingen att arbetet gett inspiration för både individ och grupp. Tre av citaten från enkäten sammanfattar utvärderingen av projektet: Jag har fått en större kunskap och förståelse för hur GU:s kommunikationsorganisation ser ut och fungerar. Jag har fått många nya värdefulla kontakter som har lett till nya samarbeten och erfarenhetsutbyte. Jag har stärkts i min professionella roll som kommunikatör och fått bättre självförtroende genom min medverkan i projektet. En del i ett projekt och därmed arbetsfördelningen är det egna initiativet och engagemanget, förståelse för projektprocess och leverans, och att ställa upp för projektet. Det var en stor varians i projektet av projektmedlemmars förmåga, ambition och kompetens. Konsekvensen blev att vissa projektmedlemmar gjorde ett större arbete i projektet än andra. bättre förankra hos chefer i organisationen att liknande projekt tar väldigt mycket tid och kraft och pågår under lång tid. Men att det vi får ut av det, förutom själva projektets resultat, är mer kompetenta medarbetare, med större nätverk och bättre självförtroende i verksamheten. I utvärderingen har det kommit fram många konstruktiva synpunkter och förslag på hur universitetsgemensamma projekt av denna karaktär kan utvecklas och förbättras: Säkerställ kompetensen hos projektledare. Tydliga förväntningar på delleveranser och slutresultat. Informationsenheten Vasaparken, Box 100, 405 30 Göteborg 031-786 0000, 031-786 1064 (fax) www.gu.se, www.gf.adm.gu.se
2 / 10 För projekt av förstagångskaraktär, där det är svårt att från start ange slutresultat, bör detta tydligt framgå. I sådana fall kan en kravspecifikation vid projektstart, tydliggöra vad projektet ska lösa och vilka förutsättningar som finns. Projektet bör vara väl avgränsat och förväntningar på roller, arbete och leveranser tydliga. De framgångsfaktorer som definieras bör kontinuerligt utvärderas och förutsättningar för att nå dem förbättras löpande. De risker som identifierats och de lösningar som beskrivs bör prövas, utvärderas och förbättras. Planering av ett projekt som detta behöver kunna revideras då universitetsgemensamma förutsättningar förändras. Löpande information, kommunikation och eventuell revidering av planering måste planeras in utifrån arbetsgruppernas förutsättningar som tid och kompetens. Möten i ett projekt av denna karaktär måste vara strukturerade, planerade och funktionella utifrån syfte och behov.
3 / 10 Delar av rapporten Delutvärdering av Fas 1, Nulägesanalys projektet Kommunikationsstrategi för Göteborgs universitet från webropol. Hur effektivt upplever du att mål och förväntat resultat har uppnåtts? Hur väl upplever du att genomförandet har fungerat? Hur väl upplever du att val av aktiviteter (seminarier, workshops och möten) baserat sig på och bidragit till önskat resultat?
4 / 10 Hur aktivt har ditt deltagande varit i planeringsprocesserna (deltagande i planering av metoder och utvärdering)? Hur stor positiv påverkan har projektet haft för ditt löpande arbete?
Hur väl upplever du att projektet har arbetet för följande (identifierade i projektplan) framgångsfaktorer? 5 / 10
6 / 10 Ge exempel på vilka förändringar projektet har inneburit för dig som deltagare? I mitt arbete har projektet inneburit följande förändringar: - Kompetensutveckling - Jag har fått mer inblick i hur den interna kommunikationen inom universitetet fungerar och fått större förståelse för vad som först och främst behöver utvecklas för att den interna kommunikationen ska fungera bättre. - En större förståelse för ett gemensamt GU och nödvändigheten av att ha en gemensam kommunikationsplan. - En aktualisering av bristen på internkommunikation på Göteborgs universitet. Känt sedan länge, men bra att lyfta frågan igen. - Det har gjort det nödvändigt för mig att lyfta blicken och tänka bredare. Dessutom minskar alla typer av samarbetsprojekt internt kontaktvägarna med de specifika personerna man samarbetar med. - Att både min enhet och medarbetare varit involverade i frågor kring studentfrågor och intern kommunikation. - Mitt engagemang i kommunikationsstrategin har blivit större än om en färdig strategi hade presenterats. - Jag har fått lära känna nya kollegor. Jag har haft möjlighet att lyfta kommunikationsfrågor som inte kan diskuteras i andra forum. - Stress, då arbetet inneburit ytterligare press på övriga uppgifter. - Bättre relationer med personer från andra fakulteter/gemensamma förvaltningen. - Ny inspiration, nytt tänk, nya verktyg, nya kontakter. - Förändringarna är av två slag. Dels har arbetet inneburit en liten invasion i mitt vanliga arbete eftersom jag inte arbetar administrativt alls förutom min forskning och min undervisning. Jag har tagit en del tid till arbetet med forskningskommunikationen så till relativt liten del har min arbetsvardag blivit förändrad. På det mer filosofiska planet har det förändrat hur jag tänker kring forskningskommunikation och trots att nulägesanalysen är inlämnad fortsätter utvecklingen och projektgruppen fortsätter att kommunicera med varandra. - Jag har fått en större kunskap och förståelse för hur GU:s kommunikationsorganisation ser och fungerar. Jag har fått många nya värdefulla kontakter som har lett till nya samarbeten och erfarenhetsutbyte. Jag har stärkts i min professionella roll som kommunikatör och fått bättre självförtroende genom min medverkan i projektet. - Förutom att det har tagit mycket tid så har det inte inneburit några förändringar. - Det har tagit väldigt mycket av min arbetstid. Det har gett mig både kunskap och kontakter som jag förmodligen har nytta av i mitt arbete. Ge exempel på erfarenheter du fått av projektet? - kunskap inom Internkommunikation - Universitetsövergripande projektarbete - Kunskap om den externa synen på GU och hur vi behöver lyfta det som andra anser oss starka på och att arbeta med den mer negativa bilden av oss som att man ser GU som splittrat, svårtillgängligt till exempel. Ser också vikten av att lyfta en bra bild av GU gentemot alla intressenter. Vem är student idag och makthavare i morgon eller tvärt om? Bra att vi knyter ihop kommunikationsarbetet mot alla målgrupper. - Strategiskt arbetssätt, metoder och diskussioner till att uppnå vision 2020 - Erfarenhet av styrgruppsarbete. Erfarenheter av arbete i större projekt. - Fått chans att vara projektledare, vilket jag inte varit tidigare. - Projektet har inneburit en inblick för mig om hur helt andra delar av universitetet fungerar, hur andra yrkesgrupper arbetar, vilken terminologi de använder, vilka arbetsredskap och strategier. En mycket intressant erfarenhet som jag verkligen har uppskattat. - Jag har lärt mig att det runtom i organisationen på GU finns en bristande förståelse/kunskap/respekt för kommunikationsarbetet i allmänhet och för kommunikatören i synnerhet. Detta har gjort att jag på ett mer aktivt sätt än förut tar för mig i det dagliga arbetet på min insti-
7 / 10 tution och ser till att ständigt påminna om/förklara hur viktigt det är att arbeta professionellt och strategiskt när det gäller kommunikation och samverkan. - Spännande att så tydlig se ganska enkla förbättringsmöjligheter inom mitt eget område. - Jobba och samarbeta i grupp, insikt i hur olika mediearbetet kan vara organiserat i olika organisationer och inom en organisation. Lär mig också mer om kollegors arbetsvillkor och situation. - Djupare erfarenhet att arbeta över fakultetsgränserna i ett större projekt. Att delta i ett så stort och övergripande kommunikationsstrategiarbete är oerhört lärorikt och värdefullt. - Arbetet i styrgruppen kunde varit mer strukturerat. Som styrgruppsmedlem har jag inte alltid känt att jag haft kontroll på läget. Formerna för spridning av alla dokument har inte heller varit optimala. - Vikten av att involvera andra funktionsområden Hur rättvis har arbetsfördelning varit i din grupp? - En del i ett projekt och därmed arbetsfördelningen är det egna initiativet och engagemanget, förståelse för projektprocess och leverans, och att ställa upp för projektet. Det var en stor varians i projektet av projektmedlemmars förmåga, ambition och kompetens. Konsekvensen blev att vissa projektmedlemmar gjorde ett större arbete i projektet än andra. - Vi har haft ett gott samarbete och en rättvis arbetsfördelning utefter vad vi har kunnat ta på oss i de olika skedena beroende på andra uppdrag, Upplever att vi har stöttat varandra i att ta större ansvar när vi har haft mer i våra övriga åtaganden. - Arbetsfördelningen i vår arbetsgrupp har varit dålig beroende på bristande projektledning från min sida. Jag och en annan gruppmedlem har stått för merparten av arbetet. En sida i detta har varit att saker som fördelats inte blivit gjorda. Jag har inte haft någon metodik för att avkräva tillräckliga leveranser från och coacha mina gruppmedlemmar. - Den har ibland varit snedfördelad. Mycket skrivande i onödan (som gjordes dubbelt), ibland otydlig arbetsfördelning. Svårt att få ihop hela gruppen samtidigt när vi väl behövde input från alla - Arbetsfördelningen har varit bra. Vi har alla skrivit men gruppledaren gjort mer i slutfasen. Innan skrivfasen gjorde alla insatser inom olika områden. - Arbetsfördelningen har varit ok. Det har inte varit särskilt mycket arbete i styrgruppen. - Projektledningsgruppen: Bra fördelning. Jag har nog tagit något mindre ansvar än övriga när det gäller gemensamma frågor, av tidsbrist.
8 / 10 Rekommendationer från respondenter Vilka förbättringar krävs för att skapa bättre förutsättningar för universitetsgemensamma projekt i framtiden? Projektets mål och syfte - Jag upplevde projektet som kraftlöst och icke trovärdigt, då man inledningsvis helt missade förankringen med vision och strategiarbete. Planering, tidsåtgång och förväntningar var från start mycket ogenomtänkt. Saknade en professionell planering av projektet från start, vilket blir väldigt svårt att hämta hem senare. - Delaktighet, att GF lyssnar in vad institutioner, avdelningar, enheter etcetera behöver. - Projektet har känts lite rörigt. Inledningsvis var det svårt att veta vad vi skulle göra i vår grupp och hur alla gruppers arbete skulle flätas ihop i slutet. Den nya Visionen fanns inte när projektet startade. Hade den gjort det hade starten blivit mindre trevande. - Vid framtida projekt är det viktigt att det är tydligt vad vi ska åstadkomma. Jag tror också att man behöver sätta begränsningar, dvs vad man inte ska titta på/fundera över. Roller och projektorganisation - Tydligt beskriva förväntningarna på olika roller i projektet. Vem fattar vilka beslut i projektet. - Förfrågan om uppdraget borde vara mer öppet och att man kan söka om erbjudandet skulle komma igen. Denna gång blev folk uppringda eller utvalda, hit och dit, flera kände sig förbi körda. - Från start presenterades en väldigt stor och fluffig organisation kring hela projektet. En stor organisation är inte alltid stark utan blir snarare kraftlös, vilket vi nu kan se resultatet av, stora delar av projektorganisationen har lyst med sin frånvaro under projekttiden. En tight och genomtänkt projektorganisation är att föredra framför bredden. - Som projektledare blev jag med ett projekt/ medlemmar. Som projektledare ska jag ha möjlighet att påverka vilka medlemmar som ska ingå i projektet. Delprojektet intern kommunikation saknade kompetens exempel erfarenhet av ledarskap/chefskap, tvärfunktionell kompetens, erfarenhet av mål och uppföljningsarbete, ytterligare någon person i gruppen som har erfarenhet av att driva intern kommunikation eller någon som har en känsla av vad det innebär. Involvera projektledare/delprojektledare i planeringen av projektet, så att vi effektivare kan bygga med rätt kompetens. Projektledning - Bättre verktyg för projektledning. Kompetensutveckling för att fungera bättre som gruppledare Planering - Bättre framförhållning och mer innovativa mötesformer. - Jag saknade en plan för styrgruppens möten. Exempelvis skulle man kunnat ha en plan för vilka frågor som skulle lyftas på de olika mötena redan i augusti. Nu kom mötena adhoc. Ibland blev det glapp och det hade hänt mycket mellan mötena. Svårt att få överblick. - Synkad beställning av projekt, kartläggning av hur projekten relaterar till varandra - Seminarierna var säkert jättebra, men jag hade tyvärr liten möjlighet att delta eftersom de tog så mycket tid i anspråk. Dessa borde inte vara lika många och finnas utspridda över tid på ett bättre sätt.
9 / 10 - Att projektet är tydligt definierat från början och att det inte ändras för mycket på vägen. - Ett tydligare uppdrag med tydligare gränser hade underlättat arbetet, men å andra sidan har det relativt fria upplägget gjort att man kommit in på viktiga spår som man kunde ha missat om man varit mer styrd. Det gränslösa; uppdraget i kombination med ambitiösa GU-medarbetare gav upphov till en viss prestationsångest, och uppdraget tog betydligt mer tid än vad vi trodde. Kunde vara bra att prata om ambitionsnivå och realistisk tidsåtgång i början av ett sånt här projekt. Det har varit mycket ändrade förutsättningar under vägen, vilket lett till merarbete, hade varit bra om förutsättningar vad gäller t ex presentationsform hade varit mer klart från början. - Innehåll och struktur i nulägesanalysen varierade hela tiden vilket ställt till problem och blivit ett irritationsmoment i onödan. Rekommendationer och reflektioner skulle vi ge på slutet. Det är ju det viktigaste men slängdes in på slutet då vi skulle göra powerpoint. Det var aldrig uppdraget i nulägesanalysen. Tid - Att se till att arbetstid verkligen avsätts för gemensamma projekt inom tjänsten för alla. Då förutsättningarna har varit olika och arbetsbelastning olika krävs det en skriftlig överenskommelse vid projektstart. Man ska få avsätta faktisk tid till projektarbete, förankrad hos närmsta chef. Det får inte blir 20 procent utöver en redan hektiskt heltid. Projektledarna fick, på grund av sin organisationstillhörighet, större förutsättningar att delta än gruppmedlemmarna, vilken ledde till snedbelastning. - Bättre förankra hos chefer i organisationen att liknande projekt tar väldigt mycket tid och kraft - och pågår under lång tid. Men att det vi får ut av det, förutom själva projektets resultat, är mer kompetenta medarbetare, med större nätverk och bättre självförtroende i verksamheten. - Skall man försöka att få med sig forskare i sådana här gemensamma projekt i framtiden kan det vara svårt om man inte ger en eller båda följande -ett tydligt meritvärde av att engagera sig i sådana här frågor (jag vet faktiskt inte hur det ser ut med sådana här uppdrag på CV idag. -ekonomisk ersättning för deltagande. Jag menar inte som någon form av lönetillägg utan att man under projekttiden lönestöds med 5% eller att man får en särskild (kanske mest symbolisk) peng till forskarkontot som tack för deltagande. - Mer tydlighet kring uppdragets projekttid och hur långt det skulle sträcka sig, upplever det fortfarande luddigt om och hur vi ska jobba vidare i projektgrupperna. Behövs vi? - Rimligare tidsplan alternativt fördela projektledarens arbete på flera. Detta har varit ett komplext arbete, då är det extra viktigt med tydlighet i begrepp, uppdrag och förväntningar. Kräver dock också tid. Tvärfunktionellt - Se projektet som en del av målet. Blandning av funktioner (HR, kommunikation mm) är bra ger ökad förståelse för varandras arbeten. Vikten av att sätta ihop tvärfunktionella grupper i både projekt-, delprojekt- samt styrgrupper. - De som inte är med i projektet måste få information. Viktigt att projekt inte fungerar uteslutande. Bjud in alla som vill på redovisning. Övrigt - Har förstått att förståelse för och prioritering av GU-gemensamt arbete inte alltid är på topp ute i organisationen. Det handlar om pengar men framförallt om tid tror jag. Har ingen färdig lösning men kanske borde man fundera på hur man kan öka flexibiliteten och hjälpas åt när det kniper pga gemensamt arbete? Jag har tidigare föreslagit arbetsrotation för att få större förståelse för
10 / 10 alla delar av universitetet. Kanske en jobbpool där man lägger de jobb man inte hinner med och där GU:s kommunikatörer sätter in tid=gör jobb respektive tar ut tid=lämnar jobb? Alla arbetsuppgifter kanske inte funkar men många. - Lyckas man att implementera ett mer aktivt/löpande samarbete över faultets/institutions/- avdelningsgränserna så tror jag att kvaliteten på kommunikationsarbetet skulle höjas avsevärt och man skulle också kunna få skalfördelar och på så vis spara pengar. Som det är nu så anser jag att kvalitén är alldeles för ojämn. Det beror till viss del på resurser, men också på att det på en del enheter finns personer som jobbar med kommunikation, men inte har rätt kvalifikationer/kompetens.