Projektplan för projektet Kommunikationsstrategi för Göteborgs universitet. 1. Basfakta. 2. Syfte, mål och förutsättningar

Transkript

1 Projektplan Kommunikationsstrategi för Göteborgs universitet Sofia Lodmark Wallner Tredje upplagan Projektplan för projektet Kommunikationsstrategi för Göteborgs universitet 1. Basfakta Projektnamn Kommunikationsstrategi för Göteborgs universitet Om projektplanen Projektplanen är ett levande dokument som kommer att uppdateras allt eftersom projektet fortlöper. Särskilt gäller detta projektets två senare delar fas 2 och 3 som kommer att bli mer detaljerade efter hand. 2. Syfte, mål och förutsättningar Bakgrund Alla svenska lärosäten lever i en värld med kraftigt ökad konkurrens om resurser och tydligt uttalade krav på profilering. Det ställs också stora krav på internationalisering. Samtidigt vill man från politiskt håll minska antalet lärosäten i Sverige. Göteborgs universitet är ett stort och brett universitet med många kvalificerade utbildningar och starka forskningsmiljöer. Inom universitetet ryms flera välkända och starka varumärken. Samverkan med omvärlden är omfattande. I takt med att konkurrenstrycket ökar inom universitetssektorn, växer behovet av att tydliggöra bilden av Göteborgs universitet som ett sammanhållet universitet - såväl internt som externt. För det behövs strategisk och väl genomtänkt kommunikation. Det sker mycket bra och professionellt kommunikationsarbete inom Göteborgs universitet, detta såväl på central nivå som på fakultets- och institutionsnivå. Det saknas dock en övergripande och gemensam plan för kommunikationsarbetet, vilket försämrar möjligheten att kommunicera Göteborgs universitet som ett sammanhållet universitet. Ledningen för Göteborgs universitet anser det därför angeläget att en kommunikationsstrategi tas fram för hela universitetet. Den ska omfatta intern såväl som extern kommunikation och gälla för hela universitetet. Det innebär att den ska vara en utgångspunkt för kommunikationsarbetet på alla nivåer. Den ska underlätta för chefer och universitetets kommunikatörer att fatta beslut och agera i kommunikationsfrågor. Kommunikationsstrategin ska ses över och uppdateras regelbundet, exempelvis varje år.

2 Syfte med projektet Projektet syftar till att ta fram en universitetsgemensam kommunikationsstrategi för Göteborgs universitet baserat på Vision Den ska skapa förutsättningar för ett effektivt planerat och strukturerat kommunikationsarbete. Den ska också vara ett verktyg för kvalitetssäkring. Kommunikationsstrategin ska bidra till att utveckla, effektivisera och kvalitetssäkra kommunikationen inom Göteborgs universitet genom att: Tydliggöra roller och ansvar när det gäller kommunikationsfrågorna Utgå från kartlagda kommunikationsprocesser Skapa och tillgängliggöra en verktygslåda med målgruppsanpassade rutiner och stöd för kommunikationsarbetet Projektets mål Leveranser Av projektet förväntas följande leveranser: Den 3 december 2012 fanns en nulägesanalys som innehöll en nulägesbild av universitetets befintliga kommunikationsarbete, den externa bilden av Göteborgs universitet och identifierade utvecklingsområden. Den 14 januari 2013 finns en övergripande kravspecifikation på kommunikationsstrategins innehåll och funktion, med utgångspunkt från nulägesanalysens resultat. (Återfinns i projektplanen under rubriken Slutprodukt och kravspecifikation). Den 31 mars 2013 finns en kommunikationsstrategi för Göteborgs universitet baserad på innehållet i Vision 2020 samt resultaten från nulägesanalysen. Den 31 mars 2013 finns en plan för implementering av den nya kommunikationsstrategin Effektmål Effektmålen med en kommunikationsstrategi för hela universitetet är att: Genom resultatstyrd kommunikation, bidra till att universitetet uppnår sina strategiska planer och verksamhetsmål i Vision 2020 Genom att tillhandahålla effektiva kommunikationsverktyg, bli ett värdefullt ledningsstöd Synliggöra universitetets kärnverksamheter utbildning, forskning och samverkan Stärka kommunikationen om universitetets roll som myndighet och arbetsgivare Stärka universitets varumärke internt och externt Tydliggöra bilden av Göteborgs universitet som ett sammanhållet universitet och därigenom stärka intern samverkan och universitetsgemensam utveckling Skapa samsyn och tydlighet kring vilka vi är och vart vi är på väg och därigenom stärka universitetets identitet i sin helhet och delar. Stärka universitetets attraktionskraft och image och därmed öka intresset bland universitetets olika intressenter Framgångsfaktorer Bred förankring och delaktighet arbete över fakultetsgränserna Samarbete med andra funktionsområden som HR, ekonomi, IT, analys och utvärdering och andra berörda parter Externt stöd för utifrånperspektiv och processdriv Referensgrupp eller liknande för regelbunden avstämning Fokusgrupper och experter för inhämtande av kunskap och kompetens Genomtänkt arbetsmetodik workshops etc Förankring och kommunikation löpande Tydliga slutprodukter och användning av dessa Säkerställd koppling till visionsarbete, organisationsarbete och andra eventuellt näraliggande projekt 2

3 Lessons learnt från andra projekt, t.ex Nulägesanalys Fas 1 Projektets koppling till andra pågående och initierade projekt/aktiviteter Inom Göteborgs universitet pågår en rad olika projekt som kan ha påverkan på arbetet med kommunikationsstrategin: Kommunikationsutredning/Extern utredare Revidering av webbregler genomförd Översyn av regler för sociala medier genomförd, resulterade i en handbok samt workshops våren 2012 Löpande webbutveckling pågår Utveckling av rörlig bild riktlinjer behövs Översyn grafiska profilen har startat 3. Upplägg, tidplan och resursbehov Projektets upplägg Arbetet består av tre faser: 1) Nulägesanalys 2) Framtagande av kommunikationsstrategi och 3) Implementering och förankring Tidplan för de tre olika faserna Fas 1 - nulägesanalys 19 april 3 december 2012 Fas 2 - framtagande av kommunikationsstrategi för Göteborgs universitet 6 december april 2013 Fas 3 - Implementering och förankring Påbörjas den 4 april Förankring pågår under hela arbetets gång. Beskrivning av innehåll i projektets tre faser Fas 1 Nulägesanalys Nulägesanalysens sex arbetsområden Arbetet med nulägesanalysen var uppdelat i sex områden. För varje arbetsområde ansvarade en gruppledare och en arbetsgrupp. Grupperna var internkommunikation, mediearbete, forskningskommunikation, studentrelationer, varumärke/profilering och omvärld/samverkan Nulägesanalysens slutsatser och rekommendationer utmynnade i tre tydliga utvecklingsområden som utgör underlag för nästa fas, framtagande av kommunikationsstrategin. 1. Från organisationsstyrt till behovsstyrt 2. Från ad hoc till planerat och strukturerat 3. Från vi och dom till vi 3

4 Fas 2 Framtagande av kommunikationsstrategi Underlag Vision 2020, med handlings-/verksamhetsplaner Nulägesanalys inklusive extern intervjuundersökning samt benchmarkundersökning av Göteborgs universitets internkommunikation Kravspecifikation Projektets upplägg och tidplan Se kompletterande PPT, Fas 2 framtagning av kommunikationsstrategi. Steg i projektet Leverans med tidplan Beslut och förankring Framtagning av budskap Budskapsworkshop 25/2 Rektors ledningsgrupp X/3 Rektors ledningsråd inklusive Vicerektorer Budskap och argumentationslinjer som utgår från Vision Stäms av mot intressenternas behov. Tas fram med stöd från Solberg. Förankring med Rektor, prorektor, vicerektorer och universitetsdirektör Parallellt arbete med strategins övriga delar OBS Kursiverat under diskussion -Kommunikationsmål -Budskapsplattform -Kommunikativa utmaningar och möjligheter/ Strategiska riktlinjer -Prioriterade utvecklingsområden/ Fokusområden/nyckelfrågor -Huvudsakliga intressenter -Aktiviteter -Talesmannastruktur -Kanaler -Strategiska åtgärder -Förhållningssätt -Roller och ansvar -Kärnvärde, varumärkeslöfte Deadlines för delleveranser bestäms vid möte 7/2 med Solberg. Utkast tas fram i PPT och Word med stöd från Solberg. Förankring med Rektor, prorektor, vicerektorer och universitetsdirektör Sammanställning av kommunikationsstrategi Utkast i PPT och Word tas fram med stöd av Solberg. Presenteras på möte för projektägare och projektledare i mitten av mars. Slutgiltig kommunikationsstrategi Slutgiltig kommunikationsstrategi tas fram av Solberg i PPT och Word. Slutgiltig leverans 3/4 Förankring med Rektor, prorektor, vicerektorer och universitetsdirektör 4

5 Fas 3 Implementering och förankring Plan för implementering ska vara klar och godkänd den 3/4 Förankring i ny kommunikationsorganisation och funktionsgrupper Förvaltning Kommunikationssystem/verktygslåda/ Tas fram av kommunikationsenhet, Gemensamma förvaltningen i samråd med relevanta funktionsgrupper. Förankring invänta beslut avseende kommunikationsorganisation och funktionsgrupper Slutprodukt och kravspecifikation Kommunikationsstrategin ska ha följande innehåll: Se disposition enligt preliminärt förslag från Solberg. Kommunikationsstrategin ska leva upp till följande kravspecifikation, den ska Vara ett strategiskt verktyg för att nå universitetets mål och strategier Ha funktionen av ett ledningssystem (se miljöledningssystem) Ha tydlig koppling till Vision 2020:s handlingsplaner Vara ett underlag för framtagning av handlingsplaner och kommunikationsplaner Ha en generell och universitetsgemensam utgångspunkt Ha en tydlig nyttoaspekt. Vad innebär den för mig? o Användare ska förstå och lätt kunna agera på den Vara tillgänglig och användarvänlig, paketeras i enlighet med användarnas behov Utgöra ett underlag för kompetensutveckling Kommunikationsstrategiarbetet ska utmynna i både aktiviteter och dokument. Kommunikationsstrategi.. o Aktivitetsplan kopplad till kommunikationsstrategins innehåll som till exempel framtagande av utvecklingsplaner för internkommunikation, forskningskommunikation, studentkommunikation, mediearbete etc Plan för implementering 5

6 Fas 3 Implementering och förankring Detta avsnitt kommer att bli mer detaljerat i en plan för implementering (som tas fram under Fas 2) Planen kommer att innehålla tidplan för när projektet ska vara implementerat och överlämnat till förvaltning, dvs en slutpunkt för projektet. Kommunikationsstrategin ska vara känd och använd av universitetets medarbetare och chefer. Införandet startar i princip samtidigt som arbetet med kommunikationsstrategin startar. Förankringen kan ske i form av olika seminarier och workshops, via informations- och dialogmöten med olika målgrupper etc. Utöver ett flertal presentationer av resultatet från arbetets inledande del, nulägesanalysen, och genomförande av seminarier och workshops kopplade till arbetet, ingår i implementeringsplanen att genomföra en marknadsföringsturné. Syftet med denna är att göra den färdiga kommunikationsstrategin inte bara känd utan också upplevd som nyttig och användbar bland chefer och medarbetare. Ett annat syfte med turnén är att skapa kunskap och förståelse för kommunikationsfunktionen som sådan samt det professionella stöd som universitetets kommunikatörer kan ge. Syftet är också att lyssna på hur prefekter och andra chefer ser på området kommunikation och vilka kommunikationsbehov de upplever sig ha. 4. Projektorganisation och arbetsformer I arbetet med att ta fram en kommunikationsstrategi deltar personer från universitetets alla nivåer: central nivå, fakultet och institution. Beställare är rektor som har delegerat ansvaret för projektet till en projektägare. En styrgrupp, som leds av projektägaren, tar beslut om projektet och stödjer projektledaren i arbetet med att driva projektet. Projektägare: Ann-Charlotte Hansson Schützer Styrgrupp: Ann-Charlotte Schützer, ordf./projektägare, Lena Kolvik, Lars-Olof Karlsson, Åsa Kultje, Susanne Fägersten Sabel, Tanja Thompson och Ann Fröström Arbetsmodell Styrgrupp Styrgrupp ska få förutsättningar för engagemang, delaktighet och ambassadörskap Projektägare och projektledare träffar Solberg för genomgång av delleverans, eventuella justeringar görs Projektägare och projektledare skickar delleverans direkt till Styrgrupp för kännedom och eventuella kommentarer Projektägare och projektledare håller uppföljningsmöte med Styrgrupp senast tre dagar efter möte med Solberg. Syftet är att vara överens och godkänna delleverans o Diskussion om nästa steg o Identifiera och initiera lösning/alt lös utestående frågor Projektledare: Sofia Lodmark-Wallner Projektledaren är föredragande inför styrgruppen. Biträdande Projektledare: Maria Eriksson 6

7 Biträdande projektledare håller i planering och genomförande, med stöd av event- och projektledningsgrupp, av seminarier för kommunikatörsnätverk. Biträder projektledaren i övriga frågor vid behov. Projektledningsgrupp Projektledningsgruppen utgörs av projektledare och biträdande projektledare tillsammans med representanter från Fas 1 och nya deltagare i projektet: Kerstin Nilsson från Högskolan för scen och musik (HSM), Pauline Sjöberg från Universitetsbiblioteket (UB), Camilla Persson från Naturvetenskapliga fakulteten och Carina Elmäng, Ulrika Lundin och Mattias Lindgren från informationsenheten vid gemensamma förvaltningen. Arbetsmodell projektledningsgrupp För fortsatt delaktighet, engagemang och ambassadörskap planeras för följande arbetsmodell i projektledningsgruppen: Projektledaren skickar delleveranser, se projektupplägg, från Solberg till projektledningsgruppen för kännedom och eventuella synpunkter. Projektledaren håller uppföljningsmöte med projektledningsgruppen vars syfte är att vara fokusgrupp för att kvalitetssäkra delleverans. Projektledningsgruppen planerar och genomför, tillsammans med biträdande projektledare och i samråd med projektledare och projektägare, seminarier för kommunikatörsnätverket. Projektledningsgruppen genomför presentationer av nulägesanalysen på fakultet och institution utifrån rådande kommunikationsplan. Referensgrupp Referensgrupp från Fas 1 För fortsatt delaktighet, engagemang och förankring deltar referensgrupp från Fas 1. Henrik Oscarsson (SOM), Marie Karlsson-Tuula, Helene Brembeck, Maria Anvret, Magnus Gunnarsson, Magnus Åkesson/Marianne Leffler, Marie Emanuelsson Studenter: Cecilia Jonasson, Eva Fransson, Thomas Hartvigsson Externt stöd Projektet kommer under större delen av projektets gång att ha ett externt konsultstöd genom kommunikationsbyrån Solberg. Det externa stödet förväntas bidra med ett viktigt utifrånperspektiv men även bidra till att skapa driv i processen. I Fas 1 har Solberg bistått projektledningen med såväl strategiskt som operativt stöd, t ex genom att medverka vid projektledningsmöten samt att bidra till praktiska aktiviteter som workshops och seminarier. I Fas 2 ansvarar Solberg för att skriva fram kommunikationsstrategin. Det görs i direkt samverkan med projektägare och projektledare. Dessa samverkar i sin tur med styrgrupp och projektledningsgrupp. 5. Projektets leveranser och aktiviteter Beslutspunkter - Projektplanen är godkänd , , Kommunikationsplanen är godkänd , , , Nulägesanalysen är klar och godkänd Kommunikationsstrategin är klar och godkänd 7

8 - Plan för implementeringen godkänd - Implementeringen är klar Aktiviteter Denna aktivitetslista fylls på efter hand under projektets gång Presentation av nulägesanalysen, se kommunikationsplan Presentation och förankring av den färdiga kommunikationsstrategin, se kommunikationsplan Planerade seminarier, se kommunikationsplan Genomförs som en del av förankrings- och kommunikationsarbetet. 6. Risker Risk Ifrågasättande av nyttan och ovilja till förändring what s in it for me? Rykten och missledande kommentarer Bristande vilja att tillhöra GU-familjen. Oklarheter som stoppar upp arbetet, ex vad gäller för profilering, ska GU visa upp styrkeområden eller helheten t ex? Att projektet drar ut på tiden Att uppdraget är oklart Alltför lite förankring med övriga funktionsområden (stödprocesser) Att projektet ses som enbart ett kommunikatörsprojekt Att implementeringsfasen rinner ut i sanden. Man är nöjd över att ha tagit fram en strategi och har inte riktigt kraft att jobba med implementering. Att innehållet i projektet och dess resultat inte i tillräcklig grad anpassas efter mottagarens förutsättningar. Åtgärd Förankring och kommunikation Förankring och kommunikation Varumärkesplattform Tydliga budskap Hålla tidsplanen Tydlig projektplan och direktiv Förankring och kommunikation Bred involvering, ägarskap hos ledningen Uthållig implementering Analysera mottagarens förutsättningar och anpassa för dem i implementering, Fas 3 7. Kommunikation under projektet Plan för kommunikation och förankring, se bilaga. 8

9 8. Ekonomisk kalkyl För projektet avsätts 1 Mkr inom verksamhet Upparbetat 14 januari 2013, kr kr kvar För utförlig kalkyl, se bilaga. 9. Utvärdering av projektet Utvärdering sker efter varje fas. Fas 1 är utvärderad, se bilaga utvärdering av Fas 1, Kommunikationsstrategi för Göteborgs universitet. 9