Nyheter i AMEa WEb 2.0 När du loggar in i AMEa efter att vi gjort uppdateringen kommer du märka en hel del skillnader direkt. Det har nämligen hänt mycket både under ytan och i gränssnittet, det du ser på skärmen. Då det är en hel del nyheter och förändringar rekommenderar vi verkligen att du läser igenom denna lathund. Det kommer både underlätta en hel del och hjälpa dig igång snabbare med AMEa WEb 2.0 som vi valt att kalla denna version. Alla förändringar som är gjorda finns inte med i denna lathund då det helt enkelt inte funnits tid till att få med dem ännu, men vi tror att du som användare av systemet kommer att upptäcka och förstå tanken bakom flera förändringar som ännu inte finns med här. Startsidan Redan när du loggar in i AMEa och kommer till startsidan märker du tydliga förändringar. I grunden är det precis samma upplägg som förut men utseendet har ändrats (förhoppningsvis till det bättre) och några nya funktioner finns. Ny bevakningstyp samt symboler för olika bevakningstyper Det finns nu en ny typ av bevakning, bevakning av delmål. Denna kan du använda för att bevaka datum för uppföljning av ett delmål i en handlingsplan. Den visas bland övriga bevakningar på startsidan. Vi har även ändrat på hur de olika bevakningstyperna markeras i listan. Numera finns det fyra symboler som anger vilken typ av bevakning som avses. Symbolerna ser ut såhär: Period Insats Egen Delmål Visa andras bevakningar. På startsidan ser du liksom tidigare dina egna bevakningar när du loggar in men kan nu också välja att se bevakningar för någon av dina kollegor. Du väljer helt enkelt ett namn i listan och då visas bevakningar för den kollega du valt. Bilden nedan visar både detta och de nya symbolerna för olika bevakningstyper. Genom att välja namn i rutan kan du se dina kollegors bevakningar.
Färre menyer och ny verktygslåda Vi har tagit bort ett par menyer som fanns förut, nämligen Förhandsregistrerade och Aktiviteter och ersatt dessa med nya ikoner som du hittar i verktygslådan uppe till höger på skärmen. Vi har också tagit bort några alternativ på de menyer som är kvar, t.ex. Registrera ny person, även denna funktion når du via verktygslådan. Den utökade verktygslådan ser ut såhär: Hantera bevakningar Lista inmatade platser Matcha platser Hantera aktiviteter Registrera person Logga ut Lista inmatade personer Närvaro/frånvaro Rapporter Förhandsregistrering Registrera plats Längre lösenord Hittills har längden på ett lösenord i AMEa WEb varit begränsat till 8 tecken. I den nya versionen är det möjligt att ha längre lösenord än så, däremot inte kortare. Även kravet på att lösenordet ska innehålla minst två små bokstäver, två stora bokstäver, två siffor och två specialtecken finns kvar. Genom att öka möjligheten till länge lösenord så kan det dock bli lättare (tro det eller ej) att skapa egna och ännu säkrare lösenkoder än hittills. Begränsningen till åtta teckan gjorde det svårt att använda det kanske bästa knepet för att skapa säkra lösenord, minnesramsor. Genom att skapa en ramsa som är lätt att komma ihåg och byta vissa ord i den mot andra tecken kan du skapa nästan vattentäta lösenord som dessutom är irrationella och inte kan kopplas till dig. Genom att kunna använda fler tecken så underlättas detta. Nedan följer ett exempel på hur ett säkert lösenord kan skapas. Krav på säkra lösenord För att ett lösenord ska kunna betraktas som säkert brukar man anse att följande kriterier ska vara uppfyllda. 1. Det ska vara minst åtta tecken långt, helst mer. 2. Det ska inte gå att koppla till dig direkt eller indirekt, alltså inga namn på barn, partner, husdjur eller liknande som kan kopplas till dig. 3. Det ska innehålla alla olika typer av tecken, d.v.s. små (gemener) och stora (versaler) bokstäver, siffror och andra typer av tecken. 4. Det ska vara helt irrationellt. Hur i hela världen uppnår man detta? Ett relativt enkelt sätt som för de flesta fungerar bra är att skapa en ramsa (ju mer barnförbjuden desto bättre hjärnan minns av någon anledning detta bättre) och utgå från denna när man bygger upp sitt lösenord. Nedan följer ett bartillåtet exempel på hur man kan gå tillväga.
Min ramsa för att skapa ett lösenord är: Jag var i Paris 1998, det var kul! Det kommer att leda till lösenordet JviPAris1998dv:)! Jag antar att du redan anar hur det går till men här kommer det steg för steg: 1. Jag tar första bokstaven i varje ord och använder stor bokstav i meningens första ord samt stadsnamet Paris, det ger följande: JviPdvk 2. Nu väljer jag att skiva ut Paris helt och lägga till årtalet som ju också ingår i ramsan men årtalet skriver jag som siffror, detta ger följande: JviParis1998dvk 3. Jag lägger även till utropstecknet på slutet, det är ju också med i ramsan om jag väljer att skriva ut den, då har vi: JviParis1998dvk! 4. När jag tänker på Paris så tänker jag på Eiffeltornet, stiliserat kan man tänka sig det som ett stort A. Detta ger: JviPAris1998dvk! 5. Slutligen ersätter jag ordet kul i ramsan (som ju nu är ett k) med en smiley :) det vill säga ett kolon : och en högerparentes ) och får på så sätt mitt lösenord, lätt för mig att komma ihåg men i stort sett omöjligt att knäcka: JviPAris1998dv:)! Totalt 17 tecken fördelat på 3 versaler, 7 gemener, 4 siffror och 3 specialtecken. Det var en liten utvikning vad gäller lösenord som egentligen inte har med AMEa att göra men som går att tillämpa i många sammanhang. Ett svagt lösenord är nämligen lika effektivt som inget lösenord alls om någon skulle vilja knäcka det. Ett lösen av den här karaktären är i sig så pass komplext att enbart det (utan andra faktorer) är mycket svårknäckt även för duktiga hackare. Nu åter till den nya versionen av AMEa på nästa sida hittar du mer om personlistan.
Personlistan I personlistan är det mesta sig likt men det har tillkommit en del nyheter som vi tror ska uppskattas, se bilden nedan. När SMS-funktionen aktiveras efter sommaren kan du skicka meddelanden till en eller flera personer i din lista genom att kryssa för vilka som ska ha meddelandet, skriva det och sända iväg det med ett klick. Nu finns en ruta för att göra urval på taggningar. Mer om taggningar längre fram men tanken är att kunna märka personer med nyckelord och därefter behandla dem som en grupp, t.ex. för att skicka SMS. Nu visas antal personer du har i listan, det ändras beroende på vilka val du gör vad gäller taggar och handläggare.
Personbilden I personbilden har det skett en del förändringar. Dels märker du det direkt när du hämtar fram en person, men det har också hänt en del under de olika flikarna. Grundläggande persondata och kontaktinformation visas överst på skärmen och med större och tydligare typsnitt. Även visningen av adresser är ändrad. För nyanlända personer kan väg in anges, en möjlighet att klassificera hur/varför individen kommit. Handläggare/konsulenter visas i en lista, ni slipper bläddra mellan dem som tidigare. En ny funktion taggar hanteras här. Mer om dem senare.
Flikarna i personbilden Periodfliken Det har tillkommit möjlighet att ange er kostnad (månadskostnad), d.v.s. lön, eller lön + övriga kostnader samt eventuell subvention ni får för en deltagare. Vid avslut av period finns också möjligheten att ange vilken ersättning personen får efter avslut, d.v.s. den ersättning hen går till efter avslut hos er.
Insatsfliken Nu visas mer information: handledare, telefon samt avdelning finns nu direkt synlig på insatsfliken. Noteringsfliken Nu visas mer text på varje notering direkt i fliken. Nya noteringar skapas via knappen för detta. De hanteras i en egen dialogruta (se nästa sida). Utskrift av noteringar sker på samma sätt som tidigare.
Skapa notering Knappen Ny notering Redigera notering När en notering sparas visas ett antal nya knappar som ger dig möjlighet att bläddra mellan gjorda noteringar, skapa ännu en ny eller i förekommande fall ta bort en notering.
Dokument, Brev och SMS Denna flik har fått nytt namn, den hette förut Dokument och brev men har i och med denna version som även hanterar SMS fått nytt namn. Dokumenthanteringen (att ladda upp filer) liksom brev fungerar precis som förut och dessutom har en SMS-del tillkommit där skickade och mottagna SMS till deltagaren visas. Observera! SMS-tjänsten startas upp i september månad och för att ta del av denna ska ni kontakta INVID.
Registrering av person Det allra mesta är sig likt när man registrerar en ny deltagare. Det som har ändrat sig är följande. Ikon i verktygslådan för att registrera ny person. Anhöriginformation registreras här vilket minskar risken för att det glöms bort. Man kan numera ange väg in eller anledning till att någon är nyanländ. Nu kan man ange vad en deltagare får i ersättning per månad som ett belopp. Ni kan också ange hur mycket ni eventuellt erhåller per månad. Dels är detta allmän information som kan vara bra att hitta i AMEa och dels kommer det ligga till grund för en enkel ekonomisk rapport kring förväntade in- och utbetalningar.
Registrering av person, fortsättning Även i det sista steget vid inmatning av en ny person har ett par små ändringar skett. Genom att klicka på kryssrutan när du lägger in en utbildning så talar du om för AMEa att denna ska användas för statistiken till Kolada, SKL:s system för att sammanställa statistik från arbetsmarknadsenheter. Rutan där du skriver in arbetslivserfarenhet har breddats så att du nu ser mer text när du skriver in.
Taggar Som redan nämnts vid ett par tillfällen i texten så finns det nu en funktion för att tagga personer i AMEa. Som väl är har ju begreppet rent allmänt blivit populärt vilket gör att jag tror de flesta har en bra uppfattning vad det hela handlar om. Tanken är att du ska kunna märka en person med ett eller flera nyckelord och därefter använda dessa för att dels skapa grupper av personer som har samma märkning (taggning) men också för att söka fram personer med en viss tag. Du ska INTE använda taggar när det redan finns andra begrepp i AMEa som du kan nyttja för att hitta personer utan idén är att de kommer till nytta när inget av de vanliga begreppen (program, anvisare, insats m.m.) passar. Du märker upp en person genom att ange en eller flera taggar, du hittar dessa mitt på skärmen i höjdled och på den högra sidan, under rutan Allmän information. Här väljer du bland de befintliga taggar som redan är upplagda. När du väljer en tagg så hoppar den ned och visas under listrutan, som USK-utb. i detta Lite mer om taggar En tagg gäller så länge du anger den. När du lägger till en tagg på en person så börjar den att gälla och när du raderar den (med soptunnan till höger om namnet) så slutar den att gälla. Det finns två typer av taggar, allmänna och egna. De taggar du själv skapar är dina egna som ingen annan ser och som du själv kan använda efter eget huvud. Allmänna taggar ser alla och de läggs till av en administratör på samma sätt som övriga grunddata (program, insats m.fl.). I den tomma rutan till höger om listan med befintliga taggar kan du skapa egna. Dessa gäller endast för dig och kan inte ses av dina kollegor. Du sparar dina egna taggar med diskettsymbolen till höger om rutan. Klickar du på knappen Taggvård visas en dialogruta där du kan se dina taggar och ta bort de du inte använder mer.
Registrera platser En av de delar där det verkligen är skillnad på denna version och föregående är vid registrering av platser. Nedan beskrivs i några bilder vilka ändringarna är och hur ni går tillväga för att lägga in en ny plats. I de första två stegen finns inga nyheter men då ni ska mata in kontaktpersoner och placeringsmöjligheter finns flera ändringar. När ni kommer till bilden för att registrera ansvarig ser den lite annorlunda ut än förut. Ikon i verktygslådan för att registrera ny plats. Precis som förut så registrerar ni namn- och kontaktuppgifter för den som är huvudansvarig för platsen här. För att spara dem använder ni den nya knappen som heter Spara ansvarig. När denna klickas läggs den ansvarige för platsen in och uppgifterna sparas.
Registrera platser, övriga kontaktpersoner När ansvarig sparats undan så fortsätter ni att lägga in övriga kontaktpersoner i samma bild. Ni gör alltså inte kopplingen mellan personen och arbetsuppgifterna (bransch/befattning) här utan det kommer i nästa steg. Varje kontaktperson som läggs upp sparas undan med Spara handledare -knappen. Alla kontaktpersoner för platsen, oavsett om de är ansvariga eller ej sparas undan här. Uppgifterna för den ansvarige, som läggs in först, visas överst på skärmen. Du sparar uppgifterna för respektive handledare på knappen för detta.
Registrera platser, övriga kontaktpersoner Vartefter du lägger in handledare så visas dessa till höger i bilden. Du sparar undan alla kontaktpersoner med denna knapp. Vartefter de läggs in så visas för- och efternamn till höger om inmatningsfälten. När du är klar med registrering av samtliga kontaktpersoner/handledare så går du vidare till nästa steg med knappen Nästa >>.
Registrera placeringsmöjligheter När alla personer som ska knytas till platsen är inlagda så ska dessa knytas mot de olika placeringsmöjligheter som finns på platsen. På de flesta platserna kanske man enbart har en placeringsmöjlighet men det finns ju liksom tidigare möjlighet att knyta flera olika underplatser, eller placeringsmöjligheter, till en plats. För varje sådan ska det finnas en handledare utpekad och det är nu vi ska göra denna koppling. I detta steg ska alltså platsens möjligheter att ta emot personer beskrivas och varje sådan möjlighet ska kopplas mot en handledare på platsen. Precis som hittills beskrivs placeringsmöjligheten via begreppen bransch och befattning och precis som i föregående version kan man tala om vilken facklig organisation som är samtalspartner samt hur många personer som beräknas kunna placeras och ifall körkort är ett krav. Skillnaden mot tidigare är att ni nu pekar ut vem som är handledare ur en lista med de kontaktpersoner som finns registrerade på platsen. När du sparar placeringsmöjligheten så visas informationen du lagt in längst ner på skärmen. Du börjar med att ange vilken bransch, befattning och facklig part som gäller. Du kan också ange antal personer som kan tas emot och ifall körkort är ett krav. Nu kopplar du ansvarig handledare till den nya placeringsmöjligheten och sparar undan den på knappen Spara till höger. OBS! Ansvarig är en ny funktion som vi återkommer till senare. Symbolen * betyder att fältet är obligatoriskt.
Registrera placeringsmöjligheter För varje placeringsmöjlighet platsen har fyller du i fälten i skärmens övre del och sparar undan dem med knappen Spara. När en placeringsmöjlighet sparats undan så visas informationen i fönstrets nedre del
Platsbilden När alla placeringsmöjligheter är inlagda och sparats undan visas platsbilden, som också har ändrat utseende en del. Det finns en rad nyheter vilka översiktligt pekas ut nedan. Nytt fält för datum med tillhörande informationsruta som kan användas till bevakning, uppföljning eller liknande. Det kommer en rapport där platser kan listas som har datum inom valt intervall. Även den nedre delen av platsbilden innehåller en tabell med information. Här visas vilka deltagare som är placerade på platsen vid en viss tidpunkt. Nu är denna del tom eftersom platsen är nyregistrerad. Ny layout för att visa placeringsmöjligheter för en plats. All platsinformation visas nu i en lista med mer och tydligare information än förut. Jämfört med förut visas nu även: - Handledare samt telefon till denne - I förekommande fall ansvarig och telefon till denne - Ev. avdelning som placeringsmöjligheten tillhör med möjlighet att filtrera information på detta begrepp