Beslutet i webbversion 1 (10) Saken Tillsyn enligt fastighetsmäklarlagen (2011:666), fråga om kundkännedom - grundläggande åtgärder och kundkännedom - dokumentation och bevarande. Prövning av om fastighetsmäklaren har uppnått kundkännedom om uppdragsgivaren genom att kontrollera identiteten. Uppdragsgivaren var ett dödsbo med en enda delägare. I bedömningen ingår även om mäklaren har dokumenterat att hon har inhämtat information om affärsförbindelsens syfte och art. Fastighetsmäklarens dokumentation av kontrollen av köparnas identitet har också prövats. Fastighetsmäklarinspektionens avgörande Fastighetsmäklarinspektionen meddelar fastighetsmäklaren NN en varning. Ärendet Fastighetsmäklarinspektionen beslutade den 11 juni 2015 att inleda ett tematiskt tillsynsprojekt om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism. Syftet med tillsynsprojektet är att tydliggöra vad som krävs av fastighetsmäklarna för att följa lagen (2009:62) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism (penningtvättslagen) och god fastighetsmäklarsed. Avsikten är att inspektionen ska få underlag för fler praxisbildande beslut som kan publiceras som vägledning för branschen. Förhoppningen är även att ge fastighetsmäklare, mäklarföretag och branschorganisationer incitament att kvalitetsgranska sitt IT-stöd och andra rutiner, mallar m.m. samt att vidta eventuella andra egenåtgärder som behövs för att reglerna ska tillämpas på ett korrekt sätt. POSTADRESS TELEFON EPOST Fastighetsmäklarinspektionen 08-580 069 00 registrator@fmi.se Box 22034, 104 22 Stockholm BESÖKSADRESS TELEFAX WEBBPLATS Fleminggatan 20 08-580 069 01 www.fmi.se
Disciplinnämnden Beslutet i webbversion 2 (10) I tillsynsprojektet har Fastighetsmäklarinspektionen initierat 32 tillsynsärenden mot lika många fastighetsmäklare. NN är en av de fastighetsmäklare som har valts ut för att ingå i projektet. Hon har förelagts att ge in en förteckning över de förmedlingsuppdrag som hon har avslutat under perioden den 1 juni 5 juli 2015. Fastighetsmäklarinspektionen har därefter valt ut ett av dessa förmedlingsuppdrag för att granska de åtgärder som NN har vidtagit för att uppfylla sina skyldigheter enligt den då gällande lydelsen av penningtvättslagstiftningen. Hon har förelagts att yttra sig och att ge in dokumentationen över de åtgärder som hon har vidtagit för att uppnå kundkännedom och en kopia av verksamhetens riskbaserade rutiner. Dessutom har inspektionen begärt kopior av uppdragsavtalet, köpekontraktet och journalen. NN har yttrat sig och lämnat in de begärda handlingarna avseende ett uppdrag den 1 mars 2015 om förmedling av en bostadsrätt. NN har även gett in en kopia av arbetsgivarens riskbaserade rutiner enligt 5 kap. 1 penningtvättslagen. Handlingarna Fastighetsmäklarinspektionen har i denna tematiska tillsyn granskat de åtgärder som fastighetsmäklaren har vidtagit för att uppnå kundkännedom. När fastighetsmäklaren har bedrivit sin verksamhet som en enskild firma har även kravet på att ha riskbaserade rutiner omfattats av prövningen. De övriga dokument som finns i ärendet har endast utgjort ett underlag för bedömningen. I detta ärende har Fastighetsmäklarinspektionen uppmärksammat följande.
Disciplinnämnden Beslutet i webbversion 3 (10) Uppdragsavtalet Det ingivna uppdragsavtalet är undertecknat och daterat den 1 mars 2015. Vid rubriken Uppdragsgivare anges på första raden [AA personnummer Dödsbo] och på andra raden anges [BB personnummer Dotter]. Dokumentationen av åtgärderna för att uppnå kundkännedom om uppdragsgivaren Kopiorna av en identitetshandling och en blankett NN har lämnat in en kopia av BB:s identitetshandling tillsammans med blanketten Kundkännedom uppdragsgivare (ID-kontroll). Vid blankettens rubrik Uppdragsgivare anges Dödsbo för [AA BB]. Vid underrubriken ID-kort nr har referensnumret för BB:s identitetshandling noterats och därefter har det efter antecknat den angetts 1/3-15. Blanketten är daterad och underskriven av NN den 1 mars 2015. Bouppteckningen och meddelandet om registrering av bouppteckning I den ingivna kopian av bouppteckningen för dödsboet anges BB som dödsbodelägare. Den 19 april 2015 är angiven som förrättningsdag. Bouppteckningen är stämplad och registrerad av Skatteverket den 29 april 2015. Meddelandet Registrering av bouppteckning är också daterat den 29 april 2015. Köpekontraktet
Disciplinnämnden Beslutet i webbversion 4 (10) Det ingivna överlåtelseavtalet är undertecknat av BB, för dödsboet efter AA, och av köparna. Köpekontraktet är daterat den 13 april 2015. Dokumentationen av åtgärderna för att uppnå kundkännedom om köparna NN har lämnat in kopior av köparnas identitetshandlingar. Journalen I journalen finns anteckningen Uppnått kundkännedom köparen (IDkontroll m m) (2015-06-26). Fastighetsmäklarens yttranden Beträffande det i ärendet granskade förmedlingsuppdraget har NN huvudsakligen uppgett följande. Hon blev kontaktad av dödsbodelägaren, som undrade om hon kunde förmedla bostadsrätten tillhörande dödsboet. Även om hon inte var nära vän med den avlidne eller dödsbodelägaren, hade hon god kännedom om deras personliga förhållanden. Hon visste sedan tidigare att dödsbodelägaren var ett ensambarn. Hon kontrollerade även denna uppgift mot en databas. Där fanns det inte några andra barn registrerade på den avlidne eller dennes tidigare make. Dödsbodelägaren garanterade att det inte fanns något testamente. Hon kontrollerade registerutdraget och bouppteckningen löpande i direkt anslutning till att handlingarna upprättades. På grund av att journalsystemet är utformat som det är kunde hon inte skriva in alla åtgärder på separata datum. Hon fick därför skriva in sista dag när allt var klart, dvs. när bouppteckningen var på plats.
Disciplinnämnden Beslutet i webbversion 5 (10) Hon kontrollerade köparnas identitet inför kontraktsskrivningen. Datumet för den utförda identitetskontrollen, och dagen för kopieringen av identitetshandlingarna, framgår av den separata blanketten för ID-kontroll som finns i mäklarsystemet. Köparna var ett äldre par som önskade flytta till ett enklare och mer lättskött boende nära barnbarnen. Ett bulvanförhållande framstod som helt uteslutet. Uppdragsgivaren önskade avveckla dödsboets tillgångar. Hennes riskbedömning skedde enligt de rutiner som fanns upprättade. Varken köparen eller säljaren avvek från vad som var normalt. På grund av affären samt parterna fanns det inte någon anledning att vidta ytterligare åtgärder för att uppnå kundkännedom. Fastighetsmäklarinspektionens bedömning Det riskbaserade förhållningssättet I enlighet med 2 kap. 1 lagen (2009:62) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism (penningtvättslagen), jämfört med 1 kap. 2 8 samma lag, ska en fastighetsmäklare med fullständig registrering vidta åtgärder för att uppnå kundkännedom. Omfattningen av dessa åtgärder ska anpassas efter risken för penningtvätt eller finansiering av terrorism. Av propositionen 2008/09:70 framgår bland annat följande på s. 185. Av första stycket framgår att omfattningen av de åtgärder för att uppnå kundkännedom som vidtas ska anpassas efter risken för penningtvätt och finansiering av terrorism. För att återspegla detta har paragrafen placerats först i kapitlet. En bedömning av risken för penningtvätt eller finansiering av terrorism krävs alltså alltid. Utgångspunkten för denna bedömning är bl.a. typen av kund, affärsförbindelse, produkt och transaktion. I samma proposition på s. 70 uttalas bland annat följande.
Disciplinnämnden Beslutet i webbversion 6 (10) Om man tillämpar principen på ett fall där en kund vill etablera en affärsförbindelse med en verksamhetsutövare ska således, i ett första steg, en bedömning av risken för penningtvätt och finansiering av terrorism göras för att kunna avgöra vilken grad av kundkännedom som behövs; grundläggande åtgärder eller skärpta åtgärder. Därefter fordras en bedömning av hur omfattande de aktuella åtgärderna ska vara och, såvitt avser skärpta åtgärder för att uppnå kundkännedom, även vilka ytterligare åtgärder som ska vidtas på grundval av den aktuella risken för penningtvätt eller finansiering av terrorism. Det riskbaserade förhållningssättet kräver en kontinuerlig bedömning av riskerna genom hela förmedlingsuppdraget i förhållande till både uppdragsgivaren och dennes motpart. Det är viktigt att riskbedömningen i det enskilda förmedlingsuppdraget blir korrekt, eftersom den avgör omfattningen av åtgärder som fastighetsmäklaren behöver vidta. En felaktig riskbedömning kan innebära att fastighetsmäklaren inte vidtar tillräckliga åtgärder, vilket medför att kundkännedom inte uppnås. NN har uppgett att ingen av parterna i det aktuella förmedlingsuppdraget har avvikit från vad som är normalt. Av detta får anses framgå att NN har bedömt risken för penningtvätt och finansiering av terrorism i förmedlingsuppdraget som normal. Utifrån den ingivna dokumentationen och omständigheterna i övrigt, finner Fastighetsmäklarinspektionen inte anledning att ifrågasätta NN:s riskbedömning. NN har haft en skyldighet att vidta grundläggande åtgärder för att uppnå kundkännedom om uppdragsgivaren och köparna. De grundläggande åtgärderna för att uppnå kundkännedom Det följer av 2 kap. 2, 3, 9 och 11 penningtvättslagen att en fastighetsmäklare ska vidta grundläggande åtgärder för att uppnå
Disciplinnämnden Beslutet i webbversion 7 (10) kundkännedom vid etableringen av en affärsförbindelse. Med grundläggande åtgärder för kundkännedom avses 1. kontroll av kundens identitet genom identitetshandling, registerutdrag eller på annat tillförlitligt sätt, 2. kontroll av den verkliga huvudmannens identitet och 3. inhämtande av information om affärsförbindelsens syfte och art. En fastighetsmäklare får inte medverka vid en fastighetsöverlåtelse om kundkännedom inte har uppnåtts avseende både säljaren och köparen. Mäklaren ska ha slutfört kontrollerna av uppdragsgivarens och den verkliga huvudmannens identitet innan uppdragsavtalet undertecknas. Kontrollerna av köparens och den verkliga huvudmannens identitet ska vara slutförda innan parterna undertecknar köpekontraktet. I det granskade förmedlingsuppdraget har uppdragsgivaren varit en juridisk person i form av ett dödsbo. Beträffande kontrollen av en juridisk persons identitet, anges följande i 6 Fastighetsmäklarinspektionens föreskrifter (KAMFS 2013:5) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism (penningtvättsföreskrifterna). Om säljaren eller köparen är en juridisk person ska fastighetsmäklaren kontrollera dess registreringsbevis, som inte får vara äldre än tre månader vid kontrollen. Om det inte har utfärdats något registreringsbevis för den juridiska personen ska dess identitet kontrolleras genom andra motsvarande behörighetshandlingar eller mot externa register som innehåller uppgifter om den juridiska personens organisationsnummer, styrelse, firmatecknare eller motsvarande. Identiteten hos den juridiska personens företrädare ska kontrolleras i enlighet med vad som föreskrivs om fysiska personer i 5 penningtvättsföreskrifterna. Beträffande dödsbon är bouppteckningen den identitetshandling som utvisar vem som är dödsbodelägare och därmed har rätt att företräda dödsboet. Enligt Fastighetsmäklarinspektionens uppfattning ska en fastighetsmäklare uppnå kundkännedom om dödsboet och dess företrädare bland annat genom
Disciplinnämnden Beslutet i webbversion 8 (10) att kontrollera uppgifterna om dödsbodelägare i en bouppteckning som har blivit förrättad i enlighet med 20 kap. ärvdabalken. Förrättningsdagen för den ingivna bouppteckningen var den 21 april 2015. När NN ingick uppdragsavtalet den 1 mars 2015 var det alltså inte klarlagt vem eller vilka som var delägare i dödsboet. NN:s underlåtenhet att uppnå kundkännedom om sin uppdragsgivare utgör grund för en varning. Bedömningen förändras inte av att bouppteckningen senare utvisade att dödsboet endast hade en företrädare, nämligen delägaren vars identitet NN hade kontrollerat inför uppdragsavtalets ingående. Dokumentationen av åtgärderna för att uppnå kundkännedom Det följer av 2 kap. 13 penningtvättslagen och 17 penningtvättsföreskrifterna att en fastighetsmäklare ska dokumentera de vidtagna åtgärderna för att uppnå kundkännedom. Av dokumentationen ska det framgå vilket datum respektive åtgärd har vidtagits. De identitetshandlingar m.m. som har använts för att kontrollera identiteten ska kopieras. Handlingarna och uppgifterna ska bevaras på ett säkert sätt i minst fem år från det att affärsförbindelsen upphörde eller annars från det att åtgärderna utfördes. Kontrollen av köparnas identitet NN har uppgett att hon kontrollerade köparnas identitet inför parternas kontraktsskrivning den 13 april 2015. NN har gett in en kopia av köparnas identitetshandlingar. I den ingivna journalen har NN antecknat att hon kontrollerade köparnas identitet den 26 juni 2015. Fastighetsmäklarinspektionen anser att denna bristande överenskommelse i dokumentationen utgör grund för Informationen om affärsförbindelsens syfte och art I propositionen 2008/09:70 Genomförande av tredje penningtvättsdirektivet
Disciplinnämnden Beslutet i webbversion 9 (10) (s. 76) anges bland annat följande om principen att känna sin kund. Av artikel 8.1 c i penningtvättsdirektivet framgår att verksamhetsutövare ska skaffa information om affärsförbindelsens syfte och avsedda form. [ ] Ett led i principens tillämpning enligt de allmänna råden är att inhämta uppgifter om kundens bakgrund, pengars eller andra tillgångars ursprung, kundrelationens syfte och tänkta användning av produkter och tjänster. Innebörden av bestämmelsen i penningtvättslagen är att verksamhetsutövaren ska få en klar bild av hur det egna företagets produkter och tjänster ska användas av kunden och vad motpartens affärsverksamhet går ut på. Syftet med bestämmelsens krav på att inhämta information om affärsförbindelsens syfte och art är att fastighetsmäklaren ska få en klar bild av hur den egna tjänsten ska användas av kunden. För fastighetsmäklare borde affärsförbindelsens syfte och art i de allra flesta fall komma fram av samtalen med kunden redan i samband med intaget eller kontraktsskrivningen, men i vissa fall kan det krävas mer ingående åtgärder. Beträffande uppdragsgivaren får denna fråga anses vara besvarad eftersom det rörde sig om ett dödsbo. Fastighetsmäklarinspektionen utgår från att försäljningen av bostadsrätten var ett led i bodelningen eller arvskiftet. Även om detta får anses vara underförstått anser inspektionen att det bör framgå av dokumentationen. Underlåtenheten att dokumentera detta bedöms dock vara en ringa förseelse som inte leder till någon påföljd. Beträffande köparna framgår det av NN:s yttrande att hon har inhämtat information om affärsförbindelsens syfte och art, som bland annat var att köparna av olika privata skäl ville flytta till ett nytt boende. Av den ingivna dokumentationen framgår det dock inte att, och i sådant fall när, NN har inhämtat denna information eller dess innehåll. Fastighetsmäklarinspektionen finner att denna brist i dokumentationen utgör grund för
Disciplinnämnden Beslutet i webbversion 10 (10) De riskbaserade rutinerna Av 5 kap. 1 penningtvättslagen, i dess lydelse före den 1 augusti 2015, framgår det bland annat att verksamhetsutövare ska ha riskbaserade rutiner för att förhindra att verksamheten utnyttjas för penningtvätt eller finansiering av terrorism. Om en fysisk person som omfattas penningtvättslagen driver sin verksamhet som anställd hos en juridisk person, ska skyldigheten att upprätthålla rutiner gälla den juridiska personen. NN har bedrivit sin fastighetsmäklarverksamhet som anställd hos en juridisk person. Hon har, före den 1 augusti 2015, därför inte omfattats av kravet på att upprätthålla riskbaserade rutiner för att förhindra att verksamheten utnyttjas för penningtvätt eller finansiering av terrorism. Övrigt Det som i övrigt har kommit fram i ärendet leder inte till någon åtgärd av Fastighetsmäklarinspektionen. Påföljden NN meddelas en varning för att ha ingått ett uppdragsavtal med en uppdragsgivare som var ett dödsbo, utan att först ha uppnått kundkännedom genom kontrollen av att det fanns en förrättad bouppteckning. I varningen ingår en erinran för brister i dokumentationen av hennes åtgärder för att uppnå kundkännedom om köparna.