1 Bevarande- och gallringsplan för Stiftelsen Stockholms läns Äldrecentrum Inledning Myndigheters arkiv bildas av allmänna handlingar och är en del av det nationella kulturarvet. Arkiven skall bevaras och hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar behovet av information för rättsskipningen och förvaltningen och forskningens behov. arkivlagen 3, Med allmän handling menas en handling som inkommit till, upprättats och/eller förvaras hos en myndighet (TF 2 kap. 9 ). Allmänna handlingar får gallras efter särskilt beslut. En genomtänkt gallring spar utrymme och begränsar arkivets tillväxt. Ett sådant arkiv blir också mer lättsökt än ett ogallrat. Enligt arkivlagen (ArkL 1990:782) ansvarar varje myndighet för vården av sitt arkiv. Med myndighet jämställs i detta avseende även aktiebolag med flera juridiska personer, där landstinget har ett rättsligt bestämmande inflytande. Stiftelsen Stockholms läns Äldrecentrum huvudfinansiärer är Stockholms läns landsting samt Stockholms stad. Stiftelsen Stockholms läns Äldrecentrum har tidigare saknat en bevarande- och gallringsplan. Denna bevarande- och gallringsplan är därför resultatet av ett 3 månader projekt, från december 2005 till och med februari 2006, som har utförts av en projektanställd arkivarie. Bevarande- och gallringsplanen har tagits fram i samarbete med Äldrecentrums personal och Landstingsarkivet. Bevarande- och gallringsplanens struktur Bevarande- och gallringsplanen för Stiftelsen Stockholms läns Äldrecentrum är uppdelad i fyra huvudavdelningar: 1. Administrativa handlingar 2. Forsknings- och utredningshandlingar a) Administration, planering b) Ekonomi c) Primärmaterial d) Bearbetningsmaterial e) Redovisningsmaterial 3. Ekonomihandlingar 4. Personalhandlingar Bevarande- och gallringsplanen gäller för samtliga fysiska informationsbärare - såväl pappersbaserade som elektroniska. För huvudavdelning 2, forsknings- och utredningshandlingar, hänvisas det även till Riksarkivets Föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar i statliga myndigheters forskningsverksamhet (RA-FS 1999:1). Driften av handlingar i huvudavdelningar 3, ekonomihandlingar, och 4, personalhandlingar, ligger på entreprenad hos konsultfirman Kontema AB som sköter bokföring samt lönehantering.
För huvudavdelning 3, ekonomiska handlingar, hänvisas det även till Bevarande- och gallringsplan för decentraliserade ekonomisystem i Stockholms Läns Landsting (dnr: LA 9708-0161). För huvudavdelning 4, personalhandlingar, hänvisas till Bevarande- och gallringsplan för personalhandlingar (dnr: LA 9205-0029). För personalhandlingar hänvisas även till Bevarande- och gallringsplan för KPAI-systemet (dnr: LA 9203-0022). När det gäller bevarande av hemsidor (inom huvudavdelning 1. Administrativa handlingar) så håller en bevarande- och gallringsplan på att utarbetas av Landstingsarkivet. Tills vidare hänvisas det till de föreskrifter för bevarande av hemsidor som finns: Föreskrifter för bevarande av befintliga hemsidor samt Föreskrifter för bevarande av nya hemsidor. Gallringsfrister För gallringsbara handlingar gäller olika tidsfrister. I denna plan används tidsperioder:, samt (Gallras vid inaktualitet). Gallringsfristen räknas från året efter det aktuella verksamhetsårets utgång. En handling som upprättas 2006 och som har en gallringsfrist på två år, kan gallras tidigast 2008-01-01. En gallringsfrist på innebär att samma handling kan gallras tidigast 2017-01-01. Samtliga frister gällande ekonomihandlingar avser tid efter avslutad revision och efter det att revisionsberättelse avgivits. - Gallras vid inaktualitet - innebär att den berörda handlingen kan gallras när den inte längre har någon betydelse för verksamheten, d.v.s. när den inte längre behövs för arbetets gång. Kopior, med undantag av arkivexemplar av utgående handlingar, rensas vid inaktualitet. Detta gäller under förutsättning att de inte innehåller anteckningar som har betydelse för ett ärende. Sådant som t.ex. skall rensas från akter är utkast, post it-lappar, plastfickor, gem samt arbetspapper som inte tillför ärendet några sakuppgifter. Motivering för bevarande och gallring Det allmänna förhållningssättet till frågan om bevarande och gallring har varit att de handlingar som bevaras i den löpande verksamheten under överskådlig tid måste vara tillgängliga för förvaltningsåtgärder, för juridiska, ekonomiska samt rättsliga ställningstaganden och liknande. De olika gallringsfristerna har motiverats utifrån olika kriterier; i vissa fall har garantitider och bestämmelser i bokföringslagen etc. om tio år varit vägledande för fristen. I andra fall har den kortare fristen på två år satts där handlingarna är av den karaktär att de kan behövas som stöd i den löpande verksamheten. I vissa fall överlåts redan från början åt tjänstemännen/forskarna att vid inaktualitet gallra sådant som inte längre har någon betydelse för arbetet. Allmänna handlingar som inte finns upptaga i planen, eller som inte ingår i någon av Landstingsarkivet beslutad generell gallringsplan, får gallras först efter att ett särskilt gallringsbeslut har fattats. När det gäller forsknings- och utredningshandlingar, så följer bevarande- och gallringsplanen Riksarkivets allmänna föreskrifter. Se avsnitt om forskningsoch utredningshandlingar nedan. I varje enskilt fall har också en värdering gjorts av handlingens potentiella betydelse för framtida forskning. De handlingar som satts upp för gallring är sådana som, med dagens sätt att se, bedöms sakna forskningsvärde. Stockholm 2006-02-21 Daniel Åstrand, Arkivarie 2
Administrativa handlingar Handling Gallringsfrist Anmärkning Anbud/offerter antagna ej antagna samt för sent inkomna Arbetsordning för styrelse och VD Arvodeslista för styrelsen Avtal och kontrakt leasing, service, konsult och bemanning övriga avtal efter avtalstidens slut. efter ankomstdatum. efter avtalstidens utgång Inköp av kontorsmaterial, service och dylikt. Beslut, egna Inkl. eventuella VDbeslut. Delegationsordning Deltagarlistor från konferenser, möten och seminarier Diariet, DiBase Diarieförda ärenden E-post tillför ett ärende sakuppgifter tillför inte ett ärende sakuppgifter Föredragningslista till styrelsemöte Föreskrifter för stiftelsen Försäkringsbrev (inventarier, maskiner och dylikt) Förteckning över ledamöter i kommittéer Förteckning över medlemmar i styrelsen efter försäkringstidens utgång. Läggs till akten. Hemsida Information som endast distribueras via hemsidan och som är av väsentlig betydelse. Övrigt bevaras av upphovsman. Informationsmaterial Foldrar och dylikt rörande Äldrecentrums syfte och verksamhet. Bl.a. Äldreforskningens hus och Forsknings- 3
4 Inventarieförteckning Kallelser till möten och sammanträden verksamheten (t.o.m. 2001/2002). Korrespondens som ej är diarieförd Korrespondens av ringa eller tillfällig betydelse. Listor över projekt PM tillför ärende sakuppgifter tillför inte ärende sakuppgifter Läggs till akten. Protokoll och minnesanteckningar T.ex. styrelse-, FoU-råds- & skyddskommittéprotokoll, minnesanteckningar från möten. Rapporter 1 exemplar av varje rapport läggs till arkivet. Gäller även otryckta rapporter. Registreringsbevis Revisionsberättelse i årsredovisning. Stiftelseurkund Systemdokumentation systembeskrivningar manualer övrig systemdokumentation Tjänsteutlåtanden, egna Trycksaker 1 exemplar bevaras av egenproducerade trycksaker bl.a. utbildnings-, kurs- och informationsmaterial, foldrar, Äldreforskningens hus, Forskningsverksamheten (tom. 2001-2002), Hos oss på Äldrecentrum, egna utgåvor. Utbildnings-/seminariematerial, eget Av Äldrecentrum anordnade utbildningar, seminarier och
konferenser etc. Verksamhetsberättelse i årsredovisning. Äldre i centrum 1 exemplar av varje nummer läggs till arkivet. Övervakningsrapporter Rapporter om övervakning från Securitas och dylikt. 5
Forsknings- och utredninghandlingar 6 Rörande forsknings- och utredningshandlingar: Fastän det finns skillnader mellan forskning och utredningsverksamhet, är dessa två tillräckligt lika för att samlas under en och samma rubrik. De forsknings- och utredningshandlingar som undantas från gallring är de som: innehåller grundläggande uppgifter om syfte, metod och resultat i respektive forskningsprojekt. speglar projektets kontext avseende ekonomiska förutsättningar och externa kontakter visar eventuella förändringar i inriktning under projektets gång bedöms ha ett fortsatt inomvetenskapligt värde eller värde för annat forskningsområde bedöms vara av stort vetenskapshistoriskt, kulturhistoriskt eller personhistoriskt värde bedöms vara av stort intresse RA-FS 1999:1 Gällande primärmaterial, såsom enkäter och frågeformulär, kan dessa gallras vid inaktualitet. Undantag är enkätmaterial som enligt punkterna ovan anses vara av stort intresse och värde för framtida forskning. Dessa skall bevaras. Om enkäter med personuppgifter (såsom personnummer) behandlas och pappersoriginalen gallras skall probanderna/de intervjuade först ge sitt samtycke till behandling enligt personuppgiftslagen. Informeras försökspersonerna om att deras uppgifter kommer att kodas vid databearbetningen ska även enkäterna kodas innan de skannas. Personuppgiftslagen gäller inte om enkätmaterialet är avidentifierat, så att det varken direkt eller indirekt via kodnyckel går att ta reda på vilka personer som avses. I detta fall kan materialet skannas utan samtycke eller information. Handling Gallringsfrist Anmärkning Administration och planering Avtal och kontrakt Avtal och kontrakt rörande specifikt projekt. Anställningsavtal se personalhandlingar. Enkätformulär 1 exemplar av original läggs till projektmappen. Projektdagbok Projektplan/-beskrivning/metodbeskrivning Protokoll och minnesanteckningar från styrgruppsmöten/planeringsmöten Tillståndsansökningar för projekt och beslut om tillstånd Ekonomiska handlingar Etikprövningsnämnd, Datainspektionen etc. Diarieförs Ansökningar Anslags- och bidragsansökningar.
Diarieförs Beslut om beviljade medel Diarieförs Ekonomiska slutrapporter Primärmaterial Enkäter Pappersoriginal eller inskannade bilder av dessa på CD-R-skivor. För andra anmärkningar se ovan. Försöks- eller undersökningsprotokoll Vid gallring av enkäter gallras även försöks-/ undersökningsprotokoll. Kodlistor Vid gallring av enkäter gallras även kodlistor. Mät- och testresultat Vid gallring av enkäter gallras även mät- och testresultat. Underlag till avhandling Gallras efter under förutsättning att: Publicering av resultat från materialet är avslutad. Sista avhandling som är kopplad till materialet har försvarats. Bearbetningsmaterial ADB-upptagningar som är osjälvständiga led i pågående bearbetning av data Koncept Korrektur som ska granskas Sammanställningar Utkast Redovisningsmaterial Rapporter delrapporter 7 slutrapporter (ingår i trycksaker) övriga rapporter Konferensrapporter Om konferens anordnats inom ram för projekt.
Ekonomihandlingar Handling Gallringsfrist Anmärkning Analyslista Kopia inkommen för kännedom. Avstämningslista löner Balansräkning månatlig 8 årlig Betalningspåminnelser Bokföringsorder Bokföringslista löner Bokslut månatliga delårs-/tertial Ingår i årsredovisning. Diarieförs helårs Budget Diarieförs Följesedlar Garantibevis Gireringar Huvudbok helårs Ingår i årsredovisning. Kontema AB har endast helårshuvudbok i slutet av varje år. Huvudbok ingår i årsredovisning. Inkassoärenden Efter betalning eller avskriven fordran. Inköpsorder/beställning Inventarieförteckningar Äldre version gallras när ny version upprättats. Kontoplaner Inkl. beskrivningar Kontoutdrag, bank/post- och bankgirolistor Leverantörs- och kundreskontrajournaler per den 31 december Löneutbetalning, handlingar rörande Revisionsberättelse i årsredovisning. Saldorapport
Skattehandlingar deklaration mervärdesskatt slutskattsedel F-skattsedel uppbördsdeklarationer Verksamhetsberättelse i årsredovisning. Verifikationer (samtliga) Årsredovisning/bokslut Diarieförs 9
Personalhandlingar Handling Gallringsfrist Anmärkning Anställningsavtal/-bevis Arbetsgivarens ex. bevaras. Kopior gallras vid inaktualitet. Ansökningar om arbete, de som ej fått tjänst: spontana 10 projektanställd forskare/handläggare fast tjänst Ansökningar om arbete, de som fått tjänst Arbetsgivarintyg Arbetstidsjournaler Betyg/intyg, insända från dem som har fått anställning Jämställdhetsplaner Kollektivavtal Kontrolluppgifter Listor över sökande till utlyst tjänst Läkarintyg vid sjukfrånvaro Lönespecifikationer: månatliga årsvisa KPAI-underlag: arvodeslistor frånvarorapporter ledighetsansökningar reseräkningar tidkort uppdragsersättning/artistarvode arbetsgivaruppgift avseende ATP bearbetningsjournal (för löner) Matrikelkort Meritförteckningar för dem som anställts Pensionsansökningar Pensionsbrev/Pensionsbeslut Pensionsgrundande uppgifter efter anställningens upphörande I lönesystem hos Kontema.
Pensionsunderlag Efter att beslut fattats och pensionsbrev/-beslut utfärdats. Personakter I hängmappar, ordnade efter personnummer. Sjukanmälan 11