2014-04-09 Sida: 1 (9) Kommunikationsplan samverkansprojektet Svensk geoprocess
2014-04-09 Sida: 2 (9) Innehåll 1 INFORMATIONSSPRIDNING 3 2 MÅLGRUPPER 3 2.1 PROJEKTINTERN KOMMUNIKATION 3 2.2 KOMMUNIKATION GENTEMOT INTRESSENTER 5 2.3 KOMMUNIKATION GENTEMOT MOTTAGARE 6 3 KOMMUNIKATIONSKANALER 7 4 AKTIVITETSPLAN 7 4.1 AKTIVITETSPLAN INTERNT 7 4.2 AKTIVITETSPLAN EXTERNT 8 4.3 CHECKLISTA VID KOMMUNIKATIONSINSATS 9
2014-04-09 Sida: 3 (9) 1 Informationsspridning Kommunikation och informationsspridning kring samverkansprojektet Svensk geoprocess är en kritisk framgångsfaktor. Att ge ökad kännedom och god förståelse för Svensk geoprocess till samtliga berörda (kommuner, Lantmäteriet, andra berörda myndigheter, marknadsaktörer inklusive system- och dataleverantörer etc.) kommer att ge en större acceptans och förståelse för samverkansprojektet. Detta kommer även att kunna leda till att dataproduktspecifikationerna snabbare omvandlas till fungerande lösningar från systemleverantörer och att konsultmarknaden är redo att bidra till effektiviseringar, t.ex. hos kommunerna, baserade på dataproduktspecifikationerna då dessa finns beslutade och tillgängliga. Kommunikation är alltså inget självändamål utan en kritisk framgångsfaktor för samverkansprojektet. Det finns ett flertal tydliga målgrupper. Målgrupperna har olika behov, kunskapsnivå och önskemål. Det gäller därför att anpassa och rikta informationssatsningarna gentemot respektive målgrupp. Information om samverkansprojektets fortskridande, exempelvis fastställda/godkända leverabler/dokument och del-/slutrapporter, publiceras på hemsida, http://www.lantmateriet.se/om-lantmateriet/samverkan-med-andra/svensk-geoprocess/. 2 Målgrupper Det finns några tydliga målgrupper. Följande målgrupper är tydliggjorda: 2.1 Projektintern kommunikation 2.1.1 Styrgrupp Målgruppen är: strategisk, ekonomiskt, lyssnade och beslutande. Utmaning: Informationen ska vara ur ett ekonomiskt, informativt perspektiv. Informationen ska vara kort, sammanfattande och informativ, men tillräcklig för att kunna ta beslut i samverkansprojektet. 2.1.1.1 Budskap Du ska alltid på ett initierat och positivt sätt kunna berätta om samverkansprojektet inklusive mål, tidplan och framdrift. Samverkansprojektet kommer bland annat leda till: Tillgängliga, välbeskrivna geodata med rätt kvalitet som möjliggör effektivare och enklare planering, fastighetsbildning, bygglovshantering och annan myndighetsutövning. Kostnadseffektiviseringar hos slutanvändare och producenter/informationsägare - kring insamling, lagring och tillhandahållande av geodata och tjänster. 2.1.2 Projektledning Målgruppen är: strategisk, initiativt, lyssnade och beslutande. Utmaning: Informationen ska vara ur ett ekonomiskt, informativt perspektiv. Informationen ska vara kort, sammanfattande och informativ, men tillräcklig för att kunna ta beslut i samverkansprojektet. 2.1.2.1 Budskap
2014-04-09 Sida: 4 (9) Du ska alltid på ett initierat och positivt sätt kunna berätta om samverkansprojektet inklusive mål, tidplan och framdrift. Samverkansprojektet kommer bland annat leda till: Tillgängliga, välbeskrivna geodata med rätt kvalitet som möjliggör effektivare och enklare planering, fastighetsbildning, bygglovshantering och annan myndighetsutövning. Kostnadseffektiviseringar hos slutanvändare och producenter/informationsägare - kring insamling, lagring och tillhandahållande av geodata och tjänster. 2.1.3 Uppdragsledare för specifikationer och processer Målgruppen är: lyssnande och aktiva genom hela samverkansprojektet. Utmaning: Informationen ska medföra att mottagaren förstår samverkansprojektets vision, mål och aktuella status. Detta för stark delaktig i samverkansprojektets samtliga faser, men framförallt för att mottagaren av informationen i det dagliga uppdragsarbetet ska kunna fatta välgrundade och korrekta beslut som leder samverkansprojektet framåt i rätt riktning. 2.1.3.1 Budskap Du ska alltid på ett initierat och positivt sätt kunna berätta om samverkansprojektets delar som du ansvarar för inklusive mål, tidplan och framdrift. Det är du som bidrar till samverkansprojektets framgång! 2.1.4 Deltagare i respektive deluppdrag (specifikationer, processer) Målgruppen är: lyssnande och aktiva hela samverkansprojektet. Utmaning: Informationen ska medföra att mottagaren förstår samverkansprojektets vision, mål och aktuella status. Detta för stark delaktig i samverkansprojektets samtliga faser, men framförallt för att mottagaren av informationen i det dagliga uppdragsarbetet ska kunna fatta välgrundade och korrekta beslut som leder samverkansprojektet framåt i rätt riktning. 2.1.4.1 Budskap Du ska alltid på ett initierat och positivt sätt kunna berätta om samverkansprojektets delar som du jobbar inom, känner dig delaktig och eventuellt ansvarar för. Det är du som bidrar till samverkansprojektets framgång! 2.1.5 Referenser samverkansprojektet löper med tiden, när deras eventuella insats ska ske. Utmaning: Informationen ska vara ur ett perspektiv att känna sig delaktig i samverkansprojektet., Se nyttoeffekter och bidra till ett genomförande om leder till utvidgad samarbete. 2.1.5.1 Budskap Det är ett för Sverige/samhället viktigt samverkansprojekt. Du är viktig för samverkansprojektets framgång.
2014-04-09 Sida: 5 (9) Du ska alltid på ett initierat och positivt sätt kunna berätta om Svensk geoprocess i de delar du är engagerad och känner dig delaktig inom. 2.2 Kommunikation gentemot intressenter 2.2.1 Användare och producenter samverkansprojektet fortskrider. Utmaning: Informationen ska vara ur ett perspektiv att känna sig delaktig i samverkansprojektet, få dem att se de nyttoeffekter samverkansprojektet ska ge dem i slutändan och få dem att förbereda sig för att arbeta enligt de specifikationer som samverkansprojektet ger dem. 2.2.1.1 Budskap Ni är viktiga för samverkansprojektet. Ni bör ta hänsyn och beakta samverkansprojektets vision, mål och resultat inom er egen organisation. Genom att delta aktivt i Svensk geoprocess, speciellt inom specifikationsarbetet, så bidrar ni med att påverka samverkansprojektet i positiv riktning och samtidigt bevaka era intressen.. 2.2.2 Leverantörer och konsulter (marknadsaktörer) samverkansprojektet fortskrider Utmaning: Informationen ska vara ur ett perspektiv att känna sig delaktig i samverkansprojektet, få dem att se de nyttoeffekter samverkansprojektet kan ge för respektive företag. Att få marknadsaktörerna att ta till sig specifikationer i ett tidigt skeende och möjliggöra att de implementerar stöd för specifikationerna i sina respektive produkter, lösningar och system. 2.2.2.1 Budskap Det är ett för Sverige/samhället viktigt samverkansprojekt. Ni är viktiga för samverkansprojektets framgång. När ni utvecklar era tjänster och produkter i enlighet med Svensk geoprocess, så framtidssäkrar ni er position på marknaden. Era kunder kommer att börja arbeta med de nya specifikationerna, därför är det viktigt att ni är med och utvecklar era produkter. Samverkansprojektet kommer att möjliggöra en effektivare insamling och lagring. Ett bättre samnyttjande av data och system mellan flera kommuner kommer att möjliggöras. Behovet av kommunanpassning av data och system kommer i framtiden att minska. Samverkansprojektet möjliggör samverkan mellan kommuner och stora samordningsvinster för samhället.
2014-04-09 Sida: 6 (9) 2.2.3 Projekt och utredningar samverkansprojektet löper med tiden och vill gärna bidra till samverkansprojektets framgång eftersom detta gynnar deras egna respektive projekt och utredningar. Utmaning: Att känna sig delaktig i samverkansprojektet så att information, erfarenheter och andra gemensamma beröringspunkter kan utbytas mellan målgruppen och Svensk geoprocess, för ökad samhällsnytta. Att tydliga kravbilder från målgruppen framkommer är en annan viktig utmaning. 2.2.3.1 Budskap Samhällsnyttan blir större när vi samverkar. Samverkansprojektets framgång är beroende av ert deltagande och engagemang. Ni är starka budbärare som ger Svensk geoprocess möjlighet att tillämpas av slutanvändare. Era synpunkter beaktas av samverkansprojektet vid genomförandet av Svensk geoprocess. Graden av användning och nytta av det som åstadkoms i Svensk geoprocess är beroende av er. 2.2.4 Aktörer och direktiv samverkansprojektet löper med tiden. Utmaning: Att känna sig delaktig i samverkansprojektet så att information, erfarenheter och andra gemensamma beröringspunkter kan utbytas mellan målgruppen och Svensk geoprocess. Att tydliga kravbilder från målgruppen framkommer är en annan viktig utmaning. 2.2.4.1 Budskap Samverkansprojektets framgång och spridning är beroende av er. Tillsammans kan vi öka samhällsnyttan av våra respektive projekt. Ni är starka budbärare som ger Svensk geoprocess möjlighet att tillämpas av slutanvändarna. Era synpunkter beaktas av samverkansprojektet och är viktiga vid genomförandet av Svensk geoprocess. Ni kan bidra till att användningen av och nytta med Svensk geoprocess väsentligt ökar. 2.3 Kommunikation gentemot mottagare 2.3.1 Förvaltnings Målgruppen är: Lyssnade och aktiva. De har ett intresse att ta till sig samverkansprojektets krav och behov hur man formar en framtida förvaltning av Svensk geoprocess leverabler. Utmaning: Att kommunikationen, och diskussionerna mellan förvaltnings och samverkansprojektet leder till en löpande effektiv förvaltning av samverkansprojektets leverabler. Effekten av förvaltningen ska aktivt medverka till specifikationer och processer snabbt och utbrett börjar användas av alla intressenter. 2.3.1.1 Budskap Ni bör beakta och ta hänsyn till samverkansprojektets mål och effekter för att forma er framtida förvaltning kring samverkansprojektets leverabler.
2014-04-09 Sida: 7 (9) Ni är mycket viktiga för samverkansprojektet och kommer bli den kanal som möjliggör maximal nytta av samverkansprojektets leverabler i en framtida förvaltning och utveckling. 3 Kommunikationskanaler Samverkansprojektet kommer använda olika kommunikationskanaler internt. Bland annat epost, telefon, möten och en projektplats på www.projectplace.com samt en hemsida www.lantmateriet.se/om- Lantmateriet/Samverkan-med-andra/Svensk-geoprocess. Externt är det viktigt att sprida information om samverkansprojektet till alla involverade parter så att alla berörda ligger i fas med varandra. Det görs bäst med riktade informationsträffar, föredrag och workshops. Workshopar där deltagarna diskuteras frågor som Vad kan ni bidra med? och Vad tycker ni är viktigt att tänka på i ett projekt som SGP, ur er synvinkel? Gentemot marknadsaktörer är riktade seminarier en viktig informationskanal. Se framtagen aktivitetsplanering för kommunikationsinsatser externt bilaga xx aktivitetsplan kommunikation 4 Aktivitetsplan 4.1 Aktivitetsplan internt Följande aktivitetsplan har tagits fram för kommunikationen internt inom samverkansprojektet och visas i fastslagen projektplan för samverkansprojektet. Aktiviteterna genomförs kontinuerligt under samverkansprojektets genomförande och dess styrning. Syftet med den höga och täta avstämningen inom samverkansprojektet är att förmedla status, lärdomar, förbättringar etc. inom samverkansprojektet. Ansvaret för att aktiviteterna fullföljs åligger den ansvarige. Information - vad? Målgrupper - vem? Hur? Ansvarig Frekvens - När? Ekonomiuppföljning Styrgruppen Möte Projektledning 1 gång/kvartal Aktivitetsuppföljning Uppdragsledare för framtagning av specifikationer Epost, telefon, möte och projektplats Projektledning 1 gång/månad Aktivitetsuppföljning Uppdragsledare för framtagning av Epost, telefon, möte och projektplats Projektledning 1 gång/månad processer Aktivitetsuppföljning Uppdragsdeltagare för respektive deluppdrag Epost, telefon, möte och projektplats Uppdragsledare 1 gång/vecka Intressenter Epost, telefon, möte Projektledning, 1 gång/månad Aktivitetsuppföljning och projektplats styrgruppen Tidplan Referensgrupper Epost, telefon, möte och projektplats Projektledning, styrgruppen Vid behov Ca 1 gång/månad
2014-04-09 Sida: 8 (9) 4.2 Aktivitetsplan externt Inom samverkansprojektet har en planering tagit fram för hur kommunikationen ska ske emot de externa parterna, d.v.s. intressenter (Användare & producenter, leverantörer av olika slag, projekt, aktörer, utredningar etc.) och mottagare (framtida förvaltning). Nedanstående tabell är en detaljering av aktuella insatser. Aktivivtet,, vad och hur? Målgrupp - vem? Information - Mål? Ansvarig Frekvens - När? Informations- & startmöte för projektet i sin helhet Projektdeltagare Få deltagare att känna sig delaktiga, möjlighet att förmedla enhetlig information. Projektledning Jan 2014 Informationsmöte marknadsaktörsträff, Leverantörer och konsulter Delge information och få aktörerna att bli Mars 2014 Kartdagarna Jönköping delaktiga i projektet. Begreppsdefinition Aktuella deluppdrag, projektledning, styrgrupp, uppdragsledning Klargöra och definiera begrepp samt förhållanden inom projektet. April 2014 Startmöte och Workshop med förvaltnings Workshop produktoch tjänster Förvaltnings Projekts intressenter, deltagare etc Tydliggöra organisation, krav och behov på framtida förvaltning Ta fram vilka tjänster/produkter som är aktuella och dess innehåll April 2014 Projektledning Maj 2014 Seminarie alternativt workshop Förvaltnings Återkoppling och fortsatt arbete med att forma framtida förvaltning. Juni 2014 Informationsmöte Kommunala lantmäteridagarna Användare, producenter, leverantörer, projekt och direktiv Informera aktuella deltagare kring projektet och dess progress och status. Maj 2014 Informationsmöte SKMF dagarna Användare, producenter, leverantörer, projekt Informera aktuella deltagare kring projektet och dess Maj 2014 och direktiv progress och status. Riktat informationsmöte, webmöte Leverantörer och konsulter (marknadsaktörer) Informera aktuella deltagare kring projektet och dess Juni 2014
2014-04-09 Sida: 9 (9) progress och status. Seminarie alternativt workshop Förvaltnings Fortsatt arbete och initiering av aktuell förvaltning. Aug 2014 Workshop produktoch tjänster Projekts intressenter, deltagare etc. Fastslå tjänster/produkter som Projektledning Sept 2014 är aktuella och dess innehåll Informationsmöte, seminarie ULI geoforum Användare, producenter, leverantörer, projekt och direktiv Informera aktuella deltagare kring projektet och dess progress och status. Okt 2014 4.3 checklista vid kommunikationsinsats Vid externa kommunikations insatser dvs, insatser som inte berör projektstyrningen, bör ansvarig person följa och använda följande checklista: Kontrollera vilka målgrupper som kommunikationsinsatsen avser. Välj lämplig form av insats, exempelvis möte, workshop, seminarie etc och planering genomförandet av aktiviteten utifrån vald form Se vilkja budskap som ska beaktas. Tänk över vad kommunikationsinsatsen ska syfta till och vilket mål aktiviteten ska ha. Använd rätt informationsmaterial, ex presentation etc.