TJÄNSTESKRIVELSE 1(3) Datum Diarienummer 2014-02-20 RS130077 Åke Bengtsson, finanschef Ekonomi o finans tfn 035-134522 ake.bengtsson@regionhalland.se Regionstyrelsen Revisorernas granskning av regionstyrelsens interna kontroll avseende redovisning av materiella anläggningstillgångar Förslag till beslut Regionstyrelsen yttrar sig enligt förslag. Bakgrund Revisorerna för Region Halland har överlämnat rapport över granskning av regionstyrelsens interna kontroll avseende redovisning av materiella anläggningstillgångar för yttrande. Sammanfattningsvis så bedömer revisorerna att regionstyrelsens interna kontroll avseende redovisning av materiella anläggningstillgångar inte är tillräcklig p g a bristande rutiner, otydligt ansvar och bristande kontroll. Revisorerna rekommenderar regionstyrelsen att säkerställa och samordna ansvaret avseende anläggningstillgångarnas värde och påpekar att organisationsförändringar och byte av ekonomisystem innebär en ökad risk för felaktigheter. Vidare saknas enligt revisorerna rutiner och riktlinjer för gränsdragning mellan investeringar och underhåll och framhåller att regionstyrelsen i högre utsträckning behöver säkerställa framtagandet av rutiner. Revisorerna bedömer också att avskrivningstiderna inte alltid anpassas efter tillgångens nyttjandeperiod, samt att regionen behöver säkerställa att anskaffade tillgångar existerar och finns i regionens ägo. www.regionhalland.se/handlingar
2(3) Förslag till yttrande Regionkontoret har sen flera år tillbaka kunnat konstatera stora brister i anläggningsregistret i MEA vilket revisorerna också har påpekat vid ett flertal tillfällen i sina rapporter. Bl.a. har anläggningsregistret aldrig varit fullständigt utan stora värden har legat utanför registret. Även tekniska problem har uppstått kring handhavandet av registret med uteblivna avskrivningar som konsekvens. Anvisningarna om vad som är drift eller investering varit otydlig och i stor utsträckning inte följts. De förändringar som SKL gjort i sina rekommendationer ang. redovisning av anläggningstillgångar där SKL tagit bort sina rekommendationer på avskrivningstider och att dessa i stället i större utsträckning ska anpassas efter tillgångens nyttjandeperiod har inte fått genomslag i anläggningsredovisningen. Sammanfattningsvis kan konstateras bristande rutiner, otydligt ansvar och bristande kontroll vad gäller intern kontroll och redovisning av anläggningstillgångar. Regionkontoret har till följd av detta under 2013 satt igång ett omfattande arbete kring anläggningsregistret i samband med byte av ekonomisystem då rutiner, ansvar, organisation och innehåll i det gamla registret ändå måste aktualiseras. Arbetet kan delas in i flera steg: All nyinvestering läggs in i Agresso direkt enligt nya rutiner men enligt de gamla anvisningarna, detta sker fr o m 2013. Under hösten 2013 påbörjades arbetet med att lägga in de anläggningstillgångar som tidigare saknats, främst har det rört sig om fastigheter. Här läggs ett stort arbete ner på att ta fram underlag och fakturor från tidigare år. Överföringen från nuvarande register i MEA till Agresso har i början på 2014 startat för de flesta förvaltningarna. Inriktningen är att i första hand föra över de som har värden i balansräkningen och genererar kapitalkostnader. För dessa ska man också säkerställa att de faktiskt finns och att om möjligt bedöma att det är rimliga värden och avskrivningstider. Anläggningar med mindre värden kan slås ihop eller ev. skrivas ner och anläggningar som i registret ligger spridda på flera anläggningar kan också slås ihop, detsamma gäller anläggningar med både positiva och negativa värden. Arbetet med ändrade riktlinjer inkl. komponentavskrivning, avgränsning mellan drift och investering, nya beloppsgränser och nya rutiner har påbörjats nu under våren 2014 som ett projekt tillsammans med utomstående konsult. En grupp för detta arbete är på väg att bildas under ledning av regionkontoret med representanter från förvaltningarna.
3(3) Detta arbeta ska definiera anläggningsregistrets funktion beträffande bokföring, inventarium eller annan uppgift. Avgränsningen mellan investering och drift ska klarläggas. Stringenta redovisningsprinciper ska tas fram kring anläggningsredovisning. Analyser och förberedelser för komponentavskrivningar ska göras. Arbetet ska också utmynna i förslag till organisation och arbetsfördelning kring anläggningsregistret. Regionkontoret beräknar att större delen av detta arbete kommer att göras klart under 2014. Regionkontoret Catarina Dahlöf Regiondirektör William Hedman Ekonomidirektör