Från idé till projektplan Detta är ett bakgrundsmaterial som hjälper dig koka ner din idé till en projektplan. Detta tar inte hänsyn till projektplanens formalia dvs hur den rent konkret är strukturerad. Mer och tydlig information om hur detta sker finns i Handbok för mindre projekt. Startfasen: I denna fas görs förberedelser för att få ett effektivt projektgenomförande. Ett väl utfört arbete i startfasen kan vara helt avgörande för projektets möjlighet att lyckas. Några viktiga moment: Gå igenom bakgrund och hittills utfört arbete Gör en intressentanalys Klargör projektets ambitionsnivå genom att beskriva effektmål Beskriv projektets arena (projektmål, tids- och resursramar samt övriga förutsättningar) Visualisera projektet, gärna med hjälp av olika strukturbilder Organisera projektet och beskriv hur samverkan ska fungera såväl inom projektet som med projektmiljön Planera och budgetera projektet Förankra projektet internt och externt samt säkra resurser Beskriv projektets möjligheter och risker, med förslag till åtgärder Beskriv hur uppföljning av arbetet skall ske. Observera att ni bör klargöra för er själva hur ni tänker er projektet utifrån ovanstående kriterier innan ni skriver er projektplan. Ju klarare bild ni själva har över projektet innan ni skriver er projektplan, och därmed låser fast er vid projektmål och leveransstrukturer, desto bättre blir ofta projektet. Från idé till projektplan Hållbar utveckling A, höstterminen 2009 s. 1/17
Övningar: Intressenter: En intressent är en organisation, grupp eller individ utanför själva projektorganisationen som har förväntningar på projektet eller som påverkar/påverkas av dess genomförande eller resultat. - Identifiera ditt projekts intressenter - Dela in intressenterna i primära eller sekundära (sekundära intressenter är sådana man generellt kan bortse ifrån, även om de påverkas av projektet) - Varför är dessa intressenter? Hur påverkas av de av projektet? Vad har de för behov och intressen? Placera in intressenterna i modellen nedan. Ju längre upp i figuren, desto mer positiva är de. Anteckningar + Sekundära intressenter + Primära intressenter - - Tänk på att inte låta intressenternas behov trumfa beställarens/kundens behov och önskningar. Tänk också på att en person som krävs för det direkta genomförandet av projektet inte är en intressent utan en person i din projektgrupp med en tydlig roll. Fundera också över hur du ska hantera olika typer av intressenter. Från idé till projektplan Hållbar utveckling A, höstterminen 2009 s. 2/17
Effektmål: Effektmålet är syftet till projektet och beskriver de effekter som ska nås på lång sikt till följd av att projektets resultat nyttjas. Effektmålet ska besvara frågan om varför just detta projekt ska genomföras. Sträva efter att beskriva ett tillstånd och att göra detta på ett mätbart sätt. Undvik att bli allt för långsiktig och orealistisk. Tänk också på ditt projekts intressenter hur kan deras effektmål kombineras med det egna projektets? Anteckningar 5. Projektidéer? Från idé till projektplan Hållbar utveckling A, höstterminen 2009 s. 3/17
Projektmål: Projektmålet är det som det specifika projektet ska leverera varken mer eller mindre. Det är utifrån projektmålet som projektet följs upp och utvärderas. Även detta bör beskrivas i form av ett tillstånd. En generell regel är att projektmålet ska vara specifikt, mätbart, accepterat (av projektgrupp såväl som beställare), realistiskt och avgränsat. Glöm inte att det finns en tydlig koppling till projektets effektmål. Projektmålet pekar mot effektmålet och även om projektet inte direkt lyckas leverera på effektmål är projektmålet alltid en del på vägen mot effektmålet. Beskriv nu ditt projektmål. Oftast kan detta göras med 2-3 meningar. Om så inte är fallet bör du dela upp ditt projektmål i ett huvudmål och delmål. Tänk på att delmål inte är detsamma som milstolpar. En milstolpe är ett resultat som behövs för att leverera det slutgiltiga projektresultatet, medan ett delmål är en del av detta slutgiltiga resultat. Stäm också av så att dina projektmål verkligen pekar mot projektets effektmål. Fundera också över ditt projekts fokus vad är viktigast av tid, prestanda och resurser? Placera ut detta i triangeln. Tänk på att placera ditt fokus på triangelns yttre linje, så att din figur på ett tydligt sätt illustrerar vad som är viktigast för ditt projektgenomförande. Anteckningar Prestanda Resurser Tid Från idé till projektplan Hållbar utveckling A, höstterminen 2009 s. 4/17
Visualisera resultatet: Visualisering av resultatet är ett sätt att skapa förståelse för vad man vill åstadkomma. Denna förståelse är viktig för beställaren och projektets intressenter, men också för att skapa en gemensam bild av projektet inom projektgruppen. Leveransstruktur Använd din nyttjandestruktur för att precisera vad det är mer exakt projektet behöver leverera för att du ska kunna realisera detta. Leveransstrukturen ska vara samstämmig med projektmålen. Du ska leverera allt som står i projektmålet, men inte mer. (när man kommer till detta stadium i sin projektprocess kan det därför vara bra att återgå till sina tidigare definierade projektmål och revidera dessa). Leveransstrukturen beskrivs med SUBSTANTIV. Anteckningar Från idé till projektplan Hållbar utveckling A, höstterminen 2009 s. 5/17
Arbetsstruktur Utifrån din leveransstruktur vad är det som måste göras? Vem behöver kontaktas? Genom att definiera din arbetsstruktur och de arbetsuppgifter som måste utföras kan du uppskatta projektets omfattning och vilka kompetenser du behöver. Fråga dig om omfattningen är rimlig utifrån kursens storlek. Om inte hur kan du ändra projektmålet? Anteckningar Efter att ha kommit såhär långt i processen bör du ha en klar bild över ditt projekts mål och vad som kommer att krävas för att uppnå det. Du bör också ha en klar bild över vilka andra som är intresserade av ditt projekt och hur du kan bemöta/använda dig av dessa, samt vilka kompetenser som kommer behövas för att genomföra ditt projekt och om du saknar några av dessa. Om du saknar kompetens bör du precisera hur du kan komma förbi denna kompetensbrist. För att göra en projektplan behöver du också göra en risk och möjlighetsanalys, samt definiera hur projektgruppen ska organiseras. Risk- och möjlighetsanalysen har vi redan övat på och finns tydligt beskriven i Handbok för mindre projekt. Organisationen blir i stort sett du själv, om du inte genom din arbestsstrukturanalys kommit fram till att du behöver extern kompetens som är så stort att du bör involvera någon med dessa kompetenser i din projektorganisation. Från idé till projektplan Hållbar utveckling A, höstterminen 2009 s. 6/17
Från projektmål till projektplanering Detta är ett bakgrundsmaterial som hjälper dig sortera din arbetsstruktur och planera ditt projekt mer i detalj 1. Organisation: Då man arbetar i projektform är det bra att utnyttja möjligheten att skräddarsy organisationen efter det enskilda projektets behov. Beskriv därför, utifrån arbetsstrukturen, projektets kompetensbehov. Klargör också vilka kompetenser som behöver ingå i projektgruppen och vilka som kan ingå i ett referensnätverk. Hur många personer behövs i projektgruppen? Tänk på att du endast vill ha aktiva personer i projektgruppen. Personer som inte utför aktivt arbete, dvs. de som ger stöd eller behöver information, kan placeras i referensnätverket. När projektet ska bemannas bör du värdera personens tid/intresse/förmåga. Anteckningar 1 Materialet bygger i stor utsträckning på innehållet i Praktisk projektledning, Wenell Management Från idé till projektplan Hållbar utveckling A, höstterminen 2009 s. 7/17
Planering: När man planerar ett projekt tänker man framåt och söker efter viktiga händelser och aktiviteter i projektet. Detta innebär att man diskuterar och resonerar sig fram till hur arbetet ska se ut just denna gång. Resultatet av planeringen är därför inte enbart planen i sig, utan också en plan för samarbetet. Projektplaneringen är ett viktigt stadium i projektprocessen då syftet med planen är: - Att den ska utgöra underlag för strategiska beslut - Att den ska skapa en känsla av genomförbarhet - Att den ska säkra ett enkelt och framgångsrikt genomförande - Att den ska identifiera flaskhalsar i processen - Att den ska klargöra för projektmedlemmarna vem som ska göra vad och när Strategisk planering: Den strategiska planeringen ska illustrera projektets helhet och vara överskådlig. Den används främst för att ge stöd vid viktiga beslut som rör projektets samordning med andra projekt. I den strategiska planeringen ingår också viktiga grindhålsbeslut och milstolpar. I denna planering framgår dessutom det ekonomiska resursbehovet. Den strategiska planeringen har en tydlig målgrupp: projektbeställaren och intressenterna. Tänk på målgruppens behov då du utformar planerna, men spara på detaljerna. Operativ planering: Den operativa planeringen är den planering som samordnar insatser/aktiviteter internt i projektet. Den ska ge alla projektmedlemmar vägledning och illustrera milstolpar och aktiviteter i projektet. Den ska också illustrera vilka interna och externa beroenden som finns. Med detta menas att den ska klargöra i vilken ordning aktiviteter bör genomföras, visa på en kritisk tidslinje, samt vad som ligger utanför projektet som kan inverka på projektets genomförande. Dessutom ska man i projektplaneringen ange planerad tidsåtgång, resursförbrukning och behovet av resurser per aktivitet och över tiden. Målgruppen för den operativa planeringen är projektledaren och projektmedlemmarna. Anteckningar Från idé till projektplan Hållbar utveckling A, höstterminen 2009 s. 8/17
Logiknät: Syftet med logiknätet är att fastställa aktiviteternas inbördes ordning. I logiknätet visas hur olika aktiviteter är beroende av varandra och utifrån det kan man tydligt se hur projektet hänger ihop. Detta är således ett viktigt redskap att använda internt i projektgruppen. Då projektet ska visas utåt bör dock något annat visualiseringssätt användas, då denna kan upplevas som rörig om man inte är en del av planeringsprocessen. 1. Identifiera det totala arbetsinnehållet i form av aktiviteter. 2. Koppla samman dem efter deras inbördes beroenden 3. Tidssätt dem Tänk på att när en aktivitets tidsåtgång uppskattas ska man alltid utgå från den troliga verkliga tiden, inte den tid som finns tillgänglig. Logiknätets främsta nytta är att få projektmedlemmarna att diskutera beroenden mellan projektets aktiviteter. Använd enkla verktyg som post-it lappar när du konstruerar ditt logiknät. Sätt ut grindhål och viktiga milstolpar i logiknätet, samt tänk på att använda eventuella tidsbuffertar på moment som är osäkra och svåra att tidsbestämma. Anteckningar Från idé till projektplan Hållbar utveckling A, höstterminen 2009 s. 9/17
Milstolpe- och grindhålsplan (Projektmetod) Projektfas Milstolpe Grindhål Färdig senast Ansvarig person Från idé till projektplan Hållbar utveckling A, höstterminen 2009 s. 10/17
Tidsplan (Appendix A) En tidsplan är din projektmetod i grafiskt format. Syftet är att göra det enkelt att göra uppföljningar av er plan på ett lättöverskådligt sätt. Det är viktigt att hålla planen så enkel som möjligt. Använd Excel eller ett liknande program för planen. Använd inte mer än en sida! Planer på mer än en sida är inte lika överskådliga. Vecka 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 Uppdaterad m t w t f m t w t f 1 2 3,4 5 6 7 8 9 10 11 12,13 14 15 2009-02-27 o o o o o o o o 2009-03-09 o o o o o o o Grindhål ( )/Milstolpar (o) 1. Projektplan klar(o) 4. 7. 10. 13. 2. Projektplan godkänd ( ) 5. 8. 11. 14. Projektrapport klar(o) 3. 6. 9. 12. Leverans på projektmål(o) 15. Projektrapport godkänd ( ) Från idé till projektplan Hållbar utveckling A, höstterminen 2009 s. 11/17
Tidsplan (Appendix A) En tidsplan är din projektmetod i grafiskt format. Syftet är att göra det enkelt att göra uppföljningar av er plan på ett lättöverskådligt sätt. Det är viktigt att hålla planen så enkel som möjligt. Använd Excel eller ett liknande program för planen. Använd inte mer än en sida! Planer på mer än en sida är inte lika överskådliga. Uppdaterad Vecka Grindhål ( )/Milstolpar ( ) 1. 4. 7. 10. 13. 2. 5. 8. 11. 14. 3. 6. 9. 12. 15. Från idé till projektplan Hållbar utveckling A, höstterminen 2009 s. 12/17
Beläggningsplan (Appendix B) I beläggningsplanen visar ni hur tiden ni lägger in i projektet används och allokeras. Kom ihåg att ett kursblock på 10 hp motsvarar 6,7 v heltidsstudier eller 267 timmars arbete per student. Den maximala tiden ni får lägga på projektet är 285 timmar per student (inklusive föreläsningar och workshops). Sätt av tid i era kalendrar samtidigt som ni gör beläggningsplanen, så att ni därigenom fastställer att den planerade tiden faktiskt finns tillgänglig för projektet. Beläggningsplanen bör se ut såhär (excelmall kan tankas hem från kursportalen): Projektnamn: Projektgrupp: Person Vecka 5 6 7 8 9 10 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 Sara Andersson Planerad Resultat Person 2 Planerad Resultat Tid 200 100 beräknad tid planerad tid faktisk tid uppskattat resultat Från idé till projektplan Hållbar utveckling A, höstterminen 2009 s. 13/17
I praktiken kan en beläggningsplan se ut som följer (efter v. 17) Projektnamn: Hållbara investeringar Projektgrupp: Sara Andersson Person Vecka 5 6 7 8 9 10 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 Sara Planerad 20 40 0 10 10 20 20 20 0 10 10 10 10 Andersson Resultat 10 5 5 10 40 10 0 0 0 20 20 30 Person 2 Planerad Resultat Tid 200 100 beräknad tid planerad tid faktisk tid uppskattat resultat Från idé till projektplan Hållbar utveckling A, höstterminen 2009 s. 14/17
Riskanalys En risk är en osäkerhet som, om den inträffar, har en negativ (eller positiv) inverkan på projektresultatet. En risk har en orsak och, om den inträffar, en konsekvens. Att hantera projektrisker är en enkel process, med ett fåtal steg (se nedan). Riskbedömningar görs oftast i grupp och processen ser ut som följer: Brief presentation of the project (if nessecary) Identify the risks Evaluate the consequens associated to every risk and, after that, the probability that it will occur. Analyse the result Document the risks and action plans 1. Identifiera och beskriv risken Använd post-its för att brainstorma fram eventuella risker med projektet. Gör en lista över riskerna och de konsekvenser de får om de inträffar. Använd gärna formuläret som är bifogat sist i dokumentet. Kom ihåg att skilja på orsak och verkan! Notes Riskanalys Hållbar utveckling A, höstterminen 2009 s. 15/17 Cemus Centre for Envirnoment and Development Studies, CSD Uppsala, Villavägen 16, 752 36 Uppsala hu@csduppsala.uu.se
2. Uppskatta sannolikheter och konsekvenser Steg två är att uppskatta sannolikheten att riskerna inträffar samt hur allvarliga konsekvenserna skulle bli Använd skalan 1-5 för era uppskattningar om sannolikhet och konsekvens för varje risk, där 1 är låg sannolikhet/liten konsekvens och 5 är mycket sannolikt/mycket stor konsekvens. Börja med att uppskatta storleken på konsekvensen för varje risk, vik undan vad ni skrivit och fortsätt med sannolikheten för varje risk. 3. Rangordna riskerna Beräkna riskernas riskvärde (sannolikheten x konsekvensen). Ni måste hitta sätt att handskas med riskerna med högst riskvärde, såväl som med sannolikhetsvärde 5 och konsekvensvärde 5. En sannolikhet på 5 betyder att den nästan helt säkert kommer att inträffa och en konsekvens på 5 kan vara förödande för ert projekts framgångar. 4. Gör handlingsplaner Diskutera, schemalägg och bestäm de åtgärder ni vidtar för att hantera era risker. Olika risktyper kräver olika hanteringsstrategier. Ibland vill ni arbeta preventivt för att minska sannolikheter, ibland räcker det att veta vad man ska göra om saker inträffar. Ställ följande frågor: - Kan vi eliminera risken? - Kan vi minska sannolikheten? - Kan vi minska konsekvensen? - Kan vi acceptera risken? Dokumentera de strategier ni beslutar om och inkludera dem i er projektplan Riskanalys Hållbar utveckling A, höstterminen 2009 s. 16/17 Cemus Centre for Envirnoment and Development Studies, CSD Uppsala, Villavägen 16, 752 36 Uppsala hu@csduppsala.uu.se
Riskanalys Risk Konsekvens Riskvärde (SxK) S K Riskanalys Hållbar utveckling A, höstterminen 2009 s. 17/17 Cemus Centre for Envirnoment and Development Studies, CSD Uppsala, Villavägen 16, 752 36 Uppsala hu@csduppsala.uu.se