1(19) Förfrågningsunderlag Arbetsförmedlingen inbjuder leverantörer att lämna anbud i upphandling av Översyn av Arbetsförmedlingens Ekonomistyrningsmodell, Dnr Af-2010/200788
2(19) 1. INBJUDAN... 3 1.1 UPPHANDLINGSFORM...3 1.2 AVTALSPERIOD... 3 1.3 ALLMÄN INFORMATION... 3 2. UPPDRAGET... 3 3. EKONOMISTYRNING INOM ARBETSFÖRMEDLINGEN... 3 3.1 BUDGETPROCESSEN INOM ARBETSFÖRMEDLINGEN... 3 3.2 MEDELSTILLDELNING... 4 3.3 BUDGETERING OCH UPPFÖLJNING... 4 4. ADMINISTRATIVA VILLKOR... 5 4.1 VILLKOR FÖR ANBUDSLÄMNANDE - KVALIFICERINGSFAS... 5 4.2 SEKRETESS... 6 4.3 KOMPLETTERINGAR OCH FÖRTYDLIGANDEN... 6 4.4 TILLDELNINGSBESLUT... 7 5. KRAV PÅ LEVERANTÖREN KVALIFICERINGSFAS... 7 5.1 LAGENLIGA KRAV OCH EKONOMISK FÖRMÅGA... 7 5.2 REFERENSER... 7 6. KAPACITET OCH LEVERANSFÖRMÅGA...8 6.1 UNDERLEVERANTÖR... 8 7. KVALITETSSÄKRING...8 8. UPPDRAG EFTERFRÅGAD TJÄNST...8 8.1 UPPDRAGSBESKRIVNING... 8 8.2 GENOMFÖRANDE OCH TILLGÄNGLIGHET... 9 8.3 KRAV PÅ ERBJUDEN KONSULTKOMPETENS... 10 8.4 TYSTNADSPLIKT/SEKRETESS SAMT ANSVARSFRÅGOR... 11 9 UPPDRAGSGENOMGÅNGAR/KVALITETSUPPFÖLJNING...11 10. ELEKTRONISK FAKTURAHANTERING...11 11. PRIS... 12 12 PRÖVNING AV ANBUDEN... 12 12.1 BERÄKNINGSGRUNDER... 12 12.2 UTVÄRDERINGSKRITERIER... 12 13 KONTAKTPERSON ARBETSFÖRMEDLINGEN... 13 14 KONTAKTPERSON ANBUDSGIVARE... 13 15 BILAGOR... 13
3(19) 1. INBJUDAN Arbetsförmedlingen inbjuder leverantörer att inkomma med anbud till upphandling av Översyn av Arbetsförmedlingens Ekonomistyrningsmodell. Arbetsförmedlingen avser att teckna avtal med en leverantör. 1.1 Upphandlingsform Upphandlingen genomförs som en förenklad upphandling i enlighet med bestämmelserna i 15 kapitlet, lagen om offentlig upphandling (LOU), B-tjänster. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Arbetsförmedlingen kommer att anta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. 1.2 Avtalsperiod Avtalsperioden är ett år med möjlighet för Arbetsförmedlingen att förlänga avtalet med ytterligare ett år. Arbetsförmedlingen meddelar leverantören senast två månader innan avtalstidens utgång om man avser att förlänga avtalet. 1.3 Allmän information Arbetsförmedlingen har cirka 11 100 medarbetare på 350 arbetsplatser. Arbetsförmedlingen är en sammanhållen myndighet som finns i hela landet och är uppdelad i tio marknadsområden fördelat på 69 geografiska arbetsmarknadsområden. Indelningen bygger på naturliga arbetsmarknader där människor arbetar eller företag söker arbetskraft. Runt om i landet finns det arbetsförmedlingar. Det är där största delen av våra medarbetare finns. Vårt uppdrag förutsätter samverkan med andra organisationer, statliga myndigheter, kommuner och företag. Formerna för samverkan ser olika ut men målet är alltid att bidra till effektivare insatser för kunderna. Privata aktörer kompletterar Arbetsförmedlingen och medverkar till att kunderna och allmänheten kan erbjudas utökad service. Läs vidare om arbetsförmedlingens roll: ctrl-klicka på länken: Kort om Arbetsförmedlingens roll 2. Uppdraget Arbetsförmedlingens styrelse har uppdragit åt Generaldirektören att göra en genomlysning av Arbetsförmedlinens ekonomistyrningsmodell i syfte att uppnå bättre möjligheter till uppföljningar och bättre ekonomistyrning i stort. 3. Ekonomistyrning inom Arbetsförmedlingen 3.1 Budgetprocessen inom Arbetsförmedlingen Ekonomistyrningen inom Arbetsförmedlingen omfattar i första hand medelsfördelning, budgetering, prognoser samt löpande styrning och uppföljning. Medelstilldelning och budget utgör ekonomiska ramar för det uppdrag som den budgetansvarige har för budgetåret. För att säkerställa att uppdraget hamnar på rätt nivå för varje budgetansvarig sker en dialog mellan budgetansvarig och uppdragsgivare innan tilldelningen fastställs.
4(19) 3.2 Medelstilldelning Arbetsförmedlingens ledning fördelar inför varje år anslagen inom myndigheten. Inom ramen för fördelade anslag kan ledningen också fördela särskilda poster i form av högst-/lägstbestämningar etc. för vissa särskilda ändamål. Anslagen för arbetsmarknadpolitiska program (transfereringar) fördelas i allt väsentligt till marknadsområdena. Fördelningen sker enligt gällande delegering och helt eller delvis med hjälp av särskilda fördelningsmodeller. Det förekommer även att fördelningen i vissa fall helt eller delvis grundas på dialog mellan den som tilldelar medel och den som tilldelas medel. För förvaltningsanslaget gäller att medel till lönekostnader samt resor och till vissa mindre kostnader (terminalglasögon, frukt etc) fördelas på marknadsområdena och till huvudkontorets avdelningar och vidare inom dessa. Medel för övriga driftskostnader ( myndighetsgemensamma kostnader ) som lokalhyror, IT-relaterade kostnader, telefoni etc. fördelas enbart till sakansvarig avdelning. Medel för utvecklingsprojekt tilldelas utvecklingsstaben för senare vidarefördelning till de projekt som ledningen beslutar att driva. Under löpande budgetår kan det förekomma förändringar av medelstilldelningen. I första hand sker det vid ett tillfälle under våren, men justeringar kan även ske vid andra tillfällen, exempelvis i samband med omorganisationer under året. 3.3 Budgetering och uppföljning De närmare formerna för budgetprocessen framgår av de budgetanvisningar som ledningen fastställer för varje år. Budgeten ska avspegla de aktuella uppdrag och den styrning som finns i myndighetens verksamhetsplan. Den som tilldelas medel den budgetansvarige ska normalt upprätta en budget för användningen av tilldelade medel. Budgeten visar dels den budgetansvariges plan för fördelning av tilldelade medel på olika ändamål, exempelvis programmix, dels hur verksamhet och utgifter planeras variera över tiden. Om/när medelstilldelningen ändras ska reviderad budget upprättas. Budgetprocessen bygger på en dialog mellan ledningen och de budgetansvariga för att fastställa den årliga grundbudgeten, där den budgetansvariga har ansvar för att anpassa planeringen till lokala förutsättningar. Uppföljning av utfallet mot planering sker kontinuerligt under året på alla nivåer, vilket leder till att verksamheten anpassas till aktuell budget. Budgetprocessens olika delar på alla nivåer inom Arbetsförmedlingen stöds av ett gemensamt system för planering och uppföljning av ekonomi och verksamhet (Presto). Arbetsförmedlingens ekonomisystem Raindance hanterar all ekonomisk redovisning i myndigheten (huvudbok, kund- och leverantörsreskontra, anläggningsredovisning, anskaffningsportal, fakturaportal, etc. Arbetsförmedlingens årsredovisning för 2009 Länkadress: http://www.arbetsformedlingen.se/download/18.ac8ae161269996840f80002121/a rsredovisning2009.pdf
5(19) Allmänt om Arbetsförmedlingen styrning, resultatuppföljning och organisation: http://www.arbetsformedlingen.se/om-oss/var-verksamhet.html 4. ADMINISTRATIVA VILLKOR 4.1 Villkor för anbudslämnande - kvalificeringsfas Anbud ska vara skriftligt och på svenska. Anbud ska undertecknas av person som är behörig att företräda leverantören. Bevis om behörigheten lämnas i anbudet eller uppvisas på begäran av upphandlingsavdelningen. Anbud lämnas i ett (1) original och en (1) kopia. Upphandlingsavdelningen vill ha anbudet i ett förseglat kuvert märkt ANBUD: Översyn av Arbetsförmedlingens Ekonomistyrningsmodell Dnr Af- 2010/200788 Observera att anbud inte kan lämnas via fax eller e-post. Kopia kan med fördel lämnas i digital form på en CD-rom eller USB-minne. Anbud ska vara Arbetsförmedlingen tillhanda senast 2010-08-11 under adress: Postadress: Arbetsförmedlingen, Registrator, 113 99 Stockholm. Besöksadress: Hälsingegatan 38. Receptionen är öppen: Måndag-fredag kl 09.00-16.30. Vid entrén finns ett brevinkast, max storlek A4-pärm. För sent inkommet anbud tas inte upp till prövning. Insändande av handlingar sker på Anbudsgivarens ansvar. Anbudsöppning kommer att ske 2010-08-13 kl. 10.30. Vid förrättningen deltar minst två tjänstemän från Arbetsförmedlingen. På begäran av en anbudsgivare får en av handelskammare utsedd person närvara. Kostnader för detta står anbudsgivaren för. Arbetsförmedlingen ansvarar inte för förfrågningsunderlag som erhållits via annan part, som t.ex. mäklare Anbudet är bindande till och med 2011-01-31. Anbudsgivaren ska bekräfta detta i anbudet. Anbudsgivaren ska bekräfta i anbudet att anbudsgivaren godtar bifogade avtalsvillkor. Anbud lämnas på de villkor som framgår av anbudsinbjudan och bilagorna. Anbud som avviker från dessa villkor (orent anbud) kommer att förkastas. Anbudet ska innehålla uppgift om leverantörens namn, adress, telefonnummer, e-postadress och organisationsnummer. Ett anbud som inte bekräftar samtliga så kallade ska-krav kommer att förkastas. Leverantören uppmanas därför att noggrant läsa anbudsinbjudan.
6(19) 4.2 Sekretess Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) till dess upphandlingen offentliggjorts, beslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats(se 31 kap 16 Offentlighets- och sekretesslagen). Detta innebär att uppgifter inte får lämnas till annan än den som behöver informationen för att kunna fullgöra uppdrag med anledning av upphandlingen. Efter upphandlingens offentliggörande är samtliga handlingar i upphandlingen som huvudregel offentliga handlingar. För kommersiell sekretess till skydd för en anbudsgivares uppgifter erfordras att uppgifterna avser affärs- eller driftförhållanden för anbudsgivaren samt att det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgifterna röjs. För det fall anbudsgivaren anser att de uppgifter som lämnats i upphandlingsärendet uppfyller vad som erfordras för kommersiell sekretess, kan anbudsgivaren skriftligen inkomma med begäran om att handlingarna inte ska lämnas ut på grund av sekretess. Sådan begäran ska innehålla precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Arbetsförmedlingen kommer inte på förhand att ge besked om en viss uppgift kommer att omfattas av sekretess, eftersom prövning sker i samband med att en uppgift begärs ut. 4.3 Kompletteringar och förtydliganden I de fall förfrågningsunderlaget, med anledning av skriftligt ställda frågor, behöver kompletteras eller förtydligas kommer detta att ske på Arbetsförmedlingens hemsida. Om frågor som rör upphandlingen uppstår ställs dessa skriftligt per brev, e-post eller fax (se nedan) till Arbetsförmedlingen. Frågor kan ställas till och med 2010-08-06. Efter detta datum besvaras inga frågor. Inkomna frågor och svar på dessa kommer att publiceras på Arbetsförmedlingens hemsida, Arbetsförmedlingens hemsida. Länkadress: http://www.arbetsformedlingen.se/om-oss/upphandlingar/aktuellaupphandlingar.html Efter det att anbud lämnats kan komplettering av anbudet ske i form av förtydligande för att underlätta jämförelse av anbud. Komplettering av anbud kan endast ske på begäran av Arbetsförmedlingen. Uppenbara felskrivningar eller felräkningar i inlämnat anbud kan däremot kompletteras av anbudsgivaren utan särskild begäran. Denna skickas av anbudsgivaren direkt till anbudsadressen med angivande av Dnr och vilken upphandling som avses. (LOU 15 kap. 12 ). Om komplettering eller förtydligande av anbud begärs av Arbetsförmedlingen kommer ett sista datum att anges för när sådan ska vara inlämnad. Det ankommer på anbudsgivaren att tillse att sådan komplettering eller förtydligande inkommer i rätt tid. Svar som inte inkommit inom den angivna tidpunkten kommer inte att beaktas och hela anbudet förkastas därmed.
7(19) 4.4 Tilldelningsbeslut Tilldelningsbeslutet som sänds ut efter utvärdering av inkomna anbud innebär endast att den upphandlande enheten har valt leverantör. Avtal sluts genom att ett särskilt upphandlingskontrakt undertecknas. Tilldelningsbeslutet kommer att sändas med e-post till den kontaktperson som angivits i anbudet, om inget annat har angetts. 5. KRAV PÅ LEVERANTÖREN kvalificeringsfas 5.1 Lagenliga krav och ekonomisk förmåga Anbud får inte antas om leverantören inte är registrerad i aktiebolags-, handelseller föreningsregistret samt registrerad för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt, innehållen preliminär A-skatt och arbetsgivaravgifter. Till anbudet ska bifogas 1. Skatteverkets blankett SKV 4820 Begäran/Svar Offentliga uppgifter, fullständigt ifylld av skattemyndighet. Blanketten kan hämtas från http://www.skatteverket.se/blanketterbroschyrer/blankett/info/4820.4.39f16f1 03821c58f680006756.html Uppgifterna från Skatteverket får inte vara äldre än tre månader räknat från sista anbudsdag. 2. Den senaste årsredovisningen eller senaste årsbokslut. En anbudsgivare ska uteslutas från deltagande i upphandling i enlighet med det som föreskrivs i 10 kap. 1 LOU. En anbudsgivare får uteslutas från deltagande i upphandling enligt 10 kap 2 och 3 LOU. (Här avses bl a konkurs, likvidation, tvångsförvaltning, inställda betalningar, näringsförbud, brott eller allvarligt fel i yrkesutövningen) eller om ofullständiga eller felaktiga uppgifter har lämnats. Arbetsförmedlingen kan komma att särskilt begära upplysningar angående ovan angivna förhållanden. Arbetsförmedlingen förbehåller sig även rätten att ta kreditupplysningar på anbudsgivare samt vid behov även under den löpande avtalsperioden. 5.2 Referenser Leverantören ska ha erfarenhet av motsvarande uppdrag både när det gäller uppdragets art och uppdragets omfattning. Anbudet ska innehålla en kortfattad beskrivning av två (2) referensuppdrag med motsvarande inriktning (beskrivningen bör inte överstiga en A4-sida per uppdrag). Referensuppdraget får inte vara äldre än tre (3) år. Arbetsförmedlingen vill även ha namn, e-postadress och telefonnummer till en person hos uppdragsgivaren som kan kontaktas för referenstagning. Vid referenstagning kommer frågor att ställas om samarbetsförmåga, problemlösningsförmåga, tillgänglighet samt förmåga att hålla tidsplaner.
8(19) 6. KAPACITET OCH LEVERANSFÖRMÅGA Anbudsgivaren ska i anbudet lämna en kortfattad beskrivning av sitt företag och dess verksamhet, exempel på två nuvarande kunder med utgångspunkt från det efterfrågade uppdraget och kapacitet för uppdraget. Av beskrivningen ska minst framgå omfattningen av nuvarande verksamhet, inriktning, lokalisering, antal anställda, kompetensprofil för de anställda samt bekräfta att uppdraget kan starta enligt Arbetsförmedlingens uppställda krav i förfrågningsunderlaget. 6.1 Underleverantör Om anbudsgivaren åberopar kapacitet hos underleverantör, ska det framgå av anbudet att anbudsgivaren verkligen har tillgång till denna kapacitet under avtalstiden. Det gör anbudsgivaren genom till anbudet bifoga underleverantörsintyg (Bilaga 1) för att styrka att överenskommelse finns mellan parterna. Det innebär inga inskränkningar i leverantörens åtagande/ansvar för uppdraget. Underleverantör ska ha motsvarande kompetens och erfarenhet som anbudsgivaren och ska godkännas av Arbetsförmedlingen. 7. KVALITETSSÄKRING För att säkerställa en hög kvalitet i översynen av Arbetsförmedlingens Ekonomistyrningsmodell åligger det anbudsgivaren att ha rutiner för kvalitetssäkring av tjänstens genomförande. Rutinerna för kvalitetssäkring redovisas i anbudet. 8. UPPDRAG EFTERFRÅGAD TJÄNST 8.1 Uppdragsbeskrivning Uppdraget Översyn ekonomistyrningsmodellen ska bidra till en kostnadseffektiv styrning och uppföljning av Arbetsförmedlingens förvaltnings- och programmedel. Leverantören ska inom ramen för uppdraget leverera följande: Etapp 1 a. En beskrivning av den nuvarande ekonomistyrningsmodellen och budgetprocessen. b. Ett förslag till modell för fördelning av väsentliga förvaltningskostnader och tillhörande ansvarsfördelning som ska tillämpas i budgetarbetet, verksamhetsuppföljningen och ekonomistyrningen. c. Ett förslag till revideringar av den befintliga ekonomistyrningsmodellen och budgetprocessen omfattande förvaltnings- och programmedel. d. En genomförandeplan för att införa föreslagna åtgärder. Leverantören ska redovisa uppdragets slutsatser i en skriftlig rapport samt föredra dessa muntligt. e. Ett förslag till hur ett fortsatt arbete med översyn av ekonomistyrningsmodellen inklusive budgetmodellen och synkroniseringen med
9(19) Etapp 2 verksamhetsplaneringen ska genomföras med ett mer långsiktigt perspektiv (i Etapp 2). Leverantören ska redovisa förslaget till fortsatt arbete skriftligt där omfattning, tillvägagångssätt, etc. ska framgå tillsammans med uppskattad kostnad. Arbetsförmedlingen avropar det fortsatta arbetet i Etapp 2 som option till detta avtal. Arbetsförmedlingen meddelar leverantören under tiden för Etapp 1 om Arbetsförmedlingen avser att avropa Etapp 2. 8.2 Genomförande och tillgänglighet Uppdraget rapporterar till en utsedd styrgrupp. Uppdragets Etapp 1 planeras och genomförs tillsammans med Arbetsförmedlingens uppdragsansvarige. Följande beskrivning kan ses som ett möjligt tillvägagångssätt för att genomföra uppdragets Etapp 1, och där leverantören ansvarar för följande huvudaktiviteter: o Ta fram nulägesbeskrivning och problembild o Definiera önskade effektmål som ska uppnås o Genomföra behovs- och kravanalys av det framtida läget o Beskriva lösningsförslag/åtgärder och värdera deras nyttor, kostnader, risker, etc o Summera slutsatser och ge rekommendationer o Ta fram en genomförandeplan för införandet av lösningsförslag/åtgärder o Ta fram planering för ett fortsatt arbete i Etapp 2 Leverantörens insats består av eget arbete, intervjuer med cirka 12 15 nyckelpersoner, cirka 5-7 workshops, arbetsmöten med Arbetsförmedlingen för planering, avrapportering, etc.
10(19) Följande milstolpar (MS) är definierade för uppdraget: Datum MS Beskrivning 2010-09-10 MS1 Uppdragsbeskrivning för Etapp 1 klar och godkänd av styrgruppen som ett tillräckligt bra underlag för att starta uppdraget. 2010-11-23 MS2 Alla underlag till rapporten klara för slutlig sammanställning och förankring. 2010-11-30 MS3 Rapport godkänd av styrgruppen. 2010-11-30 MS4 Förslag till planering av fortsatt arbete i Etapp 2 klart. Anbudet ska innehålla en utförlig beskrivning av hur anbudsgivaren avser att lägga upp genomförandet av uppdraget samt vilka konsulter som kommer genomföra uppdragets olika delar. Beskrivningen av uppdragets genomförande kommer att utvärderas. 8.3 Krav på erbjuden konsultkompetens Anbudsgivaren ska erbjuda följande konsultkompetens för uppdragets genomförande. Ekonomer med adekvat utbildning och med god erfarenhet av motsvarande uppdrag (Minst examen från universitet eller högskola) Arbetsförmedlingen bedömer att konsulterna bör ha god erfarenhet av att arbeta inom offentlig förvaltning med motsvarande uppdrag/frågor/omfattning som efterfrågas i denna upphandling. Anbudet ska innehålla En utförligt beskrivning av den konsultkompetens som erbjuds för uppdraget. Av beskrivningen ska respektive konsults utbildning och erfarenhet tydligt framgå. En kortfattad beskrivning av (1-2) referensuppdrag per offererad konsult. Arbetsförmedlingen vill även ha namn, e-postadress och telefonnummer till en person hos uppdragsgivaren för respektive konsults angivna referensuppdrag som kan kontaktas för referenstagning. Vid referenstagning kommer frågor att ställas om samarbetsförmåga, problemlösningsförmåga, tillgänglighet samt förmåga att hålla tidsplaner.
11(19) Leverantören förbinder sig att genomföra uppdragen med den personal som presenteras i anbudet. Vill leverantören byta ut någon av dem(eller pga andra orsaker tex slutar eller blir indisponibel) ska detta godkännas av Arbetsförmedlingen. I de fall Arbetsförmedlingen vill byta ut konsulten sker en förhandling mellan leverantör och Arbetsförmedlingen innan konsulten byts ut. En förutsättning är att den nye har minst likvärdig kompetens som den han/hon efterträder. Leverantören ska skriftligen redovisa personalens kompetens och erfarenhet 8.4 Tystnadsplikt/sekretess samt ansvarsfrågor Arbetsgivaransvaret för egen personal ligger hos utföraren. Det förutsätts att utföraren noga känner till olika myndigheters krav, förekommande lagar, anvisningar och förordningar som gäller inom branschen. Leverantören ansvarar för att personal inom företaget tillämpar strikt tystnadsplikt. I händelse av brott mot tystnadsplikten äger Arbetsförmedlingen rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan och därmed lösas från samtliga ekonomiska förpliktelser. Utföraren ansvarar för samtliga skador som kan uppkomma på grund av dennes uppdrag. Utföraren har relevant försäkringsskydd för sak- och personskada inkluderat patientansvar. 9 Uppdragsgenomgångar/kvalitetsuppföljning När avtal upprättats kommer ett initialt uppstartsmöte att äga rum mellan Leverantören och Arbetsförmedlingen. Syftet är att klargöra att Arbetsförmedlingen och Leverantören har en samstämmig uppfattning om uppdraget och krav på Översynen av Arbetsförmedlingens Ekonomistyrningsmodell. För att ge lämpliga tillfällen att under avtalstiden säkerställa att parterna har en samstämmig uppfattning om avtalets syfte och resultat, kommer gemensamma genomgångar mellan avtalsparterna utsedda kontaktpersoner ske efter begäran av Arbetsförmedlingen två gånger per år eller vid behov. Då kommer rutiner, metoder, kvalitet på utförandet och avtalsuppfyllelser etc. att diskuteras. Vid behov görs justeringar. 10. Elektronisk fakturahantering Arbetsförmedlingen vill i första hand att all fakturahantering under avtalsperioden sker med hjälp av (svefaktura) och i andra hand med annan form av av elektronisk faktura för att underlätta fakturahanteringen i myndigheten. För mer information om svefaktura: http://www.svefaktura.se/ I sista hand sänds pappersfaktura till: Arbetsförmedlingen Skanningscentralen 681 85 KRISTINEHAMN
12(19) Samtliga fakturor ska märkas med: 40041 om inget annan övrenskommes med Arbetsförmedlingen. Anbudsgivaren lämnar uppgift i anbudet om anbudsgivaren kan hantera elektroniska fakturor. 11. PRIS Anbudet ska innehålla ett timpris. Priset anges i svenska kronor, exklusive moms. Priset ska inkludera samtliga kostnader för tjänstens genomförande. Anbudsgivaren ska i sitt anbudssvar också översiktligt redovisa en total kostnadskalkyl för tjänstens genomförande. I denna ska samtliga kostnader för tjänstens genomförande ingå. 12 Prövning av anbuden 1. Om anbudet uppfyller de lagenliga krav och ekonomisk förmåga samt skakrav som ställs i förfrågningsunderlaget och som framgår av förfrågningsunderlaget. 2. Utvärdering 12.1 Beräkningsgrunder Arbetsförmedlingen kommer att anta det anbud som uppfyller samtliga ska-krav och får högst sammanlagd poäng vid prövningen utifrån utvärderingskriterierna. Vid lika poäng vinner det anbud som har det lägsta priset. Arbetsförmedlingen kommer att tillämpa ett femgradigt betygssystem där betyg fem är högsta betyget. Betyget multipliceras med viktningen. Fler än en anbudsgivare kan få högsta betyg. Poängbedömningen av anbudens priser går till så att anbud med lägsta timpris per får betyget 5 multiplicerat med viktningen. Övriga anbud får poäng enligt följande formel: + Anbud med lägst timpris P 5vikt Anbudets pris Anbud som är mer än dubbelt så dyrt som anbud med lägsta pris kan komma att förkastas. Vid lika poäng vinner det anbud som har det lägsta priset. Ett anbud kan alltså få maximalt 500 poäng. 12.2 Utvärderingskriterier Kompetens (40 procent) Se punkt 8.3 Organisation/upplägg av uppdraget (40 procent)
13(19) - Hur leverantören organiserar, lägger upp och genomför uppdraget och säkerställer kvaliten i uppdragets genomförande. Se hela kaptitel 8. Pris (20 procent) - Timpris Det anbud som uppfyller ovanstående punkter och bedöms utifrån utvärderingskriterierna vara det mest ekonomiska anbudet kommer Arbetsförmedlingen att teckna avtal med. 13 Kontaktperson Arbetsförmedlingen Ansvarig upphandlare är Ulf Sjölén som svarar på frågor kring förfrågningsunderlag och avtal. E-post: ulf.sjolen@arbetsformedlingen.se Upphandlingssektionen Besöksadress: Hälsingegatan 38 Postadress: 113 99 Stockholm 14 Kontaktperson Anbudsgivare Anbudsgivaren ombeds att i anbudet ange kontaktperson som kan nås per telefon och e-post under den tid som upphandlingen pågår. 15 Bilagor 1. Underleverantörsintyg 2. Avtal (mall) 3. Företagsuppgifter
14(19) Bilaga 1. Underleverantörsintyg Anbudsgivare:.. Organisationsnummer:... Underleverantör:. Organisationsnummer:.. Adress:. Kontaktperson:. Telefon: E-post:. Undertecknad firmatecknare godkänner att stå till förfogande som underleverantör till ovanstående anbudsgivare i samband med anbudsgivning vid upphandling av tjänster avseende personalstöd vid Arbetsförmedlingen.I händelse av att ovanstående anbudsgivare antas som leverantör accepterar undertecknad att som underleverantör, utföra uppdraget enligt uppställda krav och villkor i Avtalet och Arbetsförmedlingens förfrågningsunderlag. Undertecknad accepterar även att leverantören löpande under avtalsperioden kan inhämta uppgifter, för vidarebefordran till Arbetsförmedlingen, som styrker att ställda krav och villkor uppfylls. Ort Datum.. Underskrift av behörig firmatecknare (Underleverantör).. Namnförtydligande
15(19) Bilaga 2 Avtalsmall AVTAL 1 Avtalsparter Mellan Arbetsförmedlingen, organisationsnummer 202100-2114, och xxxx (leverantören), organisationsnummer xxxxxx-xxxx, har följande avtal har slutits angående köp av Översyn av Arbetsförmedlingens Ekonomistyrningsmodell. 2 Leverantörens åtagande Leverantören åtar sig att leverera avtalade tjänster i enlighet med villkoren i avtalet, kraven uppställda i förfrågningsunderlaget med tillhörande bilagor samt enligt Leverantörens anbud 3 Omfattning Se specifikationen i förfrågningsunderlaget 4 Detta avtal består av följande handlingar 1. Tillägg till avtal 2. Avtal 3. Förfrågningsunderlag 4. Anbud Om det i handlingarna förekommer mot varandra stridande uppgifter gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat, inbördes i ovan angiven ordning. Villkoren i detta avtal gäller före de allmänna standardvillkor eller andra bifogade villkor/uppgifter som leverantören använder. 5 Avrop Avrop mot detta avtal görs av Ekomiavdelningen på Arbetsförmedlingen. 6 Avtalsperiod Avtalet avser prel., 2010-09-01 2011-03-11 med möjlighet för Arbetsförmedlingen att förlänga avtalet med ytterligare ett år. Vid en eventuell förlängning avser Arbetsförmedlingen avropa konsulttimmar vid behov. Arbetsförmedlingen meddelar senast två månader före utgången av avtalsperioden om avtalet kommer att förlängas. 7 Priser Priserna framgår av bilaga xx. Priserna är fasta för avtalsperioden, Lagstadgad mervärdesskatt tillkommer på angivna priser.
16(19) 8 Reseersättning Eventuella kostnader för resor i samband med tjänstens genomförande bekostas av Leverantören och ersättning för detta ingår i timarvodet. 9 Betalningsvillkor Köpta tjänster faktureras månadsvis i efterskott. Varje faktura ska åtföljas av en kostnadsräkning där det ska framgå uppdrag, vidtagen åtgärd, tidsåtgång i timmar, samt namn på konsult/er som utfört tjänsten. Betalning erläggs senast 30 dagar efter mottagen faktura. Fakturerings- eller andra avgifter får inte debiteras. Vid betalning efter förfallodag får dröjsmålsränta enligt räntelagen debiteras samt lagstadgade påminnelse- och kravavgifter. Utlägg som ska ersättas av Arbetsförmedlingen ska styrkas med kvitton. Arbetsförmedlingen vill i första hand att all fakturahantering under avtalsperioden sker med hjälp av (svefaktura) för att underlätta för Arbetsförmedlingens hantering av fakturor. I andra hand med annan form av av elektronisk faktura För mer information om svefaktura: http://www.svefaktura.se/ I sista hand sänds pappersfaktura till: Arbetsförmedlingen Skanningscentralen 681 85 KRISTINEHAMN Samtliga fakturor ska märkas med: 40041 om inget annan övrenskommes med Arbetsförmedlingen. 10 Kompetens Leverantören förbinder sig att genomföra uppdragen med den personal som presenteras i anbudet. Vill leverantören byta ut någon av dem ska detta godkännas av Arbetsförmedlingen. En förutsättning är att den nye har minst likvärdig kompetens som den han/hon efterträder. Leverantören ska skriftligen redovisa personalens kompetens och erfarenhet. 11 Sekretess Leverantören får inte röja eller utanför uppdraget utnyttja sekretessbelagd uppgift. Leverantören är i förekommande fall skyldig att informera sig om innebörden av sekretesslagens bestämmelser om handlingssekretess och tystnadsplikt. 12 Upphovsrätt Arbetsförmedlingen får upphovsrätt till Leverantörens arbetsresultat. 13 Ändring av avtalsvillkor Ändringar och tillägg i detta avtal ska för att vara giltiga göras skriftligen och undertecknas av behörig företrädare för båda parter.
17(19) 14 Överlåtelse av avtal Leverantören får inte överlåta sina rättigheter och skyldigheter enligt detta avtal på annan utan Köparens godkännande. Om så sker har Arbetsförmedlingen rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan. 15 Felaktig utövning/bristande kompetens Om Arbetsförmedlingen konstaterar fel eller brist i uppdragets utförande som inte är av ringa betydelse, ska Arbetsförmedlingen inte vara betalningsskyldig för uppdraget. 16 Reklamation Brister Leverantören vid utförandet av sina åtaganden enligt avtalet ska Arbetsförmedlingen snarast skriftligen påtala detta för Leverantören (reklamation). Leverantören är då skyldig att omgående vidta rättelse. Sker inte rättelse har Arbetsförmedlingen rätt till prisavdrag med skäligt belopp. Reklamerar inte Arbetsförmedlingen inom föreskriven tid förlorar Arbetsförmedlingen rätten till skadestånd eller annan gottgörelse. Leverantören får inte lägga ut uppdrag på en person som gjort sig skyldig till brott i yrkesutövningen eller blivit föremål för disciplinåtgärd från Advokatsamfundet under de senaste tre åren från det uppdraget ska utföras. 17 Hävning av avtal Arbetsförmedlingen äger rätt att häva avtalet med omedelbar verkan om leverantören blir försatt i konkurs eller eljest kan bedömas vara på sådant obestånd att denne inte kan förväntas fullgöra sina åligganden under avtalsperioden. 18 Uppsägning av avtal Vardera parten har rätt att med omedelbar verkan säga upp avtalet om motparten i väsentlig omfattning åsidosätter sina åligganden enligt avtalet och inte inom rimlig tid, trots skriftlig erinran, vidtagit godtagbar rättelse. Uppsägning ska vara skriftlig för att vara giltig. 19 Force majeure Part är inte ansvarig för skada som beror på lagbud, myndighetsåtgärd eller föreläggande, krigshändelse, strejk, lockout, blockad eller annan händelse utanför parternas kontroll (force majeure). Parterna har därvid rätt att häva avtalet utan skyldighet att därför utge skadestånd i någon form. Förbehållet för konfliktåtgärder på arbetsmarknaden gäller, även om part vidtagit eller är föremål för sådan åtgärd eller därmed liknande omständighet.
18(19) 20 Tvist Eventuella tvister angående tillkomsten, tolkningen eller tillämpningen av avtal mellan Arbetsförmedlingen och leverantören ska avgöras i svensk domstol och enligt svensk lag. Detta avtal har upprättats i två likalydande exemplar, varav parterna fått var sitt. Stockholm den / 2010 den / 2010... Arbetsförmedlingen Leverantören
19(19) Bilaga 3 Företagsuppgifter Leverantörens namn Besöksadress Adm. adress Postnummer Ort Telefonväxel Telefax E-postadress Hemsida Person-/organisations-/registernummer Postgiro-/bankgironummer Kontaktperson Kontaktpersonens telefonnummer... E-postadress för meddelande om tilldelningsbeslut Företagets huvudsakliga verksamhet