Handbok i Drupal för publicering på Internwebben 2012-09-21 Version 2.0 Ändringar från version 1.9 Översyn av alla sidor och funktioner så de stämmer med uppgraderingar i systemet Schemalägg publicering
Innehåll Inloggning... 5 My workbench... 5 My edits... 5 All recent content... 5 Recently commented... 5 Recently uppdated... 5 My drafts... 5 Reminders... 5 Skapa en sida alla komponenter... 6 Lägg till en ny sida... 6 Titel... 6 Språk... 6 Välj Portal... 6 Bild överst på sida... 6 Ingress... 6 Brödtext... 7 Ladda upp och redigera bild i brödtexten... 7 Externa länkar, E-postlänkar och Ankare... 7 Interna länkar (inom Internwebben)... 8 Länka till dokument i brödtexten på en sida... 8 Innehållsägare (content editor)... 8 Nyckelord (tag)... 8 Grupperade sidor... 8 Ladda upp en fil/dokument (ej bild)... 9 Kontaktkort... 9 Relaterat innehåll... 9 Externa länkar (external links)... 9 Annons, Puff i högerspalten... 9 Publicera alt. utkast... 9 (Moderator) Ändringsnotering... 10 Kommentar... 10 Reminder datum för uppdatering... 10 Språkhantering... 11 Skapa engelsk sida /komponent... 11 Skapa en person - Contributor... 12 2
Lägg in en person i systemet... 12 Namn... 12 Aministrativ titel... 12 Foto... 12 E-post... 12 Arbetstelefon... 12 Mobiltelefon... 12 Extra telefonnummer... 12 Adress... 13 Länkar... 13 Språkhantering... 13 Kontaktkort... 13 Kontaktkortstitel... 13 Titel... 13 Person - contributor... 13 Koppla till portal... 13 Översätta kontaktkort... 13 Dokument behållare för dokument... 14 Dokument (-behållare)... 14 Ladda upp ditt dokument... 14 Författare... 14 Nyckelord... 14 Händelser (i kalender)... 15 Kalenderhändelse... 15 Plats... 15 Ingress... 15 Brödtext... 15 Innehållsägare... 15 Nyckelord... 15 Påminnelse... 15 Nyhet och driftinformation... 16 Rubrik/Title... 16 Nyhet... 16 Driftinformation... 16 Ingress... 16 Brödtext... 16 Innehållsägare... 16 3
Nyckelord... 16 Högerspalt... 16 Bildhantering... 17 Bildstorlekar... 17 Tidsstyra publicering... 18 Ta bort innehåll... 18 Fler funktioner, rekommendationer och tips... 19 Arbeta med sidgrupp, relaterat innehåll samt portaler... 19 Se HTML-kod för brödtext... 19 Skriv webbanpassat... 19 Återanvänd uppladdat material... 19 Ändra adress/url... 19 Utbildningsmiljö... 19 Kontakt och frågor om Internwebben... 19 Material och nyheter för dig som redaktör... 19 4
Inloggning Logga in på http://internwebben.ki.se/user med det användarnamn och lösenord du fått via e-post. Från Internwebbens startsida finns också en länk till Drupal i verktygsmenyn. My workbench My workbench är gränssnittet för redaktören som visar allt det innehåll du har att hantera. På startsidan visas: My edits pages, events, promotions, contributors, contact cards etc som du har skapat och uppdaterat listas här. Genom att klicka på någon av rubrikerna ändras ordningen. Du kan se allt innehåll genom att klicka på view all. På sidan du kommer till kan du välja att filtrera vilket innehåll du vill se. All recent content Här ser du allt innehåll på webbplatsen och kan söka på titel, typ av komponent, portal mm. Recently commented här listas kommentarer som kommit in på sidor och nyheter. Recently uppdated nyligen uppdaterade sidor Upptill på sidan finns ett antal flikar som visar: My drafts dina utkast som ännu inte är publicerade Reminders vilka sidor du behöver redigera och när Högst upp på sidan finns rullister här skapar du ditt innehåll:
Skapa en sida alla komponenter Tänk först efter vad du vill uppnå med sidan och hur den ska hänga ihop med annat material på Internwebben. Skriv klart åtminstone det mesta av texten i förväg. Förbered sidan genom att skapa kontaktpersoner, ladda upp bilder och dokument mm. Se också dessa sidor om hur du skriver för webben: http://internwebben.ki.se/sv/skriva-webben Lägg till en ny sida Gå till den svarta menyn i toppen på sidan och välj Content - Add Page. En tom sida kommer då att öppnas. Titel Skriv en titel där innehållet är informativt för sidan. Sökmotorn använder denna vid sökning. Titeln hamnar också högst i webbläsaren. Språk Språk Swedish eller English är förvalt beroende på om du är i svensk eller engelsk kontext. (Ändra inte språk här) Välj Portal Välj alltid till vilken eller vilka portaler din sida ska knytas. Detta skapar en länk till portalen överst på sidan, vilket underlättar navigering. Bild överst på sida Valfritt alternativ att lägga till en bild alt. ett bildspel överst på en sida. Täcker hela sidbredden, 620 x 340 pixlar. Bilder laddas upp genom att skapa separata Promotions. Rubrik syns i detta fall ej utåt. I fältet Description kan du lägga till bildtext som läggs nertill i bilden. Koppla INTE dessa promotions till en portal. För att skapa ett bildspel skapar man två eller flera Promotions. Bildspelet visas nerifrån och upp i promotionlistan på sidan. Ingress Här skriver du en inledning med det viktigaste av sidans innehåll. 6
Brödtext Interna länkar inom systemet (linkit) Infoga bild och redigera bild Externa länkar E-postlänkar Skapa ankare Text utan formatering Symboler Rubriker Brödtext Använd Text utan formatering för att klistra in text från ex en webbsida. Ladda upp och redigera bild i brödtexten Klicka på ikonen för bild längst till höger i verktygsfältet för brödtext. Här kan du antingen ladda upp nya bilder eller filmer, eller söka upp bilder som redan finns i systemet. Leta efter befintliga bilder gör du genom att klicka på View Library. För att redigera bilden du har lagt in, högerklicka på den och välj Image properties. Höger- och vänsterställ bilden genom Alignment Left/Right. Ange hur mycket luft du vill ha runt bilden, 5-10 pixlar är lagom. Ange storlek genom att ändra Width/Height. Hänglåset bredvid måtten ska vara stängt så att proportionerna behålls. För att ta bort filer från Library, kontakta en administratör. Ladda upp filmer genom att länka till webbadressen hos Youtube (leta alltså upp filmen på YouTube först och länka sedan). Externa länkar, E-postlänkar och Ankare Välj vilken typ av länk du vill göra: URL, E-mail eller Anchor. För e-postlänkar kan du också fylla i Message subject och Message Body. Då dyker det upp när en användare klickar på länken i webbläsaren och ett nytt mejl öpnnas i mejlprogrammet. Kan vara bra om du vill fördefiniera något, särskilt för funktionsadresser (t.ex. för Message subject: Anmälan till utbildning ). Ankare används bara för att länka inom en sida som är väldigt lång. Ankare måste först skapas (se brödtext) för att kunna länkas till. Därefter kan man t.ex. länka från en punktlista i toppen till ankaret längre ner på sidan.
Interna länkar (inom Internwebben) Om du behöver länka till en annan sida på Internwebben i brödtexten, använd då funktionen Linkit. Börja skriv rubriken på den sida du vill länka till, vänta några sekunder och välj rätt sida i listan som kommer upp. Systemet gör sedan om din länkning till en unik URL som följer med oavsett om sidor flyttas eller byter namn. Du slipper alltså riskera brutna länkar. Länka till dokument i brödtexten på en sida Dokument/filer lägger du vanligtvis i högerspalten på sidan, men är det t.ex. en lång lista med dokument passar dessa bättre att länka direkt i brödtexten. Om dokumentet inte finns i systemet, börja med att ladda upp dokumentet separat (create document). Använd därefter funktionen Linkit som ovan och välj dokumentet du önskar länka till genom att skriva in namn på dokumentbehållaren och välj i listan. Klicka på Insert Link. Innehållsägare (content editor) När högra delen på en ruta har en ring går det att söka i rutan. Skriv första bokstäverna i namnet alt. klicka Search. Finns inte personen i systemet - skapa en ny person = create contributior. En content editor bör vara den person som kan svara på frågor om innehållet, kommer med uppdateringer etc. Nyckelord (tag) Nyckelord är ett sätt att filtrera sökningar till ett område. Skriv in begynnelsebokstäverna för ditt/dina önskade nyckelord (tag). En lista dyker upp med förvalda nyckelord. Välj nyckelord. Önskar du flera, sätt ett,(komma) mellan orden. För att lägga till valbara nyckelord i listan, kontakta en administratör. Nyckelord används inte i komponenten Promotion. Funktionen fungerar inte i sökmotorn ännu. Vii anger ändå nyckelord så att filtrering fungerar när det införs. Grupperade sidor En grupp sidor som har nära anknytning till varandra. De sidor som knyts till gruppen blir en gemensam länkmeny i högerspalten på sidorna, högst upp med rubriken Se även: Skriv begynnelsebokstaven för den grupp du letar efter. Om den inte finns skapa en ny grupp genom att välja Create Page Group. Skriv en tydlig och unik rubrik (Title) så att gruppen lätt går att hitta och förstå innehållsmässigt för återanvändning. Rubriken syns bara för redaktörerna. Om du har sidor på båda språken måste du också skapa två page groups. Skriv då ex. _en i slutet på namnet så du hittar den när du ska koppla en artikel till gruppen. 8
Ladda upp en fil/dokument (ej bild) Varje dokument som laddas upp hamnar i en slags behållare. Den namnges (Title) med ett tydligt och unikt namn, ex. Ansökan om konto i Drupal. Detta namn syns för besökaren. Om dokumentet byts till en nyare version, använd samma behållare men byt ut dokumentet i denna, så bryts inga länkar. Koppla INTE till Portal om dokumentet inte ska synas direkt där. Kontaktkort Om man tidigare skapat ett kontaktkort kan detta återanvändas genom att söka eller skriva in delar av namnet. Finns inget tidigare väljer man Create Contact. (se separat info om Kontaktkort). Koppla INTE till Portal om den inte ska synas direkt där. Relaterat innehåll Lägg till andra sidor på internwebben som handlar om angränsade ämnen och som kan vara bra att nå från denna sida. Skriv början på sidnamnet så börjar sökningen. Länk hamnar i en box i högermarginalen på sidan. Externa länkar (external links) Skriv in namn (Title) på din länk och dess adress (URL). Används för att länka till information utanför Internwebben, även ki.se. Länkar hamnar i separat box i högermarginalen på sidan. Annons, Puff i högerspalten Funktionen heter Promotion och är en liten annons där man kan lägga in en bild, lite text samt en länk. Det går även att göra flera länkar eller använda puffen som faktaruta om man använder brödtextfältet för detta. Lämplig storlek på bilden är 300x100, alt 300x150 pixlar Bra att veta: Sökmotorn tar inte med promotions när sökningar görs på webbplatsen. Publicera alt. utkast Här väljer man om sidan ska publiceras eller om man vill jobba med utkast tills den är färdig. 9
(Moderator) Ändringsnotering Har kan du skriva en kort förklaring av de ändringar du gjort på sidan. Hjälper andra redaktörer att förstå varför du ändrat något i texten. Texten syns bara för redaktörerna. Kommentar Används när man vill att webbesökaren skall kunna kommentera sidan. När någon gjort ett inlägg måste du godkänna dem för publicering och eventuellt ta bort olämpliga inlägg. Denna komponent kräver alltså att du är närvarande och svarar på frågor och kommentarer. Inkomna kommentarer syns direkt under My Workbench Unapproved comments (samtliga på webbplatsen). Comments setting Reminder datum för uppdatering Du kan sätta ett datum för när du nästa gång ska titta på sidan och redigera den. Systemet sätter automatiskt 200 dagar fram i tiden, men du kan ändra det till valfritt datum. Reminders dyker upp på din Workbench, under fliken Reminders. 10
Språkhantering FÖRKLARING UTSEENDE Skapa engelsk sida /komponent Gå till den svenska sida (eller annan komponent) du vill översätta. Klicka på sidan för att visa den. Överst finns fyra flikar. Klicka på Translate. Du får då upp ett fönster med information om språk på sidan. På den engelska står Not translated. Klicka Add translation. Du får nu upp en kopia av den svenska sidan och måste nu ändra i ALLA fält och komponenter, även pagegroup, som du använt för den svenska. Samtidigt ser du vad du skrivit på svenska för att kunna göra en översättning. Vill du översätta en engelsk sida till svenska, eller en annan komponent som kontaktkort etc fungerar det på samma sätt som ovan. OBS: Så gör du om språk och länkar inte stämmer Problem kan uppstå när du växlar mellan att skapa svenska och engelska sidor. Var alltid noga med att kolla att du har rätt språk i URL:en (sv för svenska och en för engelska) när du skapar sidor. Du kan antingen manuellt byta i URL:en eller klicka på språkbytarlänken (flaggan) på en sida. Om du bara ser svenska portaler och nyckelord när du ska göra en engelsk sida (eller tvärtom) har språkbytet inte skett på rätt sätt. Börja då om från början enligt ovan. 11
Skapa en person - Contributor FÖRKLARING UTSEENDE Lägg in en person i systemet Här lägger man in information om en person för att sedan kunna använda denna information för kontaktkort, innehållsansvarig etc. Namn, e-post och telefonnummer är de poster som rekommenderas. Ibland kan även adress, länkar mm vara lämpliga att använda. Namn Börja med personens namn (Title) Aministrativ titel Används om du har t.ex. två olika contributors med samma namn. Denna beskrivande titel kan användas för att enklare hitta rätt för redaktörerna. Syns ej utåt. Comment: Används ej. Foto Ladda upp en bild på personen. Glöm inte att fråga personen om du får lägga ut en bild Ett bra mått är 61x81 pixlar E-post Personens e-postadress User: Används ej. Arbetstelefon Exempel 08-524 836 11 Mobiltelefon Exempel 070-602 28 15 Extra telefonnummer Möjlighet att lägga till fler telefonnummer. 12
Contributor, forts. Adress Skrivs in direkt i textfältet. Länkar Till webbsidor, exempelvis en avdelnings organisationssida. Språkhantering Används på samma sätt som övriga komponenter, se detta avsnitt. Kontaktkort FÖRKLARING UTSEENDE Ett eller flera kontaktkort skapas för att man tydligt ska se vem man kan kontakta om ett visst ämne. Kontaktkorten hamnar till höger på en sida, nyhet, event eller portal. De kan återanvändas på flera platser i systemet. Kontaktkortstitel Skriv personens namn och ev funktion, t.ex. Olle Olsson som forskare. Kan användas om en person har flera funktioner/roller och bör då kompletteras med funktion. Det kan också finnas flera personer med samma namn. Denna text syns inte utåt. Titel Skriv in personens roll/titel, till exempel Webbredaktör. Person - contributor Klicka Search eller skriv in början på ordet. Om personen redan finns i systemet kommer den upp. I annat fall välj Create Contributor. Koppla till portal Används endast i enstaka fall om ett kontaktkort skall synas direkt på en portalsida. Översätta kontaktkort Precis som du kan översätta en sida, kan du också översätta ett kontaktkort. Gå till det svenska kontaktkortet och klicka på Edit draft, sedan fliken Translate. På nästa sida, välj Add translation. Fyll i engelsk titel och koppla till engelsk version av Contributor. När du senare vill visa kontaktkortet på en sida, kommer sidan bara kunna hämta kontaktkort på det språk du använder för sidan. 13
Dokument behållare för dokument FÖRKLARING FUNKTION Dokument (-behållare) Namn på behållare När man vill lägga till ett dokument på en sida så skapar man först en behållare som man namnger och där lägger man sin fil. Title är därför namnet på behållaren och blir namnet på länken utåt. Man kan återanvända dokumentet/behållaren på en annan plats i systemet. För att då kunna hitta dokumentet måste man skriva en väldigt tydlig Title, alltså inte bara ex. Riktlinjer utan Riktlinjer för representation vid KI. Ladda upp ditt dokument Dokumentnamnet bör ej innehålla å,ä eller ö, mellanslag eller specialtecken. Uppdatera dokument Om dokumentet behöver uppdateras/bytas ut lägger man istället in det nya dokumentet men har kvar behållaren. På så vis uppdateras alla sidor som länkar till dokumentet automatiskt med rätt information. Författare Om du vet vem som författat dokumentet skriver du den personen eller avdelningen/enheten. Nyckelord Skriv in begynnelsebokstäverna för ditt önskade nyckelord. En lista dyker upp med förvalda nyckelord. Välj nyckelord. Önskar du flera, sätt ett,(komma) mellan orden. Koppla INTE till portal om inte dokumentet ska ligga på portalens förstasida. 14
Händelser (i kalender) FÖRKLARING FUNKTION Alla redaktörer kan skapa händelser som visas på portalen som den kopplas till. Det kan vara viktiga datum, utbildningar, möten osv. Vill du att eventet ska synas på startsidan, gör iordning eventet, koppla till övriga portaler och tipsa därefter nyheter@ki.se. Kalenderhändelse Börja med att skriva in rubrik och koppla till portal(-er). Fortsätt sedan med datum: Om du vill visa en händelse med bestämd start- och sluttid, klickar du i rutan Show end date och fyller sedan datum och klockslag. Är händelsen utan speciellt klockslag, kryssa i rutan All day. Om du vill lägga till en händelse som går över flera dagar, klickar du i rutorna All day och Show end date. Plats Ange lokal för händelsen (obligatorisk information) Ingress Kort inledande text om vad som händer denna dag. Texten syns i händelselistan på alla portaler utom startsida. Brödtext Mer om händelsen, vilka den vänder sig till, arrangör mm. Läs gärna om hur du skriver kalenderhändelser på Internwebben: http://internwebben.ki.se/sv/kalenderhandelser Innehållsägare Sök efter personen eller skapa en ny person, Create Contributor Nyckelord Skriv in begynnelsebokstaven för ditt önskade nyckelord. En lista dyker upp med förvalda nyckelord. Välj nykelord. Önskar du flera, sätt ett,(komma) mellan orden. Påminnelse Skriv in ett påminnelsedatum om/när det är dags att ta bort händelsen eller ändra i den. Du kommer då få ett meddelande i din Arbetsyta (workbench) när tiden har gått ut. När tiden för eventet har varit försvinner händelsen från portalens lista, men är fortfarande sökbar. Automation 15
Nyhet och driftinformation FÖRKLARING FUNKTION Alla redaktörer har möjlighet att skapa nyheter, som listas på den portal som nyheten är kopplad till. Vill du att nyheten ska visas på startsidan, skapa din nyhet och e-posta därefter ditt tips till nyheter@ki.se. Se också tips på hur du skriver en nyhet: http://internwebben.ki.se/sv/sa-skriver-du-en-nyhet Rubrik/Title Skriv en rubrik som berättar vad nyheten handlar om. Rubriken blir även länk till nyheten på vald portal. Nyhet Välj Standard news item. Nyheten hamnar i nyhetslista på vald portal. Driftinformation Välj Operating Info. Info hamnar i driftinfo-rutan på startsidan, samt i nyhetslista på vald portal. Ingress Kort inledande text med den viktigaste informationen från nyheten. Ingress och Rubrik syns i nyhetslistan på vald portal. Brödtext Här fortsätter nyheten. Innehållsägare Sök efter personen eller skapa en ny person, Create Contributor Nyckelord Välj nykelord från listan som dyker upp när du börjar skriva önskat ord. Vill du ha flera, sätt kommatecken mellan orden. Högerspalt Öppna alternativ för högerspalten på nyheten genom att klicka på Sidebar. Du kan därefter lägga till länkar och dokument. Länka gärna till andra nyheter/sidor om samma ämne under Related content, för att underlätta för läsaren. Länka även till externa sidor, tex ki.se för mer information. Läs även avsnittet skapa sida, för information om alla komponenter i nyhet och driftinformation. 16
Bildhantering FÖRKLARING FUNKTION Läs om hur du arbetar med bilder på webben, rättigheter, gratisbilder mm: http://internwebben.ki.se/sv/bilder-befolka-webben KI:s grafiska regler som gäller bilder: http://internwebben.ki.se/sv/bilder Bildstorlekar Skalas i systemet och beskärs mot mitten. Om bilden är för liten kan du inte använda den för att göra den större. En för stor bild skalas om men inte alltid som man tänkt. Nedan finns de bildmått som passar in för olika komponenter och använder man de måtten så fungerar det utan skalning. Bilder generellt 61x81 pixlar Kontaktkort/contributor 300 x 150 pixlar, 300 x 100 pixlar Puff /Annons, full bredd 620x344 211x146 620x250 Överst på en sida bildspel Promotion på portal, mittenspalt (redaktör kan skapa, administratör kopplar till portal) Startsida slideshow (endast administratörer) 17
Tidsstyra publicering FÖRKLARING FUNKTION Det går att bestämma vilken tid en ny version av en artikel, event eller sida ska publiceras. Det går också att skapa ett utkast som ska publiceras en viss tid. En nackdel är att du inte kan se exakt hur slutresultatet blir då det är ett draft som sparas. Gör en ny/ändrad version och spara som Draft. Gå till fliken Moderation, där du ser versionerna av sidan: I överkant till höger finns knappen Schedule som du klickar på. Gå vidare till Add Scheduled Revision och fyll i vilken version du vill publicera och vilket klockslag. Klockslag kan anges med 15 minuters intervall. Klicka på Schedule när du är klar. Vill du ändra/ta bort schemaläggningen finns den på samma plats som du skapade den.. Ta bort innehåll För att ta bort en publicerad page, event, promotion, contributor, contact card, news article eller document : Öppna komponenten i redigeringsläge och klicka på Delete längst ner på sidan. Som redaktör kan du bara ta bort komponenter som du själv har skapat. Administratörer kan ta bort allt innehåll. Nyheter tar vi som regel inte bort, utan de är sökbara även i efterhand. Undantag är driftinformation där inaktuell info tas bort. Ta bort uppladdade filer och bilder: Kontakta administratörerna så kan vi hjälpa till med det. 18
Fler funktioner, rekommendationer och tips Arbeta med sidgrupp, relaterat innehåll samt portaler Sidgrupp - används för att länka ihop sidor inom ett begränsat ämnesområde. Sammankoppla inte sidor som kan upplevas som relaterade, men som inte handlar om ett renodlat ämne. Exempel: Sidor som handlar om enheter inom en avdelning ska inte läggas i samma grupp som sidor som beskriver området enheten jobbar med. En sida kan endast tillhöra en sidgrupp. Alla sidor behöver inte ingå i en grupp. Relaterat innehåll används när det finns ämnen som angränsar till innehållet på den aktuella sidan, men som inte är så nära knutet till innehållet att det kan kopplas ihop i sidgruppen. Relationen sidgrupp-relaterat-portal kan också förklaras så här: Sidgruppen är närmaste familjen, relaterat innehåll är kusinerna och portalen är hela släkten. Se HTML-kod för brödtext Gå in på New Draft, välj Disable Rich Text som finns till vänster under brödtextfältet. Klicka då visas html-koden i brödtextfältet. Klicka på Enable Rich Text för att gå tillbaka till normalläge. Skriv webbanpassat Förutom kursen i webbkommunikation som är obligatorisk för alla redaktörer, finns många tips och råd om hur du blir hittad och läst på internwebben, exempelvis: Stöd för webbredaktörer: http://internwebben.ki.se/sv/stod-webbredaktorer, Sökmotoroptimera innehåll: http://internwebben.ki.se/sv/sokmotoroptimera-ditt-innehall Återanvänd uppladdat material Bilder och dokument som laddas upp i systemet sparas. Det är därför bra att titta igenom filbiblioteket innan du laddar upp t.ex. regler eller ett foto kanske finns den redan på plats. På så sätt slipper vi många dubbletter. Ändra adress/url Längst ner vid redigering av en sida finns URL path settings. Administratörer har möjlighet att manuellt ändra adressen till sidan. Används sparsamt. Utbildningsmiljö Om du behöver testa någonting. Gå in med samma inloggningsnamn och lösenord som i den skarpa miljön. Adress: https://intrautbildning.user.ki.se/user Får du en certifikatsvarning, ange att du vill fortsätta till webbplatsen. Kontakt och frågor om Internwebben Välkommen att höra av dig till webbteamet@ki.se Material och nyheter för dig som redaktör Manualen, lista på taggar och aktuell info om nyheter, svar på frågor etc. finns på ämnesområde Webbpublicering, Internwebben: http://internwebben.ki.se/sv/drupal 19