1(7) Anbudsförfrågan avseende Friskvårdstjänster till FM Ledr TKSE Stockholm Försvarets materielverk, genom Marknad och Inköp (M&I), inbjuder er att inkomma med anbud enligt nedan. Bifogat förfrågningsunderlag innehåller samtliga förutsättningar och krav som gäller för anbudsgivningen. Förfrågningsunderlaget är uppdelat i följande delar. 1. Anbudsförfrågan 2. Administrativa villkor 3. Leverantörsprövning 4. Anbudsprövning Samt bilagor: Bilaga 1 - Avtalsutkast Bilaga 2 Anbudssvar inklusive Kravspecifikation Bilaga 3 Försvarets Materielverks allmänna leveransvillkor för Tjänster (FMV ALK) Bilaga 4 - Karta Med vänlig hälsning Hanna Vehkalahti Strategisk inköpare
2(7) 1 ANBUDSFÖRFRÅGAN... 3 1.1 PRESENTATION AV FÖRSVARETS MATERIELVERK... 3 1.3 BAKGRUND TILL UPPHANDLINGEN... 3 1.4 UPPHANDLINGENS OMFATTNING... 3 1.5 UPPHANDLANDE MYNDIGHET, UPPDRAGSGIVARE SAMT AVROPANDE PART... 4 2 ADMINISTRATIVA VILLKOR... 4 2.1 UPPHANDLINGSFORM... 4 2.2 ANBUDETS FORM OCH INNEHÅLL... 4 2.2.1 Partiellt/helt anbud... 4 2.2.2 Alternativa utföranden... 4 2.2.3 Sista anbudsdag... 4 2.2.4 Anbudets giltighetstid... 4 2.2.5 Språk... 4 2.3 AVGIVANDE AV ANBUD... 4 2.3.1 Anbudsinlämning... 4 2.3.2 Avtalstid... 4 2.3.3 Option... 5 2.3.4 Avtalet påbörjas... 5 2.4 AVTALSVILLKOR... 5 2.5 FRÅGOR, SVAR OCH FÖRTYDLIGANDEN... 5 3 LEVERANTÖRSPRÖVNING... 5 3.1 LEVERANTÖRSPRÖVNING... 5 3.2 LEVERANTÖRSKRAV... 5 4 ANBUDSPRÖVNING... 6 4.1 ANBUDSPRÖVNING... 6 4.2 UTVÄRDERINGSKRITERIER... 7 4.3 KRAVSPECIFIKATION... 7 4.4 PRIS... 7 4.5 MEDDELANDE OM TILLDELNINGSBESLUT... 7 4.6 SEKRETESS... 7
3(7) 1 Anbudsförfrågan 1.1 Presentation av Försvarets materielverk Försvarets materielverk (FMV):s uppdrag är att anskaffa materiel och tjänster till Försvarsmakten och andra myndigheter inom säkerhetssektorn. Med vår kompetens inom teknik, ekonomi och juridik är vi med och skapar försvarsförmåga och stärker det civila samhället. Ibland företräder vi staten i komplexa internationella affärer. I de cirka 1100 projekt som vi har igång är målet att erbjuda en kostnadseffektiv och säker materielförsörjning. Som statlig myndighet följer FMV lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) och lag (2011:1029) om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet (LUFS) vid alla former av köp, leasing, hyra eller hyrköp av varor, tjänster och byggentreprenader. Mer information om FMV finns på www.fmv.se 1.2 Presentation av Försvarsmakten (FM) Försvarsmakten är en av Sveriges största myndigheter med fler än 50 000 anställda och frivillig avtalspersonal. Försvarsmakten är ständigt beredd att hävda Sveriges territorium, genomföra internationella insatser, samt att stödja samhället vid större kriser. Ytterst är Försvarsmaktens uppgift att värna demokrati och mänskliga rättigheter. Hos oss kan du göra skillnad. Försvarsmakten eftersträvar mångfald eftersom det berikar vår verksamhet. Mer information om Försvarsmakten finns på www.forsvarsmakten.se. 1.3 Bakgrund till upphandlingen Försvarsmakten är i behov av att ha personal med erforderlig fysisk prestationsförmåga. I de uppgifter som Försvarsmakten löser idag blir alla uppgifter mer eller mindre fysiskt och psykiskt krävande beroende på funktion och verksamhet. För detta krävs regelbunden friskvård som ger de anställda bättre möjlighet att möta de krav, såväl fysiskt, psykiskt, socialt och kompetensmässigt som ställs i deras yrkesroll här hemma likaväl utomlands. 1.4 Upphandlingens omfattning FM Fysiska Standard består av en grundnivå och ett antal tilläggskrav för vissa befattningar. Det centrala i FM Fysiska Standard är regelbunden fysisk träning 2-3 gånger per vecka inriktad på kondition, styrka och rörlighet. Varje försvarsmaktsanställd disponerar för denna verksamhet 3 timmar av veckoarbetstiden, baserat på 40 timmars arbetsvecka. Därutöver får den anställde använda ledig tid till att bibehålla denna nivå. Då utbudet av träningslokaler är begränsat inom myndigheten, vill Försvarsmakten erbjuda sina anställda gruppträning samt möjligheter till kondition- och styrketräning utanför området. Försvarsmakten har egna instruktörer och vill i vissa fall ha möjligheter att hyra lokaler för att hålla egna instruktörsledda pass samt även möjlighet att hyra in instruktörer för pass. Inom området kommer det vara ca 55 personer som nyttjar avtalet. Behovet för lokalbokning uppskattas att vara ca 50 gånger per år. Möjlighet för att boka egen lokal med instruktör för ett
4(7) eget pass kommer att nyttjas några gånger per år. På ett eget pass uppskattas att ca 10 personer kommer att delta per tillfälle. Uppgifterna om denna upphandlings omfattning skall ses som en vägledning och inte någon garanti för avropade volymer. 1.5 Upphandlande myndighet, uppdragsgivare samt avropande part Upphandlande myndighet är Försvarets materielverk, organisationsnummer 202100-0340. Uppdragsgivare är Försvarsmakten FM Ledr TKSE. 2 Administrativa villkor 2.1 Upphandlingsform Förhandlat förfarande utan annonsering enligt lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Det är därför av yttersta vikt att samtliga efterfrågade uppgifter enligt detta förfrågningsunderlag finns i inlämnat anbud. 2.2 Anbudets form och innehåll 2.2.1 Partiellt/helt anbud Anbud får ej vara partiellt. 2.2.2 Alternativa utföranden Anbud får ej vara i alternativt utförande. 2.2.3 Sista anbudsdag Anbud skall vara inlämnat senast 2016-03-23. Anbud som inte inkommer i tid får ej prövas. 2.2.4 Anbudets giltighetstid Anbudet skall vara bindande sex (6) månader efter sista anbudsdag. 2.2.5 Språk Anbudet skall vara skrivet på svenska. 2.3 Avgivande av anbud 2.3.1 Anbudsinlämning Anbud skall lämnas i elektronisk form. Elektronisk anbudsinlämning skall göras via www.eavrop.com. Anbudsgivaren måste i samband med anbudsinlämningen öppna ett konto hos E-avrop. Detta görs kostnadsfritt. Vid personlig support angående E-avrop, kontakta support@e-avrop.com. 2.3.2 Avtalstid Detta avtal gäller från och med avtalet undertecknas. Avtalet gäller ett (1) år. Vid avtalsperiodens utgång upphör avtalet att gälla utan föregående uppsägning.
5(7) 2.3.3 Option FMV äger rätt, men är inte skyldigt, att förlänga avtalet på oförändrade villkor under högst fyra (4) år. Avser FMV att förlänga avtalet skall FMV skriftligen meddela detta, annars upphör avtalet att gälla. 2.3.4 Avtalet påbörjas Nyttjandet av avtalet påbörjas efter avtalstecknade. 2.4 Avtalsvillkor Se bilaga 1 Avtalsutkast. Anbudsgivaren ska i anbudet bekräfta att denne godkänner avtalsvillkoren i Avtalsutkastet i sin helhet. Avvikelser från avtalsvillkoren i anbudet kan komma att medföra att anbudet förkastas. Avtal ses som slutet när det undertecknats av båda parter. 2.5 Frågor, svar och förtydliganden Frågor och förtydliganden av förfrågningsunderlaget ska, för att ge FMV tillräckligt med tid för att besvara dem, inkomma skriftligt senast den 2016-03-20 via E-avrop. 3 Leverantörsprövning 3.1 Leverantörsprövning En prövning av anbudsgivarens lämplighet görs utifrån nedan begärda uppgifter. Anbud kan komma att förkastas om förhållanden enligt 10 kap 1 och 2 LOU föreligger (bl. a konkurs, likvidation, tvångsförvaltning, ackord, inställda betalningar, näringsförbud, brott eller allvarligt fel i yrkesutövningen) eller om ofullständiga eller felaktiga uppgifter har lämnats. Anbudsgivaren skall ange om underleverantör avses användas för uppdraget. I de fall underleverantör avses användas så namnges dessa. Anbudsgivaren svarar för att eventuella underleverantörer uppfyller kraven enligt 10 kap 1 och 2 LOU. Endast anbud från anbudsgivare som klarat leverantörsprövningen kommer att gå vidare till anbudsprövningen. 3.2 Leverantörskrav FMV kommer att inhämta uppgifter från Skatteverket (SKV 4820) som påvisar att anbudsgivaren har fullgjort sina åliggande avseende socialförsäkring och skatt. Anbudsgivare med förfallna skatteskulder och utan F-skattbevis kan komma att uteslutas ur upphandlingen. För att kontrollera att en anbudsgivare som inte är etablerad eller registrerad i Sverige har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatter skall anbudsgivaren inkomma med intyg från behörig myndighet. Uppgifterna skall vara aktuella och inte äldre än tre månader räknat från sista anbudsdag. Följande uppgifter om anbudsgivaren skall bifogas anbudet i enlighet med bilaga 2 Anbudssvar inklusive Kravspecifikation:
6(7) i) Angivande av underleverantör som kan bli aktuella att anlita skall anges. I de fall underleverantörer avses användas så namnges dessa. Anbudsgivaren svarar för att eventuella underleverantörer uppfyller kraven enligt 10 kap 1 och 2 LOU. För det fall anbudsgivaren avser åberopa andra företags ekonomiska, tekniska och/eller yrkesmässiga kapacitet för fullgörande av avtalet skall anbudsgivaren genom att tillhandahålla ett åtagande eller på annat sätt visa att anbudsgivaren kommer att förfoga över nödvändiga resurser när avtalet skall fullgöras, se 11 kap 12 LOU. ii) Anbudsgivaren skall ha en stabil ekonomisk bas som lägst motsvarar godkänd nivå hos ett kreditupplysningsföretag. I de fall anbudsgivaren inte uppnår den föreskrivna nivån kan dock kravet anses uppfyllt om anbudsgivaren lämnar en utredning (förklaring) eller annan information (t.ex. årsredovisning) som styrker att denna har en stabil ekonomisk och finansiell ställning. Anbudsgivaren skall bifoga utdrag från ett kreditupplysningsföretag som ej är äldre än tre (3) månader, räknat från sista anbudsdag. FMV förbehåller sig rätten att kontrollera utförarens ekonomiska och finansiella ställning genom att inhämta utdrag från kreditupplysningsföretag (UC AB) och/eller årsredovisningar. iii) iv) Leverantören skall ha teknisk förmåga och kapacitet att kunna åta sig uppdraget. En beskrivning av anbudsgivarens resurser för uppdraget skall anges. Beskrivningen skall bland annat inkludera antal anställda instruktörer samt hur arbetsgivaren skall kunna leverera tjänsterna på Gärdet, Stockholm. Anbudsgivaren skall ange vad för typ av träningslokaler de har till förfogande. Anbudsgivaren skall även ange hur de avser att hantera beställningar av träningstillfälle, lokalbokning samt gruppträning och bekräftelse av dessa. Vi förväntar oss en kapacitet att det finns ett brett utbud av olika konditionsmaskiner och ett brett utbud av fria vikter. Företags- och kontaktuppgifter. 4 Anbudsprövning 4.1 Anbudsprövning I förfrågningsunderlaget anges de krav som FMV ställer på anbudsgivaren och deras tjänster. Efter det att anbudsgivare godkänts i leverantörsprövningen kontrolleras huruvida anbudet uppfyller de ställda skall-kraven. De i kravspecifikationen ställda skall kraven måste vara uppfyllda till fullo för att anbud skall kunna prövas.
7(7) 4.2 Utvärderingskriterier Tilldelningsgrunden lägst pris innebär att den upphandlande myndigheten ska anta det anbud som uppfyller samtliga krav i upphandlingen och har angivit det lägsta priset, 12 kap 1 första stycket LOU. 4.3 Kravspecifikation Se bilaga 2 Anbudssvar inklusive Kravspecifikation. 4.4 Pris Pris skall redovisas enligt kravspecifikationen, bilaga 2 Anbudssvar inklusive Kravspecifikation. Med tillägg av FMV ALK tjänster 4.2 föreskrivs att för det fall perioden för avtalets giltighet förlängs förblir priset oförändrat. 4.5 Meddelande om tilldelningsbeslut Tilldelningsbeslutet kommer att skickas ut till samtliga anbudsgivare via e-post. 4.6 Sekretess När tilldelningsbeslut har fattats är som huvudregel samtliga handlingar rörande upphandlingen offentliga. Enligt sekretesslagen kan uppgifter i anbud därefter sekretessbeläggas endast i vissa fall. Anbudsgivare som vill skydda uppgifter i anbud rekommenderas att i anbudshandlingarna: a. Begära sekretess, b. precisera vilka uppgifter i anbudet som ska sekretessbeläggas, och c. ange vilken skada anbudsgivaren skulle lida om uppgifterna röjs. FMV är ansvarig för slutlig sekretessprövning i varje enskilt upphandlingsärende. Anbudsgivaren bör dock vara medveten om att sekretess kan råda för uppgifter i anbudshandlingar och som regel inte för anbudshandlingar i sin helhet.