Granskning av intern och extern representation

www.pwc.se Revisionsrapport Anders Hägg Tilda Lindell Granskning av intern och extern representation Solna stad

Granskning av intern och extern representation Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och revisionell bedömning... 1 2. Inledning... 2 2.1. Granskningsbakgrund... 2 2.2. Revisionsfråga... 2 2.2.1. Revisionskriterier... 2 2.3. Revisionsmetod och avgränsning... 2 3. Granskningsresultat... 3 3.1. Regler och riktlinjer... 3 3.1.1. Riktlinjer för representation och uppvaktning... 3 3.1.1.1. Anvisning för representation och uppvaktning... 3 3.2. Riktlinjer för resor... 4 3.2.1.1. Anvisningar för resor... 4 3.2.2. Bedömning... 5 3.3. Efterlevnad av regler och riktlinjer... 5 3.3.1. Intern representation... 6 3.3.2. Extern representation... 6 3.3.3. Resor... 7 3.3.4. Bedömning... 8 3.4. Rutiner och kontroller... 8 3.4.1. Behörighet och kontroll... 8 3.4.2. Bedömning... 9 Solna stad

1. Sammanfattning och revisionell bedömning har på uppdrag av Solna stads förtroendevalda revisorer genomfört en granskning av intern och extern representation samt resor, kurser och konferenser. Granskningen har syftat till att besvara huruvida den interna kontrollen avseende förtroendekänsliga poster som intern och extern representation som kurser och konferenser i Solna stad är tillräcklig. Granskningen har genomförts via studier av för granskningen relevanta dokument såsom riktlinjer och anvisningar avseende representation och resor, och en registeranalys har genomförts för perioden 2013-01-01 2014-03-31 avseende kontogrupp 710xx Representation, 711xx Personalrepresentation och 705xx Resekostnader. Vår sammanfattande bedömning är att Solna stads struktur, system och rutiner för intern kontroll avseende förtroendekänsliga poster som representation, kurser och konferenser i huvudsak är tillräckliga. Det finns dock utvecklingspotential gällande tillämpningen av system och rutiner som kan stärka den interna kontrollen, som huvudsakligen rör säkerställande av räkenskapsmaterialets kvalitet. Bedömningen grundas på att riktlinjer och anvisningar avseende representation och resor är ändamålsenliga med avseende på tydlighet och aktualitet, samt att riktlinjer och anvisningar i huvudsak efterlevs på ett tillfredsställande sätt. Det finns även rutiner och kontroller för att säkerställa korrekt hantering av kostnader för resor och representation. Vi har inom ramen för denna granskning inte observerat några avvikelser från gällande riktlinjer, anvisningar eller rutiner eller felaktigheter som bedöms vara av allvarlig karaktär. För att säkerställa korrekt, tydlig och spårbar redovisning avseende kostnader för representation och resor rekommenderar vi Solna stad att: Säkerställa räkenskapsmaterialets kvalitet med avseende till exempelvis angivande av deltagare vid representation och resor. Tillse att minst datum, deltagare, syfte och program alltid redovisas i anslutning till utlägg för resor, framförallt avseende resor utanför Sverige. Solna stad 1 av 10

2. Inledning 2.1. Granskningsbakgrund Representation är ett samlingsbegrepp för kostnader relaterade till värdskap som har ett samband med kommunens verksamhet. Skillnad görs mellan extern och intern representation då extern representation avser utlägg relaterade till värdskap för upprätthållande av affärsförbindelse, medan intern representation avser interna kurser och planeringsmöten samt sammankomster för personalen. Representationskostnader hör till s.k förtroendekänsliga poster, och enligt Solna stads Riktlinjer för representation och uppvaktning gäller i allmänhet att representation ska ske med måtta och att kostnaderna ska hållas inom rimliga och försvarbara gränser. Det viktigaste kravet vid representation är enligt riktlinjerna att den har ett direkt samband med verksamheten, med avseende på såväl tidpunkt och plats som de personer som deltar. De förtroendevalda revisorerna i Solna stad har utifrån en bedömning av väsentlighet och risk beslutat att genomföra denna granskning. 2.2. Revisionsfråga Granskningen syftar till att besvara följande revisionsfråga; Är den interna kontrollen avseende förtroendekänsliga poster som intern och extern representation som kurser och konferenser i Solna stad tillräcklig? 2.2.1. Revisionskriterier Följande revisionskriterier har varit vägledande för granskningen; Det finns tydliga och aktuella regler och riktlinjer för såväl extern som intern representation, med avseende till exempelvis resor och logi samt kurser och konferenser. Regler och riktlinjer för representation efterlevs på ett tillfredsställande sätt. Det finns rutiner och kontroller som säkerställer korrekt hantering av representationskostnader. Räkenskapsmaterialet uppfyller kraven för redovisning av representation, exempelvis med avseende till angivande av syfte och deltagare, beslut och attest samt korrekt momsavdrag. 2.3. Revisionsmetod och avgränsning Dokumentstudier har genomförts av tillämpliga styrdokument såsom riktlinjer och anvisningar för representation och resor. En registeranalys har genomförts avseende perioden 2013-01-01 2014-03-31 för kontogrupp 710xx Representation, 711xx Personalrepresentation och 705xx Resekostnader. Rapporten har varit föremål för sakgranskning. Solna stad 2 av 10

3. Granskningsresultat 3.1. Regler och riktlinjer De kommunövergripande riktlinjer och anvisningar som finns i Solna stad avseende representation och resor har antagits av kommunstyrelsen och förvaltas av stadsledningsförvaltningen. De kommunövergripande riktlinjerna ska säkerställa riktigt agerande och god kvalitet i stadens arbete genom att precisera hur något ska uppnås, medan anvisningar gäller ren verkställighet av riktlinjer. De riktlinjer och anvisningar som presenteras nedan gäller för anställda och förtroendevalda i staden. 3.1.1. Riktlinjer för representation och uppvaktning I Solna stads riktlinjer för representation och uppvaktning uttrycks att det viktigaste kravet vid representation är att den har ett omedelbart samband med verksamheten, vilket gäller för såväl tidpunkt och plats som för de personer som deltar. Allmänt gäller att all representation ska ske med måtta, att kostnaderna ska hållas inom rimliga och försvarbara gränser samt att försiktighet bör iakttas vid återkommande representation mot samma person eller grupp. Representationen bör som regel även vara alkoholfri, och förekommer servering av alkohol ska det alltid ske restriktivt och med måttfullhet. Dessa övergripande principer är tillämpliga vid såväl intern som extern representation. Avseende uppvaktning så uppvaktar staden formellt anställda vid lång och trogen tjänst och vid pensionsavgång. Respektive förvaltning kan besluta om gåvor till anställda, för vilka gäller att gåvornas sammanlagda värde inte får överstiga maxbelopp per person för skattepliktig gåva. För att möjliggöra korrekt redovisning av representationskostnader föreskriver riktlinjerna att representationen ska dokumenteras på nota eller faktura där följande framgår: Namn på deltagarna Funktion/yrke i staden/företaget Syftet med representationen Det är verksamhetschefen som får ta beslut om representation och ansvarar för att representationen sker under de förutsättningar och enligt de bestämmelser som anges i reglemente och anvisningar. All representation sker inom respektive verksamhets budgetram. 3.1.1.1. Anvisning för representation och uppvaktning Anvisningarna för representation och uppvaktning beslutades av stadsledningsförvaltningen 2014-04-07 och redogör mer detaljerat för vad som gäller för respektive representationsform. Anvisningarna exemplifierar vad som Solna stad 3 av 10

räknas som intern respektive extern representation samt när representation ej får förekomma, och innehåller även hänvisningar till andra tillämpliga styrdokument såsom riktlinjer och anvisningar för betalmedel. Av anvisningarna framgår att beslut om representation för såväl anställda som förtroendevalda är verkställighet och regleras inte i delegationsordningen. Attestering av representationskostnader ska ske i enlighet med stadens attestreglemente, med undantaget att den som bjudit in till representation eller själv medverkat inte får beslutsattestera. Enligt anvisningarna ska representation i enlighet med stadens anvisning för betalmedel i första hand betalas via faktura och i andra hand med stadens inköpskort som främst ska användas för tillfälliga och mindre inköp. När faktura inkommit till fakturaportalen ska attestanten lägga till nedanstående information; Datum för och syftet med representationen Lista med namn på deltagarna, funtion/yrke i staden/organisationen/företaget Om konferenskostnader förekommer ska de styrkas med en agenda där tidsangivelser som anger omfattning tydligt framgår. Konferenskostnaden ska dock inte redovisas som representation. All tillhörande dokumentation ska enligt anvisningarna alltid scannas in och biläggas fakturan digitalt i portalen. När representationen betalas med inköpskort ska stadens riktlinje för betalmedel samt anvisning för hantering av betalmedel följas. Tydliga anteckningar ska göras på underlaget när representation resulterar i kvitton eller restaurangnotor. 3.2. Riktlinjer för resor Stadens riktlinjer för resor antogs 2008-09-15 med revidering 2012-09-10 av kommunstyrelsen. De reviderade riktlinjerna antogs sedan 2012-10-15. Generellt sett avseende resor är att behovet av dem ska vara påkallat av och till nytta i tjänsten, och för att få resa krävs ett beslut eller i förekommande fall en förankring för såväl tjänstemän som förtroendevalda. För resor inom eller utanför Europa fattas beslut av nämnd respektive kommunstyrelsen eller av den som nämnden eller styrelsen delegerat beslutanderätten till. Av riktlinjerna framgår för vilka syften som resor får förekomma, exempelvis kurser, konferenser, studiebesök, utbyten och projekt. För resor inom Stockholms län fordras inget särskilt beslutsunderlag, men resans syfte ska redovisas. För resor inom Sverige krävs beslutsunderlag i form av program samt beskrivning av syfte och mål med resan. För resor utanför Sverige ska den blankett för beslutsunderlag som inkluderas i riktlinjerna fyllas i och en reserapport ska upprättas efter avslutad resa. 3.2.1.1. Anvisningar för resor Anvisning för resor antogs av stadsledningsförvaltningen 2013-06-18 och beskriver exempelvis vilka färdmedel som företrädesvis ska användas för olika typer av resor Solna stad 4 av 10

samt vilka villkor som gäller för nyttjande av resebyrå, taxi eller hyrbil samt reseförsäkring. För resor ska särskild ekonomisk redovisning lämnas som underlag till fakturor och resekostnader. Till faktura ska program eller annat underlag som styrker resans innehåll bifogas, samt uppgift om resans syfte och deltagarnas namn och funktion eller yrkesroll. Personliga utlägg i samband med resor redovisas på reseräkning. 3.2.2. Bedömning Vår bedömning är att de riktlinjer som upprättats avseende representation, uppvaktning och resor för anställda och förtroendevalda i Solna stad är ändamålsenliga med avseende på exempelvis tydlighet och aktualitet. Enligt uppgift från stadsledningsförvaltningen antogs riktlinjer för såväl representation som för resor 2012-10-15. 3.3. Efterlevnad av regler och riktlinjer En registeranalys har genomförts avseende perioden 2013-01-01 2014-03-31 för kontogrupp 711xx Personalrepresentation och 705xx Resekostnader. Det totala beloppet för samtliga konton i grupperna 711xx och 705xx uppgick för år 2013 till 5 361 172 kronor och för första kvartalet 2014 till 717 585 kronor. Motsvarande belopp för första kvartalet 2013 var 827 693 kronor, vilket innebär en minskning med cirka 13 procent. Inför 2014 infördes nya konton för personalrepresentation samt hotellkostnader. Ett urval om sammanlagt 49 poster har skett utifrån ovan angivna konton och perioder, och det totala beloppet för urvalet uppgår till 938 602 kronor. Tabellen nedan synliggör hur det granskade beloppet fördelar sig på respektive förvaltning. KS SBN KPN KFN SN BUN ON 124 112 kr 161 122 kr 73 400 kr 163 337 kr 50 140 kr 275 651 kr 90 837 kr För varje utbetalning som granskats har följande kontrollerats: Att syftet med utbetalningen framgår (schema/innehåll/syfte) Att det framgår vilka som deltagit samt deltagarnas funktion/yrke i staden. Utan deltagarlista går det exempelvis inte att klargöra huruvida attestanten själv deltagit i aktiviteten. Antal deltagare vid exempelvis representationsmåltid påverkar även vilket momsavdrag som får göras. Att utlägget bedöms vara motiverat och rimligt i förhållande till det syfte och den verksamhet som avses. Att fakturan/underlaget håller den kvalitet som kan förväntas av räkenskapsmaterial. Att korrekt momsavdrag har gjorts. Kontrollen avser i första hand att rätt momssats har använts och att hänsyn tagits till de särskilda regler för momsavdrag som finns avseende bland annat restaurangbesök. Solna stad 5 av 10

3.3.1. Intern representation Konto Kontonamn Antal Belopp Andel 71120 Personalrepresentation 6 182 622,50 62 % 71130 Förtäring 3 35 772,76 12 % nämndsammanträden 71140 Minnesgåvor och 5 75 852 26 % uppvaktning Totalt 14 294 247,30 100 % Sex verifikationer har granskats gällande konto 71120. För tre av dem bedöms korrekt momsavdrag ha skett, och i övriga tre fall har hela momsbeloppet dragits av vid två tillfällen och vid ett tillfälle redovisas inget momsavdrag. En komplett deltagarlista saknas för fyra av verifikationerna. Två av verifikationerna avseende konto 71130 rör beställning av förtäring till nämndsammanträden då avdrag har skett för hela momsbeloppet, vilket bedöms vara korrekt då beställningarnas innehåll förefaller rymmas inom ramen för enklare förtäring som inte utgör intern representation. Den tredje avser en informationsdag för omvårdnadsnämnden för vilken det inte går att bedöma vilket momsavdrag som har gjorts. I det fall då en sammankomst med varar i minst sex timmar, med mer än 14 dagars mellanrum samt då det finns ett gemensamt måltidsarrangemang, kan det finnas grund för att dra av momsen fullt ut. En förutsättning för detta är att sammankomsten är arbetsrelaterad samt att syfte och deltagare framgår tydligt. För konto 71140 minnesgåvor och uppvaktning har fem verifikationer granskats. För tre av dem som avser minnesgåva och julklappar till personal har avdrag skett för hela momsbeloppet, och gåvorna understiger det skattepliktiga värdet. En verifikation avser en tavla för vilken det inte har angetts vilken typ av gåva det gäller, och det framgår inte huruvida säljaren innehar F-skattsedel. Om ett företag saknas F-skattsedel ska köparen av varan eller tjänsten hålla inne skatt vid utbetalningen. För juridisk person gäller som regel att 30 procent av fakturerat belopp exklusive moms ska dras av och hållas inne för att sedan betalas till Skatteverket. Den sista verifikationen för konto 71140 gäller en avtackning, vars omfattning medför tveksamhet kring huruvida kostnaden faller inom ramen för intern representation eller ska hanteras som en verksamhetskostnad. 3.3.2. Extern representation Konto Kontonamn Antal Belopp Andel 71010 Värdskap 6 119 395,49 43 % 71011 Förtäring 3 140 677,29 50 % externa evenemang 71020 Uppvaktning, 2 20 084 7 % gåvor Totalt 11 280 156,8 100 % Solna stad 6 av 10

Sammanlagt har sex verifikationer som avser värdskap granskats, och i fyra fall bedöms korrekt momsavdrag ha tillämpats även om olika avdrag har tillämpats för samma form av evenemang. Dock finns en kostnad som medarrangör av en företagarturné upptagen som värdskap när det kan diskuteras om det inte snarare rör sig om en verksamhetskostnad. Detta gäller även för de två återstående verifikationerna som avser en studentlunch respektive en avtackning gentemot frivilligarbetare/volontärer. Kompletta deltagarlistor har lämnats i tre fall och syftet med representationen såväl som omfattningen av den med hänsyn till kostnader och deltagare framgår tydligt i fyra av sex fall. Tre verifikationer har granskats för konto 71011 Förtäring externa evenemang. I två fall framgår syftet med representationen och en tydlig deltagarförteckning finns, men avdrag för moms har skett i sin helhet. För den sista verifikationen är det inte tydligt angivet på underlaget vilka kostnader som avser förtäring, och moms är ej angiven. Konto 71020 avser uppvaktning och gåvor i form av extern representation. Avdrag för hela momsbeloppet har skett för de två verifikationerna och syftet med gåvorna framgår. 3.3.3. Resor Sex av de totalt 24 verifikationer som granskats avser resor utanför Sverige men inom Europa. För alla resor utanför Sverige ska enligt stadens riktlinjer för resor en särskild blankett som redogör för resans syfte, aktiviteter, mervärde, finansiering etcetera bifogas beslutsunderlaget. Två av verifikationerna gäller EU-projekt, en avser en studieresa för elever som studerar spanska och ytterligare en avser en resa med ungdomar till Oslo. Samtliga fyra verifikationer saknar dock en tydlig beskrivning av resans syfte, mål, aktiviteter/program, tidplan, mervärde etcetera som ska anges på enligt riktlinjerna anvisad blankett samt uppgifter om finansiering som redovisar stadens åtagande. Endast ett av EU-utbytena uppvisar en separat deltagarlista, men enligt verifikationen avser kostnaden flygbiljetter och den är konterad som hotell. I övrigt finns en studieresa till London för vilken syfte, deltagare och program anges, samt en båtresa till Åland för vilken samtliga underlag saknas. Konto Kontonamn Antal Belopp Andel 70510 Taxi 5 28 824,11 8 % 70520 Flyg 5 158 136,12 43 % 70530 Tåg 3 21 499,99 6 % 70540 Lokala resor 5 27 201,34 7 % 70550 Båt 2 5 720 2 % 70560 Hotellkostnad 4 122 817 34 % Totalt 24 364 198,6 100 % Konto 70510 gäller resor med taxi vilka i huvudsak sker lokalt alternativt som transport mellan flygplats/station och destination, och syfte finns angivet för samtliga fem verifikationer. Solna stad 7 av 10

Fem verifikationer avseende konto 70520 för resor med flyg har granskats. En av verifikationerna gäller ersättning för en flygbiljett, men det är inte av underlagen möjligt att utläsa vad som har föranlett ersättningen samt Solna stads åtagande i det EU-projekt som omnämns. I två av fem fall har resebyrå använts för bokning, dock är det två olika företag som har anlitats. För två resor, ett EU-utbyte och en studieresa saknas tillhörande underlag som syftesbeskrivning, deltagarlista, program, eventuell reseberättelse och ifylld blankett för resor utanför Sverige. Vidare har tre verifikationer gällande konto 70530 för resor med tåg granskats. För en av resorna uppges resenär och syfte, och för ytterligare en finns biljetter och program bifogade men ej en komplett deltagarlista. Den sista verifikationen avser en tågresa till Oslo, vilken saknar underlag i form av syftesbeskrivning, komplett deltagarlista, program, eventuell reseberättelse och ifylld blankett för resor utanför Sverige. Konto 70540 avser lokala resor, för vilket fyra av fem verifikationer har granskats i sin helhet då underlaget varit sekretessbelagt för den femte. En av verifikationerna gäller enligt uppgift resor med barn och ledare, men det är inte möjligt att av underlaget exakt avgöra vad som föranleder att 4 666 kronor av en betalkortsfaktura på totalt 11 755 kronor anses vara kostnader för lokala resor. Ytterligare en faktura avser inköp av fritidskort, men inget momsavdrag har gjorts och underlag i form av kvitton finns endast för 4 320 av 7 030 kronor. Två verifikationer avseende konto 70550 för resor med båt har granskats. För den ena resan (till Åland) saknas samtliga underlag medan uppgift om syfte och resenär finns för den andra resan (till Visby). Konto 70560 avser kostnader för hotell och logi. En av verifikationerna som har bokats på detta konto gäller dock en flygresa till Malaga för elever vid Råsundaskolan. Ytterligare tre verifikationer avser hotellkostnader vid konferenser och utbildningsdagar för vilka syfte och program har angivits, dock saknas separat deltagarlista i ett fall. 3.3.4. Bedömning Vår bedömning är att de regler och riktlinjer som har upprättats kring extern och intern representation i huvudsak efterlevs. Det förekommer dock tveksamheter kring huruvida vissa sammankomster bör anses som verksamhetskostnader istället för representation, samt i vilken utsträckning korrekt momsavdrag tillämpas då det i förekommande fall saknas tydliga anteckningar på underlagen. I ett flertal fall saknas kompletta deltagarlistor vilket gör det svårt att i efterhand kontrollera att beslutsattest inte har gjorts av någon som deltagit vid representationstillfället. Gällande resor så förekommer det att uppgifter om syfte, deltagare och program saknas, framförallt avseende resor utanför Sverige. 3.4. Rutiner och kontroller 3.4.1. Behörighet och kontroll Behörigheter för attest och kontering styrs av den attestförteckning som respektive nämnd och förvaltning har beslutat. Attestförteckningen efterlevs sedan genom Solna stad 8 av 10

systembehörigheter i ekonomisystemet Raindance, och det ska således enbart gå att kontera och attestera på de belopp, konton och verksamheter för vilka man har behörighet. För att kontering och momsavdrag ska ske på rätt sätt genomförs utbildningar med i första hand redovisningsekonomer på alla förvaltningar, och det finns även ett redovisningsnätverk med gemensam kompetensutveckling. På stadsledningsförvaltningen finns även en ekonom med ansvar för hanteringen av momsfrågor, och regelbundna stickprov och registerutdrag i enlighet med respektive nämnds plan för intern kontroll. Stickprov av behörigheter gentemot aktuell attestförteckning samt av momshantering och kontering är enligt uppgift en del av fortlöpande förvaltning för att säkerställa rätt uppgifter och korrekt hantering i ekonomisystemet, och ansvar för genomförande delas av stadens centrala redovisningsenhet och förvaltningarna. Redovisning av representation är även upptaget som ett stadsgemensamt kontrollområde inför år 2015 och därmed föremål för de obligatoriska stadsgemensamma kontrollmoment som stadsledningsförvaltningen tar fram. När beslut om att delta i såväl EU-projekt som andra internationella projekt med extern finansiering fattas ska beslut samtidigt tas om att genomföra de resor som ingår i projektplanen. Beslut om deltagande gäller således samtliga resor som ingår i projektet och det fordras därmed inga enskilda beslut inför varje resa. I riktlinjerna för resor anges hur beslut och reserapporter ska anmälas samt vilka beslutsunderlag som ska bifogas blanketten Beslutsunderlag för resor utanför Sverige. Beslut, reserapporter och övrig projekt- eller resedokumentation scannas dock inte in i Raindance, utan i ekonomisystemet redovisas datum, deltagare, syfte och program. 3.4.2. Bedömning Vår bedömning är att det finns rutiner och kontroller för att säkerställa korrekt hantering av representationskostnader, och vi ser positivt på tillämpningen av stadsgemensamma kontrollmoment som är obligatoriska för samtliga verksamheter. Solna stad 9 av 10

2014-08-27 Anders Hägg Projektledare Margareta Irenaeus Uppdragsledare Solna stad 10 av 10