Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 5.1.1-1394/2016 Sida 1 (9) 2016-04-20 SSA 2016:05 Hantering av allmänna handlingar hos Västertorpsskolan Närvarande från skolan: Sabine Kargl Barbro Engeflod Jessica Franzén arkivhandläggare/skolsekreterare rektor arkivhandläggare/adm. assistent, deltog mellan kl. 13.00-15.00 Närvarande från Stadsarkivet: Christina Moberg inspektionsförrättare Gunilla Isacson protokollförare Från Utbildningsförvaltningen deltog arkivarier Britta Wallner och Radha Hillarp Katz som ersatte arkivansvarig på Utbildningsförvaltningen på delegation. Vid inspektionen närvarade dessutom Stadsarkivets praktikant Gunilla Granath Zillén från Stockholms universitets arkivutbildning. SAMMANFATTNING Västertorpsskolan inspekterades av 2016-03-17. Hanteringen av allmänna handlingar på skolan är relativt god, men under inspektionen kunde konstateras en del brister, främst gällande informationsredovisningen och förvaringen. Skolan gör en ambitiös och målinriktad satsning med att se över sin arkiv- och informationshantering och har börjat skapa rutiner för detta. Utbildningsförvaltningen fungerar som stöd för skolorna och tar fram mallar och styrdokument som finns publicerade på stadens intranät. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs behovet av en styrd dokument- och informationshantering utifrån stadens gällande regelverk. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad.
Sida 2 (9) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Stadsarkivet förelägger Västertorpsskolan att: - Uppdatera arkivinstruktionen för hanteringen av allmänna handlingar och arkiv. - Uppdatera sina anvisningar för hur allmänna handlingar hanteras. - Verkställa gallring. - Revidera arkivbeskrivningen enligt anvisningar i riktlinjerna. - Upprätta en bevarandeförteckning från år 2014 så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras och som utgår från verksamhetens processer. - Slutförteckna tidigare arkivförteckning till och med år 2013 enligt allmänna arkivschemat. - Omedelbart ta arkivlokalen ur bruk. - Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Skolan ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Handlingar i kärnverksamheten ska prioriteras. Västertorpsskolan ska senast den 2016-09-30 inkomma med en åtgärdsrapport där skolan skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat. Rekommendationer Stadsarkivet rekommenderar Västertorpsskolan att: - Fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta om hand post samma dag som den kommer in, inklusive att upprätta och implementera fullmakter för postöppning. Detta gäller både e- post och vanlig post. - Registrera allmänna handlingar i större utsträckning, i synnerhet e-post.
Sida 3 (9) FÖRDELNING AV ANSVAR OCH ARBETE Arkivorganisationen är fastställd Arkivansvaret för de allmänna handlingarna ligger centralt på Utbildningsförvaltningen. Arkivansvaret omfattar alla arkivbildare inom förvaltningen, dvs. även alla skolor. Vid Stadsarkivets inspektioner har detta arkivansvar delegerats till förvaltningens arkivfunktion. Utbildningsförvaltningen har tagit fram en arkivinstruktion som gäller all verksamhet inom förvaltningen och där ansvarsfördelningen mellan den centrala förvaltningen och den enskilda skolan är reglerad. I arkivinstruktionen framgår vad respektive funktion inom arkivorganisationen har som uppgift. Västertorpsskolans arkivorganisation redovisas i en bilaga till arkivinstruktionen. Rektor Barbro Engeflod har verksamhetsansvar för skolans hantering av allmänna handlingar och arkivhandläggare är Sabine Kargl (skolsekreterare) och Jessica Franzén (administrativ assistent). I bilagan redovisas även personal inom elevhälsan som registrerar allmänna handlingar. Skolan upplever att arkivorganisationen är väl förankrad och fungerar bra. Arkivinstruktionen är i behov av viss revidering rörande de olika rollbeskrivningarna. Det är Utbildningsförvaltningens arkivfunktion som ansvarar för att detta åtgärdas och att arkivinstruktionen hålls uppdaterad. Bevaka arkivfrågor vid verksamhetsförändringar Skolan förväntar sig i nuläget inga verksamhetsförändringar som kan komma att påverka arkivfrågorna. Uppdatera arkivinstruktionen för hanteringen av allmänna handlingar och arkiv. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR De anställda på skolan har generellt sett goda kunskaper om hur allmänna handlingar ska hanteras. Vid oklarheter vänder man sig till någon av arkivhandläggarna. Vid behov tas frågor som rör allmänna handlingar upp vid skolans informationsträffar för personalen. Vid höstterminens uppstartsmöte beaktas dessa frågor särskilt och ingår alltid som en punkt. För att
Sida 4 (9) hålla hanteringen av allmänna handlingar levande och aktuell, gör Sabine regelbundna besök hos arbetsledarna med uppdrag att sprida denna information vidare i personalgrupperna. Utbildningsförvaltningen har tagit fram en informationsfolder och en mer omfattande skrift om offentlighetslagstiftningen som skolorna kan använda vid behov. Denna ges till nyanställda i samband med introduktionen. Utbildningsförvaltningens arkivarier anordnar gemensamma utbildningar för stadens skolor i arkiv- och informationshanteringsfrågor, t.ex. processorienterad informationsredovisning (PIR), offentlighetslagstiftning, informationsträffar för nyanställda samt besöker skolorna vid behov. De på skolan som registrerar allmänna handlingar (Sabine, Jessica samt de tre specialpedagogerna) har gått en utbildning i diarieföring under hösten 2015. Sabine och Jessica ska även gå en utbildning i arkivering under våren. Skolan är mycket nöjd med Utbildningsförvaltningen utbildningar och ser stort värde i att kompetensen höjs i dessa frågor. HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Fastställda rutiner för postöppning och diarieföring finns Västertorpsskolan har länge haft bristande rutiner för sin hantering av allmänna handlingar och har först sedan terminstarten hösten 2015 registerat handlingar i diariet. Handlingar före den tiden är ordnade, men inte registrerade. Skolan är medveten om att handlingar som omfattas av bestämmelser i offentlighets- och sekretesslagen ska registreras och har därför arbetat med att diarieföra de tidigare sekretessbelagda handlingarna i efterhand för att åtgärda detta. Registrering av handlingar i elevakter, där det förekommer sekretessbelagda uppgifter, ligger i fas för elever i årskurs sex, vilket innebär att elevers handlingar sex år tillbaka nu är registrerade. Västertorpsskolan har idag goda rutiner vad gäller postöppning och diarieföring. Inkommen post som rör skolverksamheten öppnas och stämplas av skolsekreteraren som även sorterar posten och sköter diarieföring. Registreringsplanen i diariet följer Utbildningsförvaltningens klassificeringsstruktur för skolor som togs i bruk år 2014. Skolan har en gemensam e-postlåda som bevakas av flera personer. När det gäller inkommen och utgående post som skickas via den anställdes personliga e-postlåda uppger skolan att det sannolikt förekommer att posten inte alltid når diariet.
Sida 5 (9) Originalhandlingar i personalakterna omhändertas av Utbildningsförvaltningen centralt, men i t ex rehabiliteringsärenden skickas kopior av handlingar till respektive skola för diarieföring även där. Specialpedagogerna ansvarar för och sköter diarieföringen i elevärenden. Vid skolsekreterares frånvaro finns back-up i form av att administrativ assistent öppnar, stämplar och diarieför inkommen post. Återsökande och utlämnande av allmänna handlingar utförs även av administrativ assistent, samt av rektor, vid skolsekreterarens frånvaro. Skolans personal täcker upp för varandra under sommarledigheten. Under sommaren finns även vaktmästaren behjälplig med posthanteringen. Skriftliga fullmakter finns sedan tidigare för öppnande av personadresserad post för anställda i skolledningen och administrativ personal. Dessa ska dock i dagarna uppdateras och skickas ut på nytt till samtlig personal för påskrift. Rutiner att kollegor ger varandra tillgång till den personliga e-postlådan finns, men även dessa ska uppdateras genom den utskickade fullmakten. Många i personalen väljer att själva kontrollera sin e-post vid frånvaro via sin telefon. Personalen använder även ett automatiskt frånvaromeddelande. Inkommen post som rör elevhälsan ankomststämplas på kuvertet och lämnas oöppnad till berörd person. Elevhälsans personal sköter registrering av handlingar och journalföring i systemstödet PMO. Elevhälsan tillhör en central funktion i staden som även ansvarar för back-up-rutiner. Skolsekreteraren ansvarar för avslut av ärenden och arkivläggning av bl a diarieförda ärenden. Hanteringsanvisningarna behöver uppdateras Skolan använder de hanteringsanvisningar som är utarbetade av Utbildningsförvaltningens arkivarier och som gäller för samtliga grundskolor. Hanteringsanvisningarna är uppställda utifrån skolans klassificeringsstruktur och innehåller både analog och digital information. Enligt uppgift har medarbetarna i skolledningen liten kännedom om hanteringsanvisningarna och dess funktion, men skolan arbetar för att de ska bli mer kända i organisationen. Hanteringsanvisningarna finns publicerade på intranätet. Vid ändringar uppdateras hanteringsanvisningarna av Utbildningsförvaltningens arkivarier. Anvisningarna uppdaterades senast under sommaren 2015. Då Stadsarkivet i början av 2016 fattat ett nytt gallringsbeslut för information av tillfällig eller ringa betydelse (SSA 2016:01) behöver hanteringsanvisningarna uppdateras med det hänvisning till nya beslutet.
Sida 6 (9) Uppdatera sina anvisningar för hur allmänna handlingar hanteras. Rekommendationer Fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta om hand post samma dag som den kommer in, inklusive att upprätta och implementera fullmakter för postöppning. Detta gäller både e-post och vanlig post. Registrera allmänna handlingar i större utsträckning, i synnerhet e-post. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns Stadsarkivet har utfärdat generella gallringsbeslut som gäller för alla verksamheter i staden och dessa beslut tillämpas av skolan. De generella gallringsbesluten reglerar information inom styr- och stödverksamheten samt information av tillfällig och ringa betydelse. Skolan tillämpar de myndighetsspecifika gallringsbeslut för information inom skolverksamheten, SSA 2015:02 (information inom stöd- och kärnprocesserna), SSA 2012:14 (elevdokumentation i Stockholm skolwebb) samt SSA 2013:09 (information som överförts till systemstödet PMO). Ett gallringsbeslut för informationen i IT-stödet för grundskoleuppgifter (f.n. Bosko) är under handläggning hos Stadsarkivet. Inget behov av nytt gallringsbeslut finns i dagsläget. Gallringsbeslut tillämpas till viss del Förvaltningen har inte verkställt gallring av en del handlingstyper, bl a nationella prov i vissa ämnen, på flera år. Skolan planerar att genomföra gallring efter det att arkivet har inventerats i samband med kommande förteckningsarbete. Gallring av sekretessreglerad information genomförs under kontroll. Verkställa gallring.
Sida 7 (9) BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Bevara digital information För sin digitala hantering använder Västertorpsskolan enbart centrala system där arkivansvaret antingen ligger hos Utbildningsförvaltningen eller hos Stadsledningskontoret. Skolans webbsida ska arkiveras digitalt och levereras till stadens e-arkiv. Leveransarbetet påbörjas eventuellt under 2016 enligt Stadsarkivets anslutningsplan. Utbildningsförvaltningen kommer att stötta och samordna anslutningsarbetet med skolornas webbsidor. Skolan genomför varje sommar en större rensning och sortering i den gemensamma katalogen på filservern. Skolan är mån om att undvika att det samlas massa filer i den gemensamma katalogen, då det är lätt att tappa kontrollen över dem. De handlingar som förvaras där är därför mestadels arbetsmaterial och information av tillfällig eller ringa betydelse. Bevara digitala bilder Skolan har en mindre mängd digitala bilder/fotografier som förvaras i gemensamma kataloger på nätverket, t ex bilder som används i pedagogiskt syfte. Bilderna visas upp i klassrummen och tas därefter bort. Skolan uppger att de har god kontroll på sin hantering av bilder. Arkivbeständiga produkter används Skolan använder arkivbeständiga produkter vad gäller pennor, papper, aktomslag och arkivkartonger. Samtlig maskinell utrustning (skrivare, kopiatorer etc.) kommer från Volvo IT, som uppger att de endast erbjuder staden arkivbeständiga produkter. Skolan binder inte in några handlingar. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbeskrivningen behöver revideras Västertorpsskolan har en arkivbeskrivning som gäller från 2016. Arkivbeskrivningen behöver dock revideras och kompletteras avseende en del punkter. Arkivbeskrivningen ska beskriva arkivbildningens framväxt och bör gälla från den tid skolan förvarar handlingar, vilket är från år 1973. Arkivbeskrivningen bör beskriva vilka handlingstyper som är vanliga inom skolverksamheten, t ex elevdokumentation och betyg, vilka gallringsbeslut som skolan tillämpar och har tillämpat samt de sekretessparagrafer som tillämpas för skolans handlingar. I arkivbeskrivningen bör det även framgå vilka handlingar som skolan förvarar på annan plats, t ex personalhandlingar hos Utbildningsförvaltningens centrala
Sida 8 (9) förvaltning samt vilket arkivmaterial som har levererats till Stadsarkivet. Slutligen bör stycket om arkivansvar revideras. Arkivförteckning saknas De arkivhandlingar som förvaras på skolan, dvs. från 1973 och framåt, är inte förtecknade. Skolan inväntar en arkivarie som ska ordna och förteckna skolans arkiv enligt allmänna arkivschemat avseende perioden 1973-2013. En bevarandeförteckning behöver upprättas Fr.o.m. år 2014 redovisar Västertorpsskolan sin information enligt stadens modell för processorienterad informationsredovisning (PIR). Skolan ska upprätta en bevarandeförteckning som utgår från verksamhetens processer och som gäller från år 2014 och framåt. Revidera arkivbeskrivningen enligt anvisningar i riktlinjerna. Upprätta en bevarandeförteckning från år 2014 så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras och som utgår från verksamhetens processer. Slutförteckna tidigare arkivförteckning till och med år 2013 enligt allmänna arkivschemat. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarna förvaras oskyddade Västertorpsskolan förvarar sina arkivhandlingar i en lokal som ligger i skolans källarplan. Vid lokalen finns skyltar att den utgör ett skyddsrum, vilket inte är tillåtet enligt gällande föreskrifter för arkivlokaler. Skolan uppmanas att kontrollera huruvida lokalen är skyddsrumsklassad eller inte. Oavsett skyddsrumsklassning innehåller lokalen ett flertal brister som måste åtgärdas innan lokalen kan bli aktuell som arkivlokal. Bland annat har lokalen en icke brandsäker trädörr som måste bytas ut, en golvbrunn och en vattenkran i lokalen som måste strypas till och tätas samt ett hål i taket som måste tätas. Skolan behöver därtill kontrollera att det finns brandspjäll installerat vid en väggventil. Med tanke på alla dessa brister anser inte Stadsarkivet lokalen lever upp till kraven om förvaring i Riksarkivets föreskrift 2013:04 och skolan uppmanas därför att omedelbart ta lokalen ur bruk.
Sida 9 (9) Dokumentskåp används Västertorpsskolan använder två dokumentskåp som står utplacerade på våning tre och som innehar brandklass EI 120, vilket är godkänt enligt regelverket. I skåpen förvaras i huvudsak nationella prov. Skolan använder även fem dokumentskåp i plåt som är låsbara, men som inte ger något som helst brandskydd och som därför måste bytas ut. Skåpen står utplacerade på samma våningsplan och innehåller bevarandehandlingar såsom diarieärenden, elevakter och handlingar från skolhälsovården. Kravet på förvaring i skåp utanför arkivlokal är enligt Riksarkivets föreskrifter brandklass EI 120 (två timmars brandskydd). Skolan måste se till att de dokumentskåp som används utanför arkivlokalen är av denna brandklass. Leverans av arkivhandlingar Efter att arkivförteckningen för perioden 1973-2013 är slutförd önskar Västertorpsskolan leverera arkivhandlingar till Stadsarkivet. Skolan kontaktar Stadsarkivet när detta blir aktuellt. Omedelbart ta arkivlokalen ur bruk. Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Skolan ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Handlingar i kärnverksamheten ska prioriteras. 2016-04-20 Christina Moberg Inspektionsförrättare