PROJEKTPLAN 1(11) Handläggare, titel, telefon Tina Vennerholm, projektledare 011-15 11 25 Projektplan Visualiserade planeringsförutsättningar och budget Version 1.0, Projektplanen är framtagen av projektledaren tillsammans med projektgruppen. Styrgruppen godkände projektplanen den 4 mars 2016. Innehåll: Inledning... 2 Syfte och mål... 3 Genomförande... 4 Tidplan tre faser... 4 Fas 1: Planering och produktion, januari-augusti 2016... 4 Fas 2: Genomförande av 100 visningar och workshops, september 2016-maj 2017... 6 Fas 3: Sammanställning och återkoppling, juni-oktober 2017... 6 Leverans och godkännande... 6 Organisation... 7 Projektorganisation... 7 Roller och ansvar... 7 Övriga resurser... 8 Budget... 9 Uppföljning... 9 Dokumentation... 9 Rapportering... 9 Kommunikationsplan... 9 Risker och kvalitetssäkring... 10 Styrande förutsättningar... 10 Avgränsningar... 10 Postadress Besöksadress Telefon Telefax E-post Norrköpings kommun Rådhuset 011-15 00 00 011-12 51 78 ekonomistyrning@norrkoping.se Internet 601 81 Norrköping www.norrkoping.se
PROJEKTPLAN 2(11) Inledning Bakgrund Varje år tas rapporten Framtid i Norrköping fram, som är kommunens planeringsförutsättningar och ett underlag till budgetarbetet. Den beskriver hur vi tror att Norrköping kommer att se ut om 5-10 år, vad som händer i omvärlden och hur det kommer att påverka den kommunala verksamheten. År 2016 görs rapporten för fjortonde gången och den har under åren utvecklats från en formell svartvit rapport till en digital rapport som finns att läsa på http://framtid.norrkoping.se. Med det här projektet tas ytterligare ett steg med att utveckla planeringsförutsättningarna och att skapa större delaktighet bland medarbetarna i att ta fram innehållet. Utvecklingen sker i samverkan mellan ekonomi- och styrningskontoret, personalkontoret och Visualiseringscenter C. Projektet innehåller två delar: Visualisera planeringsförutsättningarna och budget med en film och en presentation som visas i Visualiseringscenters dom. Det handlar om att beskriva viktiga frågor för Norrköpings utveckling under de närmaste tio åren, vilka effekter de kan få på intäkter och utgifter i kommunens budget och vilka konsekvenser utvecklingen kan medföra när det gäller arbetssätt och andra förhållanden i den kommunala organisationen. Presentationen görs i två varianter; en längre version för målgruppen är politiker/beslutfattare och en kortare variant för medarbetare. Bjuda in medarbetare till visning i domen och att delta i en workshop för att bidra med sina tankar om faktorer som påverkar Norrköpings framtid och vilka konsekvenser de kan få för den egna verksamheten. Uppdragsgivare Kommunstyrelsen beslutade den 2 februari att avsätta medel till att genomföra projektet. Uppdragsgivare för projektet är Claes-Göran Magnell, ekonomidirektör, ekonomi- och styrningskontoret.
PROJEKTPLAN 3(11) Syfte och mål Syfte med projektet är att: presentera planeringsförutsättningarna och simulera effekter på budget utifrån ett antal givna framtidsscenarier på ett pedagogiskt, användbart och attraktivt sätt med hjälp av visualisering och genom att använda Visualiseringscenters kompetens skapa delaktighet i och öka kunskapen om kommunens framtidsfrågor genom att bjuda in medarbetarna i hela kommunen till att vara med att ta fram underlag till planeringsförutsättningarna 2018 Målet är att: ta fram en metod för att visualisera innehållet i planeringsförutsättningarna och simulera effekter på budget utifrån ett antal givna framtidsscenarier Arrangera 100 visningar i domen och workshops där minst 7000 medarbetare i förvaltningar och bolag deltar planeringsförsättningarna får ett ännu bättre innehåll genom medarbetarnas bidrag med idéer och nya infallsvinklar om Norrköpings framtid och hur det kan komma att påverka den kommunala verksamheten hitta en modell för hur vi långsiktigt arbetar med att involvera medarbetare i centrala frågor Fånga upp medarbetarnas konkreta idéer till verksamhetsutveckling samt inspirera och stimulera till fortsatt idéutveckling och genom arbetet inom uppdraget med ständiga förbättringar och innovationer
PROJEKTPLAN 4(11) Genomförande Genomförandet sammanfattas i nedanstående bild. Projektet ska ta fram en visualisering i domen i form av en domfilm och presentation med innehåll från Framtid i Norrköping 2017 och med kopplingar till vilka effekter planeringsförutsättningarna kan ge på kommunens budget. En utökad och mer fördjupad version av presentationen tas fram för målgruppen politiker och beslutsfattare. Alla medarbetare i kommunen bjuds in till visning i domen och efterföljande workshop, som också utvecklas i projektet. Resultatet från workshoparna sammanställs och används som en del i underlaget till nästa års planeringsförutsättningar. En koppling görs även till ett pågående arbete inom ständiga förbättringar och innovationer för att fånga upp konkreta idéer till verksamhetsutveckling. Tidplan tre faser Projektet sträcker sig från januari 2016 till oktober 2017 och delas upp i tre faser: Fas 1: Planering och produktion, januari-augusti 2016 I fas 1 planeras och produceras allt som behövs för att kunna genomföra 100 visningar och workshops från början av september.
PROJEKTPLAN 5(11) Den första visningen i domen sker på kommunstyrelsens budgetdagar den 30 augusti, då den fördjupande presentationen visas. Det är också då som Framtid i Norrköping 2017 lanseras. Huvudmoment i fas 1: Domfilm och presentationer Ta fram en kort domfilm Ta fram en presentation med innehåll från planeringsförutsättningarna Framtid i Norrköping 2017. Upplägget och formen för presentationen ska kunna återanvändas. Utifrån ett antal givna framtidsscenarier visualisera effekter på kommunens budget som ingår i presentationen. Presentationen görs i en kort variant för medarbetare och en mer fördjupad version för målgruppen politiker/beslutsfattare. Plattform och metod för workshop Ta fram en digital plattform för workshops med koppling till en publik yta där resultatet från varje workshop redovisas löpande Formulera relevanta frågor och planera för att ta hand om resultatet Genomföra tester av workshopplattformen med olika grupper Ta fram en metod för workshop och formulera tydliga instruktioner Ta fram en struktur för att koppla ihop med arbetet inom uppdraget om ständiga förbättringar och innovationer (personalkontoret och ekonomi- och styrningskontorets uppdrag). Workshoparrangemang Göra en processkartläggning och ta hjälp av en referensgrupp för att planera för workshoptillfällena och för att identifiera hinder för verksamheterna att kunna delta Rekrytera och utbilda studenter Ta fram en bokningsfunktion som ska vara klar för bokning i slutet av maj Information till chefer och medarbetare Planera för visningar och workshops under chefsdagen den 8 september Visning i domen KS budgetdagar Interaktiv visning av den fördjupade presentationen under kommunstyrelsens budgetdagar den 30 augusti 2016. En tid- och aktivitetsplan för fas 1 i finns i bilagan: VFPoB tidplan FAS 1 jan-sep 2016.pdf
PROJEKTPLAN 6(11) Fas 2: Genomförande av 100 visningar och workshops, september 2016-maj 2017 I fas 2 genomförs 100 visningar och workshops med målet att engagera minst 7000 medarbetare. Under chefsdagen den 8 september sker första tillfällena med visningar och workshops på Visualiseringscenter C. Efter chefsdagen startar de 100 tillfällena för medarbetare. Huvudmoment i fas 2: Genomföra visningar och workshops under chefsdagen den 8 september Arbetsleda och stödja studenterna vid de 100 tillfällena Löpande redovisa av resultaten från workshoparna Analysera och kommunicera resultatet via intranätet Styra konkreta idéer till verksamhetsutveckling till arbetet inom ständiga förbättringar och innovationer Dokumentera workshoparna för att använda vid återkoppling En tid- och aktivitetsplan för fas 2 tas fram under fas 1. Fas 3: Sammanställning och återkoppling, juni-oktober 2017 I fas 3 ska resultaten från workshoparna sammanställas och återkopplas till medarbetare. Resultatet ska också lämnas över och blir en del av underlaget till nästa planeringsförutsättningar, Framtid i Norrköping 2018, som lanseras i september 2017. Huvudmoment i fas 3: Sammanställa det totala resultatet från workshoparna Återkoppla till alla medarbetare om det totala resultatet och hur det används Lämna över resultatet som en del i underlagen till nästa planeringsförutsättningar En tid- och aktivitetsplan för fas 3 tas fram under fas 2. Leverans och godkännande Resultatet i projektet levereras i slutet av fas 1 och fas 3 och godkänns av styrgruppen: Leverans fas 1, augusti 2016: Domfilm samt presentation i två varianter för visning i domen Metod för att visualisera effekter på budget
PROJEKTPLAN 7(11) Workshopplattform och workshopmetod i form av ett digitalt verktyg och beskrivande dokumentation av metod Leverans fas 3, oktober 2017: Resultat från workshoparna som en del av underlaget till planeringsförutsättningarna, Framtid i Norrköping 2018 Organisation Projektorganisation Uppdragsgivare: Claes-Göran Magnell, ekonomidirektör Initiativtagare: Monica Rosander, kvalitetscontroller Styrgrupp: Claes-Göran Magnell, ekonomidirektör Per-Olov Strandberg, personaldirektör Projektledare: Tina Vennerholm, ekonomi- och styrningskontoret Projektgrupp: Monica Rosander, ekonomi- och styrningskontoret Petter Skill, ekonomi- och styrningskontoret Carin Brolén, personalkontoret Medarbetare från Visualiseringscenter Referensgrupper: En grupp med chefer från olika verksamheter Roller och ansvar Styrgruppen tar beslut om övergripande inriktning för projektet och verkar för att projektet genomförs på ett effektivt sätt i enlighet med uppdragsgivarens intentioner. Godkänner uppdraget för projektet samt planer som utarbetats av projektledaren/projektgruppen Beslutar i frågor av större vikt, t ex ändring av budget, projektplanen och milstenar Värderar och diskuterar förslag av större vikt som projektgruppen utarbetar Delegerar ansvar, befogenheter och ställer krav Projektledaren ansvarar för att projektet drivs och genomförs enligt angivna, mål, budget och tidsplan. Upprätta planer enligt projektmodell
PROJEKTPLAN 8(11) Leda och samordna arbetet i projektet, informera och motivera Rapportera till styrgrupp och intressenter Leda och sammankalla till projektmöten Upprätta och ansvara för projektbudget Överlämning till intern mottagare/förvaltning Dokumentation av projektet Projektgruppen har som huvuduppgift att genomföra arbetsuppgifter enligt aktivitetsplanen. Gruppens sammansättning är beroende av de arbetsuppgifter som ska utföras och kan komma att variera utifrån vilken fas projektet befinner sig i. Projektgruppen består av medarbetare på kommunstyrelsens kontor och på Visualiseringscenter. Ett avtal upprättas med tydlig ansvarsfördelning mellan kommunstyrelsens kontor och Visualiseringscenter. För vissa delar i produktionen har deltagare huvudansvar och beslutsrätt för innehållet: Monica Rosander ansvar för innehållet i planeringsförutsättningarna Petter Skill ansvar för innehållet med simulerade effekter på budget Carin Brolén ansvar för koppling till arbetet med ständiga förbättringar och innovationer samt att genomförande av workshops fungerar väl med övriga centrala personal- och chefsaktiviteter Medarbetare på Visualiseringscenter C, ansvar regleras i separat avtal Referensgrupperna har en rådgivande funktion och består av personer som kan fungera som ett stöd för projektet och bidra med idéer och synpunkter. En grupp chefer bidrar till att genomförandet av workshoparna sker på ett sätt som gör att vi når 7000 medarbetare Övriga resurser Utöver medarbetare på ekonomi- och styrningskontoret, personalkontoret och Visualiseringscenter C som ingår i projektet (se projektorganisation) är en förutsättning för att genomföra projektet att vi anställer studenter under fas 2. De ska fungera som workshopledare och ansvara för att förbereda, genomföra och rapportera varje workshop (totalt 100 stycken). Projektet har ansökt till Lyskraft om att disponera medel för verksamhetsinitierade uppdrag för att anställa studenter som workshopledare. Lyskraft har beslutat att tillföra 37 500 kronor för 2016 och under förutsättning att Lyskraft disponerar medel under 2017, även bevilja 37 500 kronor för 2017.
PROJEKTPLAN 9(11) Budget Budgeten avser hela projektet från januari 2016 till oktober 2017. Projektet har en budget på 984 000 kronor från kommunstyrelsens ofördelade medel som används enligt följande: 575 000 kronor till Visualiseringscenter för utveckling och produktion samt drift för 100 visningar. 186 200 kronor till projektledning, fas 1 och 3 72 800 kronor till att anställa studenter som workshopledare 150 000 kronor till utveckling av digital plattform för workshoparna samt underlag och material till dompresentationen. Utöver det bidrar personalkontoret med 375 000 kronor som används: 245 000 kronor till förtäring vid workshoptillfällena 130 000 kronor till projektledning, fas 2 Genom Lyskraft tillkommer medel för att anställa studenter med 37 500 kronor under 2016 och, under förutsättning att Lyskraft har medel 2017, 37 500 kronor år 2017 Uppföljning Dokumentation Projektets löpande arbete dokumenteras i minnesanteckningar från möten samt med kommentarer och löpande uppföljning i en separat tid- och aktivitetsplan. All dokumentation samlas den gemensamma mappen: O:\Framtid-i-Norrkoping För övergripande beslut, avtal och andra dokument som ska registreras används diarienummer: KS 2015/1316 Rapportering Rapportering sker löpande till styrgruppen. Ekonomisk uppföljning sker vid varje ny fas i projektet samt vid slutleverans. Kommunikationsplan En kommunikationsplan upprättas separat
PROJEKTPLAN 10(11) Risker och kvalitetssäkring Övergripande risker och åtgärder finns listade i bilaga: VPFoB Riskanalys.pdf För att säkra kvaliteten i visningar och workshops ska studenterna löpande genomföra uppföljningar genom en enkel enkät. Vid behov gör projektet mer djupare utvärdering med medarbetare som deltagit. Befintliga nätverk med medarbetare från olika verksamheter i kommunen används som bollplank under framtagandet av innehåll i presentationen. Workshopplattformen testas, både i pappersform innan beställning av digital plattform, och i den slutliga digitala formen. För att minska sårbarheten vid eventuella tekniska problem tas en pappersvariant av workshopen fram. Styrande förutsättningar Andra projekt eller kommunikationsinsatser som kan påverka projektet är: Arbetet inom ständiga förbättringar och innovationer i projektet ingår att kopplas ihop det arbetet med det här projektet så att konkreta idéer till verksamhetsutveckling kan fångas upp Vision 2035 en ny vision för kommunen kommer att lanseras under projektperioden. Det är viktigt att kommunicera att visionen är en önskad framtid och planeringsförutsättningarna är en trolig framtid. Chefsdagen planeras parallellt av personalkontoret och projektet ingår som en del i planeringen av visningar och workshops. Kommunikationen om chefsdagen och projektet behöver samordnas. Avgränsningar I det här projektet skapas en metod för presentation och visualisering av planeringsförutsättningarna och ett antal givna framtidsscenarier med simulerade effekter på budget. En fortsatt utveckling för att mer flexibelt kunna simulera och visualisera olika budgeteffekter ryms inte i det här projektet. Metoden och den digitala plattformen för workshoparna kan återanvändas i andra sammanhang när vi vill involvera medarbetare, eller andra, bland annat i centrala utvecklingsfrågor. Innehållet behöver då justeras med till exempel nya frågeställningar. Produktionen av rapporten Framtid i Norrköping ligger inte inom det här projektet. Materialet som tas fram som underlag till presentationen ska
PROJEKTPLAN 11(11) produceras så att det även kan användas i rapporten (såsom bilder, grafik och filmer). Konkreta idéer för verksamhetsutveckling styrs till arbetet med Ständiga förbättringar och innovationer.