WebSurvey Snabbguide för webbaserade kursutvärderingar version 2013-09-12
Skapa webbaserade kursutvärderingar med Websurvey Logga in 3 Navigering 3 Använd generella kursenkäten 4 Skapa egen enkät 12 Frågetyper 13 Extern enkät 17 Dela ut enkäter 17 Skapa rapporter 18 Lägg ut rapporten på en hemsida 18 Så kan du öka svarsfrekvensen 19 Kontakt 20 2
Med hjälp av Websurvey kan du enkelt skapa webbaserade enkäter och skicka ut dem via e-post eller lägga ut på en hemsida. Resultatet sammanställs i en webbaserad rapport som du vidarebefordrar på samma sätt. Programmet erbjuder stora möjligheter att konstruera olika frågetyper och anpassa enkätens utseende. Du får använda Websurvey för att skapa enkäter inom utbildning på KI. Logga in 1. Gå in på länken http://websurvey.se och välj språk. 2. Logga in med användarid: din e-postadress och lösenord. 3. Om du har glömt ditt lösenord kan du få systemet att skicka ut det igen till din e-postadress genom att klicka på Glömt lösen?, skriva in din e-postadress och klicka på Skicka. I denna manual kommer tre delar av Websurvey att tas upp: Enkäter, Deltagarlistor och Rapporter. Enkätmallar och Deltagarlistmallar och används endast av systemadministratörer. När du har loggat in i Websurvey hamnar du (som standard) under Enkäter. Navigering För att underlätta navigeringen i systemet har en struktur skapats. När du får användarkonto i systemet läggs du samtidigt in den del av strukturen som du behöver ha tillgång till. Om du t.ex. är lärare på läkarutbildningen ser du endast denna del av strukturen. Strukturen är uppdelad i din egen katalog (som ingen annan än du har tillgång till) och de gemensamma katalogerna (Alla) där endast huvudadministratörer kan se alla enkäter i systemet. Du flyttar dig mellan de olika utrymmena genom att klicka på rubrikerna Egna, Alla och Utdelade. Om du vill skapa en egen enkät måste du stå i din Egen katalog när du börjar skapa den. För att skapa något i de gemensamma utrymmena måste du först klicka på den rubrik där du vill lägga det och sedan skapa det. Vi rekommenderar oftast inte att man gör detta. För att se vad andra har lagt i de gemensamma utrymmena klicka du först i rutan Alla och sedan på den rubrik du vill titta på. Det är bättre att använda sig av möjligheten att Dela ut enkäten till en eller flera lärare (se detta kapitel). 3
Använd den generella kursenkäten - en steg för steg guide Den webbaserade generella utvärderingsenkäten har tagits fram av KI som ett steg i vårt kvalitetsarbete av flera anledningar; att få svar på ett antal frågor vad gäller samtliga kurser vid KI, att veta att alla kurser utvärderas, och inte minst för att underlätta för lärare och kursansvariga att utvärdera kurser. Följande avsnitt visar hur man enkelt arbetar med att skicka ut den generella kursenkäten via e-post samt hur man skickar ut resultatet. 1. 2. Du står i Enkäter i huvudmenyn. Klicka på Skapa ny enkät. 3. 4. I rutan för Titel skriver du in kursens kod och kursens namn. I rutan för Inledningstext skriver du in kursens mål. 5. 6. 7. Ändra enkätens start-och slutdatum (dvs. tidsperiod då man kan besvara enkäten). Observera att Enkäten avslutas kl. 00.01 det slutdatum du skriver. (ex: aktiv t o m den 16.e skriv den 17:e) Välj Utbildningstyp i rullgardinmenyn. I rutan för Baserad på mall väljer du generell kursenkät. 4
8. 9. 10. Rutan för Intern enkät skall vara förbockad om du skall skicka ut enkäten via e-post. (Om du vill lägga ut enkäten på annat sätt se Publika enkäter). Klicka på Vidare. Du får nu upp den generella kursenkätens frågor. Dessa kan du inte ändra. 11. Du kan förhandsgranska din enkät genom att klicka på fliken Testa enkät. 5
Därefter skall du skapa en deltagarlista. 1. Klicka på Deltagarlistor i huvudmenyn och därefter på Skapa ny deltagarlista. Skriv kursens namn och kod och välj rätt kurslista i fönstret Baserat på mall. Klicka på Vidare. 2. Nu hamnar du under Deltagarlistor/Deltagare/Översikt 6
3. Kontrollera att alla namnen finns med på listan. Om någon saknas kan du lägga till denna genom att klicka på Ny deltagare, skriva in namn och e-postadress och sedan klicka på Lägg till. För att hämta Nya deltagare från fil måste du först skapa en semikolonavgränsad fil som du kan importera. Detta gör du i Excel. 1. Öppna Excel. 2. Skriv in e-postadresserna i första kolumnen och namnen i den andra. 7
3. 4. Välj Spara som i Arkiv-menyn Skriv in ett filnamn och välj filformat. Har du engelsk variant av Excel väljer du csv (comma delimited), har du svensk variant väljer du skv (semikolonavgränsad). 5. 6. Klicka på Spara. Nu får du upp varningsruta som du klickar OK på. 7. Klicka OK/Yes på nästa dialogruta 8
8. Stäng sedan Excel och klicka Nej på den sista varningsrutan. 9. 10. 11. Återgå till Websurvey. Klicka på Nya deltagare från fil. Klicka på knappen Bläddra/Browse efter rubriken Filnamn. 12. 13. 14. Leta upp den fil du just skapat och klicka på Öppna. Klicka därefter på knappen Importera. Websurvey meddelar nu med ett popup fönster att importen av deltagare är slutförd. Klicka på OK. 9
15. Nu ska du koppla din deltagarlista till din enkät. Återgå till din enkät genom att välja Enkäter i huvudmenyn och klicka på den aktuella enkäten. 16. 17. 18. Välj fliken Inställningar, scrolla ned till Deltagarlista och välj den deltagarlistan du just skapat. Här kan du även göra övriga ändringar i enkätens allmänna inställningar, såsom start och slutdatum. Klicka på Uppdatera. 19. 20. Nu dyker fliken Intern enkät upp till höger om Inställningar Klicka på fliken Intern enkät 10
21. Nu hamnar du i menyn Deltagare 22. 23. Klicka sedan på fliken Info via e-post. Ändra det som önskas i det förinställda meddelandet (t.ex. i rutan för ämnet kan du ändra WebSurvey information till Kursutvärdering och kursens namn). Klicka på Spara. 24. 25. Klicka sedan i rutan för Skicka till alla som inte blivit informerade. Tryck på Gör utskick nu eller Gör utskick senare. Du kan redan nu eller senare lägga in de påminnelser som skall gå ut. Välj då fliken Påminn via e-post och gör på samma sätt som vid Info via e-post. När enkäten är avslutad skapar du en rapport utifrån resultatet och skickar ut denna. Se kapitel om hur man skapar rapporter. 11
Skapa egen enkät 1. 2. Klicka på Enkäter i huvudmenyn. Klicka på Skapa ny enkät. 3. 4. 5. 6. 7. 8. I rutan för Titel skriver du in kursens kod och kursens namn och under Inledningstext kan du skriva in kursens mål. Ändra enkätens start- och slutdatum (dvs. den tidsperiod då man kan besvara enkäten). Välj Språk, Utbildningstyp. Efter rubriken Baserad på mall väljer du Ingen. Klicka på Vidare. Klicka på Skapa ny fråga. 9. För instruktioner om de olika frågetyperna (se Frågetyper). Tips! Om du vill ändra enkätens inställningar i efterhand, t ex till Intern eller Extern, klicka på den aktuella enkäten och därefter fliken Inställningar. Efter att du har gjort ändringarna klickar du på Uppdatera. 12
Frågetyper Enkla frågetyper 1. Med hjälp av Envalsfrågor och Flerobjektsfrågor skapar du frågor med fasta svarsalternativ. Skillnaden mellan de båda är att envalsfrågor inkluderar ett objekt i frågan medan flerobjektsfrågor kan inkludera fler. En rad fritext och Flera rader fritext är öppna frågor där respondenten själv skriver svaret. Genom Poäng kan du fastställa en skala för hur ett frågeobjekt skall graderas. Kommentar gör det möjligt att inflika text i enkäten som inte är i frågeform. Envalsfråga 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Skriv in din fråga och eventuell kommentar. Efter Svarstyp väljer du om det skall vara möjligt att ge ett eller flera svar. Om du inte vill ha några svarsalternativ, utan endast att respondenten skall kryssa i en ruta väljer du Kryssruta (ett svar). Detta kan exempelvis användas vid ett ett påstående av typen Om du uppfyller dessa kriterier kryssa här. Välj om frågan skall vara valfri, obligatorisk eller rekommenderad (respondenten uppmanas att svara men tvingas inte). Välj presentationsmetod. Skriv in svarsalternativen. För att få fler svarsrutor, tryck Enter. Du kan också redigera svarsalternativen i en textruta Om respondenten skall ges möjlighet att skriva in ett annat svar än de som angivits, kryssa i rutan för Svarstillägg. Bestäm därefter rubrik och hur många tecken svaret kan ha. Klicka på Lägg till. Ändrar du vissa inställningar i frågan kan denna knapp ha bytt namn till Uppdatera. Flerobjektsfråga 1. Med hjälp av flerobjektsfrågor kan inkludera flera objekt i frågan. 2. Skriv in din fråga (t ex Vilket betyg vill du ge följande kursmoment?). 3. I rutan för objekt skriver du in dessa (t.ex. teori, praktik och examination), en rad för varje objekt. 4. Välj om frågan skall vara obligatorisk samt presentationsmetod. 5. I rutorna för svarsalternativ skriver du in dessa (t ex 1, 2, 3, 4 5). 6. Klicka på Lägg till. En rad fritext / Flera rader fritext 1. Med hjälp av en rad fritext/flera rader fritext skapar du öppna frågor, dvs frågor där respondenten själv får ge svar. 2. Skriv in din fråga och eventuell kommentar. 3. Välj om frågan skall vara obligatorisk och hur den skall presenteras. 4. I rutan för textrutans bredd (och antal rader) kan du ställa in hur många tecken svaret kan innehålla. Poäng Med hjälp av poäng kan du skapa frågetyper där respondenten kan sätta poäng eller betyg på ett objekt. Respondenten kan endast ange de svarsalternativ du valt. 13
1. 2. 3. 4. 5. Skriv in din fråga/rubrik och eventuellt kommentar/förklaring. Välj om frågan skall vara obligatorisk. Välj presentationsmetod. Om du väljer textruta är det viktigt att du i kommentarrutan anger vilka svarsalternativ respondenten kan välja bland. Om du väljer meny kan respondenten se vilka svarsalternativen är. Skriv in svarsalternativen (t.ex. 1, 2, 3, 4, 5). Klicka på Lägg till. Kommentar 1. Med hjälp av Kommentar kan du skriva in text mellan frågorna. 2. Skriv in Titel/rubrik. 3. Skriv in Text. 4. Klicka på Lägg till. Avancerade frågetyper 1. Poäng flerobjekt ger möjlighet att inkludera flera frågeobjekt som skall graderas. Genom att skapa en Matrisfråga kan du inkludera en mängd frågeobjekt och svarsalternativ med hjälp av rader, kolumner och enskilda celler. Poäng flerobjekt 1. Skriv in din fråga/rubrik och eventuell kommentar/förklaring. 2. Skriv in dina frågeobjekt. 3. Ange om frågan skall vara obligatorisk 4. Välj presentationsmetod. Om du väljer textruta är det viktigt att du i kommentarrutan anger vilka svarsalternativ respondenten kan välja bland. Om du väljer meny kan respondenten se vilka svarsalternativen är. 5. Skriv in svarsalternativen. 6. Klicka på Lägg till. Matrisfråga Med hjälp av matrisfråga kan du skapa en struktur med hjälp av rader, kolumner och celler som gör det möjligt att inlemma en mängd frågeobjekt och svarsalternativ.en matris består av ett antal rader och kolumner som definierar matrisens alla celler. I varje cell ges svar på en fråga som beskrivs av raden och kolumnen cellen hör till. För varje cell kan man välja mellan tre typer av svar: kryssruta, en rad fritext och meny (som i en envalsfråga). Vid redigeringen kan en viss svarstyp ges till alla celler, till en viss rad eller kolumn eller till en enskild cell. 14
Nedan kommer att förklaras hur denna matrisfråga skapats. 1. Under rubriken Fråga skriver du in din fråga eller rubrik (Bidrog läraren till att du nådde kursens mål?). 2. Under rubriken Rader skriver du in de objekt eller svarsalternativ du vill ha horisontellt (dvs lärarnas namn). 3. Under rubriken Kolumner skriver du in de objekt du vill ha vertikalt (dvs Deltog på kursen, Sätt betyg, Kunskap osv.) 4. Klicka på Lägg till. 5. Klicka på fliken Svar. 6. Klicka på rubriken i kolumn 1 (Deltog på kursen). 7. Välj svarstyp Kryssruta. 8. Klicka på Sätt hela kolumnen. 9. Klicka på rubriken i kolumn 2 (Sätt betyg). 10. Välj svarstyp Meny. 11. Välj om frågan skall vara obligatorisk och hur många svar man kan ange. 12. Skriv in svaren i svarsrutorna (1, 2, 3, 4, 5). 13. Klicka på Sätt hela kolumnen. 14. Klicka på rubriken i kolumn 3 (Kunskap). 15. Välj svarstyp Meny 16. Välj om frågan skall vara obligatorisk och hur många svar man kan ange. 17. Skriv in svaren i svarsrutorna (Mycket bra, Bra, Inte bra). 18. Klicka på Sätt hela kolumnen. 19. Gör likadant med kolumn 4 och 5. 20. Klicka på rubriken i kolumn 6 (Annat). 21. Välj Svarstyp Fritext. 22. Välj om frågan skall vara obligatorisk och hur många tecken som kan anges i svaret. 23. Klicka på Sätt hela kolumnen. Skapa Quiz 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. Quiz är en form av självtest. Man skapar frågor med ett antal svarsalternativ. Respondenten väljer svarsalternativ och får sedan reda på om svaret var rätt eller fel. Följ steg 1-8 i instruktionerna för Skapa egen enkät. Klicka på fliken Inställningar. Efter rubriken Quiz klickar du i alternativ Ja och därefter på Uppdatera. Om du skapar en Publik enkät (se nedan) är det bra att ändra så att det blir möjligt att svara flera gånger från samma dator. Efter Fler svar på varje enkät per respondent ändrar du till Ja. Klicka på Uppdatera. Klicka på fliken Enkätfrågor och därefter på Skapa ny fråga. Välj frågetypen Envalsfråga. (Detta är den enda frågetyp man kan använda.) Skriv in din fråga. Svarstypen skall vara ett svar. Du kan välja om den skall vara obligatorisk, valfri eller rekommenderad och vilken Presentationsmetod den skall ha. Klicka i rutan för Quiz-fråga Skriv in svarsalternativen och markera vilket svar som är det rätta. Klicka på Uppdatera. Kopiera länkadressen och lägg ut den där du vill ha den om du skapar en Publik enkät. Om du skapar en Intern enkät följer du instruktionerna för Skicka enkät. 15
Bifogad info 1. Du kan infoga ett pop-upfönster till en enskild fråga. 2. Klicka på den aktuella frågan 3. Klicka på fliken Bifogad info. 4. Skriv in texten och klicka på Uppdatera. Enkätens layout och stavningskontroll 1. Du kan ändra enkätens utseende genom att lägga in bilder, ändra typsnitt och färger. 2. Klicka på fliken Inställningar. 3. Klicka på fliken Utseende. 4. Du kan nu lägga in en bild överst i enkäten genom att klicka på knappen Bläddra efter rubriken Logo (bild). Leta upp bilden på din dator och klicka på Öppna. Om du inte vill infoga själva bilden kan du lägga en länk till den i rutan för Logo (länk). 5. Gör likadant för att infoga en banner. 6. Genom att klicka på knappen Redigera kan du ändra typsnittet för enkätens titel, inledande text, frågor, frågekommentarer och svar. 7. Välj typsnitt, storlek etc. och klicka på Spara. 8. Enkätens bakgrundsfärg byter du genom att klicka på knappen Välj efter rubriken Bakgrundsfärg, klicka på en färg och därefter på Använd färg 9. Du kan också ställa in enkätens pixelbredd och välja ram och ramfärg. 10. När du gjort dina inställningar klickar du på Uppdatera. Websurvey kan genomföra en stavningskontroll av enkäten. 1. Klicka på fliken Stavning. 2. Du får nu upp en lista med eventuella stavfel och en rad förslag på alternativa stavningar. 3. Välj ur listan eller skriv in ett eget förslag och klicka på Ersätt. Testa fråga 1. Du kan förhandsgranska varje enskild fråga. 2. Klicka på den aktuella frågan och därefter på fliken Testa fråga. Resultat 1. 2. 3. 4. 5. Du kan se hur många som besvarat din enkät genom fliken Resultat. Här kan du dessutom se enkätens eventuella rapporter samt spara ned resultatet till en fil. Klicka på den aktuella enkäten Klicka på fliken Resultat. Genom att klicka på fliken Enkätens rapporter ser du eventuella rapporter. Genom att klicka på fliken Spara svar till fil kan du spara svaren i en fil (antingen som en textfil, komma- eller semikolonseparerad fil.) 16
Extern enkät 1. Om du vill lägga ut enkäten på en hemsida istället för att skicka ut den gör du på följande sätt. 2. Följ instruktionerna för Skapa egen enkät punkt 1-6. 3. Bocka ur rutan för Intern enkät och klicka på Vidare. 4. Skapa sedan enkätens frågor. 5. Kopiera enkätens URL (finns ovanför huvudmenyn, se bild nedan) och lägg ut den där du vill ha den. Om du vill att enkäten skall kunna besvaras flera gånger från samma dator gör du på följande sätt: 1. Klicka på fliken Inställningar 2. Efter rubriken Flera svar på varje enkät per respondent ändrar du till Ja 3. Om du väljer Ja, väj Nej på följande: Vid flera svar: Meddela respondent att svar redan avgivits. 4. Klicka på Uppdatera Om du vill ändra en Intern enkät till Extern gör du på följande sätt: 1. Klicka på fliken Inställningar 2. Efter rubriken Intern enkät ändrar du till Nej. 3. Klicka på Uppdatera. 4. Därefter ändrar du efter rubriken Fler svar på varje enkät per respondent till Ja. 5. Klicka på Uppdatera. Dela ut enkäter Om du vill dela ut enkäten (dvs. arbeta med den tillsammans och kunna skapa rapport utifrån den) med andra lärare gör du på följande sätt: 1. 2. 3. 4. Skapa enkäten enligt ovanstående instruktioner. Klicka sedan på fliken Inställningar och därefter fliken Enkätdelning. Klicka i alternativet Enkäten är delvis delad (utvalda administratörer kan komma åt den) och därefter Uppdatera. Klicka på Lägg till Administratör och skriv in namn eller e-post på den person du vill ska få tillgång. Välj ut personen ur rullgardinslistan du får upp och klicka på Lägg till. För att få tillgång till enkäter som är utdelade gör man på följande sätt: 1. Klicka på Enkäter i huvudmenyn 2. Klicka i alternativet Utdelade i Navigeringsmenyn. De undervisare som blivit tilldelade en enkät kommer nu att se att de har fått den utdelad av en viss person. Genom att klicka på namnet blir enkäten synlig och tillgänglig. 17
Skapa rapporter Du kan på ett enkelt sätt skapa och skicka ut resultatet av enkäten. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Klicka på Rapporter i huvudmenyn. Klicka på Skapa ny rapport. Välj aktuell enkät och tryck på Skapa rapport. Om du vill kunna skicka ut rapporten till någon som inte har besvarat enkäten eller lägga ut rapporten på en hemsida skall du klicka i rutan Publik och sedan på Uppdatera. För att förhandsgranska rapporten klickar du på rapportens namn och sedan på fliken Visa rapporten.. För att skicka ut rapporten klickar du på fliken Skicka. Ändra det som önskas i det förinställda meddelandet (lägg t.ex. till kursens namn efter Enkätrapport i rutan för ämnet). Klicka på Spara Välj vilka som skall få rapporten genom att klicka i rutan för Alla, De som svarat eller Valfri Deltagarlista. Klicka på Skicka. Tips! Skapa Rapporter För att få med bakgrundsfärger, ramar och bilder när du skriver ut måste du ändra i webb-läsarens inställningar. Välj Verktyg i din webbläsares huvudmeny. Välj därefter Internet-alternativ och fliken Avancerat. Leta upp Utskrift och bocka i rutan för Skriv ut bakgrundsfärger och bilder. Om du vill skicka ut rapporten till en speciell grupp (t. ex. dina lärarkollegor) kan du skapa en deltagarlista med deras e- postadresser och sedan välja denna lista under Valfri deltagarlista. Gå till Arkiv-menyn och välj Öppna, välj dokumentet du just sparat och klicka på Öppna. 1. Du får nu upp rapporten och kan redigera alla objekt i den. 2. Om du vill skicka ut denna rapport får du göra det via ditt vanliga e-postprogram och lägga rapporten som en bifogad fil. Lägg ut rapporten på en hemsida 1. Följ instruktionerna i Skapa rapport punkt 1-5. Det är viktigt att du klickar i rutan Publik. 2. Kopiera rapportens URL (ligger ovanför huvudmenyn). 3. Lägg ut länken där du vill ha den! 18
Så kan du öka svarsfrekvensen Det är obligatoriskt för kursledare att anordna kursutvärdering sedan juni-02 (Högskoleförordningen 1993:100). Studenterna har rätt att delge sina erfarenheter och uttrycka sina åsikter men ingen kan tvinga dem! Dessutom: att öka svarsfrekvensen ligger i studenternas och vårt intresse. studenterna uttrycker ofta att de kommer att bli mer aktiva om de vet att deras synpunkter beaktas. Tips! Boka datorsal! Lägg utvärderingen i anslutning till undervisning helst obligatorisk sådan Lägg inte utvärdering i samband med tentamen studenterna vänder sig ofta mot det Tala om utvärderingen redan vid kursstart. Berätta om förra kursens synpunkter och hur dessa beaktades. Tala om vad som har ändrats. Tala om vad som inte har ändrats och varför man inte följde studenternas rekommendationer (Det är viktigt att studenterna vet att vi har lyssnat). Berätta vad man vill ha för information ur enkäten och hur informationen ska användas. Ge snabba svar! Tala om när studenterna kan vänta sig svar och hur. Statistiken kan skickas tillbaka direkt genom en knapptryckning Rapporten ska inkludera kursledarens reflexioner om resultatet och vilka åtgärder som kan vidtas Åtgärderna är både kortsiktiga (åtgärdas direkt) och långsiktiga (tas upp till diskussioner i programkommittéer och liknande) Ge www-adressen där man kan läsa rapporten från förra utvärderingen Variera metod för utvärdering. Minst var tredje tillfälle ska den generella enkäten användas. Däremellan finns det andra möjligheter, t ex Stormöte, SWOT, gruppvisa diskussioner med mötesanteckningar, kursråd, osv. Variera vad som utvärderas. Vid mellanliggande kursutvärderingar kan kursledaren fokusera på en specifik fråga eller något som kursen har haft särskilt problem med eller någon förändring som ska utvärderas särskilt LYCKA TILL! 19
20