Diarienummer 12-308 Datum 2012-02-22 Kravspecifikation Posttjänster för äldre och personer med funktionsnedsättning boende i glesbygd
Posttjänster för äldre och personer med funktionsnedsättning boende i glesbygd Diarienummer 12-308 ISSN 1650-9862 Författare Anders Franzén Post- och telestyrelsen Box 5398 102 49 Stockholm 08-678 55 00 pts@pts.se www.pts.se Post- och telestyrelsen 2
Innehåll 1 Inledning 5 2 Posttjänster för äldre och personer med funktionsnedsättning boende i glesbygd 6 2.1 Målgrupp 6 2.2 Antal användare 6 3 av tjänsten 7 4 Kravlista för posttjänster för äldre och funktionsnedsatta boende i glesbygd 8 4.1 Leverans av tjänsten 8 4.2 Information om tjänsten 9 4.3 Administration av begäran av tjänsten 10 5 Övriga krav för posttjänster för äldre och funktionsnedsatta boende i glesbygd 11 5.1 Myndighetstillstånd 11 5.2 Prissättning av tjänsten mot PTS 12 5.3 Redovisning av statistik 12 5.4 Avstämningsmöten 13 5.5 Brukarråd 13 5.6 Registerhantering 14 Post- och telestyrelsen 3
Post- och telestyrelsen 4
1 Inledning Post- och telestyrelsen, PTS, har i uppdrag av regeringen att se till att viktiga tjänster för personer med funktionsnedsättning inom områdena elektronisk kommunikation och post finns tillgängliga. PTS upphandlar därför tjänster för personer med funktionsnedsättning i de fall marknaden inte tillhandahåller tjänsterna. Tjänster som upphandlas är till exempel förmedlingstjänst för texttelefoni, förmedlingstjänst för bildtelefoni, kostnadsfri nummerupplysning för personer som inte kan använda en tryckt telefonkatalog och portofri distribution av blindskiftförsändelser. PTS driver också ett antal försöksprojekt i syfte att utveckla nya tjänster, utvärdera nytta, användbarhet och nya tekniska lösningar så att möjligheterna till kommunikation förbättras för personer med funktionsnedsättning. PTS ska även garantera att posttjänster till äldre och personer med funktionsnedsättning boende i glesbygd tillhandahålls. Tjänsten innebär utdelning samt hämtning av post i glesbygd (utanför tätort) i anslutning till den äldre eller personen med funktionsnedsättnings tomtgräns/boningshus. Dessutom ingår försäljning av frimärken. Tjänsten vänder sig till personer fyllda 80 år och personer som har en funktionsnedsättning. Tjänsten omfattas av lagen (1992:1528) om offentlig upphandling (LOU) och ska därför upphandlas. Posttjänsten tillhandahålls fram till och med den 22 juni 2012 genom avtal med Posten Meddelande AB. PTS har beslutat att inleda upphandling av posttjänster för äldre och funktionsnedsatta i glesbygd i syfte att täcka behovet efter denna tidpunkt. Post- och telestyrelsen 5
2 Posttjänster för äldre och personer med funktionsnedsättning boende i glesbygd 2.1 Målgrupp Posttjänster för äldre och personer med funktionsnedsättning boende i glesbygd riktar sig till personer som på grund av ålder (fyllda 80 år) och/eller funktionsnedsättning inte har möjlighet att hämta sin post vid t ex en lådsamling enligt ordinarie lantbrevbärarservice. Alla i hushållet måste vara minst 80 år eller ha en funktionsnedsättning för att man ska ha möjlighet att få tjänsten. Tjänsten tillhandahålls efter behovsprövning utifrån fastställda kriterier. Se bilaga 5. 2.2 Antal användare För närvarande nyttjar ca 1 500 hushåll posttjänster. Hushållen finns på ca 70 orter fördelat över hela landet. För att nå alla de hushåll som har behov av tjänsten kommer troligtvis informationsinsatser krävas. Post- och telestyrelsen 6
3 av tjänsten Tjänsten benämns posttjänst för äldre och personer med funktionsnedsättning och kan delas in i tre områden; information om tjänsten till användaren, administration av begäran om tjänsten samt leverans av tjänsten. Med posttjänster avses brev- och paketutlämning, hämtning av avgående brev och paket i samband med postutdelning till hushållet samt försäljning av frimärken i anslutning till bostaden för den äldre personen eller personen med funktionsnedsättning. Post- och telestyrelsen 7
4 Kravlista för posttjänster för äldre och funktionsnedsatta boende i glesbygd 4.1 Leverans av tjänsten 4.1.1 Leverantören ska dagligen dela ut post i anslutning till användarens bostad. Se definition i bilaga 5. 4.1.2 Leverantören ska i samband med ordinarie postutdelning på begäran hämta post i anslutning till användarens bostad och lämna den för ordinarie postbefordran. Begäran sker genom att användaren lämnar avgående post i sin postlåda eller överlämnar denna till leverantören i samband med postutdelning. 4.1.3 Leverantören ska tillhandahålla tjänsten i hela Sverige. 4.1.4 Leverantören ska tillhandahålla tjänsten för samtliga användare under hela avtalsperioden. 4.1.5 Tjänsten ska vara kostnadsfri för användaren. 4.1.6 Leverantören ska utföra tjänsten dagligen vardagar någon gång mellan klockan 08.00 18.00. Undantag kan förekomma där daglig postutdelning inte sker. Tjänsten följer i dessa fall den servicenivå som tillämpas där. Post- och telestyrelsen 8
4.2 Information om tjänsten 4.2.1 Leverantören ska i samråd med PTS upprätta en till användaren riktad beskrivning av tillhandahållandet av tjänsten som bl.a. men inte uteslutande beskriver tjänsteinnehåll, målgrupp, telefonnummer, webbadress, kriterier för att få tillgång till tjänsten och annat relevant innehåll. Leverantören ska i anbudet redogöra för hur beskrivningen av tjänsten kommer att utformas samt hur användaren begär tjänsten. 4.2.2 Leverantören ska etablera, uppdatera och underhålla information om tjänsten på en webbplats på internet. Webbplatsen ska, i tillämpliga fall, enligt högt ställda krav på tillgänglighet med särskild tanke på målgruppen utformas enligt riktlinjerna i WCAG 2.0. Riktlinjerna finns på följande webbadress: http://www.w3.org/tr/wcag20 4.2.3 Leverantören ska ha etablerade rutiner för att ta emot och hantera klagomål och synpunkter från användare. 4.2.4 All för tjänsten eller för användare väsentlig information ska på begäran tillhandahållas på lättläst svenska samt teckenspråk. Leverantören ska även informera om att alternativa format finns och går att beställa. Post- och telestyrelsen 9
4.3 Administration av begäran av tjänsten 4.3.1 Leverantören ska ha väl fungerande rutiner för att ta emot och hantera begäran om att få tillgång till tjänsten från personer i hela Sverige. Begäran ska kunna göras samtliga vardagar skriftligen eller muntligen. Har begäran gjorts muntligen ska leverantören upprätta dokumentation över begäran inom 10 arbetsdagar från det att begäran gjordes. Dessa rutiner ska beskrivas i anbudet för PTS. 4.3.2 Leverantören ska i enlighet med bilaga 5 löpande göra bedömningar av begäran om att använda tjänsten i enlighet med av PTS givna villkor. 4.3.3 Om leverantören finner att begäran överensstämmer med givna villkor ska tjänsten tillhandahållas under hela avtalsperioden eller fram till dess att PTS meddelar annat. 4.3.4 Om leverantören finner att begäran inte överensstämmer med givna villkor ska begäran omedelbart lämnas vidare till PTS för beslut. 4.3.5 Om leverantören får kännedom om att behovet av tjänsten har upphört, ska tjänsterna inte längre utföras. PTS ska underrättas om ändringen i samband med den årliga rapporteringen. Post- och telestyrelsen 10
5 Övriga krav för posttjänster för äldre och funktionsnedsatta boende i glesbygd 5.1 Myndighetstillstånd 5.1.1 Leverantör av posttjänsten ska vid avtalsskrivande inneha tillstånd från PTS att bedriva postverksamhet, alternativt ha ombudsavtal med tredje man som har PTS tillstånd att bedriva postverksamhet. Post- och telestyrelsen 11
5.2 Prissättning av tjänsten mot PTS 5.2.1 Vid faktureringen till PTS ska underlag bifogas som tydligt visar utförda tjänster under faktureringsperioden på ett sätt som gör att debiteringen kan verifieras. 5.2.2 Fakturering ska ske till PTS månadsvis i efterskott 5.2.3 Leverantören ska i anbudet ange ett pris för tjänsten samt redogöra för hur priset har beräknats. 5.3 Redovisning av statistik 5.3.1 Leverantören ska varje kvartal redovisa statistik över användandet av tjänsten i lämpligt elektronisk format som t.ex. Excel. Statistik redovisas i tabell baserat på: 1. Totalt antal användare (hushåll) samt uppdelat per geografiskt område 2. Antal tillkomna användare. 3. Antal användare som upphört att använda tjänsten. 4. Fördelning av vad som ligger till grund för tjänsten d.v.s. om det är på grund av ålder eller funktionsnedsättning. 5.3.2 En lista över användare ska finnas tillgänglig hos Leverantören. PTS ska minst årligen eller på begäran få en aktuell lista. 5.3.3 Statistik ska överlämnas till PTS per e-post. Post- och telestyrelsen 12
5.4 Avstämningsmöten 5.4.1 Avstämningsmöten mellan leverantör och PTS ska hållas minst två gånger per år. PTS ska dock på begäran kunna hålla avstämningsmöten oftare. Leverantören är sammankallande till mötena och ansvarar för upprättande av dagordning och mötesprotokoll. Senast fem arbetsdagar innan avstämningsmöte ska dagordning samt eventuell statistik eller andra beslutsunderlag skickas per e-post till PTS. Mötesprotokoll ska godkännas av PTS. 5.4.2 Alla för tjänsten väsentliga förändringar ska omgående meddelas PTS och beslutas om på avstämningsmöte mellan leverantör och PTS. Om oklarhet råder kring vad som är väsentlig förändring ska detta klargöras i samråd mellan leverantör och PTS. Fattade beslut ska tydligt framgå av mötesprotokoll. 5.5 Brukarråd 5.5.1 Leverantören ska minst en gång om året organisera ett s.k. brukarråd, där representanter för berörda användargrupper, t.ex. pensionärsorganisationer och handikappförbund, bjuds in för uppföljning av kvalitet och önskemål om tjänsterna. Representant för PTS ska inbjudas att delta vid sådan uppföljning. Post- och telestyrelsen 13
5.6 Registerhantering 5.6.1 Register över användare ska hanteras i enlighet med relevant lagstiftning och endast innehålla uppgifter som är relevanta för tjänsten. 5.6.2 Registret ska uppdateras mot SPAR, Statens personadressregister eller motsvarande, två gånger per år. 5.6.3 Register över användare ska inte användas i annat syfte än för tillhandahållande av tjänsten. 5.6.4 Register över användare ska på PTS begäran överlämnas till PTS en månad före avtalets upphörande i ett vanligt förekommande databasformat. Post- och telestyrelsen 14