Dokumenthanteringsplan för Upphandlingsprocessen Reviderad: 2015-10-22, Dnr TSN 2015/62 Dokumentkategori: Styrdokument Dokumenttyp: Regel
Tekniska enheten Upphandling Dokumenthanteringsplan Datum 2015-10-22 Diarienummer TSN 2015/62 Innehållsförteckning Sammanfattning... 2 Direktupphandling... 2 Övriga upphandlingar... 2 Arkiv och gallring... 3 Gallring... 3 Direktupphandling... 4 Övriga upphandlingar... 5 Initiering av upphandlingsärende... 6 Framtagning av förfrågningsunderlag... 6 Vid urvalsupphandling, selektiv upphandling och förhandlad upphandling... 7 Anbudstiden... 8 Anbudsprövning och utvärdering... 9 Beslut och avtalstecknande... 11 Överprövning och överklaganden... 13 Efter upphandlingen... 13 Byggentreprenad... 14 Valfrihetssystem... 14 Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa Tel: 0156-520 00 Fax: 0156-520 17 E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se
TROSA KOMMUN Dokumenthanteringsplan Sida 2(15) Sammanfattning Dokumenthanteringsplanen redovisar ett stort antal handlingar som kan förekomma i samband med upphandlingar. Av planen framgår gallringsfrister, om de ska diarieföras och eventuella kommentarer. Dokumenthanteringsplanen följer upphandlingsprocessens etapper. Direktupphandling Direktupphandling används oftast vid mindre inköp (det totala värdet får inte vara över 505 tkr på ett år). ar som uppkommit till följd av en direktupphandling ska bevaras i två år efter att avtalet tecknats. arna förvaras lämpligen i en pärm eller mapp i kronologisk tillsammans med andra direktupphandlingar. Kopia på avtalet ska finnas i avtalskalendern. Övriga upphandlingar ar som gäller upphandling av kärnverksamhet, infrastruktur eller andra varor eller tjänster ska bevaras. Om upphandlingen gäller stödjande eller andra varor och kan de gallras efter det att avtalet slutat gälla. Det finns undantag från bevarande- och gallringsfristerna ovan och de framgår i dokumenthanteringsplanen i kolumnen Bevara/Gallra. ar som ska bevaras bör levereras till arkivet efter två år. De handlingar med gallringsfrist ska förvaras på respektive enhet. ar som ska bevaras/gallras efter : Anskaffningsbeslut Förfrågningsunderlag, kompletterande handlingar/upplysningar till Protokoll från MBL-förhandlingar Anbud/offerter, antagna Öppningsprotokoll Register över vilka som begärt förfrågningsunderlag Broschyrer som ingår i antagna anbud, innehållande sakuppgifter Förfrågningar från anbudsgivarna/svar till anbudsgivarna på förfrågningar Begäran om förtydliganden, kompletteringar/svar på begärda förtydliganden, kompletteringar Protokoll från förhandlingar med anbudsgivare Upphandlingsrapport Utvärderingsprotokoll Avtal, kontrakt Rapport om avslutad upphandling
TROSA KOMMUN Dokumenthanteringsplan Sida 3(15) Underrättelse om avbruten upphandling Upplysning om tilldelningsbeslut Överprövnings- och överklagandeärenden Arkiv och gallring Av dokumenthanteringsplanen framgår vilka handlingar som ska bevaras (arkiveras för all framtid) och vilka som ska gallras (förstöras). Det framgår också när gallring ska ske och hur handlingarna ska förvaras. För mer information kring arkivering och gallring se Trosa kommuns Arkivreglemente och dokumentet Dokumenthantering i Trosa kommun. Gallring Gallring innebär att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar, eller vidta andra åtgärder med handlingarna som medför förlust av betydelsebärande data, förlust av möjliga sammanställningar, förlust av sökmöjligheter, eller förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet. Vid gallring ska ett gallringsprotokoll fyllas i. Se dokumentet Dokumenthantering i Trosa kommun för instruktioner. Gallringsfrister Gallringsfrist avser tio hela kalenderår efter avtalstidens utgång. Vid entreprenadavtal gäller 10 är efter slutbesiktning. Preskriptions- och garantitider kan dock förlänga fristen. Gallringsfrist avser två hela kalenderår efter det att avtal slutits, om inte annat anges. Inaktualitet inträffar när upphandlingen vunnit laga kraft. Leverans till arkivet Leverans till kommunarkivet bör ske efter två år. Se dokumentet Dokumenthantering i Trosa kommun för rutiner vid överlämnandet. Gallringsråd Trosa kommuns dokumenthanteringsplaner baseras på Sveriges Kommuner och Landstings gallringsråd som finns i skrifterna Bevara eller gallra.
TROSA KOMMUN Dokumenthanteringsplan Sida 4(15) Direktupphandling Direktupphandling används vid inköp av varor eller tjänster vars totala värde under ett år understiger 505 800 kr. Kopior och dubbletter Arbetsmaterial, minnesanteckningar Inköp av varor eller tjänster till ett ringa belopp Om original finns kvar Om handlingen inte tillför viktig information Köp över disk där upphandlingsformalia saknas Kravspecifikation/offertförfråg an Förteckning över vilka leverantörer som fått förfrågan och kravspecifikation Anbud/offerter, antagna Anbud/offerter, ej antagna Anskaffningsbeslut Avtal efter avtalstidens utgång Kopia på avtalet ska till avtalskalendern Beställning Dokumentation av direktupphandling Dokumentation av avtalsuppföljning efter avtalstidens utgång
TROSA KOMMUN Dokumenthanteringsplan Sida 5(15) Övriga upphandlingar Kopior och dubbletter Om original finns kvar Arbetsmaterial, minnesanteckningar Om handlingen inte tillför viktig information Förhandsannonsering Upphandlarprofil Hemsida och Tend Sign Sammanställning av uppgifter tillgängliga på Internet som innehåller information om den upphandlande myndigheten och dess upphandlingar Inköpsstatistik och artikelstatistik, löpande under året Inköpsstatistik och artikelstatistik, årssammanställning Lokala bestämmelser för upphandling, t.ex. policy Diarieförs i Diabas Register över leverantörer och konsulter Avtalskalendern Register över varuslag och olika slags tjänster Upphandlingsuppdrag (avrop mot ramavtal med upphandlingskonsult)
TROSA KOMMUN Dokumenthanteringsplan Sida 6(15) Avrop mot ett ramavtal eller direktupphandling, som innebär en ny utvärdering Diarieförs som nytt ärende, med hänvisning till ursprungsärendet.. Initiering av upphandlingsärende Anskaffningsbeslut Beslut och protokoll från nämnd/inköpsdelegation Inköpsanmodan/internbeställ ning Tjänsteskrivelse/underlag för beslut Fullmakt för upphandling i samverkan Diarieförs i Diabas Diarieförs i Diabas Diarieförs i Diabas Framtagning av förfrågningsunderlag Annonsunderlag till upphandlingsdatabaser och -tidskrifter Bevis för avsändningsdatum för annonsunderlag
TROSA KOMMUN Dokumenthanteringsplan Sida 7(15) Förfrågningsunderlag: anbudsinbjudan, branschvillkor/ -bestämmelser; kravspecifikationer, avtalsvillkor Kompletterande handlingar/upplysningar till förfrågningsunderlag Protokoll från MBLförhandlingar (Enligt 38 MBL) Vid urvalsupphandling, selektiv upphandling och förhandlad upphandling Ansökningar om att få inkomma med anbud Meddelande till ej utvalda anbudsgivare Meddelande till utvalda anbudsgivare Utvärderingsprotokoll/ sammanställning över inkomna anbudsansökningar
TROSA KOMMUN Dokumenthanteringsplan Sida 8(15) Anbudstiden Anbud/offerter, antagna Anbud/offerter, ej antagna Öppningsprotokoll Anbud, inte infordrade (och inte antagna) Avböjanden att delta i upphandlingen Register över vilka som begärt förfrågningsunderlag Broschyrer som ingår i antagna anbud, innehållande sakuppgifter
TROSA KOMMUN Dokumenthanteringsplan Sida 9(15) Broschyrer som ingår i ej antagna anbud, innehållande sakuppgifter Broschyrer som ingår i anbud, ej innehållande sakuppgifter Förfrågningar från anbudsgivarna Svar till anbudsgivarna på förfrågningar Kuvert/emballage som innehållit inkomna anbud Sändlista Anbudsprövning och utvärdering Begäran om förtydliganden, kompletteringar Minnesanteckningar från kontakter med referenser
TROSA KOMMUN Dokumenthanteringsplan Sida 10(15) Protokoll från förhandlingar med anbudsgivare Protokoll från MBLförhandlingar Skatte- och registerkontroll av anbudsgivare Soliditetsupplysningar, kontroll av anbudsgivare Svar på begärda förtydliganden, kompletteringar antagna anbud Svar på begärda förtydliganden, kompletteringar ej antagna anbud Tjänsteanteckningar, kontakter med leverantörer och konsulter
TROSA KOMMUN Dokumenthanteringsplan Sida 11(15) Upphandlingsrapport Utvärderingsprotokoll Beslut och avtalstecknande Annons efter avslutad upphandling Avtal, kontrakt Diabas/ Avtalskalendern Avtal som reglerar efterbehandlingsans var i enlighet med miljöbalken bevaras.. Beställningar Beställningsbekräftelse
TROSA KOMMUN Dokumenthanteringsplan Sida 12(15) Tilldelningsbeslut Rapport om avslutad upphandling Underrättelse om avbruten upphandling Upplysning om tilldelningsbeslut Avtalsdatabas Avtalskalendern
TROSA KOMMUN Dokumenthanteringsplan Sida 13(15) Överprövning och överklaganden Överprövnings- och överklagandeärenden Diarieförs i Diabas Alla överprövningar ska diarieföras som självständiga ärenden med hänvisning till det ärende där det överprövade beslutet ingår. Efter upphandlingen Dokumentation av avtalsuppföljning Avrop/beställning mot ramavtal Garanti-/avtalshandlingar Fakturakopior Följesedlar Förrådsrekvisitioner Leveransgodkännande Meddelanden från leverantören Meddelanden till leverantören Reklamationer så länge garanti/ avtal gäller
TROSA KOMMUN Dokumenthanteringsplan Sida 14(15) Byggentreprenad Konstruktionshandlingar, byggentreprenad Ritningsdatabas/Pär m/närarkiv Ritningar Ritningsdatabas/Pär m/närarkiv Tillhörande anbud och byggentreprenader Valfrihetssystem Fastställande av kravspecifikation i ett valfrihetssystem Diarieförs i Diabas Ansökan om att bli godkänd leverantör inom ramen för ett valfrihetssystem Diarieförs i Diabas Bekräftelse om deltagande inom ramen för kvalifikationssystem Diarieförs i Diabas