LOKstödmodulen Version 0:2 MANUAL FÖR LOK-STÖDSMODULEN
Innehåll LOK-stödet i Idrottonline Klubb...3 Allmänt...3 Lägga upp LOK-stöds aktiviteter...4 Lägga upp LOK-stödsaktiviteter i en kalender...4 LOK-stödsmodulen...14 Lägg upp LOK-stödsaktivitet i LOK-stödsmodulen...14 Registrera aktiviteter...24 2
LOK-stödet i Idrottonline Klubb Denna manual riktar sig enbart till pilotföreningar som våren -09 gör fullständig ansökan Allmänt Den nya LOK-stödsmodulen är tänkt att underlätta ert arbete kring LOK-stödsrapportering av det statliga LOK-stödet. Men även vara en hjälp i er vardagliga idrottssyssla. LOK-stödmodulen kommer att utvecklas och förändras efter pilotföreningarnas önskemål och synpunkter med funktionalitet och design som vi inte velat implementera innan pilotföreningarna har haft möjlighet att tycka till. Där vi skriver kalender menar vi kalender 2.0. Tanken är att man i början av säsongen som ledare lägger upp sina aktiviteter med deltagare om möjligt och rapporterar detta löpande. Självklart vet vi att det finns andra sätt, vår förhoppning är att detta verksamhetsstöd stödjer de flesta varianter. För att kunna lägga upp en kalenderaktivitet i en kalender krävs att man har behörighet motsvarande lägst redaktör där kalendern finns. För att kunna komma åt fliken LOK-stöd krävs att man har lägst rollen redaktör på den sida man väljer att gå in via, föreningen eller idrottssida, samt att föreningen är en av piloterna som kör LOKstödet. När du Loggat in på din sida och har rätt behörighet ska du finna LOK-stödsfliken. Om det tar lång tid med inloggningen kan det bli så att inte fliken visas (det blir en time-out) prova då att logga ut och logga in igen. För att kunna koppla på deltagare på en aktivitet krävs att den personen finns upplagd som medlem eller prova på deltagare i det nya medlemsregistret. Läs gärna manualen för medlemsregistret om du känner dig osäker. Hur du skapar en kalender och tips och trix kring kalendern hittar du i den vanliga manualen. Tänk på att dina LOK-stödsaktiviteter blir ett värde, behandla därför LOK-stödsmodulen som du skulle göra med din internetbank, dvs lägg upp de aktiviteter som är/blir aktuella (gäller ju även i kalendern). Inte lägger du upp testtransaktioner i din internetbank ;) 3
Lägga upp LOK-stöds aktiviteter Du kan i det nya LOK-stödet i Idrottonline klubb lägga upp LOK-stödsaktiviteter på två sätt, från kalender 2.0 och LOK-stödsmodulen. Använder din förening inte kalendern får du lägga upp aktiviteterna i LOK-stödsmodulen. Lägga upp LOK-stödsaktiviteter i en kalender Öppna den kalender 2.0 där du vill lägga aktiviteten. Har du inte kalender 2.0 titta i manualen för kalendern hur du gör för att lägga till denna. Gå till redigeraläge genom att klicka på fliken Redigera. 4
När du kommer in i redigeraläge, kan du skapa en aktivitet. Klicka på Skapa ny Finns det aktiviteter sedan tidigare eller om man har valt att ta in aktiviteter från andra kalendrar i föreningen eller matcher/tävlingar från externa kalendrar kan listan redan vara full med aktiviteter. Dessa har en blå prick framför sig. Läs gärna mer om kalenderinställningar i manualen. Följande sida visas. Bocka i rutan för LOK-stöd om detta är en tänkt LOK-stödsaktivitet. Fälten Namn, Plats, Starttid och Sluttid blir då obligatoriska 5
Självklart kan du använda all annan kalenderfunktionalitet, som till exempel lägga en aktivitet löpande under året, varannan vecka. Visa deltagare har som förvalt att de visas för medlemmar i förening d v s man måste vara inloggad och då visas bara namn och födelsedata. Om du redan nu vet vilka som bör komma, eller vilka du vill ska komma, går du till fliken Deltagare. 6
Har den som lagt upp aktiviteten gjort det möjligt att anmäla sig till aktivitet kan medlemmar anmäla sig. Krav är att man finns upplagd i nya medlemsarkivet (med fullständigt persnr) samt att man har fått ett inlogg, för detta krävs en e-postadress. Personen som har lagt upp aktiviteten kommer att finnas upplagd som ledare om han eller hon står som aktivitetsledare eller organisationsledare i medlemsarkivet, självklart kan du lägga till flera ledare och ta bort den ursprungliga, det bör dock alltid finnas åtminstone en ledare. Tänk efter vilka era aktivitetsledarroller är, och lägg upp dem i medlemsarkivet. Ni namnger själva vad ni kallar dem, kan ju t e x vara barnledare, barn & ungdomstränare. Detsamma gäller organisationsledare. Läs mer om detta i manualen. 7
Du kan lägga till förväntade deltagare, genom att antingen välja Lägg till grupper, välj i listan, klicka på Lägg till, de grupper som visas här är de som finns upplagda i medlemsregistret. Eller så väljer du Lägg till personer, välj i listan, klicka på Lägg till, de personer som visas här är de som finns upplagda i medlemsregistret som medlemmar (persnr 10 siffror) eller Prova på (födelsedata 6 siffror). Självklart kan du ta flera grupper eller kombinera grupper och personer. Jobba med grupper; träningsgrupper, lag, arbetsgrupper, ledargrupper, föräldragrupper mm det kommer att underlätta ert arbete Om kalendern finns i ett arbetsrum kan du även välja att klicka på Lägg till alla arbetsrummets medlemmar. 8
När du valt förväntade deltagare på aktiviteten, i detta fall från en grupp, kan du bocka för om det finns fler Ledare och/eller om någon av dina förväntade deltagare är Funktionshindrad, för funktionshindrade gäller andra åldersgränser för att vara LOK-stödsberättigad (ingen övre åldergräns). Mer information om statliga LOK-stödregler hittar du på www.rf.se Vet du att personen inte ska vara med klickar du på Ta Bort. 9
Om personen finns upplagd i medlemsregistret som Prova på deltagare, visas detta i kolumnen under PP. Glöm nu inte att Spara!!! (Spara och gå tillbaka till aktivitetslistan, Spara och visa, Spara och skapa ny) 10
Aktiviteten finns nu i listan i redigeraläget. Du kan ta en kopia på aktiviteten genom att klicka på ikonen blad med + eller exportera deltagarlista genom att klicka på ikonen låda med pil Har du matcher och tävlingar som är inhämtade och du vill göra till möjliga LOK-stödsaktiviteter, öppna dessa och kryssa för LOK-stöd, samt fyll i de obligatoriska fälten då kommer dessa att landa i LOK-stödslistan, vilket gör att du inte glömmer att söka LOK-stöd för dessa. Läs gärna LOKstödsreglerna kring vad som gäller för matcher/tävlingar/cuper. Visas matcher/tävlingar i flera kalendrar tänk på att bara göra en till LOK-stödsaktivitet, annars måste du registrera flera i onödan eftersom bara en räknas. Nedan finns ett exempel på en excelfil 11
Som aktiviteten ser ut i Visaläget 12
13
LOK-stödsmodulen Har du behörighet som redaktör eller administratör på huvudsida ska du få upp fliken LOK-stöd Lägg upp LOK-stödsaktivitet i LOK-stödsmodulen När du kommer in i LOK-stödsmodulen visas en förvald lista på de LOK-stödsaktiviteter i föreningen där du står som ledare och om du finns upplagd som aktivitets- eller organisationsledare i medlemsarkivet samt att aktiviteterna har ägt rum dvs de borde registreras. Detta är startsidan för LOK-stödsmodulen för Registrera LOK-stöd. 14
Vill du lägga upp en ny LOK-stödsaktivitet klicka på länken Lägg till ny LOK-stödsaktivitet som finns längst ner på sidan. Eftersom det du vill skapa är en möjlig/tänkt LOK-stödsaktivitet är, Namn, Plats, Startdatum & tidpunkt, Slutdatum och tidpunkt obligatoriskt 15
På samma sätt som i kalendern läggs personen som skapade aktiviteten automatiskt dit som ledare förutsatt att man finns upplagd som ledare På samma sätt som i kalendern kan du här lägga till förväntade deltagare som hämtas från medlemsregistret, genom att antingen klicka på Lägg till personer eller Lägg till grupper, välj från lista och klicka Lägg till. 16
Föreningen kan vara medlemmar i flera Specialidrottsförbund i detta fall Svenska basketförbundet. Beroende på vilken sida du kommer ifrån är ett förval gjort. Idrottskopplingen är viktigt för att få rätt statistik. Så är det i idrotten orientering (gamla sektionsbegreppet) som aktiviteten bedrivs så ska orientering kryssas i. Ifrån LOK-stödsmodulen kan man välja att koppla aktiviteten till en kalender som finns upplagd i föreningen. Koppla till kalender, välj i listan Ingen koppling till kalender, kalender som finns upplagd i föreningen. 17
I detta fall arbetsrum/tjejrummet/kalender Fyll i obligatoriska fält, lägg till deltagare (frivilligt), glöm inte att Spara När aktiviteten har sparats kommer ett meddelande upp på att Aktiviteten har sparats 18
När man sedan tittar i Tjejrummets kalender, visas aktiviteten Bollkul 2 i kalendern. Du redigerar nu aktiviteten som vanligt i kalendern. Aktiviteter som du inte kopplar till en kalender och som du vill redigera, hittar du om du går in via Startsidan i Registrera LOK-stöd klicka på Lägg till ny LOK-stödsaktivitet 19
Då kommer du in på sidan där du lägger upp nya aktiviteter. Längst ner på sidan finns en länk Visa mina framtida aktiviteter klicka på denna Då kommer du till en lista på de aktiviteter som ligger i framtiden och där du står som ledare. 20
Genom att klicka på aktiviteten i listan får du upp den och kan ändra innehållet på aktiviteten. 21
22
Här kan man sedan uppdatera informationen, antingen väljer man att Spara, Ta bort eller Återgå till lista. 23
Registrera aktiviteter När du kommer in i LOK-stödsmodulen visas en förvald lista på de LOK-stödsaktiviteter i föreningen där du står som ledare och aktiviteterna har ägt rum dvs de borde registreras. Detta är startsidan för LOK-stödsmodulen för Registrera LOK-stöd. När det är dags att registrera aktiviteter som har ägt rum, utgår man från listan på första sidan. Här visas Namnet på aktiviteten, datumet, starttid, plats, ledare, om det är en grupp, vilken idrott och status Bocka för de aktiviteter du vil registrera, klicka på Visa markerade aktiviteter. I detta fall valde vi att öppna 1 LOKs-stödsaktivitet 24
Kontrollera om uppgifterna Namn, Plats, Starttid & datum slutdatum och tidpunkt under Berätta vad ni gjorde, stämmer med verkligheten. Annars är det bara att ändra 25
Välj i listan vad ni gjorde, Träning, Tävling/match/cup, Möte, övrigt. I rutan under kan du beskriva träningen, Tävlingen/matchen/cupen, eller mötet om du vill. Väljer du övrigt i dropdown listan är det obligatoriskt med en beskrivning i rutan. Väljer du från drop-listan och fyller i rutan under kommer du under våren att kunna dra ut en träningsdagbok. En finess som kommer. Detta är självklart valfritt. 26
Denna förening har ett medlemskap i Svenska Basketförbundet därför är basket ifyllt. Har du kopplingar i din förening till flera olika idrotter, väljer du idrott här. Förvalt är från den sidan du kom. 27
Har du lagt förväntade deltagare visas dessa på aktiviteten. Det du behöver göra är att bocka ur de som inte var där. Dök det upp personer som du inte räknat med från början kan du i detta läge lägga till personen och eller gruppen. Det fungerar ju självklart på samma sätt om du inte la upp deltagare på aktiviteten när du skapade aktiviteten. 28
Dessa personer var urbockade och alltså inte med på aktiviteten. Ledare på aktiviteten var Fredrik Larsson som var närvarande och markerade som ledare. Självklart kan du lägga på flera ledare. Klicka på Registrera 29
OBS! När du gör detta bekräftar du som ledare att det som är ifyllt stämmer överens med verkligheten Aktiviteten ligger nu sparad i väntan på att ansvarig för LOK-stödet i föreningen skickar in ansökan för föreningen, en ansökan per förening. Ansökan ska senast göras 15/8 för vårterminen innevarande år och 15/2 för höstterminen föregående år. Ansvarig för inskickandet av ansökan är föreningens ordförande, kassör, eller LOK-stödsansvarig firmatecknare. Läs mer om detta ansvar på www.rf.se Vill du som ledare skriva en kommentar till den som är ansvarig, kanske var ni ovanligt få eller något annat som du vill delge. Klicka på länken Skriv en kommentar till den som skickar in föreningens ansökan 30
När du klickar på Registrera kontrollerar systemet om de grundläggande LOK-stödsregler är uppföljda, (att gruppen består av rätt antal bidragsberättigade deltagare, längden på aktiviteten,och att ledare finns) och ger återkoppling på dessa. Ytterligare kontroller görs vid ansökan. P.s Om en person finns registerad på flera LOK-stödaktivitet i samma förening i samma idrott mer än en gång per dag, kontrolleras detta i samband med att ansökan skickas in, och individen plockas då bort. Läs mer om LOK-stödreglerna på www.rf.se Du får en bekräftelse på om aktiviteten utifrån de grundläggande kriterierna kan ingå i ansökan eller ej. 31
Är du nöjd, väljer du att gå till Nästa. 32
Du gör nu samma sak med nästa aktivitet du valde i listan Registrera aktivitet 2 av 2 Kontrollera att uppgifterna stämmer, Berätta vad ni gjorde. Vilka var där? Bockar ur de som inte var närvarande, lägg till personer mm 33
Klicka på Registrera (upprepa tills alla aktiviteter är registrerade) På denna aktivitet var det för få LOK-stödsberättigad deltagare, aktiviteten är inte godkänd som LOKstödsaktivitet, det händer ju. 34
Aktiviteten såg ut på detta vis och jag väljer att gå till nästa eller återgå till listan om det är sista aktiviteten som ska registeras 35
Det kan ju också vara så att jag gjort fel och då väljer jag att Klicka på Ändra aktiviteten 36
Om jag inte vill göra klart de aktiviteterna jag valde ut väljer jag att Klicka på Återgå till Listan. I detta fall var det denna lista jag utgick ifrån Om jag vill titta på mina framtida aktiviteter Klickar jag på länken Mina Kommande aktivteter, dessa kan inte ändras, man kan bara titta på dem. 37
Kommande aktiviteter ändras ifån kalendern eller ifrån listan som nås från Lägga till ny LOKstödsaktivitet. När man klickar på Visa mina färdigregistrerade aktiviteter Här listas dina aktiviteter där du finns som ledare och som är slutförda 38
Du kan välja att öppna en redan registrerad aktivitet bocka för den du vill öppna och klicka på välj Visa markerad aktivitet. Du kommer du in i läget som den såg ut när du registrerade. Du kan välja att Återgå till listan eller Ändra aktiviteten där kan du redigera aktiviteten om du glömt något. Vill du söka fram en aktivitet där någon annan är ledare eller på andra parametrar klicka på Sök aktivitet 39
Följande fält är sökbara; Ledare, Grupp, Idrott, Plats, Tid för aktivitet, Registreringsstatus, Datumintervall 40
Vill man gömma sökfältet Klicka på länken Sök aktivitet igen Du kommer alltid tillbaka till startstidan genom att klicka på länken Registrera LOK-stöd 41
Varning!! Ta bort LOK-stödsaktiviteter Det är möjligt att ta bort aktiviteter som är upplagda och inte registrerade. Det är även möjligt att ta bort aktiviteter som är registrerade fram tills dess att en ansökan har gjorts för föreningen. Det kommer alltid en fråga om man verkligen vill ta bort aktiviteten Om redaktören väljer att i kalendern ta bort en LOK-stödsaktivitet så försvinner den Väljer redaktören att ta bort hela kalendern så försvinner alla LOK-stödsaktiviteter Dessa kan inte återskapas utan måste i så fall läggas upp igen. När du inte har några aktiviteter som ska registreras är listan tom. 42
Under våren kommer man att kunna lägga till personer och administrera grupper i medlemsregistret genom en länk som nås på aktiviteten. I första versionen saknas detta. Under våren kommer också diverse rapporter och statistik, samt finesser som träningsdagbok att tas fram. En kontroll för att lägga till datum och tid kommer att läggas till där du lägger upp en ny LOKstödsaktivitet i LOKstödsmodulen kommer läggas till. Förfining kommer att göras för att hämta personer och grupper. Personer och eller grupper som finns i medlemsregistret hämtas. Tänk på att namnge grupper på ett klokt vis det kan ju i en förening i synnerhet en som har kopplingar till flera idrotter, det är inte helt ovanligt att det kan finnas flera pojkar 94 grupper. 43