Sociala system för rollen Vodok Enhetschef 2013-02-27
INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. Inloggning 3 1.1 Inloggningsfönstret 3 1.1.1 Mitt konto 4 1.1.2 Min stadsdel 4 1.1.3 Dokumentation 4 1.1.4 Kontakter och support 4 1.2 Inloggning till VODOK 5 1.2.1 Byte av roll 6 2. Startfönstret 6 2.1 Inställningar 6 3. Centralen 7 3.1Dölja/visa Centralen 8 4. Journal 9 4.1 Sök patient 9 4.1.1 Sök patient via namn eller personnummer 9 4.1.2 Sök genom via Mina senaste 10 4.1.3 Sök via Mina personer 10 4.2 Öppna Journal 11 4.3 Journalens olika delar 12 4.3.2 Inställningar i VODOK Journaldelen 12 4.4 Kontaktuppgifter 13 4.5 Bedömningsinstrument 14 4.6 Extraflik 15 4 Mina bevakningar 16 4.1 Inställningar 16 4.2 Ta fram Bevakningslistan 17 4.3 Skapa en bevakning 17 4.4 Hantera bevakning 19 4.4.1 Ta bort Bevakningspost från listan 19 5 Mina sidor 20 5.1 Meddelanden 20 5.2 Avvikelse 23 5.2.1 Skriv ny avvikelse 23 6.1.1 Läs en avvikelse 26 6.1.2 Sök fram en enhets avvikelser 26 6.1.3 Skriv ut en avvikelse 28 6.2 Sammanställningar 29 6.2.1 Sammanställning bedömning 30 6.2.2 Sammanställning avvikelse 30 6.3 Personal 31 7 Sök 33 7.1 Sök VoO Avvikelse 34 7.2 Sortera termurval och sökresultat 35 2
1. Inloggning Fyll i ditt användarnamn och lösenord. 1.1 Inloggningsfönstret Länkarna till vänster är följande: Mitt konto Min stadsdel Dokumentation Kontakter 3
1.1.1 Mitt konto För att byta lösenord, klicka på Mitt konto. Byt lösenord och klicka åter på Paraplyapplikationer. För lösenordsbestämmelser, klicka på Information om lösenordsregler. Där beskrivs lösenordsreglerna. 1.1.2 Min stadsdel Detta är en länk till din stadsdels hemsida. 1.1.3 Dokumentation Dokumentation är en länk till den dokumentation som finns om VODOK samt eventuella blanketter, anvisningar och annat du kan ha nytta av för den roll du har i Paraplysystemet. 1.1.4 Kontakter och support Under Kontakter och support finns kontaktuppgifter, telefonnummer och ev. epost-adresser till personer med support, och administratörer i systemet, ex lösenordsadministratörer. 4
1.2 Inloggning till VODOK Klicka på VODOK. Har du flera roller i systemet, välj roll. Klicka på OK. 5
1.2.1 Byte av roll Du kan byta roll genom att högerklicka. Följande dialogruta öppnas. Klicka på Byt roll och välj därefter ny roll. 2. Startfönstret När du loggar in i VODOK visas denna sida (Aktuellt) som är Startsidan i VODOK. Idet här fönstret har du tillgång till modulerna Avvikelse, Sammanställningar och Personal. 2.1 Inställningar För att få korrekta inställningar kan man behöva göra justeringar av Inställningar för VODOK. Klicka på ikonen Inställningar. 6
Du kan behöva kontrollera inställningar både under Mina sidor (som i exemplet) och även när du är i fönstret Journal (se kap 4.3.1 Inställning i VODOK - Journaldelen). Språkfilen ska alltid vara inställd på Svenska HSL Språkfil (voohslse.dic). 3. Centralen De olika delarna i Centralen är Journal, Arkiverade utskrifter, Mina sidor och Internetlänkar. Generellt gäller att man ska dubbelklicka på de olika rubrikerna i Navigeringsfönstret eller på de texter som visas under rubriken. Den del du är inne i är markerad med en annan färg än de övriga, se exemplet Mina sidor ovan. 7
3.1Dölja/visa Centralen Du kan dölja navigeringsfönstret/centralen när du vill genom att klicka på den röda - symbolen i övre vänstra hörnet. Du kan öppna navigeringsfönstret/centralen igen genom att klicka på den gröna + ikonen överst till vänster. 8
4. Journal Med rollen Vodok Enhetschef får du inte tillgång till att läsa journalen, du kan dock se när senaste anteckning gjorts och av vem, vilka bedömningsinstrument som har använts och när, samt komma åt kontaktuppgifter för en patient. 4.1 Sök patient 4.1.1 Sök patient via namn eller personnummer Du kan välja patient på olika sätt. 1. skriv in hela personnumret och klicka på sök person (kikaren) till höger om rutan. 2. skriv in del av personnumret och * och klicka på sök person. eller 3. skriv in efternamn/del av efternamnet och * och klicka på sök person, se exempel ovan. 9
Välj den patient du söker och klicka OK. När du för muspekaren över namnet, ser du var patientjournalen finns (organisation). 4.1.2 Sök genom via Mina senaste De senast besökta journalerna visas vid klick på Senaste... Välj en patient och klicka OK så visas den patientens journal. De 10 senaste besökta patienternas journaler visas. 4.1.3 Sök via Mina personer När du har öppnat en patientjournal kan du lägga den till din egen lista Mina personer. Klicka på Mina personer (stjärnan i menyraden). 10
Klicka på Lägg till. Mina personer är ett arbetsredskap och påverkar inte journalerna på något sätt. Du kan när som helst lägga till eller ta bort en journal från Mina personer. Du kan ha upp till 50 personer i din lista. Namnen lägger sig i alfabetisk ordning oavsett vilken organisatorisk enhet personerna tillhör. För att ta bort ett namn från Mina personer, klicka Ta bort. Sätt en bock framför namnet/namnen i listan som kommer upp. Klicka OK. 4.2 Öppna Journal För att öppna journalen, dubbelklicka på raden HSL-journal datum(ex. HSL Journal 090109-). 11
I rollen Vodok Enhetschef kan du inte läsa texter i journalen, däremot kan du se när den senaste anteckningen gjorts och av vem (i exemplet ovan Dokumentation 130205 sd06kje) 4.3 Journalens olika delar Följande delar av Journalen är tillgängliga för rollen: Kontaktuppgifter HSL (sista dokumentationsdatum och användarid) Bedömningsinstrument (datum och instrument) 4.3.2 Inställningar i VODOK Journaldelen Man kan själv välja vilka delar man vill se i Centralen genom att klicka på ikonen för Inställningar. Om sidan ser konstig ut eller du inte kommer åt rubrikträdet, klicka på Inställningar och kontrollera att rätt Språkfil är vald HSL Språkfil (voohslse.dic). 12
4.4 Kontaktuppgifter Du når kontaktuppgifter dels från menyn i Centralen, dels inifrån journalen. Vissa uppgifter (bland annat Adress) kan bara uppdateras från menyn i Centralen. I fliken Adress kan patientuppgifterna redigeras, bland annat kan man lägga till adress för utförandet om en person är folkbokförd på annan adress. Om du vill att dina inskrivna uppgifter ska vara kvar vid aviseringar från Paraplyet, sätt en bock i rutan för Ingen ändring vid avisering. I fliken Kontaktuppgifter kan du registrera nya kontaktuppgifter. Klicka på Lägg till. 13
Här kan du lägga till, ändra i eller ta bort kontaktuppgifter. Du kan även skriva ut fullständiga kontaktuppgifter via ikonerna i menyraden. 4.5 Bedömningsinstrument Du kommer åt Bedömningsinstrument via fliken Centralen. Dubbelklicka på Bedömningsinstrument. Under kan du se vilka bedömningsinstrument som gjorts och av vem. 14
4.6 Extraflik Under journalarbete kan du ta fram en extraflik med samma patient eller en annan patients kunduppgifter eller dokumentation, för att slippa avbryta arbetet med exempelvis kontaktuppgifterna. Håll musen inom det markerade området och högerklicka. Menyn visas. Välj vad extrafliken ska visa (i detta exempel Uppgifter person- annan person). Sök fram personen, via Mina personer eller Senaste, med personnummer eller med del av personnummer* eller efternamn*. Du kan läsa, lägga till, ändra eller ta bort uppgifter i kontaktuppgifter. Klicka på Spara efter gjorda ändringar. Vill du bli av med extrafliken, klicka på någon av de båda ordinarie flikarna (Dokumentation eller Kontaktuppgifter) 15
4 Mina bevakningar 4.1 Inställningar För att kunna se bevakningar behöver du göra vissa inställningar. Klicka på ikonen för Inställningar. Du måste ange för vilken tidsperiod du vill se bevakningarna i period som ska visas. Du kan själv välja vilka kolumner du vill se, genom att bocka för de olika alternativen i Kolumner som ska visas. 16
Du kan själv ställa in om du vill att Mina bevakningar ska visas automatiskt när du startar VODOK. (Vill du inte få upp Bevakning vid uppstart, ta bort bocken i rutan för Automatisk uppstart.) Du kan också ställa in om du vill att klarmarkerade texter ska visas. 4.2 Ta fram Bevakningslistan Om du väljer att Mina bevakningar inte ska startas automatiskt öppnar du Bevakning genom att klicka på kameran. 4.3 Skapa en bevakning Det finns två olika typer av Bevakningar: Bevakningar och Personliga bevakningar. Under fliken Bevakningar återfinns bevakningar avseende bland annat Avvikelser. Bevakningar avseende Avvikelser och Delegeringar läggs automatiskt upp som en bevakning hos aktuell/mottagande användare när avvikelsen/delegeringen skapas. Du kan också skapa en personlig bevakning. Öppna bevakningsfönstret (se kap 5.2 Ta fram Bevakningslistan). 17
Välj fliken Personlig bevakning. Klicka på Ny. Skriv Bevakningsdatum, ange status, prioritet och Bevakas av. Skriv in vad bevakningen gäller i rutan för Text. Klicka på Spara. Bevakningen finns nu sparad under Personliga bevakningar. 18
4.4 Hantera bevakning För att hantera en bevakning dubbelklickar du på raden och får flera olika åtgärdsalternativ. Utför sedan önskad åtgärd, exempelvis att ta bort markerade bevakningar, eller att ändra status på en bevakning. Du kan även komma till den post som har bevakningen, i exemplet Gå till Avvikelse. För att hantera Avvikelse, se kap 5.2 Avvikelse. 4.4.1 Ta bort Bevakningspost från listan För att ta bort en bevakning, markera aktuell bevakning och högerklicka. Välj Ta bort markerade bevakningar. Tips! Du kan ta bort flera bevakningar samtidigt. 19
Markera posterna genom att hålla nere Shift-knappen (flera i följd som i exemplet) eller Ctrlknappen (för att kunna välja flera enskilda bevakningar samtidigt.) Svara Ja om du önskar ta bort bevakningarna. 5 Mina sidor I Mina sidor återfinns funktioner som inte är direkt kopplade till patientjournaler. 5.1 Meddelanden Här kan du skicka meddelanden till andra VODOK-användare. Öppna meddelandefunktionen genom att klicka på ikonen Meddelande. I fliken Översikt visas alla meddelanden. För att skriva ett meddelande klicka på fliken Skriv. 20
Fyll i rubrik och skriv meddelandet. Markera om du vill kunna se när mottagaren läst ditt meddelande (Läskvitto). Klicka sedan på Adressbok för att lägga till mottagare. Leta rätt på mottagaren i Globala adresser (användarnamn eller namn). Markera och klicka på högerpilen så att mottagaren registreras i högra fältet. Klicka därefter OK. Du kan också skapa en egen adressbok för dina vanligaste mottagare genom att klicka på Administrera Mina adresser. 21
För att skicka meddelandet, klicka på Skicka meddelande. För att läsa ett meddelande klicka på Meddelande i ikon-menyn. Välj fliken Läs och du kan läsa meddelandet. Via menyknapparna kan du Svara, Svara alla, vidare befordra meddelandet. 22
5.2 Avvikelse Här dokumenteras patientbunden avvikelse. Dubbelklicka på Avvikelse och sök fram patienten (samma tillvägagångssätt som när du söker patient i Journalen se kap 4.1 Sök patient). 5.2.1 Skriv ny avvikelse Klicka på Ny. Välj avvikelse i listan. Bilden ser olika ut för de olika avvikelserna. I exemplet nedan visas Brister i Vårdkedjan. 23
Alla fält med listpil måste fyllas i. Undantag är dock Mottagare, där enbart första fältet ska fyllas i. Det är ansvarig MAS/MAR som väljs som mottagare. Observera att en person kan ha MAS/MAR uppdrag i flera stadsdelar, viktigt att välja namnet med rätt stadsdelsnummer efter (Förnamn Efternamn sd06). På organisation ska patientens enhet/organisation väljas via Organisationsträdet. Fliken Ytterligare uppgifter Denna flik variera i utseende beroende på vilken avvikelse som valts. I detta exempel visas Brister i vården. Bocka för aktuella uppgifter i fälten (ej obligatoriskt). 24
Klicka på Spara. Fliken Dokumentation Här fylls uppgifter rörande händelsen och utredningen kring händelsen in. Händelsedatumet fylls automatiskt i och korrigeras vid behov. Skriva in text under aktuella sökord. Dubbelklicka på aktuellt sökord. Skriv in texten i det nedre (skriv)fältet. Klicka på Spara. Signera med ditt lösenord. Upprepa efter behov. 25
6.1.1 Läs en avvikelse Sök fram patienten och välj befintlig avvikelse i listan Avvikelse. Du kan ändra i en redan skriven avvikelse och dokumentera fortsatta åtgärder genom att klicka på fliken Dokumentation (se ovan) fram till dess att den är avslutad (Avslutas av mottagande MAS/MAR). 6.1.2 Sök fram en enhets avvikelser Öppna Avvikelse. Klicka på Sök (Kikaren i menyraden). Välj period för avvikelserna. Fylls inget slutdatum i söks avvikelser t.o.m. dagens datum fram. Välj organisation genom organisation genom knappen Organisation. Bocka för Alla enheter för vald organisation. I övrigt väljs lämpliga värden. Klicka på Sök. 26
För närmare beskrivning av funktionerna i Sök, se kap 7 Sök. För att bläddra mellan avvikelserna i sökresultatet, använd de s.k. bandspelarknapparna (röda när de är aktiva). Obs! Sökfönstret får inte stängas. Klickar du på Stopp (mittenknappen), visas den markerade radens avvikelse i avvikelsefönstret. Bläddrar du ett steg framåt visas nästa avvikelse osv. På detta sätt kan du enkelt bläddra dig genom avvikelserna för ex. en enhet. 27
6.1.3 Skriv ut en avvikelse För att skriva ut en hel avvikelse, klicka på Skriv ut. Klicka på CDS. För att alla texter ska skrivas ut ska alla rutor under Inställningar vara tomma. Klicka på Sök och därefter på Granska eller Skriv ut. 28
Fyll i vad utskriften ska användas som, i detta exempel Arbetskopia. Klicka OK. Välj skrivare och klicka på Skriv ut. 6.2 Sammanställningar Sammanställningar är en statistikfunktion där man ser statistik över registrerade bedömningar och avvikelser. Välj vad sammanställningen ska visa (avvikelse eller bedömning). 29
Vissa uppgifter visas automatiskt, såsom Pågående datum och Journaler. Justera efter behov Pågående datum (ex om du vill ha statistik för patienter som fanns på enheten vid ett visst tillfälle). 6.2.1 Sammanställning bedömning Välj organisation och alla enheter för vald organisation. Välj vilken/vilka Metoder/Instrument som ska sökas fram. Välj period i rutorna Utförd under period. Välj på vilket sätt resultatet ska visas genom att välja Visa en rad per. Klicka på Sök. Skriv ut resultatet genom att klicka på Skriv ut. Inga personuppgifter visa på utskriften. 6.2.2 Sammanställning avvikelse 30
Välj typ av Avvikelse. Välj Händelse period. Välj Organisation och ev. alla enheter för vald organisation. Välj efter behov ev. andra sökparametrar. I exemplet ovan visas sammanställningar av alla med konsekvens Lårbens-/höftfraktur. Klicka på Sök. Skriv ut resultatet genom att klicka på Skriv ut längst ner. Inga personuppgifter finns med på utskriften. 6.3 Personal En förutsättning för att kunna ge en delegering i VODOK är att personalen är upplagd som personal. Skriv in personnumret på den person du vill lägga in i systemet, i rutan för personnummer. Klicka på Sök. Om personen redan finns inlagd i systemet, kommer personens namn etc. upp i rutan och du kan göra ändringar. Om personen inte finns med i systemet kommer denna ruta upp. Klicka OK. 31
För att lägga upp en ny person, klicka på Ny. På frågan om du vill spara personal, klicka Nej. Fyll i personnummer, namn och ange Typ av personal (här kan fler alternativ användas). Skriv in fr.o.m. datum, men ange inget t.o.m. datum om personen är tills vidare anställd. Klicka på knappen Kompetens. Bocka för de uppgifter som stämmer i rutan. Klicka OK. Fyll i fr.o.m. datum på när kompetensen gäller. Här kan man komplettera uppgiften och då ändrar man datumet. 32
Klicka på fliken Organisation. Välj organisation / enhet i organisationsträdet. Klicka på Piltangenten åt höger. Sätt en bock i rutan framför Koppla till organisatorisk enhet. Klicka på Spara. (En personal kan vara kopplad till flera enheter, men man måste välja en i taget.) 7 Sök Du kommer åt Sökfunktionen i nästan alla fönster (utom Sammanställningar). Klicka på Sök (Kikaren) i menyraden. 33
I listan ovan visas vilka olika Sökningar som kan göras i VODOK. Principen för sökningar är den samma, men fönstren kan variera beroende på vad sökningen gäller. I lathunden kommer Sök VoO Avvikelse visas. 7.1 Sök VoO Avvikelse För att få till en sökning måste du ange minst för vilken period sökningen ska ske och för vilken organisation/ enhet. Skriver man inget till och med datum får man allt fram till och med dagens datum. Du kan också välja att söka på en viss sorts avvikelse. (Om du inte gör ett val får du alla) Tryck på Sök (Kikaren). 34
Sökresultatet. Man kan sortera sitt sökresultat och välja vad som ska visas genom att öppna fliken Termurval (se kap. 7.2 Sortera termurval och sökresultat). Man kan skriva ut sitt sökresultat genom att klicka på Skriv ut (Skrivaren med röd bock) eller som en rapport genom att trycka på Rapporter (den grönvita skrivaren) Om du vill titta på en Avvikelsepost, markera en post i sökresultatet och gå tillbaka till VODOK/ Avvikelse. Obs! Sökfönstret får inte stängas. Klickar du på mittenknappen (markerad post), visas den markerade radens journal i Avvikelsefönstret. Bläddrar du ett steg framåt visas nästa avvikelse osv. På detta sätt kan du enkelt bläddra dig genom avvikelse för ex. en enhet. 7.2 Sortera termurval och sökresultat För att kunna sortera ett sökresultat måste den termen finnas redovisad i resultatet. Klicka på fliken Termurval. 35
Genom att markera en rad i vänstra fältet och klicka på högerpilen flyttas värdet till Valda termer i högerfältet. Man kan även välja ordning i högerfältet genom att markera en rad och klicka på upp- eller nerpilen. I detta exempel väljs ordningen Händelse, Datum, Avslutad, Namn och Avvikelse. Klicka på fliken Resultat. Resultaten visas nu i samma ordning. Man kan sortera kolumnerna i bokstavsordning, personnummerordning mm genom att klicka på rubrikerna. Klickar man en gång i Namn sorteras namnen A-Ö, klickar man en gång till vänds ordningen Ö-A osv. 36