Förfrågningsunderlag - Upphandlarversion 2012-03-20 Upphandlingsansvarig Malmö Högskola Upphandling Elleveranser Paula Collijn Mahr 24-2011/479 Symbolförklaring: Texten ingår i annonsen Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten kommer att ingå i avtalet Texten ingår i kvalificeringen Texten kommer att publiceras i avtalskatalogen Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Frågan besvaras av köparen Anbudslämnare Säljare: Anbud: Organisationsnr.: Kval.: Bixia AB Elleverans Malmö Högskola (12/1) 5565442638 LEVERANS AV EL 1. INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1.1. 1 Allmän orientering 1.1 Orientering om beställarens verksamhet 1.2 Upphandlande enhet 1.3 Beställarens ombud 1.4 Upphandlingens syfte 1.5 Leveransomfattning 1.6 Avtalstid 1.7 Leveransstart 1.8 Helt eller delat anbud 1.2. 2 Upphandlingsföreskrifter 2.1 Former för upphandling 2.2 Upphandlingsförfarande 2,3 Sekretess 2.4 Kontroll av anbudsgivare 2.5 Krav på anbudsgivare 2.6 Anbudsgivarens tekniska kompetens Utskrivet: 2012-03-20 15:26 Sida 1 av 9
2.7 Anbudsgivarens ekonomiska ställning 2.8 Pris fysisk leverans 2.9 Diskretionär förvaltning 2.10 Pris Bra Miljöval 2.11 Volymflexibilitet 2.12 Effektreservavgift 2.13 Anbudsprövning 2.14 Utvärderingskriterier 1.3. 3 ANBUDETS FORM OCH INNEHÅLL 3.1 Anbudsinnehåll 3.2 Anbudslämning 3.3 Kompletterande förfrågningsunderlag 3.4 Anbudstidens utgång 3.5 Anbudets giltighetstid 1.4. 4 AVTALSVILLKOR 4.1 Balansansvar 4.2 Kontakter med nätägare 4.3 Elcertifikat 4.4 Samlingsfakturor 4.5 Volymer 4.6 Statistik 4.7 Fakturering 4.8 Betalning och dröjsmålsränta 4.9 Hävning 4.10 Tvist 4.11 Skadestånd 4.12 Force Majeure 2. 1 ALLMÄN ORIENTERING 2.1. 1.1 Orientering om beställarens verksamhet Malmö högskolas mål med denna upphandling är att tillgodose behovet av elleveranser till lägsta möjliga pris över tiden samt en ambition att bidra till en ekologisk hållbar utveckling av elinköpen. Högskolan (MAH) hyr alla fastigheter för sin verksamhet av olika fastighetsägare. MAH betalar elförbrukning för verksamheten samt för fastighetsinstallationerna. Denna upphandling avser leverans av all efterfrågad elenergi till MAH. Grundläggande för leverantör är att leverera såväl fysisk el som finansiellt stöd kring Malmö högskolas kraftportfölj. Den fysiska handeln innefattar leverans av el till samtliga uttagspunkter enligt bilaga A. 2.2. 1.2 Upphandlande enhet Upphandlande enhet är Malmö högskola, org nr 202100-4920. 2.3. 1.3 Beställarens kontaktpersoner Frågor angående upphandlingsföremålet ställs, i första hand skriftligen till Ricky Holmgren, Förvaltare på plan-och lokalavdelningen, ricky.holmgren@mah.se. Frågor om upphandlingsadministrativa delar ställs, i första hand till Paula Collijn, Upphandlare på administrativa avdelningen, paula.collijn@mah.se Vid anbudslämning ska nedanstående uppgifter lämnas så att kontakt kan tas när ert anbud Utskrivet: 2012-03-20 15:26 Sida 2 av 9
har inkommit: Leverantör/företag (Fritextsvar) Bixia AB Gata/Box (Fritextsvar) Box 534 Postadress: (Fritextsvar) 451 21 Uddevalla Telefon/mobil: (Fritextsvar) 0522-64 50 84 0708-13 49 21 Telefax: (Fritextsvar) 0522-64 50 15 Kontaktperson: (Fritextsvar) Anita Pantzar e-post till kontaktperson: (Fritextsvar) anita.pantzar@bixia.se 2.4. 1.4 Upphandlingens syfte Syftet med upphandlingen är att fastställa samtliga villkor för avrop av fastställd volym som görs för en viss period. 2.5. 1.5 Leveransomfattning Den totala årsvolymen beräknas uppgå till ca. 5242 MWh fördelat på sju (7) leveranspunkter. Av dessa är fem (5) leveranser timmätta. Förbrukningen för dessa beräknas till ca. 5240 MWh. Uttagsprofilen framgår av Bilaga A. De schablonmätta leveranserna beräknas till ca 2 MWh. 2.6. 1.6 Avtalstid Avtalet skall träda i kraft från och med undertecknandet och gälla t o m 2014-06-30. Avtalet skall vara tidsbegränsat dvs efter avtalstidens utgång upphör avtalet att gälla utan föregående uppsägning. Avtalet skall kunna förlängas med 12 + 12 månader med oförändrade villkor. Därefter upphör avtalet att gälla. Avisering om förlängning skall ske skriftligen och senast 6 månader före avtalstidens utgång. 2.7. 1.7 Leveransstart Leveranserna påbörjas 2012-07-01 2.8. 1.8 Helt eller delat anbud En leverantör kommer att antas. 3. 2 UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER 3.1. 2.1 Former för upphandling Lagen om offentlig upphandling (LOU 2007:1091) för den klassiska sektorn tillämpas för upphandlingen. 3.2. 2.2 Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs som öppet förfarande enl LOU 2007:1091, 2 kap, 22. Utskrivet: 2012-03-20 15:26 Sida 3 av 9
3.3. 2.3 Sekretess Anbud är, enligt 19 kap. 3 Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), ovillkorligen sekretessbelagda till dess att avtal tecknats eller ärendet slutförs på annat sätt. Efter att tilldelningsbeslut fattats är samtliga handlingar som rör anbud samt upphandlingsbeslut och tillhörande avtal att anse som allmänna och offentliga handlingar enligt 2 kap. Tryckfrihetsförordningen. Anbudsgivare som önskar åberopa sekretess på hela eller delar av sitt anbud bör tydligt ange detta samt skälen för detta. Det är dock alltid den upphandlade myndigheten som fattar beslut i sekretessfrågor och denne är därvidlag bunden av offentlighets- och sekretesslagens regelverk. 3.4. 2.4 Kontroll av anbudsgivare Enligt LOU 10 kap 2 får en leverantör uteslutas om leverantören: 1. är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, 2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, 3. genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott avseende yrkesutövning, 4. har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande myndigheten kan visa detta, 5. inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker, eller 6. i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av denna bestämmelse. Anbudsgivare intygar genom att särskild bilagd sanningsförsäkran (Bilaga B) undertecknas av behörig företrädare för anbudsgivaren, att förhållanden enligt pkt 1-6 ovan inte föreligger vid anbudsgivning. Svar: Ja Sanningsförsäkran enligt Bilaga B bifogas anbudet. 3.5. 2.5 Krav på anbudsgivare - Anbudsgivare skall uppfylla ställda lagenliga krav på registreringsskyldigheter dvs: anbudsgivaren skall vara registrerad i aktiebolags-, handels- eller föreningsregistret, registrerad för redovisning och inbetalning av mervärdeskatt, innehållen preliminär A-skatt och arbetsgivaravgifter samt fri från skulder för svenska skatter och sociala avgifter. MAH kommer att göra erforderlig kontroll via skatteverkets blankett SKV 4820. Svar: Ja - Anbudsgivare skall vara kreditvärdiga motsvarande en kreditbedömning som visar lägst 40 hos Creditsafe, lägst riskklass 3 hos UC, lägst rating A hos Soliditet, eller motsvarande. Nyetablerade företag eller företag under bildande skall kunna upplysa en stabil affärsplan/garanti som skall vara intygad av företagets revisor/bank. Om inte ovanstående uppfylls har den upphandlande enheten rätt att förkasta anbudet. Malmö högskola kommer att kontrollera uppgifterna hos creditsafe. Svar: Ja 3.6. 2.6 Anbudsgivarens tekniska kapacitet Anbudsgivare skall beskriva företagets kompetens och förmåga att utföra efterfrågade Utskrivet: 2012-03-20 15:26 Sida 4 av 9
tjänster. Anbudsgivare skall till anbudet bifoga förteckning med minst tre referenser över relevanta uppdrag avseende efterfrågade tjänster och som utförts de senaste tre åren. Värde och tidpunkt för uppdragen skall anges. Kontaktpersoner med telefonnummer skall framgå av referenslistan. Beställaren förbehåller sig rätten att kunna kontakta andra personer. Beställaren kan komma att beakta egna erfarenheter av anbudsgivaren. Svar: Ja Bixias referenser: Nordstan, Magnus Zingmark, 031-700 86 33, magnus.zingmark@nordstan.se. Volym 8 GWh, Avtal till och med 2012-12-31. Värde ca 3,9 mkr/år. Heimstaden, Patrik Hall, 040-660 20 61, patrik.hall@heimstaden.com. Volym 22 GWh, Avtal till och med 2013-12-31. Värde ca 9,4 mkr/år Bostic AB, Kenneth Lindhe, 031-284 540, lindhe@consil.se. Volym ca 4 GWh, Avtal till och med 2012-12-31. Värde ca 1,9 mkr/år. 3.7. 2.7 Anbudsgivarens ekonomiska ställning Anbudsgivaren skall lämna uppgift om företagets totala omsättning de tre senaste åren. Anbudsgivaren skall lämna uppgift om företagets omsättning till den del som avser elhandel för de tre senaste åren. Svar: Ja Bixias totala omsättning 2010: 3 847 mkr, varav 3 770 mkr avser elhandel 2009: 2 951 mkr, varav 2 891 mkr avser elhandel 2008: 2 970 mkr, varav 2 910 mkr avser elhandel 3.8. 2.8 Pris fysisk leverans Pris för den fysiska leveransen anges i form av påslag, uttryckt i SEK per MWh, för forwardprodukterna kvartal och år på Nord Pools terminsmarknad. Forwardprodukterna skall kunna avropas i steg om minst 10 %. Priserna skall anges exklusive skatter och avgifter. Cfd för Malmöområdet (SE4) d v s terminskontrakt för prisområdesskillnad med valutaomräkning till SEK tillkommer. I påslaget skall följande ingå; Balanskraftkostnader Profilkostnad Administrationskostnader Kreditkostnader Kostnad för hantering av elcertifikat Handelsavgifter på Nordpool Inga andra kostnader får förekomma. Prispåslag forwardprodukter/kvartal: SEK/MWh exkl. skatt o avgiftprispåslag Nord Pool/år: SEK/MWh exkl. skatt o avgift (Fritextsvar) Bixia erbjuder Beställaren ett pris bestående av ett påslag i SEK/MWh. Detta påslag täcker in alla nu kända avgifter/kostnader enligt Beställarens önskemål. I händelse av att Bixias förutsättningar skulle komma att ändras till följd av särskild skatt, av myndighet föreskriven avgift, ny lagstiftning, förordning eller åtagande från branschen, åtgärd från Svenska Kraftnät, Nord Pool ASA eller annan statlig eller kommunal myndighet i form av föreskrift, rekommendation m m, och dessa förändringar påverkar leverantörens kostnader för leveransen, kommer priserna justeras i enlighet med kostnadsändringen under förutsättning att dessa kostnader annars skulle belasta leverantören. Erbjudet prispåslag Nord Pool kvartal: 29,95 SEK/MWh Erbjudet prispåslag Nord Pool helår: 32,9 SEK/MWh Utskrivet: 2012-03-20 15:26 Sida 5 av 9
3.9. 2.9 Pris diskretionär förvaltning Anbudsgivare skall kunna erbjuda diskretionär förvaltning av den fysiska leveransen. Prissäkringarna skall göras inom en definierad handelsstrategi. Förvaltningen skall inkludera rådgivning,rapportering avräkning mm. Framtagning av en kundspecifik handelsstrategi och riskpolicy skall ingå i priset. Priset för förvaltningen skall anges i SEK/MWh. Pris diskretionär förvaltning: SEK/MWh (Fritextsvar) Bixia erbjuder diskretionär förvaltning av den fysiska leveransen enligt Beställarens önskemål. Pris för denna tjänst är 1,50 SEK/MWh 3.10. 2.10 Pris Bra Miljöval Pris för elleveranser för Bra Miljöval El enligt Svenska Naturskyddsföreningens (SNF) kriterier anges i SEK per MWh. Pris Bra Miljöval: SEK/ MWh (Fritextsvar) Bixia erbjuder Malmö Högskola att köpa Bra Miljöval enligt Svenska Naturskyddsföreningens (SNF) kriterier för perioden 2012-07-01--2014-06-30 till priset 9 SEK/MWh. Vid eventuellt utnyttjande av option kommer för tidpunkten gällande marknadspris att erbjudas. 3.11. 2.11 Volymflexibilitet Uppgift om volymflexibilitet och eventuella begränsningar skall anges i procentsatser. Sådana procentsatser skall avse kvartal. Ange procentsats: / kvartal (Fritextsvar) Bixia erbjuder Malmö Högskola en volymflexibilitet på 16% per kvartal. 3.12. 2.12 Effektreservavgift Kostnaden för effektreserv debiteras efter verkligt utfall enligt Svenska Kraftnäts gällande tariff. 3.13. 2.13 Anbudsprövning Beställaren har rätt att förkasta samtliga anbud utan ersättning till anbudsgivare. Anbudsprövning sker i två steg. Först sker en kvalificeringsfas enl pkt 2.4-2.7 Därefter sker en utvärdering gentemot uppställda bedömningskriterier enl pkt 2.8-2.11. Anbud som inte uppfyller samtliga ställda skall-krav kommer inte att utvärderas. 3.14. 2.14 Utvärderingskriterier Det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga med hänsyn till samtliga utvärderingskriterier kommer att antas. Vid utvärderingen av anbuden kommer utvärderingskriterier enligt nedan att användas med viktning enligt uppställda procenttal. Pris 80% Pris utvärderas enligt pkt 2.8-2.10 och enligt följande modell: Anbud med lägsta totalpris får 5 poäng. Övriga anbud får lägre poäng i direkt förhållande till anbudet med lägsta totalpris Exempel: Lägsta anbud Aktuellt anbud = 1 000 SEK = 1 200 SEK Utskrivet: 2012-03-20 15:26 Sida 6 av 9
Delpoäng utan viktning för aktuellt anbud = (1000/1200) * 5 = 4,17 Volymflexibilitet 20% Volymflexibilitet utvärderas med uppgifter enligt pkt 2.11 och enligt följande skala: >eller lika med 16 % 5 p 11-15 % 4 p 8-10 % 3 p 4-7 % 2 p 0-3 % 1 p Endast heltal accepteras dvs i utvärderingen bortses från decimaler Beräknade poäng enligt ovan summeras och anbuden rangordnas efter total poängsumma. Den anbudsgivare som har högst total viktad poängsumma vinner anbudsprövningen. 4. 3 ANBUDETS FORM OCH INNEHÅLL 4.1. 3.1 Anbudsinnehåll Anbud skall vara författat på svenska och innehålla besvarat förfrågningsunderlag samt begärda uppgifter och handlingar för kvalificering och utvärdering. Förfrågningsunderlag ska hämtas på www.opic.com/sv/tendsign. Anbudsgivare registerar sig och hämtar handlingar där. Saknas eventuella uppgifter till anbud och komplettering av dessa uppgifter inte innebär en risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning kan dessa uppgifter komma att begäras in efter sista anbudsdag. Det kan exempelvis röra sig om allmänna företags- eller personuppgifter. Saknas däremot handlingar eller uppgifter som utgör unika uppgifter för den här upphandlingen, kan anbudet komma att förkastas. 4.2. 3.2 Anbudslämning Denna upphandling strävar efter att förenkla anbudsarbetet både för anbudsgivare och för de upphandlade myndigheterna, därför accepterar vi endast elektronisk anbudsgivning via Opic tendsigns upphandlingssystem, www.opic.com/sv/tendsign. OBS! Upphandlade myndighet kan alltså komma att förkasta de anbud som inkommer per post. Anbudsgivare skall lämna anbud utan krav på ersättning och vara beredd att presentera sitt anbud under anbudets giltighetstid kostnadsfritt. Tilldelningsbeslut kommer att skickas ut via systemet till den e-postadress som angetts vid anmälan av intresse för upphandlingen. Därför är det viktigt att uppge rätt e-postadress, sid 2, kontaktpersoner. Tilldelningsbeslut kan även läsas på Opic. 4.3. 3.3 Kompletterande förfrågningsunderlag Finner anbudsgivare att förfrågningsunderlaget i något avseende är oklart skall frågor ställas till beställaren elektroniskt genom www.opic.com/sv/tendsign. Beställaren upprättar svar som samtliga anbudsgivare kan ta del av genom tendsign. Endast uppgift lämnad på detta sätt är bindande för både beställare och anbudsgivare. Sista datum för frågor är 10 dagar före anbudstidens utgång. 4.4. 3.4 Anbudstidens utgång Anbudet skall vara Malmö högskola tillhanda senast 2012-03-10. Utskrivet: 2012-03-20 15:26 Sida 7 av 9
4.5. 3.5 Anbudets giltighetstid Anbudet skall vara giltigt t o m 2012-06-30. 5. 4 AVTALSVILLKOR 5.1. 4.1 Balansansvar Leverantören skall inneha giltigt balansansvarsavtal. 5.2. 4.2 Kontakter med nätägare Leverantören skall ansvara för och ombesörja samtliga erforderliga kontakter med berörda nätägare för att åstadkomma ett eventuellt byte av elleverantör. 5.3. 4.3 Elcertifikat Beställaren skall ha rätten att prissäkra elcertifikat efter eget beslut, dvs ej kopplat till samtidig prissäkring av Nord Pools forwardprodukter. 5.4. 4.4 Samlingsfakturor Leverantören skall kunna erbjuda samlingfakturor. 5.5. 4.5 Volymer De under pkt 1.5 angivna volymerna bygger på nuvarande prognos. Malmö högskola förbehåller sig rätten att såväl kunna koppla in som koppla ur befintliga och/eller nya anläggningar under avtalstiden. Malmö högskola garanterar alltså inte att volymen kommer att bli densamma under avtalstiden. 5.6. 4.6 Statistik Leverantören skall för timmätta anläggningar månadsvis redovisa energiförbrukningen uppdelad på höglast och låglast. För schablonmätta anläggningar skall leverantören redovisa förbrukningen årsvis. Leverantören skall redovisa statistiken i Excelformat alternativt erbjuda tillgång till webbfunktion där analysverktygen möjliggör presentation av energiförbrukning och effektuttag under valfri tidsperiod. 5.7. 4.7 Fakturering Fakturering ska ske efter godkänd leverans och med specifikation per leveranspunkt. Faktura i ett orginal skall ställas till: Malmö högskola Ref.id: ADRIHO Box 50500 202 50 Malmö Lagstadgad mervärdeskatt skall faktureras på faktura. Om faktura innehåller felaktigt belopp skall detta krediteras. Betalning av rätt belopp sker i så fall inte förrän kreditfaktura erhållits. Faktureringsavgifter eller andra icke överenskomna tillägg skall ej förekomma. 5.8. 4.8 Betalning och dröjsmålsränta Betalning netto sker 30 dagar efter fakturans ankomstdag/ankomststämpling. Dröjsmålsränta vid fakturering debiteras enligt räntelagen (1975:635). Utskrivet: 2012-03-20 15:26 Sida 8 av 9
Då Malmö högskola inom snar framtid kommer att införa elektronisk handel, skall leverantören om möjligt leverera elektronisk faktura i Sveaformat. 5.9. 4.9 Hävning Part äger rätt att säga upp avtalet till omedelbart upphörande i de fall motpart bryter mot sina åtaganden och efter skriftlig anmaning inte vidtar rättelse inom godtarbar tid. Högskolan skall också äga rätt att säga upp avtalet till omedelbart upphörande för de fall den andra parten försätts i konkurs, inställer betalningar, inleder förhandlingar om ackord, vid utmätning saknar utmätningsbara tillgångar eller på annat sätt hamnar i obestånd. Detsamma skall gälla om part försätts i eller beslutar om likvidation. 5.10. 4.10 Tvist Tvist mellan avtalsparterna skall i första hand avgöras genom muntlig förhandling där parterna skall söka uppnå en lösning. Kan parterna ej enas vid muntlig förhandling skall tvist avgöras enligt svensk lag samt hänskjutas till domstol på den ort Malmö högskola har sin huvudsakliga etablering. Vid tvist rörande tolkning, omfattande samt effekter av upprättat avtal skall lösning sökas i följande handlingar i föreskriven rangordning: 1) Detta avtal samt eventuella tilläggsavtal som tecknas under avtalsperioden. 2) Antaget anbud med bilagor. 3) Anbudsförfrågan daterad 2012-02-31. 5.11. 4.11 Skadestånd Leverantören skall ersätta Högskolan för direkta förluster som högskolan åsamkats genom att den beställda tjänsten innehåller fel, brister eller är försenat till följd av dröjsmål från Leverantörens sida. Leverantören är skyldig att ersätta Högskolan för indirekta förluster, så som till exempel produktionsbortfall, som uppkommer på grund av försening, fel eller brist i det beställda materialet. Detta gäller endast under förutsättning att Leverantören förfarit grovt oaktsam. Har Högskolan hävt Avtalet enligt någon av punkterna ovan äger Högskolan rätt till skadestånd motsvarande samtliga Högskolans kostnader för att avveckla Avtalet, byte av leverantör samt för alla merkostnader och övrig skada. Har Leverantören hävt Avtalet till följd av att Högskolan i väsentligt hänseende brutit mot Avtalet äger Leverantören rätt till skadestånd för liden skada högst uppgående till det negativa kontraktintresset. Krav på skadestånd skall ha meddelats Högskolan inom ett (1) år från att Avtalet upphört att gälla vid äventyr av att leverantören därefter inte längre äger göra gällande några krav på skadestånd hänförligt till Avtalet. 5.12. 4.12 Force Majeure Part befrias från sina åtaganden enligt detta avtal om fullgörandet därav förhindras på grund av omständighet utanför partens kontroll och som denne skäligen inte kunnat räkna med vid avtalets tillkomst och vars följder parten inte kunnat undvika eller övervinna. Som sådan omständighet anses exempelvis arbetskonflikt, eldsvåda, krig, krigsliknande tillstånd, beslag, valutarestriktioner, uppror etc. Utskrivet: 2012-03-20 15:26 Sida 9 av 9